Kelompok 13 (Ruang LingkupPerjalanan Dinas / Itinerary)

Anggota :

1. Bunga Ayu DwiCahyani - 190412630115

2. Elvira Siswaning Cahyanti - 190412630132

PERJALANAN DINAS

A. Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari materi mengenai Ruang Lingkup Perjalanan
Dinas/Itinerary, peserta didik diharapkan :

1. Memahami pengertian dari Perjalanan Dinas.

2. Mengetahui Tujuan dari adanya Perjalanan Dinas.
3. Mengetahui dan mampu menjelaskan Macam-Macam Perjalanan Dinas
4. Memahami pentingnya peran Sekretaris Dalam Perjalanan Dinas
5. Mengetahui Dokumen – Dokumen Untuk Perjalanan Dinas dan Laporan Pembiayaan
Perjalanan Bisnis

B. UraianMateri

Pengertian Perjalanan Dinas

Perjalanan  : Suatu kegiatan yang dilakukan dengan bepergian kesuatu
tempat
Dinas   : Melakukan tugas dan melakukan kewajiban
PerjalananDinas  : Suatu kegiatan pimpinan yang dilakukan dengan bepergian ke
suatu tempat tertentu dalam rangka melaksanakan tugas
kedinasan ataupun kewajiban kantor.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan dapat diartikan
sebagai suatu kegiatan berpergian ke suatu tempat, dinas diartikan sebagai orang yang
memimpin suatu unit organisasi.
Menurut Herlambang dan Marwoto (2014:113) menyatakan bahwa
“perjalanan dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk mewakili
sebuah lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu, yang dibiayai
oleh lembaga atau perusahaan”.
Adapun menurut Lawalata (2012:95) “Untuk mengatur segala sesuatu yang
berkaitan dengan perjalanan dinas sudah tentu pimpinan sangat membutuhkan
seorang sekretaris. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih
memberikan manfaat dalam rangka perkembangan aktivitas instansi atau perusahaan.”
Menurut Hendarto dan Tulus haryono (2008:111) “sekretaris harus
mempunyai gambaran tentang semua hal yang berkenaan dengan perjalanan yang
harus direncanakan dan program dasar dalam pengurusan perjalanan dinas pimpinan
agar pimpinan tidak menemui kesulitan-kesulitan yang berarti di perjalanannya.

Tujuan Perjalanan Dinas

Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :
- Untuk pelaksanaan pengawasan di kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji
temu, pertemuan/rapat
- Untuk penjajakan kerjasama, dan
- Menghadiri acara seremonial ataupun kegiatan sosial.

Macam-Macam Perjalanan Dinas
1. Berdasarkan Wilayah
a. Perjalanan Dinas Domestic
Perjalanan melakukan suatu kegiatan atau kewajiban di dalam negeri.
b. Perjalanan Dinas Pimpinan hanya lingkup dalam negeri
Perjalanan melakukan suatu kegiatan atau kewajiban di dalam suatu kota
yang ada di negeri ini
c. Perjalanan Bisnis Antarkota dalam satu provinsi
Perjalanan melakukan suatu kegiatan atau kewajiban di kota dalam satu
wilayah provinsi
d. Perjalanan Bisnis Antarprovinsi
Perjalanan melalukan suatu kegiatan atau kewajiban di antarprovinsi
e. Perjalanan dinas internasional
Perjalanan melakukan suatu kegiatan atau kewajiban di luar negeri.
2. Berdasarkan transportasi yang digunakan
a) Perjalanan Dinas Lewat Darat
 Perjalanan dinas lewat darat bisa dilakukan dengan menggunakan
mobil perusahaan, travel, bus, atau kereta api.  Perjalanan dinas dengan
menggunakan mobil perusahaan dilakukan apabila jarak perusahaan
dan tempat tujuan relative dekat.  Perjalanan dengan menggunakan jasa
biro perjalanan ditetapkan apabila jarak perusahaan dengan tempat
tujuan relative jauh dan tidak akan mengganggu kondisi kesehatan
pimpinan
b) Perjalanan Dinas Lewat Laut
Perjalanan dinas lewat laut dilakukan dengan menggunakan kapal
apabila tersedia waktu yang panjang atau tidak mendesak.
c) Perjalanan Dinas Lewat Udara
Perjalanan dinas pimpinan lewat udara dengan menggunakan fasilitas
pesawat udara hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat
efektivitas dan efisiensinya. Mendesak atau tidaknya waktu dan urusan
yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah serta kondisi keuangan
perusahaan hendaknya menjadi pertimbangan untuk memutuskan
penggunaan alat trasportasi pesawat udara.  Bila pimpinan memiliki
waktu yang cukup longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu
urusan tertentu dan memungkinkan untuk ditempuh dengan
menggunakan fasilitas perjalanan lewat darat, sebaliknya
menggunakan jasa angkutan darat saja karena relative lebih ekonomis. 

