BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam melaksanakan suatu tata usaha, salah satu faktor yang menentukan
keberhasilannya adalah penyusunan tempat kerja dan alat-alat perlengkapan kantor dengan
sebaik-baiknya. Jika dilihat dari sisi pegawai, ketepatan pemilihan tata ruang kantor ini dapat
menentukan produktivitas, kekreatifan dan kenyamanan karyawan secara tidak langsung.
Begitu pula jika dihubungkan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas kegiatan. Tata ruang
dan lingkungan fisik kantor dapat menentukan bagaimana kualitas serta kuantitas hasil
pekerjaan yang dilakukan.
Pada saat ini, lahan kosong banyak dijadikan perkantoran modern. Walau terasa luasnya
kurang ideal, tetapi kenyataannya tetap berdiri sebuah kantor. Dari penjelasan ini, maka dapat
diambil kesimpulan, bahwa segalanya dapat diatasi, jika teknik atau taktik yang digunakan
baik dan dapat menyesuaikan kriteria. Apa dan bagaimana teknik-teknik yang paling tepat
dan sesuai standar tata ruang kantor tersebut, akan kami bahas dalam makalah berikut.

1.2 Rumusan Masalah

Dari latar belakang masalah yang telah dipaparkan di atas, maka dapat ditarik rumusan
masalah sebagai berikut.
1.2.1 Apa yang dimaksud dengan tata ruang kantor?
1.2.2 Apa manfaat tata ruang kantor?
1.2.3 Apa saja asas-asas dari tata ruang kantor?
1.2.4 Apa yang dimaksud dengan lingkungan fisik kantor?
1.2.5 Apa saja persyaratan lingkungan fisik kantor?
1.2.6 Apa yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat?
1.2.7 Bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor?
1.2.8 Apa saja standar ruang kantor?
1.2.9 Bagaimana saja macam tata ruang perkantoran?
1.2.10 Apa penyebab terjadinya perpindahan kantor?

1.3 Tujuan Penulisan

Dari masalah-masalah yang telah dirumuskan di atas, maka penulisan makalah ini
memiliki beberapa tujuan, antara lain:
1.3.1 Untuk mengetahui maksud dari tata ruang kantor.
1.3.2 Untuk mengetahui manfaat tata ruang kantor.
1.3.3 Untuk mengetahui asas-asas dari tata ruang kantor.
1.3.4 Untuk mengetahui yang dimaksud dengan lingkungan (fisik) kantor.
1.3.5 Untuk mengetahui persyaratan lingkungan fisik kantor.
1.3.6 Untuk mengetahui yang merupakan dasar-dasar dari penentuan tempat.
1.3.7 Untuk mengetahui bagaimana menyiapkan layout/tata ruang kantor.
1.3.8 Untuk mengetahui apa saja standar ruang kantor.
1.3.9 Untuk mengetahui macam tata ruang perkantoran.
1.3.10 Untuk mengetahui penyebab terjadinya perpindahan kantor.
1.4 Metode Penulisan
Dalam penulisan makalah ini kami menggunakan metode kepustakaan dengan
menggunakan sumber berupa buku acuan dan artikel terkait, serta dari internet.

BAB II
TATA RUANG KANTOR

2.1 Pengertian Tata Ruang Kantor

Dalam melaksanakan tata usaha, suatu faktor penting yang turut menentukan
kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik-
baiknya. Menurut The Liang Gie, penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta
pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai disebut tata
ruang perkantoran.
Tata ruang kantor menurut George R. Terry, merupakan penentuan mengenai
kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk
menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Sedangkan tata ruang kantor menurut Littlefield, Frank M. Rachel and Donald L.
Caruth, adalah susunan perlengkapan atau peralatan dalam lantai yang luas.
Tata ruang kantor dapat pula didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-
mesin serta pengaturan tempat kerja bagi para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.

2.2 Manfaat Tata Ruang Kantor

Tata ruang kantor yang baik akan menimbulkan keuntungan-keuntungan bagi organsasi
yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh manfaat-
manfaat sebagai berikut.
a) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-
mandir yang sebenarnya tidak perlu.
b) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu
dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu
bagian tertentu.
Dalam menyusun ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu
dicapai. Tujuan itu merupakan syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata
ruang kantor yang baik. Tujuan itu antara lain:
1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang
sependak mungkin.
2) Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik
tentang organisasi itu.
 7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu diperlukan.

2.3 Asas-Asas Tata Ruang Kantor

Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok tata ruang
pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi tempat kerja yang tugasnya
menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian seperlunya dapat dijadikan sebagai
dasar bagi tata runag kantor. Asas-asas tersebut antara lain:
a) Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang
memungkinkan proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-
pendeknya. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini
dijalankan sejauh mungkin.
b) Asas mengenai rangkaian kerja
Suatu tata rung kantor yang terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat
kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor
yang bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak terpendek.
Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh berderet-deret menurut urutan
proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak
maju dari permulaan dikerjakan sampai selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang.
Hali ini tidak berarti bahwa jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang
terpenting adalah proses itu harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian.
Bentuknya dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Tata ruang yang terbaik ialah yangmempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruan
gitu tidak hanya yang berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang
vertical ke atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak
terpakai.
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang terbaik ialah yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau
sukar atau tidak memakan biaya yang besar.

BAB III
LINGKUNGAN (FISIK) KANTOR

3.1 Pengertian Lingkungan Fisik

Lingkungan fisik adalah sesuatu yang berada di sekitar para pekerja yang meliputi
warna, cahaya, udara, suara serta musik yang dapat mempengaruhi dirinya dalam
menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. (Moekijat 1995:135). Lingkungan fisik yang baik
akan mendorong timbulnya semangat kerja karyawan. Dengan semangat kerja yang tinggi,
karyawan akan dapat bekerja dengan perasaan senang dan bergairah sehingga mereka akan
 berprestasi kerja dengan baik. Sebaliknya apabila lingkungan fisik buruk tentu produktivitas
kerja menurun, karena karyawan akan merasa tidak nyaman dalam bekerja. Dengan demikian
semangat kerja seorang karyawan sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena dengan
semangat kerja yang tinggi maka kualitas sumber daya manusia dapat meningkat sehingga
tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai.

3.2 Persyaratan Lingkungan Fisik Kantor

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan
dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di
negara Inggris saat 1963 telah ditetapkan sebuah undang-undang tentang kantor-kantor (The
Offices Act) yang antara lain menetapkan persyaratan linhkungan fisik (physical conditions)
yang harus diusahakan pada setiap kantor. Persyaratan itu meliputi hal-hal yang berikut:
a) Kebersihan
Bangunan, perlengkapan dan perabotan harus dipelihara kebersihannya.
b) Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas
lantai 40 square feet untuk setiap petugas (3,7 m2)
c) Suhu udara yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja (minimum 16oC atau 61oF)
d) Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.
e) Penerangan cahaya
Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan
penerangan dirawat sepatutnya.
e) Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, toilet dan sebagainya harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara
kebersihannya.
f) Fasilitas cuci
Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus
disediakan seperlunya.
g) Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat
penampungan khusus.
h) Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai
petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian yang basah.
i) Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila
perlu.
j) Lantai, gang dan tangga
Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi pegangan utnuk tangan,
dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar.
k) Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang memakainya harus
cukup terlatih.
l) Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang
dapat mendatangkan kecelakaan.
m) Pertolongan pertama
 Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat untuk pertolongan pertama
maupun seorang petugas yang terlatih memberikan pertolongan itu.
n) Penjagaan kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarikan diri dari bahaya kebakaran harus
disediakan secara memadai, termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran.
o) Pemberitahuan kecelakaan
Kecelakaan dalam kan;tor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari
harus dilaporkan kepada yang berwajib.

3.3 Dasar-dasar Penentuan tempat

Dalam mencapai tujuannya, setiap kantor pasti mempunyai cara-cara agar dapat
mencapai tujuan itu secara efektif serta efisien. Padahal, dalam kenyataannya, kantor satu
dengan yang lain berbeda-beda baik tujuan, kegiatan, letak, luas, dan lain-lain. Maka dari itu,
diperlukan suatu cara yang dapat digunakan untuk mensiasati kekurangan-kekurangan yang
ada pada suatu kantor. Terkait dengan lingkungan fisik kantor, maka hal-hal tersebut dapat
diatasi dengan penentuan tata ruang sebagai berikut:
1. Penerangan/cahaya
Karena penerangan sangat besar manfaatnya untuk keselamatan bekerja dan kelancaran
kerja bagi para pegawai, maka perlu diperhatikan adanya penerangan (cahaya) yang terang
tetapi tidak menyilaukan. Cahaya yang kurang jelas (kurang cukup) mengakibatkan
penglihatan kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat, banyak kesalahan terjadi, dan
tentu saja hal ini menyebabkan kurang efesien dalam melaksanakan pekerjaan, sehingga
tujuan organisasi tersebut tidak dapat dicapai secara efektif.
Pada dasarnya, cahaya dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :
a. Cahaya alam yang berasal dari sinar matahari
b. Cahaya buatan, berupa lampu
Cahaya buatan dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
Cahaya langsung
Cahaya setengah langsung
Cahaya tidak langsung
Cahaya setengah tidak langsung
Untuk mengukur kesatuan jumlah cahaya disebut Foot Candle. Foot-Candleadalah
banyaknya cahaya yang dipancarkan dari sumber cahaya sebuah lilin berukuran biasa yang
jatuh disuatu benda yang berjarak satu kaki (30,48 cm) dari sebuah lilin berukuran biasa.
2. Tata warna
Menata warna dalam ruangan kerja perlu dipelajari dan direncanakan dengan teliti dan
sebaik-beiknya. Meskipun pada kenyataannya tata warna tidak dapat dipisahkan dengan
penataan dekorasi. Hal ini dapat dimaklumi, karena warna mempunyai pengaruh besar pada
perasaan. Sifat dan pengaruh warna kadang-kadang menimbulkan rasa senang, sedih dan
lain-lain, sehingga di dalam sifat warna itu sendiri dapat merangsang perasaan manusia. Di
bawah ini terdapat daftar beberapa warna yang dapat merangsang/mempengaruhi perasaan
manusia.
 Warna Sifat Pengaruh Untuk Ruangan
1. Merah Dinamis, Menimbulkan Pekerjaan
merangsang semangat sepintas lalu
dan panas kerja (singkat)

2. Kuning Keanggunan, Menimbulkan Gang-gang

bebas, hangat rasa gembira jalan lorong
dan
merangsang
urat syaraf
mata

3. Biru Tenang, Mengurangi Berpikir

tentram dan tekanan atau konsentrasi
sejuk tegangan
Selain warna itu merangsang emosi atas perasaan, warna juga dapat memantulkan sinar
yang diterimanya, adapun banyak atau sedikitnya pantulan dari sinar tersebut tergantung dari
macam warna itu sendiri.
3. Ventilasi/pengatur udara
Pegawai akan sulit dapat bekerja dengan baik, senang dan efesien, apabila mereka
bekerja di ruang kantor yang udaranya panas, pengap sehingga sulit bernafas. Sedangkan
pekerjaan kantor dengan suhu udara yang dianggap baik bekisar 13-24 C. Oleh karena itu
perlu diusahakan adanya ventilasi cukup, yang dapat membantu pertukaran udara dengan
lancar, sehingga para pegawai di ruang kerjanya tetap mendapat udara segar dan nyaman.
4. Dekorasi
Masalah dekorasi ada hubungannya dengan tata warna yang baik, karena itu dekorasi
tidak hanya mempermasalahkan hiasan ruangan kerja saja tetapi harus diperhatikan cara
mengatur letaknya, susunan dan tata warna perlengkapan yang akan dipasang atau diatur.
5. Suara bising
Karena pada umumnya pekerjaan yang ada membutuhkan kosentrasi, maka suara bising
hendaknya dihindarkan agar supaya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan dengan lancar,
dan efesien sehingga produktivitas kerja akan meningkat.
6. Musik
Menurut para peneliti, musik yang nadanya lembut sesuai dengan suasana, waktu dan
tempatnya dapat membangkitkan dan merangsang bekerja. Oleh karena itu lagu-lagu dapat
dipilih dengan teliti untuk dikumandangkan ditempat kerja. Kalau tidak justru akan
mengganggu konsentrasi kerja.
7. Keamanan
Perlu diingat bahwa di dalam merencanakan Tata Ruang Kantor hendaknya selalu
diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja, oleh karena itu faktor keamanan perlu betul-
betul dipertimbangkan secara hati-hati dan teliti.

