Kata teknologi berasal dari bahasa Perancis, La Teknique yang artinya semua proses yang
dilaksanakan dalam upaya untuk mewujudkan sesuatu secara rasional. Teknologi adalah
keseluruhan sarana untuk menyediakan barang – barang yang diperlukan bagi kelangsungan dan
kenyamanan hidup manusia. Menurut Iskandar Alisyahbana (1980 : 1), “Teknologi adalah cara
melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga
seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca
indera, dan otak manusia”.
Teknologi juga penerapan keilmuwan yang mempelajari dan mengembangkan kemampuan dari
suatu rekayasa dengan langkah dan teknik tertentu dalam suatu bidang. Teknolgi merupakan aplikasi
ilmu dan engineering untuk mengembangkan mesin dan prosedur agar memperluas dan
memperbaharui kondisi manusia / paling tidak memperbaiki mausia pada beberapa aspek.
Kantor adalah suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat, personel, dan operasi ketatausahaan
untuk membantu pimpinan. Yang dimaksud tempat adalah ruangan, gedung, kompleks, serta
perabot dan perlengkapannya, seperti mesin – mesin kantor dan perlengkapan lainnya yang
mendukung aktivitas kerja.
Teknologi perkantoran adalah teknologi yang diaplikasikan dalam kegiatan perkantoran yaitu
digunakan untuk mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan
bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
a. Mesin manual, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.
b. Mesin listrik, yaitu mesin – mesin yang digerakkan oleh listrik atau baterai.
a. Mesin mekanik, yaitu mesin – mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam
operasinya.
3. Menurut Fungsinya
a. Mesin untuk mencatat
· Mesin tulis
· Mesin dikte
· Mesin penomor
· Asahan pensil
· Stempel
· Scanner
· Alat penghitung
· Pembuka surat
· Mesin penjilid
· Hechtmachine
· Pemotong kertas
· Stepler
· Perforator
· Stapler remover
· Mesin jumlah
· Mesin hitung
· Komputer
· Mesin fotocopy
· Risograph
· Printer
· Telepon
· Interphone
· Teleprinter
· Faxsimile / telecopier
· Telefoto
· Handphone
· Mikrofilm
· Flopy disk
· Hard disk
· Compact disk
· Flash disk
· Komputer
Selain keenam kelompok mesin diatas, ada juga kelompok mesin pengaman dan mesin penyaman,
sebagai berikut:
a. Mesin Pengaman
· Pengaman data
· Micro film
· Mesin laminating
· Alarm
· ATM
b. Mesin Penyaman
· Loudspeaker
· Vacum Cleaner
Manfaatnya yaitu:
a. Barang – barang akan terpelihara dengan baik sehingga akan jarang terjadi kerusakan.
b. Memperpanjang umur barang sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
· Pemeliharaan berkala
· Barang bergerak
c. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar, dan teratur sesuai dengan jenis
dan kode masing – masing
d. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan
baik dan benar
e. Selalu mengoperasikan atau menggunakan peralatan kantor sesuai petunjuk dan aturan
pemakaiannya
Pengurusan pemeliharaan mesin kantor dapat ditempuh dalam tiga cara sebagai berikut:
a. Kontrak pemeliharaan
b. Servis perorangan
· Bersihkan semua kotoran yang melekat pada body mesin tik dengan menggunakan kain lap
halus
· Bersihkan jari – jari tuts dengan mempergunakan sikat bulu yang halus
· Periksa pita mesin tik, apakah masih dalam keadaan baik untuk dipakai
· Apabila menggunakn cairan penghapus, mulailah mengetik lagi apabila penghapus itu sudah
benar – benar mengering
· Periksa dahulu apakah semua kunci atau tuts dalam keadaan baik
· Cara menekan kunci atau tuts secara perlahan sesuai dengan tebal tipisnya atau jumlah
lembaran kertas yang akan diketik
· Apabila dalam keadaan tidak dipakai, steker hendaknya dicabut dari stop kontak
· Pakailah sedikit minyak pada tempat – tempat tertentu agar tidak cepat berkarat dan pisau
pelubang dapat lancar bergerak
· Bukalah penutup pelubang kertas yang ada dibawah apabila potongan kertas yang ada didalam
sudah penuh
· Masukkan warkat yang akan dilubangi ke dalam mulut sesuai dengan kemampuan mesin
pelubang kertas
d. Mesin Penomor
· Bibir nomorator dibersihkan dengan menggunakan lap bersih sehingga apabila digunakan tidak
mengotori kertas
· Bersihkan penjepret kertas setiap saat dengan menggunakan kain lap pada lubang pengatur
dan perut kawat jepret
· Pakailah untuk menjepret warkat sesuai dengan kemampuan penjepret kertas tersebut
· Bersihkan mesin dengan menggunakan kain lap yang bersih agar tidak berkarat
· Bersihkan pembungkus rol terhadap sisa – sisa tinta stensil yang melekat pada pinggir sebelah
kanan dan kiri
· Bersihkan semua kotoran yang melekat pada bagian mesin setelah penyetensilan
· Bersihkan body mesin terhadap semua kotoran yang melekat dengan menggunakan kain lap
yang bersih
· Bersihkan baik kertas dan baki penadah dari tinta stensil yang melekat
· Cabutlah steker dari stop kontak setiap selesai melakukan penggandaan dan posisi mesin
dalam posisi off
· Bersihkan bekas tinta stensil yang melekat di kanan kiri rol atau silinder mesin
· Pada tempat – tempat tertentu bersihkan dengan menggunakan alat sejenis sikat yang lunak
1. Mengurangi biaya penyediaan fasilitas, seperti ruang, AC, furniture, mesin – mesin kantor dan
sebagainya. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu kecil, untuk sesekali bertatap
muka antara penjual dan pembeli.
2. Mengurangi biaya penyediaan peralatan. Peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring
dengan sedikitnya kebutuhan tenaga administratif.
3. Mempunyai saluran komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal
maka seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan dengan perusahaan
setiap saat tanpa terputus.
4. Mengurangi pekerjaan – pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja
maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah pekerjaan tidak harus
dihentikan karena jam kerja telah selesai.
5. Mendukung kegiatan sosial, orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa
bekerja dengan tidak harus pergi ke kantor.
1. Kurang mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena kegiatan
sosial seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang dilakukan
2. Ketakutan kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun
perusahaan penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi
berkurang.
3. Moral pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang untuk
berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu sembunyi tangan).
Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol yang ketat pada pengamanan sistem
komputer.
4. Tekanan keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah. Kegiatan - kegiatan
dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada beban kerja kantor.
Tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya sebagai berikut:
1. Informasi, menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer
mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi dengan baik dalam
database perusahaan.
2. Ide, dapat disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam
perusahaan untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide juga
dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
3. Intelijen, kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat dilakukan lebih mudah
karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
1. Dampak Positif
a. Terhadap Ketenagakerjaan
· Memperlancar pekerjaan.
2. Dampak Negatif
Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali, terutama
yang menyangkut ketenagakerjaan dan penambahan biaya, yaitu sebagai berikut:
· Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.
· Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
· Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan
biaya.