PENDAHULUAN
1
2
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dari rapat
2. Untuk mengetahui jenis-jenis rapat dan syaratnya
3. Untuk mengetahui tipe-tipe pemimpin rapat
4. Untuk mengetahui tipe-tipe peserta rapat
5. Untuk mengetahui langkah-langkah agar rapat berjalan secara efektif
6. Untuk mengetahui tahap-tahap dalam memipin rapat secara efektif
7. Untuk mengetahui follow up atau tindak lanjut dalam rapat
8. Untuk mengetahui langkah-langkah agar rapat berjalan secara efesien
9. Untuk mengetahui etika rapat
BAB II
PEMBAHASAN
3
4
2. Berdasarkan Sifatnya
a. Rapat Formal (Formal Meeting)
Rapat formal adalah rapat yang telah dipersiapkan terlebih dahulu dengan
seluruh mekanisme dalam rapat tersebut telah diatur, dan biasanya seluruh
peserta rapat mendapatkan undangan.
b. Rapat Informal (Informal meeting)
Rapat informal adalah rapat yang diselenggarakan secara tidak resmi, atau
tidak berdasarkan aturan resmi yang berlaku dalam penyelenggarakan
sebuah rapat.
c. Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang diselenggarakan secara terbukan atau
umum, dimana semua anggota organisasi dapat menghadiri rapat tersebut.
Biasanya materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.
d. Rapat Tertutup
Rapat tertututp adalah rapat yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dalam
sebuah organisasi, dan biasanya materi yang dibahas berupa masalah-
masalah yang bersifat rahasia dimana tidak semua orang mengetahuinya.
5
4. Berdasarkan Frekuensinya
a. Rapat Rutin
Rapat rutin merupakan rapat yang waktunya telah ditentukan serta
dilaksanakan secara intens. Seperti rapat mingguan dan rapat bulanan,dll.
b. Rapat Incidental
Rapat incidental adalah rapat yang diadakan karena terjadi suatu masalah
yang memerlukan penanganan dengan segera (rapat yang tidak
direncanakan).
5. Berdasarkan Namanya
a. Rapat Kerja
6
Pada saat rapat berlangsung, harus ada seseorang yang bertugas untuk
mencatatnya dalam sebuah notulen. Pencatat jalannya rapat biasanya
dilakukan oleh seorng sekretaris atau notulis. Isi notulen secara garis besar
menguraikan jalannya rapat secara singkat.
5. Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan kesimpulan rapat. Setiap
keputusan rapat dapat disetujui seluruh peserta rapat. Berdasarkan keputusan-
keputusan yang telah disetujui, seorang ketua rapat menyimpulkan hasil
rapat. Kesimpulan rapat harus diutarakan kepada peserta rapat agar menjadi
pedoman dalam pelaksanaan kegiatan dan rapat selanjutnya
6. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Pimpinan yang baik adalah seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap,
dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat berlangsung.
Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi
pembicaraan, tidak otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap
anggota untuk memberikan suaranya.
7. Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar tidak terjadi
prasangka yang buruk kepada anggota lainnya.
8. Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat dapat berpartisipasi dan aktif pada rapat berlangsung
serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.
9. Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi jalannya rapat,
pengawasan terhadap peserta rapat baik secara individu maupun kelompok.
Agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
10. Tidak terjadi perdebatan
Suatu rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi perdebatan,
sehingga akan memakan waktu dan kemungkinan tujuan rapat tidak tercapai.
6. Tipe perantara
Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai
perantara atau penjembatani antara orang/kelompok yang berbeda. Peserta
rapat tipe ini membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang belum
jelas, sehingga seluruh peserta menjadi jelas. Tipe peserta ini hampir sama
dengan tipe pemersatu yang selalu menginginkan persatuan dan kesatuan
dalam pelaksanaan rapat. Peserta rapat dengan tipe ini biasanya pandai
bergaul, dapat dipercaya dan memiliki wibawa diantara lainnya.