Selain penerangan/cahaya, tata warna, ventilasi/pengatur udara, dekorasi, suara bising,

musik dan keamanan, lingkungan fisik juga terdir dari furniture dan peralatan.
1. Furniture kantor
a. Meja Kerja
 Meja kerja merupakan simbol kantor. Meja kerja terkait dengan berkas dan untuk
mencapai berbagai tujuan kantor. Umumnya digunakan sebagai tempat memproses informasi
tertulis. Meja kerja merupakan bagian utama ruang kerja, sebagai tempat memproses data
atau meletakkan alat proses data. Meja kerja juga digunakan untuk menyimpan barang atau
data.
Ada dua jenis meja kerja, yaitu: (1) berdasarkan bentuk, ukuran dan model, (2)
berdasarkan fungsi.
b. Furniture Modular
Tata letak furnitur modular menggabungkan beberapa unit furnitur sesuai dengan
prinsip konstruksi modular atau gabungan. Prinsip ini berdasarkan komponen ruang kerja
(yang terdiri dari unit penyimpanan, permukaan, dan penyekat) dengan fungsinya masing-
masing. Banyak pabrik merancang furnitur kantor modular disesuaikan dengan alat atau
sentra kerja pegawai. Dengan mengurangi ruang lantai sebanyak 20%, membuat ruangan
lebih nyaman, dan memanfaatkan ruang kerja dengan membuat meja kerja lengkap dengan
lemari buku, arsip dan penyekat.
Manfaat utama tata letak furnitur modular adalah menghemat ruang dan membuat
ruang kerja menjadi lebih produktif. Unit modular yang sering digunakan adalah bentuk L,
permukaan datar, tanpa ruang penyimpanan dibawah, yang menempel pada sudut kanan
meja. Susunan furnitur modular, tidak hanya menghemat ruang tetapi juga membuat kerja
lebih efisien.
c. Meja
Meja merupakan pengganti meja kantor, sebagai tempat pemberkasan, sebagai sarana
rapat, dan sebagai tempat penyimpanan. Untuk banyak kantor, penggunaan meja lebih
disukai daripada meja kantor karena lebih ekonomis. Meja yang memiliki satu atau dua laci
kecil dapat bermanfaat bagi pegawai.
Di banyak perusahaan, dimana eksekutif bekerja dalam kelompok, tersedi meja rapat
yang besar. sedangkan meja rapat di ruang rapat perusahaan besar disesuaikan dengan
dekorasi kantor, dengan berbagai gaya (dari tradisional sampai modern) yang tersedia di
distributor furnitur kantor di semua kantor besar.
Jenis meja lain juga tersedia. Misalnya tempat mesin tik, kalkulator dan mesin
lainnya, meja resepsionis, meja rapat, atau meja pelengkap meja kerja.
d. Kursi
Ruang kerja pegawai kantor menggunakan meja kerja dan kursi, untuk kenyamanan
fisik pegawai. Kenyamanan fisik terkait dengan kondisi mental untuk pencapaian kinerja.
Semua kursi kantor, harus disesuaikan tingginya dan dapat berputar. Bagian sandaran
harus dapat disesuaikan ke depan dan ke belakang. Jika bagian sandaran ada pernya, maka
dapat disesuaikan. Jika pegawai harus menunduk, maka harus ada sandaran tangan di kursi.
Jika pegawai menggunakan tangannya untuk bekerja, tidak perlu sandaran tangan.
Kebanyakan kursi kantor dirancang sesuai bentuk tubuh. Kursi sadel adalah contoh
rancangan untuk konstruksi kursi kayu. Kursi yang terbuat dari busa latex agar memberi
kenyamanan bagi pegawai. Banyak pegawai juga menyukai kursi kayu yang ada busanya.
Jenis kursi kantor utama adalah sebagai berikut:
1. Kursi eksekutif, disesuaikan dengan karakter fisik eksekutif, atau dapat diputar, berwarna
hitam dan ramping.
2. Kursi postur stenografer, dengan atau tanpa putaran.
3. Kursi prostur juru tulis, dengan atau tanpa putaran, dengan atau tanpa sandaran tangan.
4. Kursi tamu, ada sandaran dan empat kaki, dirancang untuk pengunjung dan tidak digunakan
untuk duduk seharian.
e. Furnitur dan Aksesori Lain
Bahasan sebelumnya menerangkan bahwa meja kerja, meja dan kursi merupakan
furnitur utama dalam kantor. Namun, manajer kantor terus mengubah lingkungan kerja
(terutama tata letak), sumber finansial, dan selera manajemen. Sering dilakukan penambahan
sofa, meja hias dengan lampu meja, meja kopi, benda seni, credenza, ruang kebugaran, lemari
buku, pot bunga, tirai, gantungan jaket, dan rak majalah di kantor. Aksesori ini membuat
ruang kerja lebih kondusif untuk rileks, konsentrasi, dan menikmati jam kerja.
Furnitur kantor harus dapat membantu kinerja kantor, sehingga diperlukan kriteria
khusus. Prinsip berikut harus dipertimbangkan dalam memilih furnitur kantor:
1. Furnitur harus atraktif dan modern sesuai dekorasi kantor, yang mempengaruhi volume,
akurasi dan moral pegawai.
2. Furnitur harus berkualitas baik, konstruksi kokoh, dan sesuai dengan fasilitas kerja yang akan
dilakukan. Furnitur berkualitas baik biasanya lebih atraktif dan ekonomis.
3. Furnitur harus sesuai dengan pekerjaan. Setiap kantor memiliki kebutuhan sendiri, kantor
yang sejenis tidak harus menggunakan furnitur yang sama.
4. Furnitur harus dapat digunakan untuk berbagai tujuan.
5. Jumlah furnitur harus sesuai dengan jumlah pegawai dan tugas yang dilakukan.
6. Furnitur khusus, seperti rak pemisahan berkas dan furnitur ringan, harus dipasang jika ada
penghematan biaya pegawai dan kenyamanan.
7. Furnitur harus sesuai dengan kebutuhan dan pilihan pegawai. Pegawai harus ditanya sebelum
membeli furnitur baru, jika keinginan mereka tidak dapat dipenuhi, maka harus dijelaskan
alasannya.
8. Alternatif antara furnitur logam, plastik atau kayu harus benar-benar dipertimbangkan. Untuk
daya tahan, perlu mempertimbangkan furnitur logam, karena lebih fleksibel, komponennya
dapat diganti, dan banyak digunakan. Sebaliknya, furnitur kayu juga tahan lama dan memiliki
nilai kehangatan, kelihatan mewah, dan prestise yang dapat meningkatkan sikap kerja
pegawai. Furnitur kayu sering dijumpai di kantor eksekutif.
9. Furnitur harus membuat kondisi kerja menjadi nyaman. Prinsip ini terkait dengan sifat
pekerjaan yang dilakukan dan usaha fisik ekonomi serta kecepatan operasional.

2. Peralatan Kantor
Selain furnitur, kantor juga membutuhkan peralatan. Peralatan di sini berarti mesin dan
alat kantor yang ada di kantor.
Mesin kantor merupakan mesin informasi, seperti mesin tik, kalkulator, mesin fotocopy,
atau komputer. Peralatan kantor merupakan penghubung antara pegawai dan pekerjaannya.
Pegawai dapat bekerja lebih banyak dengan sedikit waktu dan lebih akurat serta berkualitas.
Beberapa peralatan seperti mesin tik jarak jauh dapat membantu pegawai mengirim hasil
kerjanya ke pegawai di tempat lain dan menerima masukan dengan cepat. Selain jenis dan
merek peralatan, jumlah manfaat peralatan juga semakin meningkat.
Untuk membantu manajer kantor administratif membuat keputusan seleksiperalatan,
kriteria berikut dapat membantu:
1. Peralatan harus dipilih untuk tugas yang lebih efisien daripada pegawai. Untuk pekerjaan
monoton, mesin merupakan sarana untuk meningkatkan produksi.
2. Aplikasi volume tinggi menyebabkan kebutuhan penggunaan mesin, sehingga pelayanan
lebih baik, lebih cepat dan hasil positif lainnya.
 3. Peralatan digunakan untuk menghasilkan kualitas output yang lebih baik, misalnya
bandingkan antara hasil mesin tik dengan tulisan tangan.
4. Mesin diperlukan untuk akurasi pekerjaan, karena mesin dapat memeriksa dan
mengendalikan akurasi.
5. Peralatan digunakan untuk mengurangi biaya pekerjaan. Biaya layanan, operasional, dan tata
letak harus dihitung dalam total pemasangan peralatan.
6. Peralatan dibutuhkan untuk pekerjaan penting yang perlu waktu cepat atau beban jadwal
kerja tinggi.
7. Kekuatan dan kelemahan peralatan harus diperhitungkan. Misalnya kapasitas digital jumlah
yang ditangani, ukuran dan arsip, kecepatan berputar, jumlah copy yang dibutuhkan,
kompleksitas proses matematis, jumlah daftar penyimpanan, daya tahan dan nilai jual.
8. Pegawai operasional dan supervisor harus ditanya tentang mesin yang akan dipilih. Perlunya
pelatihan juga harus dipertimbangkan.
9. Adanya layanan pemeliharaan perlu dilihat dalam melakukan seleksi peralatan. Jika peralatan
rusak, akan menambah biaya operasional.
10. Harus dilakukan pengadaan yang memiliki ciri: sederhana (untuk kemudahan operasional,
pembelajaran, dan pemeliharaan); fleksibel (untuk digunakan di berbagai situasi); ringan
(dapat digunakan di berbagai tempat); dan adaptasi (untuk diintegrasikan dalam sistem kantor
terbaru).
11. Sebelum membeli atau menyewa, peralatan harus diuji coba di kantor. Uji coba untuk mesin
kecil adalah 1-2 minggu. Semakin besar atau mahal mesinnya, masa uji coba akan lebih lama.
12. Perlu dilakukan standardisasi peralatan kantor. Dengan melakukan standardisasi ukuran, gaya
dan merek, maka dapat:
1. Memperoleh harga lebih murah dengan membeli dalam jumlah
banyak.
2. Mengurangi biaya pemeliharaan karena menggunakan beberapa merek
yang sama.
3. Mengembangkan departemen layanan milik perusahaan sendiri yang
lebih mudah dan ekonomis.
4. Menggunakan sekelompok pegawai yang dapat mengoperasikan semua
mesin secara ekonomis.
5. Melatif operator lebih mudah dan sederhana.
6. Membeli dan menggunakan kertas kantor yang sesuai dengan merek
mesin.
Menyederhanakan ketinggalan jaman dan nilai jual peralatan, yang penting
untuk pajak pendapatan dan sifat nilai jual peralatan.

