Menerapkan Penggunaan Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Nama Anggota Kelompok

1. Siti Rahma Fatimah (32)

2. Siva Dewi Juliana (33)

3. Zhafira Moulidaini (37)

4. Rifa Karomah Septianto Putri (30)

5. Rifdah Kamilah Septianto Putri (31)

SMK USWATUN HASANAH

JAKARTA 2021

Jl. Pusdiklat Depnaker No. 2 Pinang Ranti Kec. Makasar

Jakarta Timur 13560 Telp: (021) 8001152

 DAFTAR ISI

BAB I PENDAHULUAN.................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah....................................................... 1

B. Rumusan Masalah................................................................ 1
C. Tujuan Penulisan.................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN..................................................................... 2

A. Pengertian Mesin Kantor..................................................... 2

B. Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Mesin Kantor........ 2
C. Jenis-jenis Mesin Kantor....................................................... 3
D. Prosedur Pengoperasian Mesin-mesin Kantor.................... 8
E. Prosedur Pemeliharaan Mesin-mesin Kantor.................... 17

BAB III PENUTUP.......................................................................... 18

A. Kesimpulan......................................................................... 18
B. Saran................................................................................... 18
 BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan efesien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang
dipergunakan untuk menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data
ataupun keterangan dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya
bersifat mekanik, elektrik dan magnetik. Dewasa ini, di kalangan dunia usaha,
banyak perusahaan, baik perusahaan, pemerintahan maupun swasta yang dalam
usahanya, semakin mengandalkan mesin kantor guna memungkinkan didapatkan
hasil yang optimal.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, menuntut  manusia untuk
bertindak semakin cepat dengan memperhatikan efesiensi disegala
bidang.  Menghadapi perkembangan tersebut, tentu saja diperlukan usaha untuk
memiliki keterampilan menggunakan mesin-mesin kantor akan mendapat
keuntungan serta manfaat yang banyak.
Oleh karena pentingnya mesin-mesin kantor dalam menunjang kegiatan
kantor dan pencapaian tujuan kantor, maka kami akan membahas tentang “
Menerapkan Penggunaan Mesin-mesin Kantor”.

B. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian mesin kantor?
2. Apa saja keuntungan dan kerugian penggunaan mesin kantor?
3. Apa saja jenis-jenis mesin kantor
4. Bagaimana prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor?
5. Bagaimana prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor

C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian mesin kantor
2. Untuk mengetahui keuntungan dan kerugian penggunaan mesin kantor
3. Untuk mengetahui jenis-jenis mesin kantor
4. Untuk memahami prosedur pengoperasian mesin-mesin kantor
5. Untuk memahami prosedur pemeliharaan mesin-mesin kantor
 BAB II PEMBAHASAN

A. Pengertian Mesin Kantor

Mesin kantor (office machine) adalah seluruh peralatan kantor yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan kantor, baik secara mekanis, elektris,
maupun elektronik. Adapun pengertian mesin-mesin kantor menurut para ahli
adalah sebagai berikut.
1. Menurut The Liang Gie (2008: 3), mesin kantor (office machine) adalah
seluruh alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim, menggandakan,
dan mengolah bahan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetis, atau
secara kimiawi.
2. Menurut Wursanto (2004: 88), mesin kantor adalah seluruh peralatan
yang bersifat mekanis, elektris, maupun magnetis, yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, atau mengirim
keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu
memperlancar aktivitas kantor.

Berdasarkan pendapat-pendapat tersebut, dapat disimpulkan bahwa

mesin kantor adalah seluruh alat yang digunakan untuk mencatat, mengirim,
menggandakan, dan mengolah bahan secara mekanis, elektris, magnetis, dan
secara kimiawi dengan tujuan memperlancar dan memudahkan aktivitas
perkantoran.

B. Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Mesin Kantor

Menurut Sedarmayanti (2009: 52), keuntungan dan manfaat lain dari
penggunaan mesin kantor meliputi hal-hal berikut.
1. Dapat menghemat biaya pengerjaan tugas-tugas di kantor apabila digunakan
secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
2. Menghemat tenaga dan waktu.
3. Memudahkan penggunanya dalam menjaga kualitas hasil pekerjaan melalui
pengendalian ketelitian dan ketepatan.
4. Memudahkan dalam melakukan pengawasan aktivitas di kantor.
5. Menghasilkan suatu pekerjaan yang lebih baik dan rapi.
 6. Dapat memuat keterangan lebih banyak.
7. Dapat mengurangi rasa bosan jika dibandingkan dengan penggunaan mesin
manual atau mesin tangan.
8. Mengurangi kelelahan pegawai sehingga mutu pekerjaan tetap terjaga.