7. Tipe pendengar
Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif. Peserta
rapat tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik. Ia hanya
mendengarkan informasi-informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat
atau peserta rapat lainnya. Ia tidak suka mengeluarkan pendapat, kritik atau
saran dan lebih bersifat pendiam.
4. Langsung mulai rapat sesegera mungkin setelah para peserta hadir dan bila
pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai pemimpin harus
bisa membawanya kembali ke topik semula.
5. Catat isi rapat, setiap opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat.
Seandainya ada beberapa hal yang belum bisa dipastikan saat itu, buat catatan
khusus agar nantinya bisa diselesaikan atau dibicarakan dalam rapat
selanjutnya.
6. Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan bahwa pemaham
setiap orang yang hadir sudah sama. Hal ini juga untuk menghindari
terjadinya salah persepsi setelah mereka keluar dari ruang rapat.
hasil diskusi atau yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang
bertugas untuk itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis
sebagai bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.
2. Tahap Kegiatan
Dalam tahap kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan oleh
pemimpin rapat.
a. Membuka rapat
Dalam ini pemimpin rapat bisa membuka kegiatan rapat dengan
memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan rapat diadakannya rapat.
Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang ingin dicapai dari rapat tersebut
dan mengapa rapat itu diadakan. Kemudian bisa dilanjutkan dengan
membacakan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan.
b. Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik
Sebagai pemimpin rapat, kita harus memastikan juga bahwa semua
agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat dilaksanakan dengan baik dan
terstruktur. Selain itu pastikan juga setiap anggota tahu bahwa setiap agenda
atau kegiatan yang dilakukan memiliki batasan waktu.
c. Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat
Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk mengambil sebuah keputusan
atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu kita sebagai pemimpin rapat
harus memastikan bahwa setiap anggota rapat memperoleh hak yang sama
untuk berpendapat.
d. Memastikan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi
Hal yang paling umum terjadi dalam rapat adalah munculnya satu atau
beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal ini sering kali membuat
pemimpin rapat kuwalahan, terlebih jika orang yang mendominasi diskusi
adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi atau wewenang tertentu. Ini
jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin kita harus tahu kapan kita
menghentikan seseorang dalam berbicara kalau dirasa ia ingin mendominasi.
Dalam hal ini keberanian dan ketegasan sangat diperlukan. Supaya tidak berat
dalam memimpin diskusi, pastikan sudah menjelaskan waktu yang diberikan
13
kepada tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki
kesempatan berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau
ingin mendominasi bisa memotong karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke
anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah habis. Ini jelas lebih
baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga dipaksa untuk
berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah bisa kehilangan
kesempatan berpendapat.
e. Memaparkan keputusan yang telah diambil
Jika sudah final maka pemimpin rapat harus membuat keputusan dan
memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam rapat. Setiap keputusan yang
diambil pastikan adalah keputusan yang paling baik dan bijak untuk
kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak menimbulkan ketidakpuasan pada
beberapa anggota yang kurang setuju dengan keputusan yang diambil pastikan
kita sudah memaparkan alasan kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih
baik dari pada tidak dijelaskan alasannya.
f. Menutup rapat
Setelah hasil keputusan diambil, selanjutnya adalah menutup rapat.
Dalam penutupan ada beberapa saran yang bisa Anda lakukan. Melakukan
evaluasi segera dari hasil rapat. Anda bisa mengatakan bahwa rapat berjalan
dengan baik, diskusi berjalan dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan
dengan tepat waktu, sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan.
Setelah itu Anda bisa menyampaikan keputusan yang telah diambil. Kemudian
dilanjutkan dengan ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.
Catatan:
Jika akan ada rapat lanjutan pastikan memberitahukan hal ini kepada semua
anggota sebelum rapat ditutup.
Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang
penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau
sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak
menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat
mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan
mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika
dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil
yang maksimal.
1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan
selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin
15
bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis
segala kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note
secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.
2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk
keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya
diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para
peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain
mencatat.
3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau
smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message
yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi
atau kebutuhan dalam meeting.
4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti
meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon
genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali
panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan
mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting.
Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa
kita sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.
5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh
pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita
berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka
informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja.
Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.
6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah
meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan pertanyaan mengenai
materi yang diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila
sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu
melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting
yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil
menggunakan tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain
16
Pra Rapat :
17
Saat Rapat :
1. Awali dengan Bismillah
2. Bacakan agenda pembahasan rapat, batasan waktu dan target yang ingin
dicapai
3. Informasikan tata tertib dan etika rapat (untuk menghemat waktu sebaiknya
etika dan tatib telah terpampang di ruang rapat, tidak mesti dibacakan
kembali). Etika rapat, sesungguhnya merupakan seperangkat tata nilai yang
disepakati dan selanjutnya dipahami oleh para peserta rapat, agar rapat bisa
berjalan lancar, tertib, efisien, efektif dan penuh sopan santun. Etika Rapat ini
tentu tidak dimaksudkan untuk membatasi atau bahkan membelenggu para
peserta rapat, namun sekadar menegaskan hal-hal yang sepantasnya dilakukan
dan yang tak pantas dilakukan ketika rapat berlangsung
4. Tentukan pimpinan rapat
18
17. Pemimpin rapat harus dapat mengambil keputusan dan menyimpulkan hasil
rapat dengan mengedepankan kepentingan bersama bukan individu
18. Pastikan hasil rapat memiliki informasi, siapa mengerjakan apa, batasan
waktu aksi, dan target realisasi
19. Pastikan peserta rapat yang telah menyampaikan ide dan gagasannya namun
tidak diterima dalam forum untuk lapang dada dan tetap mendukung hasil
keputusan rapat tersebut.
20. Pastikan setiap peserta rapat mendokumentasikan (dengan catatan, atau audio
visual) informasi atau kesepakatan rapat.
Pasca Rapat :
3.1 Kesimpulan
Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan
pemikiran guna melaksanakan urusan perusahaan. Dalam bab ini membahas rapat
formal yang melibatkan empat orang atau lebih, rapat organisasi dimaksudkan
untuk berkomunikasi, perencanaan, penetapan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, atau pemberian motivasi kepada armada penjualan. Agar berlangsung
efektif, penyelenggaraan rapat perlu direncanakan.
Sebelum rapat diselenggarakan, pimpinan rapat harus menentukan tahapan-
tahapan untuk keberhasilannya. Untuk itu, ia harus menetapkan perlu tidaknya
penyelenggaraan rapat, menentukan tujuan, memilih peserta, menyusun agenda,
dan menyiapkan lokasi rapat.
Penyelenggaraan suatu rapat akan lebih mudah apabila jumlah peserta tidak
banyak. Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti
oleh tujuh orang peserta. Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan
semakin banyak pula komentar dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat
tidak efisien.
Alasan penyelenggaraan rapat adalah untuk menerima laporan dari peserta
rapat, untuk mencapai keputusan bersama, untuk menganalisis atau memecahkan
permasalahan, untuk mencapai kesamaan pikiran, program, atau keputusan, untuk
mencapai tujuan tujuan pelatihan, untuk menyatukan pandangan yang berbeda,
untuk menyampaikan informasi penting kepada audiensi, untuk memastikan
bahwa setiap audiensi sependapat tentang informasi yang mereka peroleh dari
rapat.
Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat unsur: tujuan, peserta,
agenda, dan tempat penyelenggaraan rapat. Dengan memperhatikan keempat
unsur tersebut, rapat dapat merupakan aktivitas bisnis yang produktif. Sebelum
mengundang orang untuk mengikuti rapat, perlu dipertimbangkan dengan matang
tentang perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.
21
22
http://yanti-blogger.blogspot.co.id/2015/06/bab-i-pendahuluan-a_27.html
http://acepdodi.blogspot.co.id/2015/08/makalah-rapat.html
http://fairuzasalsabila98.blogspot.co.id/2015/03/pengertian-rapat-macam-macam-
rapat.html
http://ridwanjuli.blogspot.co.id/2011/06/tipe-tipe-peserta-rapat.html
http://agustiarani17.blogspot.co.id/2015/05/etika-didalam-rapat.html
23