3.4 Menyiapkan Layout/Tataruang Kantor

Pada dasarnya, dalam merencanakan tata ruang kantor hendaknya memperhatikan hal-
hal berikut ini :
1. Hubungan satuan yang melaksanakan tata usaha itu dengan satuan-satuan lainnya.
2. Sifat pekerjaan.
Hal-hal tersebut diperlukan untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan kerja dalam
suatu kantor. Untuk menentukan letak yang tepat bagi satuan itu ada beberapa pedoman
sebagai berikut :
1) Satuan-satuan yang tugas pekerjaannya memang khusus melayani publik hendaknya ditaruh
di tempat yang mudah didatangi orang-orang luar tanpa mengganggu satuan-satuan lainnya.
 Tempat yang mudah didatangi itu biasanya di ruang terdepan gedung yang bersangkutan.
Apabila tidak memungkinkan, maka dapat dibuat alternatif dengan membuatkan papan
petunjuk yang akan membawa publik ke bagian itu. Hal itu akan mengurangi gangguan
publik terhadap pegawai-pegawai lain yang sering-sering harus memberi petunjuk.
2) Satuan-satuan yang pekerjaannya berhubungan erat satu sama lain hendaknya
dikelompokkan pada satu tempat. Pada gedung yang bertingkat-tingkat, penempatan pada
lantai yang sama harus dilakukan. Dengan demikian kelancaran pekerjaan dan jarak
terpendek dapat terjamin. Bagi publik keuntungan yang dapat diambil yaitu mereka tidak
perlu mondar-mandir atau naik-turun tangga jika harus pergi dari satu bagian ke bagian lain.
3) Satuan pusat yang mengerjakan semua kerja ketatausahaan dari organisasi itu hendaknya
diberi tempat di tengah-tengah sehingga satuan-satuan lain mudah menghubunginya.
4) Satuan yang pekerjaannya bersifat sangat gaduh hendaknya dijauhkan dari satuan-satuan
lainnya.

3.5 Standar Ruang Kantor

Agar tercipta kenyamanan pegawai dan keindahan serta kerapian kantor, teknik yang
dapat digunakan untuk mencapai tata ruang kantor yang terbaik adalah sebagai berikut:
a) Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke jurusan yang sama. Hal ini
dapat mengurangi kemungkinan pegawai yang sering ngobrol.
b) Pada tata ruang terbuka, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
c) Diantara baris-baris meja itu disediakan loprong untuk keperluan lalu lintas para pegawai.
Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya 120 cm. Lorong-
lorong lainnya cukup selebar 80 cm. Lebar 120 cm itu dibuat berdasar4kana perhitungan
bahwa lebar badan seseorang yang normal kira-kira 60 cm sehingga lorong tersebut dapat
dijalani 2 orang tanpa bersinggungan waktu berpapasan, sedang perhitungan lorong yang 80
cm didasarkan pada tebal tubuh seseorang yang rata-rata 40 cm. Dengan demikian kalau
lorong itu dipakai untuk berpapasan 2 orang, masing-masing dapat lewat dengan
memiringkan dirinya.
d) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di belakangnya (ruang untuk duduk
pegawai) selebar 80 cm. Berdasarkan jarak ini, maka bagi setiap pegawai yang memakai
meja ukuran 70 x 120 cm hendaknya disediakan ;luas lantai sekitar 3 m2. jadi ruang seluas
5 x 5 m (25 m2) dapat dipakai oleh maksimum l7 pegawai.
e) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkuatan ditempatkan di belakang para pegawainya. Di
satu pihak ini akan memudahkan pengawasan, di pihak lain akan mencegah para pegawai
mengangkat kepala untuk melihat siapa yang menemui pejabat pimpinan.
 Tata

Ruang menurut garis lurus

 f) Pada tata ruang terbuka dimana banyak orang bekerja, apabila pegawai-pegawai
dikelompokkan dibawah pengawasan seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat msing-
msing pejabat yang bertangggung jawab atas kelompok itu.
g) Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut, misalnya mencatat angka-
angka kecil secara cermat atau melukis gambar-gambar yang halus, diberi tempat yang
terbanyak memperoleh penerangan cahaya, demi kesehatan mata dan kesempurnaan hasil
kerja.
h) Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang mengandung resiko besar,
ditempatkan di pojok yang tidak sering dilalui lalu lintas orang-orang. Kalau perlu dapat
dibuatkan pedengan dari kaca. Pegawai-pegawai yang bertugas demikian itu misalnya para
kasir. Dengan demikian terjaminlah keamanan uang yang berada di bawah
tanggungjawabnya.
i) Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagin-bagian lainnya
atau denga publik, ditempatkan di dekat pintu. Dengan demikian orang-orang yang harus
menghubunginya tidak mondar-mandir melewati meja-meja dan mengganngu pegawai-
pegawai lainnya.
j) Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya di taruh di dekat pegawai-pegawawi yang
paling sering menggunakan benda-benda itu.
k) Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, misalnya mesin stensil, ditaruh di dekat
jendela, sehingga gema suaranya sebagian besar dapat langsung terbuang keluar ruangan.
l) Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran, misalnya mesin hitung,
tidak boleh menempel tembok atau tiang. Ini untuk mencegah getaran mengganggu seluruh
ruangan.
m) Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok atau tiang sehingga
mendapat peyangga untuk menambah kekuatannya.
n) Bagi pejabat pimpinan yang sering harus menerima tamu penting dan membicarakn urusan-
urusan yang bersifat rahasia, dapatlah dibuat kamar tamu tersendiri. Tetapi apabila tiap-tiap
pejabat pimpinan membutuhkan kamar tersendari untuk keperluan berunding, agar dapat
menghemat ruang dan alat perabotan sebaiknya dibuatkan saja 1 kamar konferensi. Kamar ini
dapat dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan berunding di atas itu. Kamar ini
dapat sekalilgus dipergunakan sebagai ruang rapat anatar pimpinan kepal denga para pejabat
penting dalam organisasinya.
o) Apabila seseorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya benar-benar
membutuhkan ruang tersendiri, dapatlah dibuatkan kantor pribadi berukuran 2,5 x 3,6 m (9
m2).

3.6 Macam Tata Ruang Perkantoran

Ada beberapa macam tata ruang kantor, diantaranya sebagai berikut:
a. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang
dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja / dibagi dalam beberapa satuan. Pembagian
tersebut dilakukan karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena
memang sengaja dibuat pemisahan buatan.
 Keuntungan tata ruang kantor berkamar adalah :
1. Konsentrasi kerja lebih terjamin
2. Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.
3. Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan
pejabat/pimpinan.
4. Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan
merasa ikut memiliki.
Kerugian tata ruang kantor berkamar adalah:
1. Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk
mengadakan komunikasi menjadi berkurang.
2. Diperlukan biaya yang lebih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan
dan biaya peralatan lainnya.
3. Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
4. Mempersulit pengawasan.
5. Memerlukan ruangan yang luas.

b. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)

Yang dimaksud dengan tata ruang kantor terbuka adalah ruangan besar untuk bekerja yang
ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja bersama-sama diruangan tersebut tanpa
dipisahkan oleh penyekat.
Ruang besar terbuka adalah lebih baik daripada ruang yang sama luasnya tetapi terbagi dalam
satuan-satuan kecil. Tata ruang kantor terbuka lebih memuaskan daripada terpisah-pisah,
karena :
1. Memungkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap segenap pegawai.
2. Lebih memudahkan hubungan diantara para pegawai, menumbuhkan rasa persatuan yang
lebih erat.
3. Lebih memudahkan tersebarnya cahaya dan peredaran cahaya.
4. Jika terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantor, tata ruang terbuka lebih mudah
menampungnya.
 Keuntungan tata ruang kantor terbuka :
1. Mudah dalam pengawasan, pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
2. Luwes atau fleksibel apabila diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya
tinggi
3. Mudah untuk mengadakan hubungan langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan
pembagian peralatan kerja.
4. Biaya lebih hemat atau murah untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan
ruangan dan peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.
Kerugian tata ruang kantor terbuka :
1. Kemungkinan timbul atau terjadi kegaduhan atau kebisingan
2. Pegawai sulit untuk melakukan pekerjaan dengan penuh konsentrasi
3. Batas kedudukan antara pimpinan dan bawahan tidak nampak jelas
4. Pekerjaan yang bersifat rahasia sulit dilakukan
5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan peralatan kerja
lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.

c. Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).

Yang dimaksud dengan tata kantor berpanorama adalah ruangan untuk bekerja yang dihiasi
oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar
lingkungan ruangan perkantoran nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar
merupakan lingkungan yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan
ruangan.
 Keuntungan tata ruang kantor berhias atau berpanorama :
1. Para pegawai akan merasa nyaman dan betah bekerja
2. Ketegangan syaraf dapat berkurang atau dihindarkan
3. Kebisingan dan kegaduhan dapat berkurang atau dihindarkan
4. Produktivitas kerja dapat meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan
organisasi dapat mudah dicapai
Kerugian tata ruang kantor berhias atau bertaman/berpanorama :
1 Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
2 Biaya pemeliharaan tinggi
3 Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah

d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.

3.7 Perpindahan Kantor

Suatu tata ruang dalam kantor hendaknya dapat diubah atau dipindah-pindahkan.
Apabila suatu ruang ternyata masih dapat diperbaiki, hendaknya pimpinan tidak ragu-ragu
untuk menyempurnakannya. Peninjauan terhadap suatu tata ruang kantor, sebaiknya
dilakukan secara berkala. Hal ini berlaku apabila tidak ada suatu perubahan terhadap kantor
yang bersangkutan. Apabila pada suatu ketika terjadi perubahan atau perpindahan yang
mempunyai pengaruh terhadap tata ruang kantor itu, sebaiknya dilakukan peninjauan
kembali. Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang
kantor adalah:
a) Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.
b) Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.
c) Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.
d) Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan,
baik mengenai macam maupun kuantitasnya.
 BAB IV
PENUTUP
1. Kesimpulan
1) Pengertian tata ruang kantor, menurut The Liang Gie adalah penyusunan alat-alat kantor
pada letak yang tepat serta pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi
para pegawai.
2) Manfaat tata ruang kantor:
a) Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-
mandir yang sebenarnya tidak perlu.
b) Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu
dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d) Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu
bagian tertentu.
3) Asas pokok tata ruang kantor
a) Asas mengenai jarak terpendek
b) Asas mengenai rangkaian kerja
c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
4) Persyaratan lingkungan fisik kantor: kebersihan, luas ruang kantor, Suhu udara, Ventilasi,
Penerangan cahaya, Fasilitas kesehatan, Fasilitas cuci, Air minum, Tempat pakaian, Tempat
duduk, Lantai, gang dan tangga, Mesin, Beban berat, Pertolongan pertama, Penjagaan
kebakaran, Pemberitahuan kecelakaan.
5) Dasar-dasar penentuan tempat, terkait dengan penerangan/cahaya, tata warna,
ventilasi/pengatur udara, dekorasi, suara bising, musik, keamanan, furniture kantor,
peralatan Kantor.
6) Standar ruang kantor diberikan, agar tercipta kenyamanan pegawai dan keindahan serta
kerapian kantor
7) Beberapa macam tata ruang kantor:
a. Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.
b. Tata Ruang Kantor Terbuka (Open Plan Offices)
c. Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).
d. Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata
ruang kantor terbuka dan tata ruang kantor berhias.
8) Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan atau perpindahan suatu tata ruang kantor
adalah:
a) Penambahan atau pengurangan pegawai pada kantor yang bersangkutan.
b) Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat-alat kerja lainnya.
c) Perubahan mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan.
d) Penambahan, pengurangan, atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan yang bersangkutan,
baik mengenai macam maupun kuantitasnya.

