Pengertian Mesin Kantor

Mesin kantor ialah suatu perlengkapan yang berupa peralatan – perlatan yang biasa digunakan
sebagai tempat untuk mengumpulkan / menghimpun , mencatat , serta mengolah bahan – bahan
ataupun data dalam kegiatan ketata usahaan yang cara bekerjanya menggunakan tenaga elektrtik
ataupun magnetik .

Menurut wursanto , mesin kantor merupakan sebuah peralatan yang sifatnya mekanik , magnetis
ataupun elektris yang biasanya digunakan untuk mengumpulkan , mengetik , menggandakan
serta mengirim suatu keterangan kepada lembaga yang dibutuhkan atau yang saling berkaitan .

Jadi , dari pengertian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwasannya pengertian Mesin – Mesin
kantor adalah sebuah peralatan yang bersifat eletrik yang biasa digunakan dalam kegiatan
administrasi umum seperti , catat mecatat, mengetik , menggandakan dokumen dan mengirimkan
dokumen demi tercapainya tujuan perusahaan atau instansi .

Manfaat Mesin Kantor

Berikut ini merupakan mafaat yang didapat jika sebuah organisasi atau perusahaan menggunakan
mesin kantor, yaitu :

 Mesin kantor dapat membantu kegiatan dan pekerjaan kantor lebih efektif dan efisien
 Mesin kantor dapat Meningkatkan produktivitas pekerjaan
 Mesin kantor dapat Mempermudah dan mempercepat kegiatan atau aktivitas operasional
kantor
 Mesin kantor mempunyai nilai aset peralatan kantor

Pemeliharaan Mesin Kantor

Pemeliharaan atau perawatan sebuah mesin merupakan usaha yang dilakukan untuk
mempertahankan keadaan dan kondisi fisik maupun non fisik mesin dalam keadaan baik dan
prima terhadap benda atau mesin bergerak atau tidak dalam kurun waktu tertentu

Berdasarkan kurun waktu, pemeliharaan dan perawatan mesin kantor dapat dibagi menjadi 2
bagian, yaitu :
1) Pemeliharaan sehari-hari,
Merupakan kegiatan pengecekan, pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan setiap hari oleh
pegawai yang menggunakan mesin tersebut. Pegawai yang bersangkutan memiliki tanggung
jawab dari sebelum, saat, dan sesudah penggunaan terhadap mesin kantor tersebut .

2) Pemeliharaan berkala,
Merupakan kegiatan pengecekan , pemeliharaan dan perawatan yang dilakukan dalam jangka
waktu yang sudah ditentukan bersama atau yang sudah ditetapkam , contohnya pemeliharaan 1
kali seminggu, 1 kali sebulan 1 kali setahun atau yang lainnya. Ini tergantung dari kebijakan dan
kesepakatan bersama dari pimpinan perusahaan . Pemeliharaan atau perawatan pada mesin
kantor seperti ini biasanya dilakukan oleh para pengguna / pegawai pemakai mesin kantor
tersebut atau juga bisa meminta bantuan dengan orang lain seperti petugas teknisinya .

Manfaat Pemeliharaan Mesin Kantor

Ada beberapa manfaat yang diperoleh dalam pemeliharaan atau perawatan yang dilakukan
terhadap mesin kantor, yaitu :

 Cara untuk menghindari kerusakan atau gangguan dini pada mesin

 Menurunkan biaya pengadaaan karna usia pemakaian mesin lebih panjang
 Upaya pencegahan dari kehilangan karena digunakan secara terus menerus / kontinu
 Upaya pencegahan dari usaha penyimpanan yang tak terkendali

Jenis jenis Mesin Kantor

secara umum ada 3 jenis-jenis mesin kantor , yaitu :

1. Jenis mesin kantor berdasarkan tenaga penggerak

 Mesin manual , Merupakan mesin kantor yang dalam pengoperasian atau penggunaannya
menggunakan tenaga manusia , seperti kalkulator, stapler, pelubang kertas, dll.
  Mesin kantor bertenaga listrik/elektrik, Merupakan mesin yang pengoperasiannya dilakukan
dengan menggunakan daya dari listrik. Contoh mesin kantor elektrik seperti laptop, komputer,
printer, mesin fotocopy, kipas / ac , dll.

