Materi ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN KELAS XII Kurikulum 2013

- Ruang Lingkup Protokol :

- Definisi Protokol
- Azas Keprotokolan
- Tujuan Protokol
- Peran Keprotokolan
- Unsur Protokol
- Tugas dan Fungsi Protokol
- Syarat Petugas Protokol
- Sumber Protokol
- Aturan Keprotokolan
- Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan
mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi
aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara
kenegaraan.
Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang
dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan
bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan
perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan
keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1. Azas kebangsaan
Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang
beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang
dimilki oleh NKRI.
2. Azas ketertiban dan kepastian hukum
Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan
masyarakat melalui kepastian hukum.
3. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan
keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk
kepentingan bangsa dan Negara.
4. Azas timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.
5. Azas Keagamaan
TUJUAN KEPROTOKOLAN
o Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik
o Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara
o Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai
o Membuat kegiatan lebih berkesan
o Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat
o Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN
o Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi
o Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta
aman.
o Penentu keberhasilan suatu acara
o Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung
o Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN
 Tata Cara
Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu
acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan
tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah
ditetapkan sebelumnya.
 Tata Krama
Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta
perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.
 Aturan-Aturan Adat Kebiasaan
Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap
negara.
 Tata Penghormatan
Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain
dalam suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan
acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-
tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang
diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan
lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler
2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala
daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan
3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler
 4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan
daerahnya
5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi
protokoler.
6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

Latihan Soal
1. Jelaskan pengertian keprotokolan!
2. Sebut dan jelaskan azas-azas keprotokolan, penjelasan menggunakan bahasa kalian
sendiri!
3. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi kelancaran suatu
acara!
4. Jelaskan menurut pendapat kalian, pentingnya fungsi pengorganisasian bagi suatu
sistem kekprotokolan!
5. Sebutkan peran dari keprotokolan!

FUNGSI PROTOKOL
1. Fungsi Perencanaan
Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan
meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat
dalam suatu acara
3. Fungsi Penggerakan
Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-
anggota yang terlibat dalam suatu acara.
4. Fungsi Pengawasan
Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan
juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.
5. Fungsi Pengkkordinasian
Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama
bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan
hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada
suatu acara.
 PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL
HUMAS PROTOKOL
- Memiliki kemampuan bahasa asing - Tidak harus menguasai bahasa asing
yang baik, dikarenakan berkomunikasi yang baik, dikarenakan pada saat
secara langsung dengan pihak lain. berkomunikasi biasanya sudah disediakan
teks secara terstruktur
- Harus memahami ilmu komunikasi yang - Harus memahami ilmu komunikasi
berhubungan dengan kemampuan untuk tentang tata cara suatu acara, mulai dari
mempromosikan atau mempertahankan persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi
citra positif suatu instansi atau perusahaan

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

 Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
 Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain
 Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau
perusahaan
 Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima
pesan.
 Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan
menjadi lebih maju.

LATIHAN SOAL
1. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan hanya tepat digunakan untuk
kegiatan keprotokolan di lingkungan pemerintahan?
2. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di lingkungan sekolah dan sertakan contoh
susunan acara yang kalian ketahui!
3. Berikan pendapat kalian, apakah asas keprotokolan harus diterapkan untuk acara
resmi kenegaraan?

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang
petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara
optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :
1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut
pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib
dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan
sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban
dan lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif
 ANDA DIMINTA UNTUK MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU
ACARA DI BAWAH INI :
1. Acara kemerdekaan RI
2. Acara peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW
3. Acara hari Sumpah Pemuda
Susunlah susunan acara menurut versi Anda sendiri, praktikan diri Anda sebagai
seorang protokol yang disaksikan oleh Guru Pembimbing di luar kelas

ATURAN PROTOKOL
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan
atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat
1. Peraturan tentang Keprotokolan
a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)
b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan
c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata
upacara dan tata penghormatan
2. Peraturan terkait Keprotokolan
a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian
b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah
c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu
kebangsaan.
e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI
f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI
g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya
h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS
i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan
anggota DPRD.
j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan
pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah
k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri
l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau
lembaga resmi.

CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN KEPROTOKOLAN

MELALUI INTERNET ATAU MEDIA BUKU TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN
ATURAN DASAR PROTOKOL

ATURAN DASAR PROTOKOL I

 Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan
tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
3. Kanan adalah utama
4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat
orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan
seterusnya.

 Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat
dan menjadi orang yang turun paling awal.
2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih
dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang
terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

 Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

 Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung.
Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari
mobil dan sebaliknya.

ATURAN DASAR PROTOKOL II

 Menghadiri perayaan hari kemerdekaan
1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila
menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan
juga hal ini bila anda tidak datang
2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan
3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar
4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan
5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi
6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.
7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung
8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.
ATURAN DASAR PROTOKOL III
 Diterima Pejabat Tinggi
Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak
anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini
2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol
4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau
kedudukan mereka dalam organisasi
5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas
berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada
pejabat yang bersangkutan.

 Saat Audiensi
1. Datanglah setengah jam lebih awal
2. Isilah buku tamu yang disediakan
3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah
peraturan tersebut
4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu
5. Dilarang keras merokok.
6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.
7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu
9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan
lupa memberi kesempatan pada anggota

 Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan.
Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan
sampai terkesan memaksa atu menodong.