DAFTAR PUSTAKA
Atmosudirdjo, Prajudi. 1982. Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran. Jakarta: Ghalia Indonesia
Gie, The Liang. 2006. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Ke-empat. Yogyakarta: Liberty
Tjandra, Sheddy N dkk. 2008. Kesekretarisan, Jilid I. Jakarta: Direktorat Pembinaan SMK
http://pupus-ika.tripod.com/karya.htm//Diakses pada tanggal 15 Mei 2010, pukul 21.09 WIB
 PENGERTIAN TATA LETAK DAN TATA RUANG KANTOR

Tata Ruang Kantor

A. Pengertian Tata Ruang Kantor

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office Layout atau sering disebut
juga Layout. Tata ruang kantor adalah pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam
ruangan yang tersedia.

Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai berikut :

Menurut George Terry yang disadur pula oleh The Liang Gie menyatakan :

Tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan

ruang secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari
faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya
yang layak (1988:200).

Menurut Littlefield dan Peterson menyatakan :

Tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alt perlengkapan
pada luas lantai

yang tersedia (1956:117).

Tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor sehingga perencanaan
ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan

produktifitas. Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan, diantaranya :

Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir
yang sebetulnya tidak perlu.

Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu
bagian tertentu. (The Liang Gie, 1983:162).

Para ahli ilmu jiwa berpendapat bahwa lokasi fisik atau tata ruang tempat orang
bekerja mempunyai pengaruh terhadap sikap, produktivitas dan pergaulanya dengan yang
lain. Kantor-kantor medern dirancang dan di bangun sesuai dengan perkembangan
teknologi. Rancangan kantor-kantor modern adalah kantor terbuka sehingga mempermudah
komunikasi dan terjalinnya kerja yang harmonis.

Human Miller and human Miller Inc. perusahaan perancang kantor yang terkenal
taraf Internasional, berkedudukan di Zeeland, Michigan, adalah seorang penganjur utama
konsep kantor terbuka. Miller menjelaskan bahwa kantor yang kita kenal sekarang ini sudah
berumur lebih dari seratus tahun. Pada mulanya kantor adalah sekumpulan orang yang
 bekerja dalam satu ruangan yang penuh, memakai pena dan tinta untuk menulis dengan
tangan dalam buku-buku besar dan membuat hitungan yang rumit. Tidak ada mesin tik, tidak
ada mesin hitung, meja kantor yang pantas, alat-alat reproduksi, dan sedikit pengertian
mengenai pengaruh lokasi serta kenyamanan bagi para pekerja. Konsep kantor terbuka
dapat menimbulkan salah pengertian. Ini bukan sekedar suatu ruangan tanpa tembok
dengan meja-meja yang ditaruh sembarangan.

Kantor terbuka merupakan suatu konstruksi yang memberikan keterbukaan untuk

mempermudah berkomunikasi dan pertemuan, namun sekaligus menjamin kebebasan

pribadi. Kebebasan pribadi diciptakan dengan pemasangan sekat-sekat yang dapat

dipindahkan atau digeser. Sekat-sekat tersebut menghindarkan para manajer dari

isolasi tembok tertutup dan perasaan tidak enak yang menghinggapi seseorang bila dalam
ruangan sama sekali terbuka.
Keuntungan yang diperoleh dari kantor terbuka adalah:

Kantor terbuka memungkinkan perubahan terus-menerus dengan biaya minimum

setelah pola dasarnya ditetapkan. Adanya kenyamanan karena sirkulasi udara cukup lancar,
penerangan merata, kursi dan meja yang enak dipakai, memperbaiki semangat kerja dan
cenderung menghilangkan sebagian dari perselisihan yang timbul akibat tempat kerja terlalu
berdekatan. Arus perkerjaan lebih lancar dan hal-hal yang saling berkaitan dapat
ditempatkan sedemikian rupa sehingga pekerjaan dapat dengan mudah beralih dari seksi
yang satu keseksi yang lain.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

Dengan penggunaan ruang yang baik proses alur pekerjaan yang efektif dan efesien, maka
tujuan tata ruang kantor adalah sebagai berikut :

I. The Liang Gie

Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang
sependek mungkin.

Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar

Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara

Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan

Seluruh ruang dipergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan

Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang
organisasi tersebut2

Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah
sewaktu-waktu diperluka (The Liang Gie, 1988:207)

II. Geofrey Mills dan Standingford

Dua orang ahli dari Inggris menegaskan bahwa tujuan tata ruang kantor yang baik bagi
suatu kantor adalah :
 Persyaratan peraturan perundang-undangan dipenuhi

Setiap ruangan dipergunakan sehingga bermanfaat besar

Kondisi kerja yang baik disediakan bagi setiap orang

Memudahkan pengawasan untuk dapat melihat staf yang bekerja

Rasa memiliki dan loyalitas pada kelompok kerja terpelihara

Komunikasi dan arus kerja diperlancar

Operasi yang bising dan mengganggu dipisahkan tersendiri

Saling mengganggu antar pegawai dihindarkan

Menyediakan pelayanan yang baik, misalnya listrik, telepon

Memberikan keamanan (The Liang Gie, 1988:208)

Dari uraian diatas, dapat disimpulkan bahwa tujuan tata ruang kantor :

Memperlancar jalannya pekerjaan yaitu segenap ruangan digunakan secara efesien untuk
keperluan pekerjan

Menambah semangat kerja pegawai

Memberikan kesan yang baik bagi para tamu yang datang mengunjungi kantor

Mempermudah pengawasan

Tata Letak
A. Pengertian Tata Letak

Tata letak merupakan satu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah
operasi jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak
menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya,
serta kualitas kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif dapat
membantu mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah, atau
respons cepat.

Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang
memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan.

Dalam semua kasus, desain tata letak harus mempertimbangkan bagaimana untuk
mencapai:

Utilisasi ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.

Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.

Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman

Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.

 Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letakakan perlu
diubah).

B. Tipe-Tipe Tata Letak

Sebuah tata letak yang efektif memfasilitasi adanya aliran bahan, orang, dan informasi di
dalam dan antar-wilayah. Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah
dikembangkan.

Ada enam pendekatan tata letak :

1) Tata letak dengan posisi tetap memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang besar
dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

2) Tata letak yang berorientasi pada proses berhubungan dengan produksi dengan volume
rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai "job shop", atau produksi terputus).

3) Tata letak kantor menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor yang
melancarkan aliran informasi.

4) Tata letak ritel menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku pelanggan.

5) Tata letak gudang melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan sistem
penanganan bahan.

6) Tata letak yang berorientasi pada produkmencari utilisasi karyawan dan mesin yang
paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.

Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan secara
matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masih merupakan sebuah seni.

Walaupun demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menetapkan
beberapa hal berikut:

1. Peralatan penanganan bahan. Manajer harus memutuskan peralatan yang akan digunakan,
meliputi ban berjalan, cranes, (automated storage and retrieval systemASRS), juga kereta
otomatis untuk mengirim dan menyimpan bahan.

2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang. Desain tata letak dan penyediaan ruangan hanya
dapat dilakukan saat persyaratan jumlah pekerja, mesin, dan peralatan diketahui. Pada
kasus pekerjaan kantor, manajer operasi harus membuat perkiraan persyaratan ruang untuk
setiap karyawan.

3. Lingkungan hidup dan estetika. Pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan
keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran udara,
pribadi, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.

4. Aliran informasi. Komunikasi sangat penting bagi setiap perusahaan dan harus dapat
difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin membutuhkan keputusan tentang jarak.

5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda. Terdapat banyak pertimbangan unik
yang berkaitan dengan perpindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah terutama
untuk didekatkan satu sama lain.
 Tata Ruang Kantor (Pengertian, Tujuan. Asas-asas,
Prinsip, Bentuk Tata Ruang Kantor, Contoh)
A. PENGERTIAN DAN TUJUAN TATA RUANG KANTOR

PENGERTIAN

Istilah tata ruang kantor berasal dari bahasa inggris, yaitu Office
Layout atau sering disebut juga Layout saja. Tata ruang kantor adalah
pengaturan perabotan, mesin, dan sebaginya didalam ruangan yang tersedia.
Ada beberapa ahli yang mendefinisikan tata ruang kantor diantaranya, sebagai
berikut :

Menurut Drs.The Liang Gie mengatakan Tata Ruang adalah penyusunan alat-
alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan
bekerja bagi para karyawannya.

Menurut Litlefield & Petterson mengatakan Office lay out may be defined as
the arrangement of furniture and equipment within available flour space (tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabot dan alat
perlengkapan pada luas yang tersedia).

TUJUAN

Adapuntujuandaripenataanruangkantoradalahsebagaiberikut:

1. Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus komunikasi dan arus kerja.

2. Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.

3. Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat staf yang sedang

bekerja.

4. Memberikan kemudahan yang tinggi kepada setiap gerakan karyawan dari meja
ke meja.

5. Menghindarkan diri dari kemungkinan saling menganggu antara karyawan

dengan karyawan lainnya.

6. Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.

7. Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan menganggu dari
pekerjaan yang sunyi.

8. Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi tersebut dari relasi dan tamu
yang datang.

9. Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan terpendek.

Drs. The Liang Giemengatakan bahwa tata ruangan yang baik mempunyai beberapa keuntungan,
diantaranya:

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai

2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

3. Mencegah para pegawai bagian lain terganggu oleh public yang akan menemui
satu bagian lain.

4. Memungkinkan pemakaian ruangan secara efisien.

5. Pengawasan mudah dilaksanakan.

6. Terciptanya suasana kerja yang menyenangkan.

Drs.Moekijatmengatakantataruangyangbaikakanmemberikanmanfaatsebagaiberikut:

1. Merecanakan suatu kantor dengan baik akan memberikan efisiensi melakukan

pekerjaan.

2. Penghematan penggunaan ruang lantai yang tepat.

3. Pengawasan dapat dipermudah.

4. Hubungan dapat dipercaya.

5. Perlengkapan dan mesin kantor berguna lebih baik.

6. Jalannya pekerjaan lebih lancar.

7. Menambah kesenangan dan semangat bekerja bagi karyawan.

B.ASASASASPOKOKDANPRINSIPTATARUANGKANTOR
1.AsasAsasPokokTataRuangKantor

Azas tata ruang kantor

Menurut Richard Muther, ada empat asas tata ruang pada suatu kantor, keempat
azas itu semestinya harus saling melengkapi agar tercipta suasana ruang kantor
yang rapi dan teratur. Keempat Azas tersebut adalah:

Asas jarak terpendek.

Perubahan tata ruang kantor pada asas ini maksudnya adalah menata letak
meja-meja dengan jarak antar meja tidak terlalu lebar sehingga pergerakan
antar karyawan dapat lebih cepat. Jarak antar meja/unit yang jauh akan
mengakibatkan perlu beberapa langkah untuk mencapai ke meja lain,
bandingkan dengan jarak meja yang tidak terlalu lebar.

Asas rangkaian kerja

Asas Penempatan para pegawai dan peralatan menurut urutan pekerjaan
menjadikan pekerjaan lebih cepat dan tidak membuat berseliweran pegawai
lainya, karena pengaturan mejanya sudah runtut/teratur.