Peran Sekretaris Dalam Perjalanan Dinas

Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan dinas antara lain :
 Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
 Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
 Mengatur tanggal keberangkatan.
 Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
 Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
 Mempersiapkan keperluan keuangan.

Mengatur Perjalanan Dinas

 Mengatur Perjalanan Dinas Menurut Lawalata (2012:96) “untuk mulai
mengatur perjalanan dinas pimpinan, sekretaris harus meminta waktu pimpinan untuk
mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan kebiasaan dan preferensi pimpinan
selama melakukan perjalanan dinas. Urutan tugas sekretaris dalam mengatur
perjalanan dinas pimpinan secara umum menurut Bosco (2010:100) adalah sebagai
berikut:

1) Mencari Informasi
- Maksud Perjalanan
- Tempat Tujuan
- Cara Perjalanan
- Waktu Perjalanan
- Peraturan Perjalanan Dinas
- Orang yang Akan Ditemui
2) Menyusun Rencana Perjalanan
3) Melakukan Persiapan

Daftar Perjalanan (Itinerary)

Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang
dilakukan pimpinan selama perjalanan. Sekretaris dapat bekerja sendiri, tetapi tetap
melakukan konfirmasi dengan pimpinan tentang segala sesuatu yang harus
dipersiapkan.  Hal ini perlu dilakukan karena biasanya pimpinan memiliki keinginan,
pemikiran, dan rencana tertentu berkaitan dengan perjalanan dinasnya. Sekretaris
paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan,
tembusan untuk wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk
sekretaris berfungsi sebagai arsip, apabila ada perubahan pada daftar tersebut
sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang tembusan.
Daftar perjalanan dinas memuat hal-hal sebagai berikut :
1) Waktu keberangkatan :hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2) Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama Negara untuk
perjalanan keluar negeri.
3) Jangka waktu perjalanan bisnis :jumlah hari/minggu/bulan.
4) Jenis transportasi yang digunakan.
5) Tujuan perjalanan bisnis.
 6) Kapan selesai atau tiba Kembali
Kegunaan daftar perjalanan dinas :
Daftar perjalanan sangat diperlukan oleh pimpinan ataupun administrasi
kantor atau sekretaris. Kegunaan daftar perjalanan dinas, yaitu :
1) Untuk pimpinan sebagai pedoman dalam melakukan perjalanan dinas.
2) Untuk wakil pimpinan sebagai petunjuk berapa lama menggantikan pimpinan.
3) Untuk administrasi kantor atau sekretaris sebagai pedoman dalam menangani
administrasi pimpinan selama pimpinan tidak di tempat.

 Contoh 1
ITINERARY
Cincinnati, Washington, Philadelphia, New York
June 22-26, 2006
Tuesday, June 22
6:10 p.m.          Leave Cincinnati –Union Station on National Limited. Car
D12,Lower 9. Your Ticktes are in your letter case.
Wednesday, June 23
7:40 a.m           Arrive Washington –Union Station. Reservation at the Carlton Hotel.
10:00 a.m.        Appointment with James C. Richardson at his office, 236 Fourteenth
Street. Contract in your portfolio.
12:30 p.m.        Luncheon engagement with Mr. Walters at The Mayflower

 Contoh 2:
DAFTAR PERJALANAN
Selasa, 25 Pebruari 2006
08.00        Berangkat dari kantor (dengan mobil perusahaan KT. 4375 DD)
12.00        Tiba di bandara Sepinggan
12.15        Berangkat dengan Merpati (MA-741) ke Jakarta
13.00        Tiba di bandara Soekarno Hatta Cengkareng Jakarta
14.00        Dijemput Nona Ponirah menuju Hotel Hilton (menggunakan
                 mobil Perusahaan)

Rabu, 26 Pebruari 2006

 09.00         Pertemuan dengan Presiden Direktur di ruang lobi hotel
11.00         Pertemuan dengan Mr. Ajimoto selaku mitra usaha
13.00         Rapat komisaris

Kamis, 27 Pebruari 2006

09.00         Pertemuan dengan Mrs. Penydari Philipp Ralin Electronics
11.00         Acara ramah tamah dan makan siang dengan relasi
13.30         Tiba di bandara Soekarno Hatta
14.15         Menuju Ke Balikpapan dengan pesawat Garuda