Meskipun memiliki banyak keuntungan, tidak tertutup kemungkinan bahwa

penggunaan mesin kantor juga dapat membawa kerugian. Sedarmayanti (2009)
juga mengemukakan kerugian yang dapat diperoleh melalui penggunaan mesin-
mesin kantor, di antaranya sebagai berikut.

1. Terdapat mesin-mesin tertentu yang membutuhkan biaya tinggi untuk

pengadaan dan pemeliharaan.
2. Beberapa mesin mengalami penyusutan yang tinggi.
3. Kesulitan dalam mendapatkan operator mesin yang cakap dan biaya yang
tinggi untuk pelatihan operator.
4. Kesulitan dalam pemeliharaan dan perbaikan mesin-mesin yang sudah
sering digunakan.
5. Terkadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.

C. Jenis-jenis Mesin Kantor

Menurut Sedarmayanti, (2001:51), mesin kantor dapat di golongkan menjadi 3
jenis:
1. Labour saving machine (mesin penghemat tenaga)
Merupakan mesin untuk menghemat fisik, tenaga, dan fikiran manusia.
Contohnya: alat alat berat,seperti forklift pada unit unit pergudangan atau
bangunan. Contoh lainnya adalah computer,laptop,dan kalkulator yang di
gunakan pada pekerjaan administratif.
2. Money saving machine (mesin penghemat biaya)
Merupakan mesin untuk menghemat pengeluaran biaya,khusus nya biaya
produksi. Contohnya mesin mesin produk massal (mass-production) dan
bersifat teknis (engineering), seprti mesin pintal,mesin komputer (dalam
jangka panjang) dan mesin pengadaan
3. Time saving machine (mesin pengehmat waktu)
Adalah mesin yang di gunakan untuk menghemat waktu,khususnya waktu
produksi dan distribusi. Contohnya adalah komputer,laptop,dan mesin
fotocopy, serta alat komunikasi dan transportasi (mengemat biaya distribusi).

