Dalam dunia perkantoran, salah satu tugas sekretaris adalah mempersiapkan dan melayani
pertemuan-pertemuan atau rapat-rapat yang akan diselenggarakan oleh pimpinannya, baik
dalam hal keperluan pertemuan/rapat maupun dalam jamuan kepada para tamunya (peserta
rapat). Pimpinan mengharapkan sekretarisnya dapat mengurus mulai dari persiapan, termasuk
juga mengawasi perlengkapan-perlengkapan hingga menentukan macam jamuan makan atau
menu makanan. Pada umumnya rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang
memerlukan pemecahan. Dibawah ini beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk
membicarakan sesuatu, siding, majelis.
b. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi
c. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat
d. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka
e. Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu pertemuan
antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan
masalah yang menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
1. Fungsi Rapat
Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut:
2. Jenis-Jenis Rapat
Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:
a. Menurut Tujuannya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:
1) Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada
para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan, seorang pemimpin rapat memberikan penjelasan
kepada para peserta rapat. Peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan
rapat tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.
2) Rapat Pemecahan Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah
yang sedang dihadapi. Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk
memberikan masukan berupa saran atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil
kesimpulan yang telah disepakati bersama merupakan jalan untuk memecahkan masalah yang
sedang dihadapi.
3) Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan
atau mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak.
b. Menurut Sifatnya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:
1) Rapat Resmi (Formal Meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas
masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur
kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu
melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.
2) Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan
perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya
dijadikan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan
segera. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara langsung.
3) Rapat Terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota dan materi yang
dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.
4) Rapat Tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah
yang dibahas merupakan masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
c. Menurut Jangka Waktunya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:
1) Rapat Mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas
masalah-masalah yang bersifat rutin.
2) Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadalan setiap bulan sekali dan membahas masalah-
masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.
3) Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas
masalah-masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu, dan program-program
selanjutnya untuk enam bulan kedepan.
4) Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setiap setahun sekali. Contoh dari rapat ini
adalah Rapat Pemegang Saham, Rapat Dewan Komisaris, Rapat Paripurna DPR, dsb.
d. Menurut Frekuensinya, rapat dibedakan menjadi sebagai berikut:
1) Rapat Rutin, yaitu Rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh: Rapat mingguan,
rapat bulanan, rapat tahunan, dsb
2) Rapat Insidentil, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah
yang bersifat penting dan harus diselesaikan bersama.
a. Suasana terbuka
Suasana yang terbuka berarti setiap peserta rapat siap menerima informasi dari siapapun.
Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat.
Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerjasama yang
tinggi diantara para peserta rapat.
Monopoli pembicaraan baik oleh pimpinan maupun peserta rapat yang lain harus dihindari.
Karena suasana rapat dapat menjadi kaku dan peserta rapat yang lain menjadi pasif (tidak
berpartisipasi). Semua pihak yang terlibat harus mempunyai hak yang sama dalam
mengeluarkan pendapat dan bertanya.
Rapat yang baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permasalahan yang
dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya dapat menjadi pendengar yang baik saat
diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbang saran atau pendapat
yang positif saat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau
berperan aktif dalam pelaksanaan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat memonitor
jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
Perdebatan dalam rapat adalah hal yang biasa terjadi, namun jika perdebatan menjadi
berkepanjangan dan tidak berdasarkan argumentasi yang benar akan mengakibatkan suasana
rapat menjadi panas dan tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta rapat yang
saling berdebat. Oleh sebab itu hindari debat yang berkepanjangan. Perdebatan hendaknya
berdasarkan alasan-alasan yang kuat atas dasar fakta bukan emosi.
Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat dan jelas
sehingga mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat. Pertanyaan yang berliku-liku atau
bertele-tele akan membuat pertanyaan menjadi tidak jelas atau cukup menyita waktu. Padahal
dalam rapat, waktu sangat berharga.
g. Disiplin Waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu yang telah ditentukan, akan membuat
peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
4. Perencanaan dan Persiapan Rapat
Ada beberapa prinsip yang dapat dijadikan pedoman atau pegangan dalam mempersiapkan
penyelenggaraan rapat, yaitu sebagai berikut:
a. Why
b. What
c. Who
d. Where
e. When
f. How
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan
dalam suatu rapat. Sedangkan susunan rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari
topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan
diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat
pokok-pokok acara secara garis besar.
Contoh Agenda rapat:
Ada 2 macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat diatas
selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada
suatu rapat, untuk mengetahui jumlah item yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi,
sebagai bahan penyusunan notula rapat, dan sebagainya.
Contoh Daftar Hadir Rapat:
6. Gaya Banquet
Digunakan untuk acara makan-makan dengan diameter meja sekitar 60 – 72 inci. Meja
bundar yang disusun menyerupai bunga, berkapasitas sekitar 4, 8 atau 12 kursi.
Layout:
7. Gaya Half Moon Rounds
Tata letak ini dibuat setengah lingkaran. Tempat duduk diletakkan setengah dari meja bundar.
Semua peserta menghadap depan dan tidak ada yang membelakangi presenter.
Layout:
9. Gaya Herringbone
Sangat tepat untu pertemuan yang bersifat presentasi informatif. Presenter memberikan
informasi diselingi dengan beberapa dalog dengan peserta. Herringbone menghilangkan
perasaan tertutup buat presenter dan peserta.
Layout:
8. Mempersiapkan Ruang Rapat
Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, seperti rapat paripurna atau rapat kerja,
biasanya para peserta rapat akan diinapkan di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus
mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari
pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan
untuk peserta rapat.
9. Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanakan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat
ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, sekretaris harus
menyiapkannya.
10. Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat
harus dipersiapkan agar para pesera rapat merasa nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat.
Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini
akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti kegiatan rapat.
Konsumsi berupa makanan ringan (snack) dan minuman dapat disajikan dengan cara berikut:
a. Disajikan sebelum peserta rapat duduk
b. Disajikan selama rapat berlangsung
c. Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri
d. Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat
para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah disediakan.
11. Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit
kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.