Dokumen – Dokumen Untuk Perjalanan Dinas

Dokumen perjalanan dinas adalah keterangan - keterangan yang melengkapi
perjalanan bisnis atau perjalanan dinas sesuai dengan tempat tujuan dan pekerjaan
yang akan dilakukan. 
Jenis Dokumen Untuk Perjalanan Dinas
1) Dokumen Internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh
perusahaan/kantor tempat seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal
ini adalah.
 Surat Tugas
Surat Tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang bawahan
untuk melakukan pekerjaan tertentu.
 Surat Perintah Perjalanan Dinas( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas adalah surat yang dikeluarkan oleh
suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang
ditujukan kepada bawahan untuk melaksanakan perjalanan dinas.
2) Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait
dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-
beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan dalam perjalanan bisnis.
- Paspor (Passport)
Paspor adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan
keluar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih
berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlakupaspor
 adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan
diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum
yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi
setempat. Macam-macam paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
A. Paspor Biasa( Normal Passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini
digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di
kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa
berlakunya adalah lima tahun.
B. Paspor Dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor
jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang
melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas keluar
negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar
Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor
tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih,
ditulisdengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
C. Paspor Diplomatic
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini
digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-
pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh
Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan
Bahasa Inggris.
D. Paspor Khusus
Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation
( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna
merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda
untuk staf PBB.
- Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk
mengunjungi suatu Negara tertentu dalam waktu tertentu. Visa
inidapatdiperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.
Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan
 stempel dalam salah satu lembaran paspor dari buku paspor. Hal ini
menunjukkan bahwa sipemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki
wilayah negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak
melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia
yang masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa :
 Visa untuk Wisatawan (Visitor Authorization)
 Visa untuk Para Pelajar (Student Authorization)
 Visa untuk Pegawai (Employment Authorization)
- Yellow Card
Yellow Card yaitu surat keterangan kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas
kessehatan yang menerangkan bahwa pemegang kartu tersebut dinyatakan
sehat / tidak mengidap jenis penyakit apapun.
- Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen
Kesehatan kepada warga negara yang akan keluar negeri. Kartu ini
menerangkan bahwa sipemegang bebas dari penyakit menular (cacar air,
kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat keluar negeri penyakit
harus dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis
imunited penyakit menular mempunyai jangka waktu tertentu, untuk cacar
(smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6 bulan,
tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan
untuk memasuki Negara manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari
Undang-Undang Kesehatan Internasional (International Health Regulation)
yang dikeluarkan oleh WHO
- Exit permit
- Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau
meninggalkan negara yang bersangkutan
- KTP
Identitas resmi penduduk sebagai bukti diri yang sah yang diterbitkan oleh
Instansi Pelaksana yang berlaku diseluruh Negara Kesatuan Republik
Indonesia. KTP wajib dimiliki oleh setiap penduduk yang telah berusia 17
tahun keatas, atau telah kawin/pernah kawin
- Tiket
 Adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan keluar
negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau
masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima
tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan
oleh Departemen Luar Negeri, sedangkan paspor  untuk umum yang tidak
untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
- Fiskal
Merupakan biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara
Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Fiskal adalah surat
keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral
Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat keluar
negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

PersiapanAkomodasi
Informasi-informasi dibawah ini biasanya diminta oleh pihak hotel, antara lain:
 Nama tamu yang akan menginap
 Jenis kamar yang diinginkan (Standard, Deluxe, Superior-single, double)
biasakan dengan jenis-jenis kamar yang sesuai dengan kapasitasnya.
 Tanggal dan waktu kedatangan (Check In) dan keberangkatan (Check Out)
pimpinan.
 Bagaimana cara pembayaran.

Laporan Pembiayaan Perjalanan Dinas

Langkah-Langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam menyusun
laporan keuangan perjalanan dinas pimpinan :
 Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kwitansi, bon, nota