Pembagian kategori mesin kantor menurut Sedarmayanti menitikberatkan

pada hal hal esensial,seperti tenaga, biaya dan waktu. Mesin kantor juga di
golongkan berdasarkan beberapa segi, seperti segi tenaga,penggerak
mesin,segi komponen,dan cara kerja mesin. Dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Berdasarkan segi tenaga penggerak mesin, di bedakan menjadi 2 yaitu
mesin manual dan mesin listrik.
a. Mesin manual, yaitu mesin yang penggerkaannya dengan tenaga
manusia, contoh stapler dan perfirator atau pembolong kertas
b. Mesin listrik, yaitu mesin yang menggunakan listrik sebagai tenaga
penggeraknya. Dapat di kategorikan sebagai mesin elektronik,
contohnya adalah komputer, televisi, laptop, proyektor,OHP, mesin
fotocopy dan mesin produksi
2. Berdasarkan segi komponen dan cara kerja mesin, dibedaka menjadi 2
yaitu mesin mekanik dan mesin elektronik.
a. Mesin mekanik adalah mesin yang rangkaian komponennya tampak
bergerak dari dalam ketika di operasikan mesin mekanik dapat
digerakkan oleh manusia ataupun tenaga listrik
b. Mesin elektronik adalah mesin yang rangkaian komponennya berupa
kabel dan hanya berfungsi jika di dukung oleh tenaga listrik atau
baterai
3. Berdasarkan kegunaanya, mesin kantor terbagi menjadi 3, yaitu mesin
untuk mencatat data atau informasi, mesin untuk mengolah data atau
informasi, dan mesin untuk menyimpan data atau informasi
a. Mesin untuk mencatat data atau informasi
Terdiri dari beberapa jenis, seperti mesin tik, mesin penomoran, mesin
penyalin dikte, mesin pengesah pensil, mesin penghimpun data, mesin
hitung uang, mesin pemisah dokumen, mesin pembuka surat manual,
dan mesin pemotong kertas
1. Mesin tik (typewriter)
Digunakan untuk mencetak, dan menyusun huruf, angka maupun
karakter. Mesin tik untuk menggantikan kebiasaan menulis
 menggunakan tangan, sekaligus mempermudah dan
mempersingkat waktu pengerjaan dokumen.
2. Mesin penomoran (numbering machine)
Adalah mesin yang di gunakan untuk membuat dan mecetak nomor
nomor berurtan secara otomatis di atas sebuah dokumen.
Contohnya adalah stempel nomor.
Mesin penomoran terdiri dari:
a. Alat pengatur hentakan (action indikator)
b. Roda angka (digital wheel/figure wheel)
c. Penuntun baris (guide plate)
d. Bantalan tinta (ink pad)
e. Pengumpil penjepit (fising lever)
f. Kunci penyangga (buffer button)
g. Tangkai penekan ( handle grip)
h. Tombol pembersih (eliminating button)
3. Mesin penyalin dikte ( transcribing machine dictaphone)
Adalah mesin perekam atau pencatat suara yang hasilnya dpaat di
ulang kembali sehingga keterangan hal hal yang di sampaikan dapat
menjadi lebih jelas. Istilah mesin dikte adalah mesin imla.
4. Mesin pengasah pensil (pencil sharpener)
Adalah alat untuk meruncingkan pensil di kenal juga sebagai rautan
atau peraut pensil.
5. Mesin penghimpun data atau informasi
Dapat dibagi menjadi 2, yaitu mesin laminating (binding machine)
atau mesin penjilid. Mesin laminating digunakan untuk melapisi
dokumen kantor. Sementara mesin penjilid digunakan unutk
menghimpun dokumen yang di perlukan agar terlihat rapi.
6. Mesin hitung uang cash (cash register)
Merupakan peralatan mekanik da ektronik yang yang di gunakan
unutk mengitung uang, mencatat transaksi penjualan, dan
meyimpan uang yang terintegrasi secara modul dengan laci ( cash
drawer). Contoh nya adalah kasir
7. Mesin pemisah dokumen
Biasanya berbentuk surat/ letter opener. Penggunaan alat ini dapat
menghemat waktu pengelolaan surat dan menhindarkan surat dari
 potensi kerusakan akibat kesalahan saat membuka surat. Alat
pembuka surat di bagu menjadi:
a. Alat pembuka surat listrik (automatic mail opener): merupakan
jenisa pembuka surat yang menggunakan tenaga listrik dan
komponen nya bersifat mekanik.
b. Alat pembuka surat elektonik (electonic latter opener):pemisah
surat yang menggunakan tenaga betrai dan komponennya
bersifat elektronis
c. Alat pembuka surat manual (hand envelope opener): merupakan
jenis pembuka surat yang menggunakan tenaga manual / tenaga
manusia untuk memotong sampul surat dengan cara
mendorong pisau pemotong (cutter)
8. Mesin pemotong kertas
Adalah mesin kantor yang di gunakan untuk memotong
warkat/kertas yang akan dijilid sehingga bagian pinggir kertas
menjadi rata. Dua jenis alat pemotong kertas
a. Guilotine yaitu pisau yang di gunakan untuk memotong rata
bagian tepi buku,diktat,dll
b. Paper cutter yaitu pisau yang berukuran lebih kecil di
bandingkan guilotine bentuk nya lebih kecil yang di gunakan
untuk memotong lembaran kertas sampai dengan 15 lembar
Fungsi mesin pemotong kertas
1. Meratakan bagian pinggir kertas
2. Memotong kertas sesuai dengan kebutuhan
3. Memadatkan himpunan kertas