Asas penggunaan segenap ruangan

Maksudnya adalah tidak ada ruangan atau luas ruang yang tidak dimanfaatkan.
Jika ada ruangan yang kosong maka dapat diletakan tanaman, hiasan, aquarium
dan lain sebagainya sehingga membuat ruangan semakin nyaman dan asri.

Asas perubahan susunan tempat kerja

Asas ini memungkinkan apabila di kantor ada perkembangan baik pada
pekerjaan maupun pegawai tata ruang dapat diubah dengan mudah dan cepat.

2.PrinsipPrinsipTataRuangKantor

a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat mungkin dalam garis lurus.

b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi sama dan yang berhubungan

harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi waktu bepergian.

c. Aliran pekerjaan harus sederhana, sehingga dapat mengurangi hilir mudik

pegawai dan penyampaian surat-surat dalam jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat dengan pegawai yang
menggunakannya.

e. Pergunakan meja dan kursi dengan ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.

f. Menyusun meja harus sedemikian rupa sehingga tidak ada pegawai yang
terpaksa menghadap pada sumber cahaya.

g. Kesatuan yang banyak berhubungan dengan masyarakat harus ditempatkan

dibagian depan.

h. Satuan yang pekerjaan bersifat gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan
hendaknya dijauhkan dari satuan lainnya.

i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor berada pada dinding atau susun tangga
yang mudah terjangkau oleh petugas.

C.BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR

I. Tata Ruang Tertutup

Suatu tata ruang dikatakan terpisah-pisah atau tertutup apabila susunan ruang
untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa bagian.

Keuntungannya:

Moral pekerja atau staf tetap terjaga.

Pekerjaan yang sifatnya rahasia tetap terjaga.

Menghindari gangguan dari pekerja satu ke yang lainnya.

Pimpinan akan lebih tenang dalam mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu
oleh kegiatan para karyawan.

Kelemahannya:

Pengawasan lebih sulit dilakukan karena terhalang oleh penyekat.

Cahaya sulit masuk dan udara sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan
gerah.
 Apabila diperlukan tukar tempat antara bagian yang satu dengan bagian yang lain
sulit dilakukan dan sulit merubah ruangan.

Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantorataupun perubahan

mengenai proses penyelesaian suatu pekerjaan agak sulit menampungnya.

II. Tata Ruang Terbuka

Dalam susunan ini ruang yang dipergunakan untuk ruang bekerja tidak dipisahpisahkan atau tidak
menggunakan penyekat, tetapi semua aktivitasnya dilaksanakan pada satu ruang besar terbuka
sehinggasemuayangbekerjatampakmudahdiamatidarisatusudutpandang.

Keuntungannya:

Pengawasan lebih mudah dan efektif terhadap segenap pegawai.

Hubungan antar pegawai cepat dan mudah.

Memperlancar arus pekerjaan dari meja satu ke meja yang lain tanpa orangnya
harus mondar-mandir meninggalkan tempat kerja.

Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar.

Mudah merubah ruangan.

Perubahan organisasi menyebabkan perubahan tata ruang dapat dilayani dengan

cepat dan luwes.

Apabila terjadi penambahan pegawai atau alat-alat kantoragak sulit

menampungnya, karena ruangan terbatas.

Kelemahannya:

Dapat merendahkan moral atau staf. Karena cara hidup yang diawasi terus
menerus.

Akan mengurangi keamanan bagi pekerjaan rahasia.

Pekerja akan kehilangan kepribadian.

 Apabila ada pekerja yang ngbrol dan bermalas-malas antar teman sekerja dapat
menggangu yang lain.

Peralatan kantor yang dapat menimbulkan suara gaduh akan menggangu

pekerjaan lainnya yang membutuhkan ketenangan.

Pimpinan lebih terganggu ketenangan kerjanya, jika dibandingkan dengan ruang

tertutup.

III.TATARUANGKANTORSEMITERTUTUP

Ruangkantorsemitertutupadalahruangyangdisekathanyasetinggi1,5meter.

Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi kerja

kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat lebih sulit
dilakukan.

D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR

Salahsatuyangharusdiperhatikandalamperencanaangedungataufisikkantoradalahlokasi.
Disamping itu faktor penting yang harus mendapat perhatian adalah faktor lingkungan, apabila
kehadiransuatukantor tidakdikehendakiolehlingkunganmasyarakatmakakantor tersebuttidak
dapatbertahanlamadanakhirnyaakanmati.Karenaitupulafaktorlainyangharusdiperhatikan,
diantaranya:

Pengembangankantordimasayangakandatang.

Gambaranperkembanganwilayahdimasadatang.

Sumbertenagakerjadankebutuhankantor.

Udarayangbersihdansegar.

Ongkospemeliharaanyangrendah.

- Fasilitas-fasilitas angkutan yang lebih mudah.

E. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG

1.PerencanaanCahaya
 Penerangancahayayangbaikakandiperolehbeberapakeuntungan,diantaranya:

a.Hasilpekerjaanatauproduktivitasbertambah.

b.Kualitaspekerjaanlebihbaik.

c.Kesalahankesalahanberkurang.

d.Semangatkerjapegawailebihbaik.

e.Mengurangiketegangandankelelahan.

f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.

2. Perencanaan Warna

Denganmenggunakanwarnayangtepatdanbaikakandiperolehkeuntungandiantaranya:

a. Kantor menjadi tampak menyenangkan dan menarik pandangan

b. Mempunyai akibat yang tidak langsung terhadap efisiensi dan produktivitas

pegawai.

c. Mencegah kesilauan akibat cahaya yang berlebihan.

d. Memelihara kegembiraan, ketenangan dan semangat bekerja pegawai.

e. Mengurangi rasa tertekan sehingga pegawai merasa lega dan bebas.

Paraahlimembedakantigawarnapokok,yaitu:

a. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas dan kegembiraan

dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat digunakan bagi alat untuk
merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam melaksanakan suatu
pekerjaan.

b. Warna kuning adalah warna yang menggambarkan kehangatan matahari dan

berfungsi untuk merangsang mata dan syaraf, sehingga dapat menimbulkan
perasaan riang gembira dengan melenyapkan perasaan tertekan.

c. Warna biru sebagai warna dari langit dan samudera yang menggambarkan
ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai pengaruh mengurangi
ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
MenurutNadineToddmengatakanbahwawarnamemberikanpengaruhterhadaptamuyangdatang,
diantaranya:

a.Kepercayaanterhadapkantor

b.Efisiensiatauproduktifitas

c. Moral

3.Perencanaan Udara

Denganpengaturanudarayangtepatdanbaikmakadiperolehkeuntungankeuntungan,diantaranya:

a.Kenyamananbekerjapegawaiterjamin

b.Produktivitaskerjayanglebihtinggi

c.Kualitaspekerjaanyanglebihbaik

d.Semangatkerjayanglebihtinggi

e.Kesehatanpegawaiterpeliharadenganbaik

f. Kesan yang lebih baik dari para tamu

4.PerencanaanSuara

Dengansuaragaduhberakibatpada:

a.Gangguanmentaldansarafbagipegawai

b.Kesulitanmengadakankonsentrasi

c.Kesalahanyanglebihbanyak

d.Kelelahanyangbertambah

e.Semangatkerjapegawaiberkurang

Untuk mengatasi faktor suara yang sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya
diperhatikanhalberikut:

a. Langit-langit atau dinding ruang dipakai lapisan-lapisan penyadap suara

 b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi alas karet busa tipis

c. Pesawat telepon dibuatkan bilik kecil yang tertutup rapat

d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi alas karet atau semacam tegel dari bahan
yang tidak banyak meneruskan suara.

F.PEDOMANDALAMMENYUSUNTATARUANGKANTOR

1. Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat menempuh jalan terpendek

2. Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar lancer

3. Segenap ruang dipergunakan secara efisien

4. pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan baik

5. pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat kesan yang baik tentang
kantor tersebut.

6. Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu diperlukan.

G. LANGKAH-LANGKAH DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR

Penyusunantataruangdapatdilakukandenganlangkahlangkahberikut:

1. Buat denah kantor dalam ukuran skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.

2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses, urutan pekerjaan) yang tercakup dalam

lingkungan kantor itu.

3. Tentukan letak meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan
berpedoman pada teknik penataan meja kerja.

4. Pindah atau hapus dan gambarkan kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan
fasilitas lainnya masing-masingnya dan letakkan pada tempat yang dapat
memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang baik.

TEKNIKPENATAANMEJAKERJARUANGKANTOR
 Penataanmejakerjadilakukandenganbaik.Mejakerjamerupakanperlengkapankantoryang
relatiflebihbanyakdariperalatanlainnya,padaumumnyakarenasetiappersonilmemilikisatumeja
kerja.Dengandemikiansemakinbanyakjumlahpersonilsuatukantorakanmemilikimejakerjayang
relatif banyak. Oleh sebab itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat
memenuhiprinsiptataruangkantoryangbaik.

Teknikpenataanmejakerjadapatdilakukandengancaraberikut:

1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun menurut garis lurus menghadap ke jurusan

yang sama atau dengan pola susunan yang saling bertolak belakang atau
dengan posisi beradu punggung.

2. Pada tata ruang yang terbuka atau relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri
atas beberapa baris.

3. Diantara baris meja dan blok suatu baris dengan blok baris lainnya perlu
disediakan jarak untuk lalu lintas personil, atasan, maupun orang lain yang
sedang mendapat layanan.

4. Lebar lorong diantara satu blok baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm
dan lorong diantara satu baris dengan baris lainnya sekitar 80 cm.

5. Meja untuk pimpinan dalam suatu ruang terbuka ditempatkan dibelakang

menghadap searah dengan personil atau didepan personil berhadapan dengan
personil.

6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja dengan pimpinan unit kerja lain pada
rung terbuka ditempatkan dekat dengan personil yang menjadi bawahannya.

7. Penempatan personil disesuaikan dengan jenis pekerjaannya, personnil yang

banyak mengerjakan pekerjaan yang memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi
ditempatkan jauh dari lalu lintas orang-orang, demikian juga personil yang
banyak berhubungan dengan pihak luar ditempatkan dekat pintu masuk.

8. Personil yang menggunakan alat kerja yang menimbulkan suara ribut (bising)
ditempatkan pada tempat yang dapat meredam suara atau jauh dari personil
lain yang memerlukan konsentrasi kerjayang tinggi

9. Personil yang memiliki perlengkapan kerja yang relatif sulit dipindahkan

ditempatkan dekat dengan perlengkapan kerjanya
10. Personil yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh
dari dinding atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.

11. Personil yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi
ditempatkan dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel
ke tembok atau tiang untuk mendapatkan penyangga

12. Pimpinan yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat
rahasia organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri

13. Pimpinan atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan
tersendiri dapat dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk
keperluan meja pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari
pajangan/arsip pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.

STANDAR RUANG KANTOR

Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus

diperhatikan dan diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang
modern. Sebagai contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-
undang mengenai kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan
persyaratan atau stadar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.