 Mengelompokkan bukti-bukti pengeluaran

 Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut

C. Rangkuman

- Perjalanan Dinas merupakan suatu hal yang wajib dilakukan oleh sebuah
perusahaan karena dapat digunakan untuk melaksanakan pengawasan di
kantor cabang, seminar diklat, tender, janji temu, pertemuan atau rapat,
penjajakan kerjasama, menghadiri acara ceremonial ataupun kegiatan
sosial. Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia, perjalanan dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan berpergian kesuatu tempat, dinas diartikan
sebagai orang yang memimpin suatu unit organisasi.
- Tujuan dari adanya perjalanan bisnis yaitu Untuk pelaksanaan pengawasan di
kantor cabang, seminar, diklat, tender, janji temu, pertemuan/rapat, Untuk
penjajakan kerjasama, dan, Menghadiri acara seremonial ataupun kegiatan sosial
- Dalam perjalanan dinas ada banyak macamnya yaitu berdasarkan wilayah
meliputi( perjalanan dinas domestic, lingkup dalam negeri, antarkota
dalam satu provinsi, antarprovinsi, dan internsional ) ; berdasarkan
transportasi yang digunakan meliputi ( perjalanan dinas lewat darat, laut,
dan udara )
- Peran sekretaris dalam perjalanan dinas adalah mengetauhi maksud serta
tujuan perjalanan dinas, mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan,
mengatur tanggal keberangkatan, mengurus akomodasi, mempersiapkan
dokumen yang diperlukan, dan mempersiapkan keperluan keuangan.
- Dalam mengatur perjalanan dinas sekretaris harus meminta waktu
pimpinan untuk mendiskusikan hal-hal yang berkaitan dengan kebiasaan
dan preferensi pimpinan selama melakukan perjalanan dinas yaitu seperti
mencari informasi( maksud perjalanan, tempat tujuan, cara perjalanan,
waktu perjalanan, peraturan perjalanan dinas, dan orang yang akan ditemui
), menyusun rencana perjalanan, dan melakukan persiapan.
- Pada saat melakukan perjalanan dinas, diperlukan dokumen yang
mendukung untuk melengkapi sebuah perjalanan sesuai dengan tujuan dan
pekerjaan. Jenis dokumen perjalanan dinas yaitu Dokumen Internal yang
berisi surat tugas, surat perintah perjalanan dinas( SPPD ), Dokumen
Internal, Paspor, Visa, Yellow Card, KTP, Tiket, dan Fiskal.
D. TUGAS
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan jelas!

1) Apakah yang dimaksud dengan Perjalanan Dinas

2) Sebutkan tujuan utama dari perjalanan dinas?

3) Apasaja dokumen eksternal yang dibutuhkan untuk melakukan perjalanan dinas?

4) Apa saja informasi yang terdapat dalam paspor?

5) Apa saja hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan akomodasi?

E. Kunci Jawaban
1) Perjalanan dinas adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang
ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan
dengan tugas pekerjaan untuk jangka waktu tertentu
2) Tujuan utama adanya sebuah perjalanan dinas yaitu :
- Untuk mengikuti tender proyek
- Untuk mengikuti perjalanan bisnis.
- Untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
- Untuk mengikuti diklat.
- Untuk mengadakan kunjungan kedalam maupun keluar negeri

3) Dokumen eksternal yang dibutuhkan dalam melakukan perjalanan dinas yaitu

Paspor, Visa, Surat keterangan fiscal, Exit permit, Sertifikat kesehatan. ,dan Tiket
transportasi

4) Informasi yang terdapat dalam paspor antara lain Nama Paspor, Nama pemegang,
Jenis Kelamin, Kewarganegaraan, Tempat, tanggal dan lahir, Tanggal dikeluarkan
paspor, Tanggal masa berlaku paspor, Kantor yang mengeluarkan paspor, Foto
pemegang paspor, Alamat, dan Lembar untuk exit permit atau visa

5) Hal yang perlu diperhatikan dalam mempersiapkan sebuah akomodasi adalah

Pemesanan kamar, Check in, Check out, Cara pembayaran, Lokasi/ tempat tujuan
perjalanan dinas, Lamanya perjalanan dinas, danJenis acara perjalanan dinas
F. Daftar Pustaka

amafenanda. (2015, november 3). https://amafenanda.blogspot.com/2015/11/administrasi-

perjalanan-dinas-sebagai.html. Retrieved from https://amafenanda.blogspot.com.

Anggraini, W. (2017). Prosedur perjalanan dinas pimpinan. Semarang: Universitas

Diponegoro.

Meigiza. (2015, June 12). http://351999.blogspot.com/2015/06/perjalanan-dinas-

administrasi-humas.html. Retrieved from http://351999.blogspot.com.

Newtonsix, Z. (2015, October 9). https://ujiansma.com/tujuan-tujuan-perjalanan-bisnis.

Retrieved from https://ujiansma.com.

Wulandary, C. (2017, October 27).

https://repository.bsi.ac.id/index.php/unduh/item/282632/File_10-BAB-II-Landasan-Teori-
(1).pdf. Retrieved from https://repository.bsi.ac.id/index.php.