MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi Semester Gasal Kelas XII Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Protokol :

- Definisi Protokol

- Azas Keprotokolan

- Tujuan Protokol

- Peran Keprotokolan

- Unsur Protokol

- Tugas dan Fungsi Protokol

- Syarat Petugas Protokol

- Sumber Protokol

- Aturan Keprotokolan

- Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan
mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi aturan-
aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.

Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut atau
diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode
keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang
“Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1. Azas kebangsaan

Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang beraneka
ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.

2. Azas ketertiban dan kepastian hukum

Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat melalui
kepastian hukum.

3. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan

Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan keselarasan

antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.
4. Azas timbal balik

Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.

5. Azas Keagamaan

TUJUAN KEPROTOKOLAN

- Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

- Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

- Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

- Membuat kegiatan lebih berkesan

- Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

- Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN

- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta aman.

- Penentu keberhasilan suatu acara

- Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

- Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN

- Tata Cara

Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara tertentu.
Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan
menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.

- Tata Krama

Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan yang
disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.

- Aturan-Aturan Adat Kebiasaan

Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap negara.
- Tata Penghormatan

Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam suatu
acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan acara atau
upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta
anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan
kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di
lingkungan daerahnya.

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler

2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah atau
kepala instansi disuatu perusahaan

3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler

4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya

5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.

6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

Latihan Soal

1. Jelaskan pengertian keprotokolan!

2. Sebut dan jelaskan azas-azas keprotokolan, penjelasan menggunakan bahasa kalian sendiri!

3. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi kelancaran suatu acara!

4. Jelaskan menurut pendapat kalian, pentingnya fungsi pengorganisasian bagi suatu sistem
kekprotokolan!

5. Sebutkan peran dari keprotokolan!

FUNGSI PROTOKOL

1. Fungsi Perencanaan

Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan meliputi
pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.

2. Fungsi Pengorganisasian
 Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam suatu
acara

3. Fungsi Penggerakan

Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota yang
terlibat dalam suatu acara.

4. Fungsi Pengawasan

Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga rasa
jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.

5. Fungsi Pengkkordinasian

Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi setiap
anggota suatu sistem keprotokolan.

6. Fungsi Pengambilan Keputusan

Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil
perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS

PROTOKOL

- Memiliki kemampuan bahasa asing yang baik, dikarenakan berkomunikasi secara langsung
dengan pihak lain.

- Tidak harus menguasai bahasa asing yang baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi biasanya
sudah disediakan teks secara terstruktur

- Harus memahami ilmu komunikasi yang berhubungan dengan kemampuan untuk

mempromosikan atau mempertahankan citra positif suatu instansi atau perusahaan

- Harus memahami ilmu komunikasi tentang tata cara suatu acara, mulai dari persiapan,
pelaksanaan hingga evaluasi

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

- Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik

- Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain

- Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau
perusahaan

- Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima
pesan.

- Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi
lebih maju.
LATIHAN SOAL

1. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan hanya tepat digunakan untuk kegiatan
keprotokolan di lingkungan pemerintahan?

2. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di lingkungan sekolah dan sertakan contoh susunan acara
yang kalian ketahui!

3. Berikan pendapat kalian, apakah asas keprotokolan harus diterapkan untuk acara resmi
kenegaraan?

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas
protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa
kualifikasi tersebut antara lain :

1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula untuk
turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan
berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan lain
lain

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik

6. Mampu berpenampilan yang baik

7. Mampu berkomunikasi dengan efektif

ANDA DIMINTA UNTUK MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU ACARA DI BAWAH INI :

1. Acara kemerdekaan RI

2. Acara peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW

3. Acara hari Sumpah Pemuda

Susunlah susunan acara menurut versi Anda sendiri, praktikan diri Anda sebagai seorang protokol
yang disaksikan oleh Guru Pembimbing di luar kelas

ATURAN PROTOKOL

Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau kedudukannya
dalam negara, pemerintahan atau masyarakat

1. Peraturan tentang Keprotokolan

a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)

b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan

c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara
dan tata penghormatan

2. Peraturan terkait Keprotokolan

a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian

b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah

c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah

d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.

e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI

f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI

g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya

 h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS

i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota DPRD.

j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian kepala
daerah dan wakil kepala daerah

k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri

l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga
resmi.

CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN KEPROTOKOLAN MELALUI INTERNET ATAU
MEDIA BUKU TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I

- Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.

2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir
adalah yang dekat dengan pintu keluar.

3. Kanan adalah utama

4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang, urutannya
menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

- Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan menjadi
orang yang turun paling awal.

2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu. Orang yang
paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga
duduk disebelah tengah.

- Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

- Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan
demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

- Menghadiri perayaan hari kemerdekaan

1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima undangan
ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang

2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan

3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar

4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan

5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi

6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.

7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung

8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

- Diterima Pejabat Tinggi

Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak anda.
Lakukan langkah sebagai berikut :

1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini

2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima

3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol

4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau kedudukan
mereka dalam organisasi

5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop
organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang
bersangkutan.

- Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal

2. Isilah buku tamu yang disediakan

3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan tersebut

4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu

5. Dilarang keras merokok.

6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.

7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.

8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu

9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa memberi
kesempatan pada anggota

- Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila waktu
berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa
atu menodong.

- Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan

2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima

3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.

4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya
audiensi