B. mesin untuk mengolah data atau informasi

1) Komputer adalah peralatan eletronik yang di gunakan untuk mengolah data
secara sistematis dengan manggunakan progrm tertentu
2) Mesin penghitung uang (calculating machine) adalah alat yang berfungsi untuk
menghitung jumlah uang yang banyak
3) Mesin penjumlah (adding machine) adalah mesin yang mempunyai fungsi
penjumlahan,pengurangan,dan perkalian sederhana tetapi cara perhitungannya
relatif lebih lama dan kurang praktis, contoh nya kalkulator
4) Mesin pengganda dokumen
 a. Mesin printer adalah alat untuk mencetak data dan informasi yang sudah
diolah oleh komputer. Berfungsi untuk mencetak tulisan, gambar, dan grafik.
b. Mesin foto copy adalah mesin penggandaan untuk mencetak atau menyalin
kembali dokumen
c. Mesin risograf (risograph) adalah mesin yang di gunakan untuk mencetak atau
menyali kembali dokumen dengan jumlah banyak sesuai dengan kebutuhan
kantor. Keunggulan mesin risograf
a. Hasil penggandaan dokumen lebih baik kualitasnya
b. Dapat menggandakan naskah
c. Memiliki kecepatan yang tinggi dalam mencetak,dll
d. Dapat menggandakan dokumen dengan kertas tipis
d. mesin stensil adalah mesin kantor yang di gunakan untuk menggadakan
dokumen. Berikut cara kerja mesin stensil
e. mesin pemindai (scanner) adalah mesin yang di gunakan untuk memindahkan
sebuah dokumen baik tertulis, foto,dll. Manfaat mesin pemindai:
a. membuat penyimpanan dokumen lebih praktis
b. meminimalkan risiko dokumen hilang
c. menghemat tempat dan lebih awet

C. Mesin untuk menyimpan data atau informasi

Mesin yang digunakan untuk menyimpan data atau informasi.
1) mesin penghancur kertas (papper shredder)
adalah mesin yang digunakan untuk menghancurkan dokumen berbentuk
kertas yang sudah tidak terpakai.
2) mesin OHP/ overhead projector
adalah mesin yang di gunakan untuk memproyeksikan gambar dan tulisan
pada papan layer.
3) proyektor LCD / liquid crystal display
adalah presentasi yang ditayangkan dengan OHP dapat di buat atau ditulis
langsung pada lembar film transparan.
4) mesin presensi pegawai
adalah mesin yang digunakan untuk menandai data presensi pegawai kantor.
5) perforator
adalah alat untuk melubangi kertas atau kartudan digerakkan oleh tenaga
manusia.
D. prosedur pengoprasian mesin mesin kantor
1. mesin Tik
prosedur penggunaan mesin tik manual dan elektronik cenderung mirip
a. duduklah dengan posisi punggung membungkuk atau punggung
menyandar pada sandaran kursi
b. duduklah tepat didepan mesin tik dan jangan memiringkan posisi tunuh
kekiri atau kekanan
c. jari jari tangan dibengkokan kemudian di letakkan dia tas barisan huruf
kedua(barisan A-S-D-F dan seterusnya)
d. jangan tempelkan telapak tangan pada mesin tik
e. kedua ibu jari tangan kiri dan kanan di letakkan berdampingan tepat diatas
papan spasi
f. kedua kaki di letakkan berdampingan diatas lantai, jangan rapatkan paha,
luruskan kaki kebawah dengan sikap yang sama, dam sebaiknya agak
menjorok ke muka
g. tangan tidak terlalu merapat ke badan

2. mesin penomoran (numberin machine)

a. prosedur tinta meliputi beberapa langkah antara lain:
1. tangkai mesin ditekan ke bawah lalu bantalan tinta di lepaskan dengan
menggunakan fixing lever
2. bantalan tinta di beri tinta khusus yaitu numbering machine
ink/duplikator
b. prosedur pengaturan nomor pertama dilakukan dengan menekan tangkai
mesin kearah bawah,kemudian menggeser kunci penyangganya agar
tangkai tetap tertekan pada posisi dibawah.Sementara itu,alasnya harus
menghadap kearah muka pengguna.
c. prosedur pembuatan nomor meliputi beberapa langkah,antara lain
sebagai berikut.
1. Siapkan kertas yang akan diberikan nomor.Utuk mendapatkan hasil yang
baik,sebaiknya kertas diberikan alas.
2. Tekan handle kearah bawah,lalu ujung plat penunjuk ditempakan pada
garis no yang tepat.
 Prosedur pembuatan nomor rangkap dan pembuatan nomor dengan digit kecil.

1. Cara membuat nomor rangkap pada mesin penomor adalah dengan menarik alat
pengatur entakan atau action indicator kearah luar dan meletakann dial indicator
pada posisi yang diinginkan.
2. Cara membuat nomor dengan digit kecil pada mesin penomor adalah dengan
membuat nomor yang terdiri atas tiga angka,tetapi menggunakan mesin
penomor yang memiliki digit 5,6,7.

3. pembuka surat (Letter Opener)

Alat pembuka sampul surat bekerja tanpa mengeluarkanyang bising.Cara
menggunakan pembuka surat atau letter opener,antara lain sebagai berikut.
a. Sampul surat diletakan diatas wadah.
b. Secara otomatis,alat pemotong surat akan memotong bagian pinggir sampul
surat.
c. Proses pemotongan berlangsung selama beberapa menit.