Standaritumeliputihalhalsebagaiberikut:

a. Kebersihan

Bangunan,perlengkapan,danperabotanharusdipeliharabersih

b. Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai

Ruangkerjaharusmenyediakanluaslantai40squarefeetsamadengan3.7m2untuksetiappetugas.

c. Suhu Udara

Temperaturyanglayakharusdipertahankandalamruangkerja(minimum16C=61F)

d. Ventilasi

Peredaranudarasegaratauudarayangtelahdibersihkanharusdiusahakandalamruangkerja

e. Penerangan Cahaya
Cahayaalam/lampuyangcocokdancukupharusdiusahakan,sedangperlengkapanpenerangandirawat
denganseharusnya

f. Fasilitas kesehatan

Kamarkecil,tolitet,dansejenisnyaharusdisediakanuntukparapetugassertaterpeliharakebersihannya

g. Fasilitas Cuci

RuangCucimuka/tangandenganairhangatdandinginberikutsabundanhandukharusdisediakanuntuk
secukupnya.

h. Air minum

Airbersihuntukkeperluanminumpetugasharusdisediakanmelaluipipa/tempatpenampungankhusus

i. Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai petugas
sewaktukerjadanfasilitasuntukmengeringkanpakaianyangbasah

j. Tempat duduk

petugasharusdisediakantempatdudukuntukkeperluanbekerjadengansandarankakibilaperlu

k. Lantai, gang , dan tangga

Lantaiharusdijagaagartidakmudahorangtergelincir,tanggadiberipeganganuntuktangan,danbagian
bagianyangterbukadiberipagar

l. Mesin

Bagianmesinyangberbahayaharusdiberipelindungdaripetugasyanememakainyaharuscukupterlatih

m. Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban berat yang dapat
mendatangkankecelakaan

n. Pertolongan pertama

Dalamruangkerjaharusdissediakankotak/lemariobatuntukpertolonganpertamamaupunseseorang
pegawaiyagnterlatihmemberikanpertolonganitu

o. Penjagaan kebakaran
Alatpemadamkebakarandansaranauntukmelariakndaribahayakebakaranharusdisediakansecara
memadaitermasukloncengtandabahayakebakaran

p. Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari 3 hari harus
dilaporkankepadapihakyangberwajib.

H. MERANCANG TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK

Dalammerancangtataruangsuatukantor,banyakhalyangharusdiperhatikandiantaranya:

a) Jenis atau bidang pekerjaan yang tercakup dalam ruang tersebut.

b) Penempatan bidang pekerjaan sesuai dengan urut-urutan kegiatanya.

c) Banyaknya personal/pegawai yang terlibat dalam jenisnya atau bidang

pekerjaan tersebut.

d) Tata letak atau penempatan personal/pegawai yang menangani jenis/bidang

pekerjaan tersebut.

e) Penerangan atau pencahayaan yang baik.

f) Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang memadai.

g) Lainlainhalyangpentingdianggappenting,misalnyamasalahkeindahandankenyamananruangan

Nah kalo teorinya sudah semua, ini dia gambarnya ...

 CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERBUKA

CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR TERTUTUP

CONTOH GAMBAR TATA RUANG KANTOR BERKAMAR / TERTUTUP

TATA RUANG DAN LAY OUT KANTOR MODERN
TATA RUANG DAN LAY OUT KANTOR MODERN

MAKALAH

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Matakuliah Manajemen Perkantoran

yang Dibina oleh Bapak M. Nuruddin Zanky

Oleh:

Shela Meilinda H (120412423447)

Nurul Farida (120412423437)

Retno Afiant (120412423473)

Indah Amalia (120412402985)

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
2013
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur patut kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan
Rahmat, Taufik dan Hidayah-Nya, kami dapat menyelesikan makalah manajemen perkantoran
dengan judul TATA RUANG DAN LAY OUT KANTOR MODERN semester II, guna mempelajari dan
menambah ilmu pengetahuan.

Makalah ini kami susun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang bagaimana
tata ruang kantor pada saat ini. Adapun materi-materi yang kami tulis, kami dapat dari berbagai
sumber melalui internet maupun buku manajemen perkantoran lainnya.

Kami selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas makalah ini.
Untuk itu pada kesempatan kali ini kami mengucapakan terimakasih kepada :

1. Bapak M. Nurudin Zanky selaku dosen Manajemen Perkantoran.

2. Rekan-rekan yang telah membantu dan mendukung.

Kami menyadari bahwa penyusunan tugas makalah ini masih jauh dari sempurna. Oleh
karena itu, kami menerima kritk dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk
kesempurnaan penyusunan makalah berikutnya.

Demikian tugas makalah ini kami susun, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
penyusun khususnya, serta para pembaca pada umumnya.

Malang, 13 Februari 2013

Penyusun

DAFTAR ISI
Kata Pengantar............................................................................................................................... i

Daftar Isi........................................................................................................................................ ii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang1

B. Rumusan Masalah2

C. Tujuan Penulisan..3
 BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Office Layout (Penataan Ruang Kantor) Yang Baik3

B. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor4

C. AsasAsas Tata Ruang Kantor..6

D. Standar Ruang Kantor7

E. Faktor-faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor9

F. Memilih Peralatan Kantor11

G. Penataan Ulang Tata Ruang Kantor.13

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan15

B. Saran..15

Daftar Pustaka16

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Office layout dikantor-kantor perusahaan dan pemerintah sebagian masih diabaikan.

Padahal kegiatan penyelenggaraan tata usaha dikantor-kantor perusahaan dan pemerintah
membutuhkan ruangan dan tata ruang yang baik yang didesain sesuai dengan syarat-syarat sebuah
kantor modern. Ruangan kantor, mobiler, perabot dan peralatan kantor harus di tata, diatur dan
ditempatkan pada tempat yang tepat, sehingga menimbulkan kepuasan dan kenyamanan beraktifitas
bagi para pegawai, sekaligus memberikan kepuasan kepada warga masyarakat yang
dilayani (customer). Penataan ruang dan tata letak perabot kantor merupakan prasyarat yang sangat
 penting dalam sebuah perkantoran, karena ia merupakan salah satu unsur dari manajemen
perkantoran. Tata ruang kantor yang baik akan memberikan banyak keuntungan atau manfaat bagi
satuan organisasi/satuan kerja yang bersangkutan dalam memproses dan menyelesaikan pekerjaan-
pekerjaan kantor (office work). Tata ruang kantor yang baik juga akan membuat mekanisme kerja
berjalan lancar, mempengaruhi produktivitas kerja baik secara positif maupun negatif dan
memberikan efek pelayanan prima kepada para pelanggan (warga masyarakat) yang dilayani.

Ditinjau dari sudut pandang efektifitas biaya, merancang ruang kerja adalah suatu hal yang
sangat penting. Di dalam mendisain tata ruang harus mempertimbangkan interrelasional tiga
komponen berikut, yaitu: peralatan, alurkerja, dan para karyawan (quible,2001:54). Oleh karenanya,
interrelasional ketiga komponen tersebut harus dipelajari dan dianalisis didalam proses perencanaan
tata ruang kerja karyawan secara efisien. Di sisilain, kondisi ruang kerja yang menyenangkan dan tata
letak perabot yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan kantor, dapat meningkatkan semangat kerja
pegawai. Oleh karena itu tata ruang kantor disusun berdasarkan aliran pekerjaan kantor, sehingga
perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam meningkatkan produktifitas kerja.
Selain itu pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan keuntungan-keuntungan
tersendiri bagi kantor dan bagi pegawai. Apalagi dengan pengaplikasian teknologi informasi(IT)
sebagai salah satu ciri khas dari manajemen perkantoran modern, membuat kantor mau tidak mau
harus mengikuti dan mengimplementasikan tata ruang kantor yang modern, karena penataan ruang
merupakan salah satu dari syarat-syarat sebuah kantor modern. Tetapi, apakah penataan ruang
kantor sebagai salah satu komponen dari manajemen perkantoran modern, sudah dilaksanakan
secara penuh oleh kantor-kantor pemerintah, baik di pusat maupun didaerah.

Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan penataan ruang kantor (office layout )itu?

2. Bagaimana konsep layout ruang kantor itu?

3. Bagaimana asas-asas tata ruang kantor?

4. Faktor-faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor

5. Bagaimana memilih peralatan kantor yang sesuai standar?

Tujuan

1. Untuk mengetahui pengertian penataan ruang kantor(office layout).

2. Untuk mengetahui konsep layout ruang kantor.

3. Untuk mengetahui asas-asas ruang kantor.

4. Untuk mengetahui faktor-faktor yang berhubungan dengan standart tata ruang kantor

5. Untuk mengetahui cara memilih peralatan kantor yang sesuai standar.

 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Office Layout (Penataan Ruang Kantor) Yang Baik

Tata ruang kantor diterjemahkan dari bahasa inggris office layout atau sering disebut juga
layout saja. Ada dua definisi dari beberapa pakar perkantoran mengenai tataruang kantor, antara lain
sebagai berikut:

1) Menurut Quible (2002) yang dikutip oleh The Liang Gie(2007:161), layout menjelaskan penggunaan
ruang secara efektif serta mampu memberikan keuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang
dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi sipegawai.

2) Menurut George Terry dalam The Liang Gie, tata ruang kantor adalah the determination of space
requirement and the detailed utilization of this space inorder to provide a practical arrangement of the
physical factor sconsidered necessary for the execution of the office work within reasonable
cost yaitu penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara
terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu
bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak(Soetrisno dan Brisma, 2009:23).

3) Menurut Little field dan Peterson menyatakanoffice layou tmaybe defined as the arrangement of
furniture and equipment within available floor space (tataruang kantor dapat dirumuskan sebagai
penyusunan perabotan dan alat-alat perlengkapan sesuai dengan luas lantai yang tersedia)
(Soetrisno dan Brisma, 2009:22).
4) Menurut The Liang Gie (2007:162), penyusunan tata ruang kantor harus berdasarkan aliran
pekerjaan kantor, sehingga perencanaan ruangan kantor dapat membantu para pekerja dalam
eningkatkan produktifitas. Apalagi pengaturan tata ruang kantor yang baik akan memberikan
keuntungan-keuntungan sebagai berikut:

a. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai, karena berjalan mondar-mandir yang
sebetulnya tidak perlu.

b. Mejamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

c. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat
dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.

d. Mencegah para pegawai dibagian lain terganggu oleh publik yang akan memenuhi suatu bagian
tertentu.

Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian penataan ruang kantor
yang baik adalah penataan ruang, penyusunan mobiler kantor, mesinkantor, alat perlengkapan kantor
serta perabot kantor pada tempat yang tepat, sesuai dengan aliran pekerjaan kantor agar pegawai
dapat bekerja lebih baik, lebih nyaman, lebih leluasa dan bebas untuk bergerak, sehingga tercapai
efesiensi kerja.

5) Menurut The Liang Gie (2007:164) dengan penataan ruang yang baik sesuai proses pekerjaan
yang efektif dan efisien, maka tujuan tata ruang kantor akan dapat tercapai.

Diantara tujuan penataan ruang itu adalah:

1). Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek
mungkin,

2). Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secara lancar,

3). Kesehatan dan kepuasaan bekerja para pegawai dapat terpelihara,

4). Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan,

5). Seluruh ruang di pergunakan secara efesien untuk keperluan pekerjaan,

6). Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang baik tentang
organisasi tersebut,

7). Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah di ubah.