2. Jenis mesin kantor berdasarkan cara kerja komponen mesin

 Mesin mekanis , Merupakan mesin yang mana sistemnya beroperasi pada saat digunakan saja ,
dan juga mesin seperti ini bisa digerakkan secara sistem manual atau juga dengan menggunakan
daya listrik
 Mesin elektronik , Merupakan mesin yang sistemnya teraliri daya arus listrik dan terdiri dari
bahasa mesin, mesin seperti ini hanya dapat digunakan jika dialiri dengan daya listrik saja .

3. Jenis mesin kantor berdasarkan fungsinya

 Mesin penghimpun data dan informasi ( stapler) , pemisah (pemotong kertas atau kater),
pengolah data (komputer atau laptop), Mesin pencatat data dan informasi (faximile), mesin
pengganda (printer dan mesin fotocopy )dan lainnya .

Hal – hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin

kantor .
Menurut Drs. Moekijat ada 12 hal – hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin kantor , yaitu :

 Mesin yang akan digunakan harus benar – benar di perlukan / dipakai .

 Mesin nya harus berjenis praktis .
 Mesin tsb dapat mengurangi biaya pekerjaan .
 Mesin tersebut dapat mempercepat perkerjaan .
 Mutu mesin harus benar benar bagus .
 Mesin tersebut dapat mengurangi kesulitan dalam bekerja .
 Mesin tersebut dapat digunakan untuk bermacam – macam pekerjaan .
 Pemeliharaan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah .
 Mesin tersebut dapat digunakan sesuai mutu pegawai .
 Perlatihan untuk menggunakan mesin dapat dilaksanakan dengan mudah .
 Mesin harus cocok dengan perkerjaan .
 Menyediakan ruangan kantor untuk mesin tersebut

Factor – factor yang harus diperhatikan dalam memilih 

mesin kantor .
Ada 12 faktor – factor yang harus diperhatikan dalam memilih mesin-mesin kantor , yaitu :

 Cara penyelesaian dan pekerjaannya .

 Kebutuhan pegawai .
  Penghematan jumlah dan nilai waktu .
 Fleksibelitas penggunaan .
 Harga penanaman modal .
 Kemampuan kesatuan / perusahaan ( instansi ) .
 Nilai kemudahan .
 Referensi pegawai .
 Pengaruh terhadap syarat – syarat pegawai .
 Ramalan mengenai beban kerja .
 Kualitas pekerjaan .
 Keperluan untuk salinan data dan stabilitas .

Keuntungan dan kerugian pemakaian mesin – mesin

kantor .
• Keuntungan .

 Untuk penghematan tenaga pegawai .

 Untuk penghematan waktu .
 Meningkatkan penelitian dan mutu dari pekerjaan .
 Mengurangi rasa beban pegawai .
 Mencegah dari penyalahgunaan , contoh : mesin untuk menulis cepat .

• Kerugian .

 Mesin tidak dapat bekerja ketika diperlukan kecerdasan tinggi .

 Tingkat penyusutan mesin lebih tinggi .
 Biaya barang – barang keperluan kantor jarang terlihat ..
 Sulit mendapat operator mesin yang cakap .

Sekian informasi dari Penulis Mesin kantor beserta manfaat , jenis, pemeliharaan atau perawatannya
serta hal - hal yang harus diperhatikan dalam memilih mesin kantor.

Semoga apa yang penulis sampaikan pada artikel ini dapat bermanfaat bagi teman – teman semua yang
sedang dalam menumpuh pendidikan atau sedang menambah ilmu pengetahuan.

Bagi kalian yang ini mengikuti jejak website ini dan ingin terus mendapatkan notifikasi dari update nya
website ini, silahkan klik halaman facebook dibawah ini dan klik ikuti agar kalian mendapatkan notifikasi
artikel baru dari website ini . Sekian .

Enjoy . . . . . . . .
Secara sederhana, mesin kantor ialah alat penunjang untuk efisiensi pekerjaan. Mesin-mesin kantor
adalah sekumpulan alat yang berkerja secara mekanik, elektrik, dan atau magnetik untuk mencatat,
menghimpun, serta mengolah suatu data, bahan, atau keterangan dalam sebuah pekerjaan.