4. Mesin Penyalin Dikte (Transcribing Machine Dictaphone)

Prosedur pengoperasian mesin penyalin dikte antara lain sebagai berikut.
a. saat melakukan proses pendiktean atau perekaman,prosesnya sebagai
berikut.
1) Hubungan hand control dengan mesin master.
2) Hubungan dalam posisi ON.
3) Lakukan perekaman dengan menekan tombol record.
4) Hentikan tombol perekam setelah rekaman usai.
5) Tekan tombol playback.
6) Dengarkan (listen) hasil rekaman yang telah dibuat.

b. Proses yang dilakukan saat pelantikan, antara lain sebagai berikut.

1) Pasang foot control pada mesin.
2) Pasang earphone/loud speaker.
3) Tekan tombol playback, lalu dengarkan hasil rekaman.
4) Mulailah menyalin hasil rekaman
5) Jika dalam pelarian terjadi kesalahan,tekan tombol correction agar tulisan
yang salah langsung koreksi
 5. Komputer

Dalam pengoperasian komputer, dibutuhkan tiga elemen yang saling berkaitan

antara satu dan lainnya,yaitu hardware, software,dan brainware.

a. Hardware merupakan peralatan yang secara fisik dapat dilihat dan dipegang,serta
terdiri atas peralatan input(mouse dan keyboard), peralatan pemroses (CPU),dan
peralatan output (monitor dan printer).
b. Software merupakan kumpulan program/instruksi yang berfungsi menjalankan
komputer. Software terdiri atas dua hal,yaitu sistem operasi dan program
aplikasi.
c. Brainware merupakan orang yang mengoperasikan komputer secara langsung.

Berikut langkah-langkah booting

a. Pastikan semua kabel sudah terpasang dengan tepat.
b. Colokan kabel power komputer ke stopkontak.
c. Tekan tombol power CPU dan power monitor.
d. Komputer siap dioperasikan.

Kebalikan dari proses dari booting adalah shut down, atau proses
menonaktifkan/mematikan komputer.Langkah langkah shut down adalah sebagai
berikut.

a. Klik menu start.

b. Pilih menu shut down/turn off.
c. Lepaskan kabel power dari stop kontak.

Berikut pengoperasian komputer menggunakan keyboard dan mouse.

a. Pointer adalah gambar panah di layar yang diposisikan mengikuti gerakan mouse.
Fungsinya sebagai penunjuk untuk melakukan sesuatu.
b. Klik adalah proses menekan,lalu melepaskan tombol kiri mouse secara cepat
pada objek tertentu dilayar.Fungsinya untuk memilih objek.
c. Klik dua kali atau klik ganda adalah proses menekan,lalu melepaskan tombol kiri
mouse dua kali secara cepat pada objek dilayar. Fungsinya untuk menjalankan
program.
d. Klik kanan adalah proses menekan lalu, melepaskan tombol kanan mouse.
fungsinya untuk menampilkan daftar perintah, klik pada salah satu perintah
ditampilkan.
e. Drag dan drop adalah proses menekan tombol kiri mouse tanpa melepaskan nya
pada objek terpilih,lalu menggeser (drag) ke posisi lain dan melepaskan tombol
mouse (drop)

Berikut penjelasan detail masing masing tampilan layer pada computer.

a. Deskop, yaitu bidang utama di layer yang biasanya memiliki gambar atau foto
tertentu, serta memiliki gambar gambar kecil yang disebut dengan ikon.
b. Ikon, yaitu gambar kecil yang menjadi tombol pintas untuk menjalankan program
computer.
c. Start menu, yaitu menu untuk menampilkan daftar program computer untuk
dijalankan.
d. Taskbar, yaitu baris paling bawah layar.selain tombol start, ditampilkan pula
daftar program yang sedang dijalankan.
e. System tray atau nitification area, yaitu ikon ikon kecil di bagian sudut kanan
taskbar.Berfungsi untuk menampilkan status beberapa program.
f. Window/ jendela layar,yaitu kotak tampilan sebuah program yang dijalankan,
misalnya jendela My Computer yang di buka menggunakan mouse.