B. Bentuk-bentuk Tata Ruang Kantor

Memiliki sebuah kantor, berbeda dengan memiliki rumah pribadi. Layout rumah pribadi hanya
melibatkan anggota didalam rumah, tetapi layout kantor melibatkan pegawai yang banyak dan warga
masyarakat yang akan dilayani. Oleh karena itu, para ahli membagi layout kantor secara garis besar
ke dalam 4 (empat) bagian, yaitu:

1)Konsep tata ruang kantor tertutup (private offices) yaitu tata ruang kantor dengan
penempatan ruang kantor yang di pisah/dibagi kedalam ruang-ruang kerja. Biasanya untuk pekerjaan
dengan kerahasiaan yang tinggi (highconfidential). Keuntungannya: pegawai dapat berkonsentrasi
dengan baik, kerahasiaan terjamin, menciptakan kewibaan bagi pejabat, rasa bertanggung jawab
terhadap ruangan dan pimpinan lebih tenang mengerjakan tugasnya karena tidak terganggu oleh
pegawai. Kerugiannya: komunikasi langsung antar karyawan tidak lancar, membutuhkan layanan
pemeliharaan dan kebersihan ruangan yang lebih besar, pemakaian ruangan kurang fleksibel bila
terjadi perubahan ruangan, serta sulit mengawasi pegawai karena terhalang oleh sekat. Konsep ini
banyak dipakai dikantor-kantor pemerintah Provinsi, Kabupaten/Kota, dan kementerian-kementerian
termasuk Kementerian Agama.

2). Konsep tata ruang kantor terbuka (open-plan-offices) yaitu tata ruang kantor dengan ruangan
yang besar dan ditempati beberapa pegawai tanpa dipisah. Keuntungan: memudahkan dalam
pengawasan, komunikasi antar pegawai lebih cepat, memperlancar arus pekerjaan dari satu meja
kemeja lainnya tanpa harus mondar mandir, pengaturan cahaya, udara, warna dan dekorasi, dan
memudahkan untuk melakukan perubahan atau renovasi ruangan dengan biaya yang tidak mahal.
Kerugian: timbul kegaduhan/kebisingan dari para pegawai yang bersebelahan, kerahasiaan bagi
pekerja yang rahasia kurang terjamin, tumpukan-tumpukan kertas dan peralatan kerja menimbulkan
pemandangan yang kurang menarik dan ketenangan kerja pimpinan lebih terganggu dibanding
dengan ruang tertutup. Kedua konsep atau bentuk tata ruang ini banyak dipakai oleh kantor-kantor
pemerintah baik dipusat maupun didaerah.

3) Konsep tata ruang kantor berpanorama (landscape offices): yaitu ruang kantor yang dihiasi
dekorasi taman. Ruangan di upayakan agar memiliki pemandangan alam terbuka dan benar-benar
merupakan lingkungan yang nyaman dan menyenangkan. Keuntungan: pegawai merasa nyaman dan
betah bekerja dalam ruangan yang demikian, ketegangan urat syaraf menjadi berkurang dan
menambah udara segar karena siang hari tamanan mengeluarkan oksigen. Kekurangan: biaya yang
dikeluarkan untuk membuat dekorasi yang demikian adalah mahal dan menggunakan tenaga ahli.
Konsep ini banyak dipakai dikantor-kantor Bank, BUMN dan kantor-kantor perusahaan swasta.

4). Konsep tata ruang kantor bersekat/terpisah (cellular offices). (Mills dan Standing ford,1984)
yaitu tata ruang kantor yang diberi sekat-sekat dengan ukuran yang bervariatif untuk suatu bidang,
bagian, subbagian atau seksi atau beberapa pegawai dengan ruang yang terpisah. Masih berkaitan
dengan konsep tata ruang kantor diatas, apabila ditinjau dari ruang lingkup kantor, maka tata ruang
kantor dapat dibedakan dalam beberapa bagian, sebagai berikut:

a. Tata ruang pribadi (private office): Tata ruang pribadi digunakan untuk berbagai alasan seperti
prestis dan status. Misalnya ruang atasan. Selain itu, pegawai memerlukan private office apa bila
membutuhkan ruangan yang sepi untuk berkonsentrasi dalam pekerjaan atau pegawai yang bekerja
dengan menggunakan alat-alat atau material yang mahal sehingga memerlukan ruangan tersendiri.

b. Tata ruangan terbagian yang terdiri dari:

1). General office area General office area lebih banyak disukai dari pada private office area. Hal
tersebut dilakukan jika: a) Biaya
 membuat private area dirasakan lebih mahal. b) Membutuhkan kemudahan dalam pengawasan
secara langsung terhadap bawahan. c) Suatu saat dimungkinkan adanya perubahan layout. d) Tidak
ingin disulitkan oleh pengaturan penerangan, sirkulasi udara, alat komunikasi, meubel, furniture.

e) Keterkaitan pekerjaan pelayanan terhadap administrasi tinggi.f) Adanya asas kebersamaan yang
cukup tinggi dan memudahkan bottomup decision making.

2). Privateofficearea (Misalnya ruang rapat atau ruang konferensi, ruangtamu, ruang pelayanan dan
sebagainya).

3)Servicearea (Biasanya merupakan tempat yang kotor atau berisik. Misalnya: ruang dapur, caf,
ruang foto kopi, ruang percetakan, dan toilet.

4). Storagearea,digunakan untuk penyimpanan barang-barang, misalnya ruang penyimpanan bahan

mentah, barang setengah jadi dan ruang arsip.

C. AsasAsas Tata Ruang Kantor

Ada 4 (empat) asas pokok tata ruang kantor:

1). Penggunaan asas jarak terpendek

Asas pertama adalah asas tata ruang kantor yang mendisain tempat kerja pegawai dan penempatan
alat-alat diletakkan dalam jarak yang sedekat dan sependek mungkin, sehingga memungkinkan
proses penyelesaian suatu pekerjaan kantor dapat dilakukan dengan cepat. Dalam hal ini garis lurus
antara dua titik adalah jarak yang terpendek. Oleh karena itu penempatan komputer dalam satu
ruangan khusus yang jauh dari jangkauan pegawai tidak dalam garis lurus antara dua titik, apalagi di
letakkan dilantai yang berlainan, merupakan faktor pengabaian dari asas jarak terpendek ini.
Bagaimanapun, sebuah kantor harus berupaya untuk melaksanakan asas ini sejauh mungkin.

2). Penggunaan asas rangkaian kerja

Asas yang kedua adalah menempatkan para pegawai dan alatalat kantor yang akan digunakan
menurut rangkaian yang sejalan dengan urutanurutan peyelesaian pekerjaan kantor dari pegawai
yang bersangkutan. Oleh karena itu, satu komputer selalu bergandengan dengan satu printer, dengan
kertas dan keperluan lainnya yang berurutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai
jarak terpendek

3). Penggunaan asas penggunaan segenap ruangan yang ada asas ketiga adalah asas yang
mempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada dikantor. Jangan dibiarkan ada ruangan yang
kosong karena alasan kelebihan ruangan. Ruang dimaksud bukan hanya yang berupa luas lantai saja
(ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical keatas maupun kebawah. Jadi, sedapat mungkin
tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

4). Penggunaan asas perubahan susunan tempat kerja asas keempat adalah asas tata ruang yang
mudah diubah atau disusun kembali
dan perubahannya tidak terlampau sukar serta tidak memakanbiaya yang besar. Dengan tata ruang
yang berubah, baik layout, warna maupun letak perabot, akanmemberikan suasana yang lebih segar
bagi para pegawai dan pelanggan yang dilayani.

4. Standar Ruang Kantor

 Setiap kantor harus memiliki persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan diatur sebaik
baiknya oleh setiap manajer perkantoran modern. Di tahun 1963, Inggris telah menetapkan Undang-
Undang Perkantoran (The Office Act), yang di dalamnya antara lain memuat beberapa persyaratan
atau standar yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor. Seharusnya pemerintah Indonesia memiliki
peraturan yang serupa bahkan lebih rinci lagi, karena yang menghuni kantor setiap hari adalah
pegawai-pegawai yang menjadi abdi bangsa dan abdi masyarakat, melebihi hunian hotelber
bintang. Standar-standar kantor menurut The Office Act itu meliputi antara lain:

1. Pemeliharaan kebersihan bangunan kantor, perlengkapan, dan perabotan harus dilakukan secara
rutin dan terus menerus, sehingga tercipta kantor yang bersih.

2. Luas ruang kantor tidak boleh dijejali dan sesak oleh pegawai. Standar yang diperuntukkan bagi
setiap pegawai paling tidak seluas 40 square feet, atau setara dengan ukuran 3,7 m2 bagi setiap
pegawai. Apabila dalam satu ruangan terdapat seorang kepala seksi dengan 4 (empat) pegawai,
maka luas ruangan yang harus disiapkan hanya untuk pegawai adalah 3,7 m x5 pegawai =18,5 m2,
belum termasuk ukuran untuk mobiler, perabot dan peralatan kantor lainnya.

3. Suhu Udara.

Dalam ruangan kantor perlu dipertahankan temperatur yang layak untuk sebuah ruang kerja minimum 16
derajat Celcius sampai 22 derajat Celcius. Dalam setiap ruang kerja perlu di upayakan secara
permanen sirkulasi udara segar atau udara yang telah dibersihkan.

4. Penerangan Cahaya

Dalam ruang kantor cahaya alami atau cahaya lampu yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan
ruangan harus diupayakan sedemikian rupa dan perlengkapan penerangan lampu disetiap ruangan
harus terawat dengan baik. Jangan sampai terjadi, ada bola lampu dibiarkan mati.

5. Fasilitas kesehatan

Kamar kecil, toilet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas serta terpelihara kebersihannya.

6. Fasilitas cuci dan ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk
harus disediakan secara terus menerus.

7. Air minum

Air bersih untuk keperluan minum pegawai harus disediakan melalui pipa air minum atau disediakan
tempat air minum khusus.

8. Tempat pakaian

Dalam kantor harus disediakan tempat (kapstok) untuk menggantungkan pakaian yang tidak dipakai
pegawai sewaktu kerja serta fasilitas mesin untuk mengeringkan pakaian pegawai yang basah,
karena salju atau karena hujan.

9. Tempat duduk

petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan sandaran kaki bila perluk.

10. Lantai, gang, dan tangga.

Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga di beri pegangan untuk tangan, dan
bagianbagian yang terbuka di beri pagar.
11. Mesin

Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan pegawai yang mengoperasikannya harus
cukup terlatih

12. Beban berat

Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban berat yang dapat
mendatangkan kecelakaan

13. Pertolongan pertama pada kecelakaan

Dalam ruang kerja harus disediakan kotak/lemari obat untuk pertolongan pertama dan perlu disiapkan
seorang pegawai atau perawat yang terlatih untuk memberikan pertolongan pertama pada
kecelakaan.

14. Penjagaan kebakaran

Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk mengevakuasi pegawai dari bahaya kebakaran harus
disediakan secara memadai termasuk lonceng (alarm) tanda bahaya kebakaran.

15. Pemberitahuan kecelakaan

Kecelakaan dalam kantor yang menyebakan kematian atau absen petugas lebih dari
3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.