Manfaat Penggunaan Mesin Kantor

 Penunjang aktivitas dan pekerjaan kantor
 Meningkatkan produktivitas pekerjaan
 Mempermudah dan mempercepat kegiatan operasional kantor
 Sebagai aset peralatan kantor

Keuntungan

1. Menghemat biaya apabila digunakan sesuai kebutuhan secara maksimal

2. Menghemat tenaga dan waktu pegawai
3. Pengawasan kegiatan operasional mudah
4. Memudahkan dalam pelaksaan pengendalian, ketelitian, dan ketepatan
5. Dapat memuat keterangan lebih banyak daripada manual
6. Menghasilkan pekerjaan yang lebih baik dan rapi
7. Mengurangi kelelahan yang berdampak pada produktivitas pegawai
8. Mengurangi kebosanan pegawai jika dilakukan secara manual seperti menulis dengan tangan

Kerugian

1. Penyusutan beberapa jenis mesin sangat tinggi sehingga mengurangi produktivitasnya

2. Mesin tertentu mempunyai beban tinggi dalam hal pengadaan dan pemeliharaannya
3. Kesulitan merekrut operator mesin yang terampil dan handal sehingga berdampak pada biaya
pelatihan
4. Beberapa jenis mesin bahkan sulit diperbaiki jika terjadi kerusakan
5. Metode mesin tertentu tidak terlalu fleksibel sehingga sulit diterapkan di kantor

Jenis-Jenis Mesin Kantor

Mesin kantor memiliki beberapa klasifikasi atau penggolongan berdasarkan tenaga
penggeraknya, cara kerja komponen mesinnya, serta fungsinya. Ketahuilah klasifikasi tersebut
dengan membaca ulasan berikut ini:

a. Berdasarkan tenaga penggerak

 Mesin manual

Yakni mesin yang dalam pengoperasiannya menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.
Contoh mesin kantor manual: kalkulator, gunting, stapler, alat penomor, alat pemotong kertas,
dll.
  Mesin listrik/elektrik

Yakni mesin yang beroperasi dengan daya dari listrik. Contoh mesin kantor elektrik: komputer,
AC, mesin fotokopi, mesin kas.

Berdasarkan cara kerja komponen mesin

 Mesin mekanis

Yakni mesin yang rangkaian komponennya akan beroperasi hanya saat digunakan. Mesin ini bisa
digerakkan secara manual atau dengan tenaga manusia atau bisa digerakkan dengan daya listrik.

 Mesin elektronik

Yakni mesin yang komponennya bersifat elektronis atau terdiri dari bahasa mesin. Mesin hanya
dapat beroperasi jika dialiri daya listrik.

c. Berdasarkan fungsinya

Macam-macam mesin kantor berdasarkan fungsinya dibagi menjadi 8, yakni:

 Mesin penjilid (binding machine)

1. Mesin
penghimp
un data
dan
informasi

 Stapler (hecht machine)

  Mesin pembuka surat (letter opener)

2.
Mesin
pemisa
h

 Mesin pemotong kertas (paper cutter, guillotine)

 Mesin pelubang kertas/kartu (punch card machine)
 Mesin penghancur dokumen (shredder)
 Asahan pensil (pencil sharpener)
  Mesin hitung (calculating machine)

3.
Mesin
pengo
lah
data

 Komputer
  Mesin penomor (numbering machine)

4. Mesin pencatat data dan

informasi

 Pencatat uang kas (cash register)

  Mesin fotokopi

5. Mesin
penggand
a

 Mesin perekam sheet (sheet cuter, scanner)

  Telepon dan interphone

6.
Mesin
pengiri
m data
atau
inform
asi
(mesin
komun
ikasi)

 Faksimile
 Modem
 Handy talky (HT)
  Pengaman data (data safes)

7.
Mesi
n
peng
aman
dan
penya
man

 Kipas angin (fan)

 Air conditioner (AC)

 Tirai udara (air curtain)

  Mesin presensi

8. Mesin
pengontrol

 Close circuit television (CCTV)