Berikut merupakan langkah langkah mengoperasikan komputer.

a. Setelah mengetahui bahwa program komputer dapat ditampilkan dengan

menekan tombol start, sebagaian program komputer juga ditampilkan dalam
bentuk gambar ikon dilayar.
b. Setelah itu,pilih program/kelompok program, misalnya kelompok accessories,lalu
arahkan pointer ke program tertentu yang ada di bagian kanan, misalnya
calculator,klik calculator untuk menjalankan program tersebut.
c. Untuk melakukan perhitungan,klik pada angka dan tanda perhitungan. Mouse
berperan dalam menjalankan perintah pengguna.
 Pada setiap tampilan program,akan tampak tiga tombol kecil di sudut kanan
atas yang memiliki fungsinya masing-masing berikut cara mengontrol jendela
program.

a. Close, yaitu menu yang dipilih untuk menutup jendela dan mengakhiri program.
b. Maximize/Restore. Pilih maximize untuk memperbesar jendela satu layar penuh
dan klik restore di posisi yang sama untuk mengembalikan jendela ke ukuran
sebelumnya.
c. Minimize, yaitu menu yang di pilih untuk menutup sementara jendela program.

6. Mesin Fotokopi
Prosedur pengoperasian mesin fotocopy,antara lain sebagai berikut.
a. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
b. Letakan kertas pada kaca tempat fotocopy dengan bagian tepi atas menempel
pada bagian tepi skala pada posisi yang tepat di tengah.
c. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
d. Tekan tombol cetak (start)
e. Jika sudah selesai, tekan tombol Off untuk mengakhiri proses pengopian.

7. Mesin Risograf
Prosedur pengoperasian mesin Risograf,di antaranya sebagai berikut.
a. Buat master cetakan dengan cara meletakkan dokumen asli ke area scanner pada
mesin risograf.
b. Setelah master dibuat, pastikan sampel cetakan sudah sesuai dengan pengaturan
yang diinginkan.
c. Masukan kertas pada baki.
d. Mulailah proses cetak dan jangan lupa mengatur kecepatan cetakan.

8. Mesin Penghancur Kertas (Paper Shredder)

Berikut beberapa prosedur pengoperasian mesin penghancur kertas (paper
Shredder)
a. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan. Saat memilah kertas yang akan
dihancurkan, jangan lupa lepaskan penjepit atau staples yang menempel pada
kertas.
b. Masukan kertas ke dalam mesin, kemudian tekan tombol ON agar mesin hidup
dan siap memotong.
c. Setelah proses penghancuran selesai,tekan tombol off dan ambil potongan kertas
yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

9. Mesin Pemindai (Scanner)

Mesin pemindai (scanner) dapat digunakan untuk memindai naskah dan foto.
Berikut prosedur pengoperasian mesin pemindai (scanner).

a. Memindai naskah
1) Siapkan naskah yang akan di gandakan.
2) Hidupkan mesin scanner, kemudian letakan, jalankan program software
scanner.
3) Jalankan Scansoft Omnipage Pro, kemudian lakukan pengaturan proses,
bahasa, sumber, deskripsi, dan metode export.
4) Klik start dan proses memindai berlangsung.
5) Bacalah proof dokumen yang sudah di pindai.
6) Simpan file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan

b. Memidai Foto atau gambar

1) Hidupkan mesin scanner, kemudian letakkan gambar di atas lensa.
2) Jalankan program Arcsoft Photostudio 2000 atau program mengolah gambar
lainnya.
3) Import gambar dengan mengklik ikon scanner, kemudian tekan tombol scan
dan proses pemindahan berlangsung.
4) Edit hasil pemindaian apabila diperlukan, kemudian tekan tombol clear agar
bisa menyimpan.
5) Pada menu file, pilih save as dan pilihlah tipe format gambar hasil
pemindahan.

