Peralatan Kantor dan Fungsinya

Peralatan Kantor berfungsi untuk memudahkan dan meringankan pekerjaan

para karyawan di kantor. Dengan ketersedian semua alat kantor dalam sebuah
ruangan, maka pekerjaan dapat dilakukan secara efektif dan efisien.
Alat-alat kantor sendiri terbagi menjadi 2, yakni peralatan kantor dan
perlengkapan kantor. Secara sederhana peralatan kantor adalah alat yang
berjangka waktu pemakaian lama seperti misalnya mesin fotokopi, printer,
komputer dll.

Peralatan Kantor
1. Meja dan Kursi Kantor

Meja kantor dan kursi kantor merupakan

alat kantor wajib pertama yang pasti
dimiliki setiap kantor. Diatas meja kantor
umumnya terdapat peralatan komputer,
file-file pekerjaan dan peralatan pribadi
karyawan yang menunjang pekerjaan.

Meja dan kursi kantor biasanya didesain

sedemikian rupa dengan ketinggian yang
disesuaikan dengan standar tertentu agar
para pegawai nyaman dan tidak pegal
ketika berlama-lama beraktivitas menggunakannya.

2. Peralatan Komputer

Perangkat komputer terdiri dari mesin CPU,

layar komputer beserta perangkat input
seperti keyboard, mouse dan juga perangkat
output komputer.

Perangkat komputer berfungsi untuk

membantu pekerjaan-pekerjaan utama kantor
seperti pembuatan laporan, input transaksi,
pencatatan, penjadwalan, editing video
gambar dan sebagainya. 

Pada umumnya, perangkat komputer kantor jaman sekarang kebanyakan menggunakan

LCD tipis sebagai layar output berbeda dengan kantor-kantor jaman dulu yang
menggunakan komputer tabung yang memakan space di meja kantor.
3. Printer dan Scanner

Printer digunakan untuk mencetak

dokumen dari softcopy atau file menjadi file
dalam bentuk hardcopy yang tercetak
dalam kertas. Sedangkan, scanner adalah
alat yang digunakan untuk mengubah file
dalam bentuk hardcopy menjadi softcopy
dalam bentuk file di komputer.

Pada beberapa jenis printer, Fungsi

keduanya digabungkan atau dijual dalam 1 alat (mesin printer & scanner). Namun,
umumnya kedua mesin tersebut dijual dalam bentuk terpisah printer. 

4. Mesin fotokopi

Mesin fotocopy digunakan untuk menduplikasi

file yang terdapat pada hard copy atau kertas.
Pengadaan alat ini penting untuk menunjang
kecepatan kerja karyawan, terutama untuk
penduplikasian file-file laporan yang biasa
diserahkan ke atasan atau bagian lain.

5. Alat Penghancur Kertas (Paper Shredde)

Mesin penghancur kertas atau Paper

Shredde adalah alat yang digunakan untuk
menghancurkan kertas menjadi potongan-
potongan kecil. Tujuannya adalah untuk
mengamankan dokumen-dokumen penting
perusahaan.

Bila kertas tidak dihancurkan

dikhawatirkan kertas akan tercecer hingga tersebar pada orang-orang tidak bertanggung
jawab dan dimanfaatkan secara negatif. Bila kertas tidak dihancurkan salah-salah
informasi perusahaan nanti malah bocor melalui kertas gorengan.
6. Mesin Absensi

Mesin absensei adalah mesin yang digunakan untuk

pencatatan kehadiran karyawan dan
mengkalkulasikan laporannya secara otomatis.

Mesin absensi terdiri dari berbagai jenis mulai dari

mesin kertas ceklok, Mesin absensi Artificial
Intelligence atau kecerdasan buatan seperti mesin
absensi berbasis sidik jari atau fingerprint, face
recognition (pengenalan wajah), retina mata, rfid dan
sebagainya.

7. Pesawat Telepon dan Mesin Faks

Telepon digunakan untuk melakukan atau

menerima panggilan dari klien atau orang-
orang yang berkepentingan dengan
perusahaan.

Meskipun sudah terdapat berbagai macam

smartpone, penggunaan telepon pada
perusahaan menjadi wajib, terutama untuk
menjaga formalitas. Begitupun halnya dengan
mesin faksimile. 

8. LCD Proyektor

Lcd proyektor digunakan untuk

menampilkan resolusi layar lebih besar dari
ukuran layar komputer normal. Alat ini
digunakan ketika kita melakukan presentasi
dalam rapat perusahaan, baik itu dengan
petinggi perusahaan, tim ataupun klien-klien
perusahaan.
9. Kalkulator

Semua pekerjaan kantor harus dilakukan secara

cepat dan dinamis, salah satunya dalam urusan
hitung menghitung. Kalkulator penting untuk anda
yang bekerja di bidang keuangan atau perhitungan
yang lain. 

Dengan kalkulator penghitungan data-data

sederhana dapat lebih mudah dilakukan dan hasilnya
lebih bisa dipertanggungjawabkan daripada kita
menghitung manual menggunakan kertas.

10. Filling Cabinet

Filling cabinet adalah alat kantor yang digunakan

untuk melakukan penyimpanan arsip data. Alat ini
merupakan lemari dengan laci-laci kotak besar yang
tersusun vertikal yang dapat digunakan untuk
pengelompokan barang dan dokumen.

Filling cabinet umumnya terbuat dari besi dan dapat

dikunci sehingga kuat dan tidak mudah lapuk atau
terserang rayap yang dapat menghancurkan
dokumen.

Perlengkapan Kantor
Selain peralatan kantor, terdapat juga perlengkapan kantor untuk menunjang
penggunaan alat-alat kantor. Perbedaan antara peralatan kantor dan perlengkapan
kantor telah ditulis pada bagian atas artikel.

Perlengkapan kantor adalah alat-alat yang mendukung kinerja peralatan kantor,

perlengkapan kantor umumnya memiliki harga murah dan habis dipakai dalam waktu
singkat atau berjangka pendek. 

 Kertas
 Alat Tulis (Pulpen, Pensil, Spidol, Stabilo)
 Alat Penghapus (Tipe x, penghapus)
 Alat Perekat (Lem, Solasi dll)
 Penjepit Kertas
 Stapler dan lain lain