5.Faktor-faktor Yang Berhubungan Dengan Standar Tata Ruang Kantor

Selain standar ruang kantor tersebut diatas, adapula hal-hal penting yang
Mempengaruhi efesiensi dalam pekerjaan perkantoran, yaitu:
1)Cahaya.
Cahaya penerangan yang cukup baik dan memancar dengan tepat diruangkerja
pegawai, akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapatbekerja d
engan lebih cepat,sedikit membuat kesalahan,dan matanya tidak lekaslelah. Banyak keti
dakberesan perkerjaan kantor disebabkan penerangan yangburuk,Misalnya ruang terla
mpau gelap atau pegawai harus bekerja dibawahpenerangan yang menyilaukan.
Cahaya yang abadi/permanen ialah matahari dan cahaya buatan seperti lampu-lampu.
Menurut penelitian cahaya matahari mampu menembus 6 sampai 7,5meterdalam ruang
an. Oleh karena itu sering digunakan cahaya lampu untuk mengaturpenerangan dalam s
uatu kantor. Cahaya penerangan buatan manusia terbagi4(empat) yaitu: cahaya langsun
g seperti lampu-lampu, cahaya setengah langsung.Biasanya dibuat penopang lampu de
ngan kaca, cahaya setengah tak langsung danCahaya tak langsung. Penerangan lampu
yang terbaik adalah cahaya taklangsung, karena akan memelihara kesejukan mata.
2)Warna

Warna merah menggambarkan panas dan kegemparan pekerja, dapatmenimbulkan em

osi. Warna kuning yaitu menggambarkan kehangatan matahari,merangsang mata dan s
yaraf, dapat menimbulkan perasaan riang gembira,danwarna biru menggambarkan kele
mbutan langit dan samudra, menyejukkan,keleluasaan, dan ketentraman. Pengaruh war
na biru dapat mengurangi keteganganotot-otot tubuh dan tekanan darah. Menurut penel
itian warna-warna yang digunakan dengan gedung perkantoran yaitu: 88% warna putih,
88% campuranwarna putih dan hijau, 83% warna abu-abu 81 %warna gading. Warna ya
ng tepatuntuk suatu kantor tergantung pada macam dan sifatnya pekerjaan di kantor ya
ngbersangkutan. Jika pekerjaan membutuhkan ketenangan sebaiknya di pakai warnabir
u pada dinding kantor. Jika pekerjaan merupakan produktivitas di perlukan warnaputih.
3)Udara
Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara yang baikdan st
abil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Secarateori, apabi
la tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, maka tingkat produktivitasakan meningkat
dan efesiensi dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran pegawai dapatdikurangi dan pada b
eberapa kasus ternyata kesehatan pegawai dapat lebihmembaik, sehingga biaya keseh
atan yang ditanggung oleh kantor dapat diperkecil.Udara untuk AC diruangan kantor bia
sanya dipakai 16-27 derajat Celcius, tetapiusaha-usaha lain yang dapat dibuat yaitu::
a.Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC atau kipas angin
b.Mengusahakan sebanyak mungkin peredaran udara dalam ruangan kerja
c.Mengatur pemakaian kerja yang dipakai oleh para pekerja
4)Suara atau musik
Untuk mengatasi suara yang sering mengurangi efesiensi kerja pegawai,hendak
nya diperhatikan letak alat-alat kantor. Usaha lain yang dapat dijalankandalam kamar ya
ng memakai alat gaduh ialah pada langit-langit atau dinding. Langit-langit atau dinding di
sarankan untuk memakai lapisan penyerap suara ataumembuat kedap suara. Lapisan in
i dapat berbentuk karton tebal danpermukaannya memakai lobanglobang.Cara lain unt
uk mengurangi kegaduhanmisalnya mesin printer yang berisik dapat diberi alas karet bu
sa tipis.Untuk pesawattelepon, ada baiknya dibuatkan bilik kecil yang dapat ditutup rapat
. Dengandemikian, pembicaraan takkan terganggu oleh suara mesin tik atau menggang
upegawai lain yang sedang bekerja. Ini juga bermanfaat jika seorang pejabat harusmem
bicarakan sesuatu yang besifat rahasia,
sehingga tidak boleh di dengarpegawai sekelilingnya.Suatu cara yang akhir-akhir ini dijal
ankan diluar negeri untukmenambah efesiensi kerja ialah penggunaan musik.
Dari percobaan-percobaan telah terbukti bahwa lagu-lagu yang tenang danlemb
ut dapat mengurangi ketegangan syaraf dan kebosanan serta menambahkegembiraan k
erja.

6.Memilih Peralatan Kantor

 Layout kantor tidak luput dari keberadaan peralatan maupun mobiler yangakan
digunakan oleh sebuah kantor. Meskipun layout bagus, namun apabilaperalatan yang di
miliki telah usang, maka tujuan penataan layout tidak tercapai.Demikian juga, apabila m
obiler yang digunakan kurang sesuai dengan konseplayout yang dipakai. Misalnya, kons
ep kantor terbuka, namun furnitur yangdigunakan cenderung sulit dimodifikasi penempat
annya sehingga akan menyulitkanadministrator maupun pegawai itu sendiri.
Dengan demikan didalam merencanakan layout kantor perlumempertimbangkan
faktor-
faktor pengadaan peralatan dan furnitur kantor. Faktor-faktor yang harusdiperhatikan da
lam memilih peralatan kantor menurut Quible(2001:103) adalahsebagai berikut:
1)Tujuan penggunaan peralatan.
Sebelum memilih peralatan, tujuan penggunaan peralatan itu harusditentukan le
bih dahulu. misalnya, apakah aktivitas pekerjaan administrasitergantung sepenuhnya
pada peralatan tersebut atau hanya sebagian saja. Halyang perlu dipertimbangkan
adalah perusahaan sering membeli atau menyewaperalatan yang terlalu canggih dari
pada yang dibutuhkan, hanya untuk prestise
atau karena di buju kole pemasok.Untuk itu, sebaiknya pembelia peralatan barudikantor
(misalnya ,mesinfotokpi atau scanner baru) harus melibatkan pegawai yang paham
dengan aktivitas maupun teknologi yang dibutuhkannya.
2)Menentukan peralatan yang sesuai.
Setelah peralatan ditentukan, memilih merek peralatan yang akan digunakanjug
a menjadi pertimbangan yang penting. Hal ini sangat penting berkaitan dengan layanan
purna jual yang disediakan mereka tersebut maupun harga jual kembali jika kantor
nantinya berencana meng-upgrade peralatan dengan yang baru.
3)Tingkat kegunaan peralatan.
Setelah beberapa merek telah didapat dan diketahui,tingkat kegunaan alat yang
dibeli itu harus dipertimbangkan,apakah alat itu bisa diharapkan memenuhi kebutuhan
kantor secara maksimal atau tidak. Dewasa ini banyak pemasok peralatan kantor yang
menawarkan solusi all-in-one, misalnya mesinfotokopi, scanner, printer,dan faksimile.
Solusi yang terintegrasi tersebut menjadikan harga-harga relatif mahal. Oleh karena itu,
hendaknya kantor mempertimbangkan apakah kegunaan yang ditawarkan tersebut
memang sangat diperlukan bagi aktivitas dikantor.
4)Spesifikasi peralatan.
Untuk beberapa peralatan, spesifikasi harus ditentukan terlebih dahulu, yang
mahal,yang murah, karena akan menyangkut penempatan peralatan diruangan, jumlah
listrik yang dibutuhkan, pemasangannya,dipakai untuk orang banyak dan struktur yang
dibutuhkan. Spesifikasi teknis maupun fisik dari peralatan sebaiknya dijadikan bahan
pertimbangan.
5)Biaya peralatan.
Biaya peralatan mempunyai dampak yang signifikan terhadap pengembalian
investasi kantor. Meskipun kegunaan peralatan itu sangat penting, tetapi efisiensi kantor
juga harus tetap dipertimbangkan. Jangan beli peralatan baru yang membutuhkan biaya
operasional yang cukup tinggi. Seperti pemasangan printer berwarna, pasti akan
membutuhkan biaya operasional yang cukup tinggi. Untuk itu, analisis yang mendalam
perlu dilakukan. Misalnya, jika penggunaan printer hitam putih sudah memadai,
pemasangan printer berwarna mancapai 3-5 kali harga toner hitam putih tidak perlu
dilakukan.
6)Proses Operasional Peralatan.
Beberapa tipe peralatan membutuhkan perlengkapan khusus, seperti alat foto
kopi dan printer. Banyak printer baru membutuhkan cartridge atau toner orisinal dengan
harga sangat mahal. Apakah kantor kita memang membutuhkan peralatan seperti
ini,ataukah cukup dengan pemakaian printer lama yang bisa diisi ulang.
7)Fitur Keamanan
Fitur keamanan perlu dipertimbangkan, walaupun beberapa peralatan kantor
dianggap tidak berbahaya, namun fitur ini tetap harus dipertimbangkan. Banyak
menyediakan user id dan password yang sulit untuk dioperasikan oleh pegawai dan
susah memanfaatkannya, seperti mesin fotokopi atau printer berkecepatan tinggi yang
berbiaya operasi sangat tinggi.
8)Fleksibilitas Peralatan.
Fleksibilitas peralatan juga sangat penting. Apakah peralatan itu dapat
dimodifikasi dengan beberapa komponen lain, jika dibutuhkan. Apabila dapat dilakukan,
maka peralatan itu harus dibeli. Kantor harus menghindari peralatn yang diproduk oleh
beberapa produsen yang tidak menjadikan perlatannya kompatibel dengan peralatan
lain, misalnya komputer produk dari Apple Computer, yang tidak fleksibel dalam
pengoperasiannya.
9)Kemudahan Penggunaan Peralatan, Tidak Perlu Training Pegawai Lebih Dulu
Hal yang juga dipertimbangkan adalah kemudahan penggunaan peralatan,
karena beberapa peralatan tidak mudah digunakan dan membutuhkan training
tambahan, yang membutuhkan waktu dan biaya yang seharusnya bisa dihindari jika
peralatannya mudah dioperasikan.

10)Kecepatan Operasi Peralatan.

Pada beberapa perusahaan kecepatan peralatan menjadi pertimbangan penting.
Apabila peralatan yang dibutuhkan dengan cepat tidak dapat disediakan oleh supplier
karena harus indent terlebih dahulu, hendaknya organisasi mempertimbangkan supplier
yang dapat menyediakannya dengan cepat.
11)Masukan Dari Operator Peralatan.
Pegawai yang akan mengoperasikan peralatan kantor yang canggih, sebaiknya
sering kalii diberikan kesempatan memberikan masukan dalam menentukan peralatan
yang akan dipilih.
12)Standardisasi Peralatan.
Penggunaan hanya beberapa merek tertentu akan menghasilkan standardisasi
peralatan kantor yang memberikan beberapa keuntungan saat membeli dan
merawatnya. Keuntungan lain adalah kemudahan bagi pegawai untuk
mengoperasikannya, karena penggunaannya mempunyai kesamaan atau dapat
diintegrasikan dengan peralatan lain. Tetapi, apakah iniefektif ? Kadang-kadang tidak
efektif. Apabila kantor hanya menggunakan 1 atau 2 merek saja dapat menimbulkan
tingkat ketergantungan yang tinggi, sehingga apabila ada gangguan supply atau
kenaikan harga spareparts yang sangat signifikan, kantor tidak dapat dengan cepat
beralih kesupplier yang lain. Oleh karena itu, Subbag Umum selaku manajer pengadaan
dan perlengkapan, perlu mempertimbangkan diversifikasi peralatan kantor jika hal
tersebut dianggap lebih efektif dan efisien.
7.Penataan Ulang Tata Ruang Kantor
Penataan ulang perlu dilakukan setiap kantor karena timbulnya berbagai masalah atau
perubahan. Masalah atau perubahan tersebut diantaranya:
1)Layout ruang kantor yang sudah ada menimbulkan hambatan bagi pegawai dalam
melakukan pekerjaan.
2)Adanya keluhan dari pegawai yang disebabkan kondisi lingkungan fisik tempat kerja.
3)Mulai menurunnya citra pelayanan dimata pelanggan atau tamu kantor.
4)Organisasi yang semakin berkembang membuat struktur organisasi lebih kompleks
sehingga job description yang semakin banyak membutuhkan lebih banyak pegawai
baru untuk mendudukinya.
5)Tata ruang yang sudah ada perlu disegarkan kembali sehingga tidak kotor dan
monoton yang dapat menimbulkan kebosanan.