10. Mesin Printer

 Berikut prosedur pengoperasian mesin printer.
a) Hidupkan laptop/computer.
b) Hubungkan printer dengan menggunakan kabel USB ke computer/laptop,
kemudian hidupkan printer.
c) Masukkan kertas dengan jumlah yang diinginkan ke dalam mesin printer.
d) Buka file yang dicetak.
e) Tekan tombol Ctrl + P untuk membuka perintah print.
f) Pada jendela print, pastikan name terisi sesuai dengan merek printer.
g) Pada page rage, atur halaman yang akan dicetak.
h) Ceklist All jika ingin semua halaman dicetak.
i) Ceklist current page untuk mencetak halaman yang sedang terlihat.
j) Pilih Ceklist Pages untuk memilih halaman tertentu untuk dicetak.
k) Copies untuk mengatur beberapa jumlah setiap halaman yang akan dicetak.
l) Untuk mengatur ukuran kertas pada printer, klik properties.
m) Apabila proses pengaturan telah selesai, klik OK untuk memulai proses print
naskah.
11. Mesin OHP (Overhead Projector)
Berikut prosedur pengoperasian mesin OHP
a) Susun rapi plastic transparan, kemudian beri nomor urut dan letakkan diatas
lensa OHP.
b) Hidupkan lampu OHP, kemudian perhatikan cahaya dan amati apakah
posisinya sudah tepat di layar.
c) Atur posisi dan ketepatan focus untuk memperoleh hasil visual yang baik.
d) Penerangan dalam ruangan distabilkan.
e) Gambar atau tulisan yang terlihat pada layar harus dapat dilihat oleh siswa
atau audiens dan tidak terhalang oleh benda apapun.
f) Selama menyampaikan materi, pembicara harus focus kepada audiens dan
menghindari untuk membaca tulisan pada layar.
g) Jangan menunjuk tulisan/gambar yang ada dilayar, tetapi tunjuklah
tulisan/gambar pada plastic transparan OHP.
h) Tunjukkan bagian materi yang sedang dibicarakan dengan menggunakan alat
penunjuk.
i) Jika dianggap perlu, tutuplah sebagian permukaan plastic transparan
menggunakan kertas, kemudian buka secara perlahan sesuai materi yang
dijelaskan.
 j) Jika diperlukan, tuliskan materi tambahan atau materi baru pada plastic
transparan untuk memperjelas proses pembelajaran.
k) Segera matikan OHP jika tayangan tidak diperlukan lagi.
l) Simpanlah lembar-lembar plastic transparan ke dalam map.

12. Mesin Stensil

Berikut prosedur pengoperasian mesin stensil.
a) Siapkan kertas yang akan diduplikasikan di tempat yang telah disediakan.
b) Tekan tombol power yang berada di bagian bawah mesin.
c) Tekan tombol up and down button yang berada di sebalah tombol power.
d) Letakkan master dokumen di tempat yang telah disediakan, kemudian
sesuaikan pengaturan mesin dengan ukuran master tersebut.
e) Sesuaikan pengaturan zoom, organize size, dan photo mode pada menu
utama.
f) Setelah mengatur pada menu utama, buatlah beberapa lembar cetakan.
g) Setelah hasil cetakan dinilai memuaskan, kemudian cetak lagi beberapa
lembar dokumen sesuai kebutuhan.

13. Mesin Penghitung Uang (Calculating Machine)

Berikut prosedur pengoperasian mesin penghitung uang.
a) Pastikan mesin penghitung uang sudah tersambung dengan aliran mesin.
b) Pastikan mesin tersebut dalam keadaan ON.
c) Pada mesin penghitung uang bermodel vacum, uang dapat langsung
dimasukkan ke dalam pengait.
d) Pada mesin penghitung uang bermodel friction, uang dapat dimasukkan ke
dalam tempat yang disediakan.
e) Cek display layar untuk mengetahui jumlah uang.

14. Mesin Laminating

Berikut prosedur pengoperasian mesin laminating.
a) Hidupkan mesin laminating dengan menekan tombol ON.
b) Panaskan mesin terlebih dahulu.
c) Pilih kecepatan sesuai dengan ukuran kertas.
d) Lapisi dokumen yang akan delaminating dengan plastik khusus yang bagian
permukaannya dilapisi lagi dengan kertas HVS.
 e) Lakukan uji coba terlebih dahulu pada kertas yan tidak terpakai. Jika hasilnya
dirasa sudah maksimal, letakkan dokumen yang akan dialminating dan tekan
tombol run.

15. Mesin Penjilid (Binding Machine)

Berikut prosedur pengoperasian mesin penjilid.
a) Pastikan mesin penjilid sudah tersambung pada aliran listrik.
b) Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
c) Atur skala ketebalan pasak pinggir dengan front paper stopper.
d) Atur skala lebar-sempitnya pisau binding dengan paper edge guide.
e) Atur skala lebar-sempitnya penjepit binding dengan slot.

16. Proyektor LCD

Berikut prosedur pengoperasian proyektor LCD.
a) Hubungkan proyektor dengan listrik menggunakan label power. Apabila
lampu indikator power berwarna orange, proyektor siap digunakan.
b) Buka penutup lensa, kemudian tekan tombol power selama dua detik pada
panel proyektor atau menggunakan remote. Tunggu sampai indikator
berwarna hijau dan display tampil penuh selama 10-30 detik.
c) Hidupkan peralatan yang menjadi input, seperti CPU, notebook, dan video
player. Tekan source (input) untuk memilih input yang akan ditampilkan atau
automatic source dalam kondisi ON. Tunggu 5-10 detik untuk pencarian input
terdekat.

17. Mesin Presensi Pegawai

Berikut langkah-langkah pengoperasian mesin presensi pegawai dengan metode
fingerprint.
a) Lakukan instalasi mesin fingerprint, kemudian daftarkan sidik jari pegawai ke
instalasi pendaftaran sidik jari. Selanjutnya, lakukan langkah verifikasi.
b) Jari yang digunakan pada saat pendaftaraan adalah jari telunjuk, jari tengah,
atau jari manis.
c) Cara menggunakan fingerprint yang tepat yaitu dengan menempelkan jari
secara merata pada bagian tengah layar.
 d) Apabila verifikasi berhasil, umumnya layar LED akan menjadi hijau selama
kurang lebih tiga detik dan mesin fingerprint akan mengeluarkan suara
“Terima kasih” atau “ Thank You”.

18. Mesin Pemotong Kertas

Berikut adalah langkah-langkah menggunakan mesin pemotong kerta.
a) Susunlah kertas yang akan dipotong dengan rapi.
b) Buka mulut mesin dengan cara memutar alat pemutar press kea rah kanan.
c) Masukkan kertas ke mulut mesin.
d) Tekan kertas dengan besi penekan dengan cara memutar pemutar besi
penekan kiri.
e) Pasang besi penyiku sesuai dengan ukuran kertas yang diinginkan.
f) Dorong lengan mesin ke depan sampai kertas yang ada di mulut mesin
terpotong seluruhnya.

E. Prosedur Pemeliharaan Mesin-mesin Kantor

Prosedur pemeliharaan mesin kantor umumnya meliputi hal-hal berikut.
1. Pemeliharaan (Maintenance)
Pemeliharaan mesin secara rutin perlu dilakukan agar mesin tidak cepat rusak
dan lebih awet. Upaya pemeliharaan dapat dilakukan dengan beberapa cara,
seperti pembersihan mesin secara teratur dan pengecekan secara berkala.

2. Reparasi (Repair)
Reparasi dapat dimaknai sebagai upaya perbaikan terhadap beberapa bagian
mesin yang telah rusak atau tua. Upaya reparasi dilakukan dengan tujuan
mengembalikan performa mesin seperti sediakala.

3. Peningkatan (Betterment)
Upaya peningkatan dapat diartikan sebagai upaya mengusahakan mesin agar
selalu dalam kondisi yang baik sehingga umur dan nilai guna mesin akan
bertambah. Upaya peningkatan dapat dilakukan dengan berbagai cara,
misalnya dengan mengganti komponen, suku cadang, atau perlengkapan
mesin.
 4. Penggantian (Replacement)
Upaya pengganti adalah proses menggantikan mesin-mesin lama yang telah
mengalami kerusakan berat, berusia tua, dan tidak dapat direparasi dengan
mesin-mesin baru yang lebih modern dan canggih.

5. Penambahan (Addition)
Penambahan dapat dimaknai sebagai tindakan menambah jumlah mesin
sejenis yang fungsinya sama dengan mesin lama apabila mesin lama tersebut
terlalu sering dipergunakan.

BAB III PENUTUP

 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa mesin-mesin kantor
sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahaan, karena
bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah
dalam mengerjakan suatu urusan di kantor/organisasi.

 Saran
1. Kantor sebaiknya peka dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat.
Kantor harus selalu up to date dalam penggunaan mesin-mesin kantor agar
pekerjaan kantor lebih efisien sehingga dapat menghemat fisik, uang dan
waktu.
2. Upaya yang dilakukan perusahaan ialah mengetahui data mesin-mesin
kantor yang dimiliki perusahaan, membuat perencanaan dan jadwal
pemeliharaan, surat perintah untuk pemeliharaan, menyediakan suku
cadang, serta membuat laporan pemeliharaan agar keadaan mesin-mesin
kantor dapat terkontrol dengan baik.