 Usai Audiensi
1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan
2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima
3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas
protokol.
4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu
terlaksananya audiensi
 Materi Administrasi Humas dan Protokoler (AHP) SMK Jurusan Adm
Perkantoran
by isma riasah | di 16.57 |

1. ADMINISTRASI HUMAS DAN PROTOKOLER

A. PENGERTIAN ADMINISTRASI DAN HUMAS

Administrasi adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan, seurat

menyurat, ketatausahaan dalam sebuah organisasi yang dilayani secara prima/intensif
pada suatu organisasi.

Organisasi adalah sekumpulan orang dalam sebuah wadah yang memiliki tujuan
yang sama.

Humas adalah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling

pengertian dan membangun citra positif organisasi/lembaga.

Komunikasi adalah proses interaksi penyampaian pesan dari komunikator

(Penyampai pesan) kepada komunikan (Penerima pesan) secara langsung maupun tidak
lansung dengan media tertentu.

Ruang Lingkup Administrasi :

 Administrator

 Sarana dan Prasarana

 Tempat

 Biaya

 Tujuan
 Ruang Lingkup Humasy :

 Komunikasi

 Pesan

 Tujuan (target yang ingin dicapai)

 Media

 PR (orang yang melaksanakan humasy)

 Tempat (lokasi yang dipakai PR)

Tujuan humasy :

1. Adanya penguatan dan perubahan kognisi, apeksi dan perilaku komuikasinya

(sikomotori)

2. Terpelihara dan terbentuknya saling pengertian

3. Menjaga dan membentuk saling percaya

4. Memelihara dan menciptakan kerjasama

B. PENGERTIAN PROTOKOL, PROTOKOLER DAN KEPROTOKOLERAN

Dalam Pengertian luas, protokler adalalah seluruh yang mengatur pelaksanaan

suatu kegiatan baik dalam kedinasan / kantor maupun masyarakat.

Secara etimologis, istilah protokol dalam bahasa inggris “protocol”, bahasa

perancis “protocole”, bahasa latin “protocoll(um)” dan bahasa yunani “protocollon”

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang diletakan pada menu
skrip atau naskah sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang
semakin luas, yakni “keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen
persetujuan, perjanjian, dll dalam lingkup secara nasional maupun internasional.

Perkembngan selanjutnya protokol berarti kebiasaan – kebiasaan peraturan-

peraturan yang berkaitan dengan formalitas tata aturan dann etiket dipomatik.
Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan intuisi pemerintahan dan berlaku secara
universal.

Pengertian enurut UU No. 9 tahun 2010 tentang keprotoklan, yaitu “keprookolan

adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dalam aturan dalam acara kenegaraan
atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau
kedudukannya dalam negara pemerintahan atau masyarakat”.

UU No. 9 Tahun 2010 tentang keprotokolan adalah pengganti UU No. 8 tahun

1987 tentang protokol yang sudah dianggap tidak sesuai dengan zaman.

BAB I

KETENTUAN UMUM

Pasal I

Dalam UU ini yang dimaksud dengan :

1. Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan

dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara dan
tata penghormatan. Sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan
jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara pemerintahan atau pmasyarakat.

2. Acara kenegaraan adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh

oanitia negara secara terpusat, dihadiri oleh presiden dan/atau wakil presiden serta
pejabat dan undangan lain.
 3. Acara resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah
atau lembaga neara dalam melaksanakan tugs fungsi tertetu dan dihadiri oleh ejabat
negara dan/atau pejabat enerintah serta undangan lain.

4. Tata tempat adalah pengturan tempat bagipejabat negara, pejabat

pemerintahan, pejabat neara sing dan atau organisasiinternasional serta tokoh
masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan aau acara resi.

5. Tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara

kenegaraan atau acara resmi.

6. Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian

hormat bagi ejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara sing, dan atau
organisasi internasional dan tokoh masyarakat terntentu dalam cara kenegaraan atau
acara resmi.

7. Pejabat negara dalah pimpinan dan anggota lembaga negara

sebagaimana dimaksud dalam UUD Negara Reublik Indonesia tahun 1945 dan pejabat
negara yang secara tegas ditentukan dalam UU.

8. Pejabat pemerintahan adalah pejabat yan menduduki jabatan tententu

dalam pemerintahan, baik dipusat maupun di daerah.

9. Tamu negara dalah pemimpin negara asing yang berkunjung secara

kenegaraan, resmi atau pribadi ke negra indonesia.

10. Tokoh masyarakat tertentu adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan

kdudukan sosianya mendapat pengaturan keprotokolan.

11. DPRD adalah lembaga perwakilan rakyat darah sebagai penyelenggara

peerintahan daerah.

Asas Asas Protokol

 Dalam keprotokolan negara Republik Indonesia terdpat asas-asas yang mengatur
keprotokolan yang harus dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol atau
protokoler. Yakni, asas kebangsaan, asas keterlibatan dan kepastian hukum, asas
keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan dan asas timbal balik.

1. Asas Kebangsaan

Yang dimaksud dengan asas kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat
dan watak bangsa indonesia yang pruralistik (Kebinekaan) dengan tetap menjaga rinsip
NKRI

2. Asas ketertiban dan kepastian hukum

Dalam hal ini yang dimaksud dengan ketertiban dan kepastian hukum adalah
keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya
kepastian hukum.

3. Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan

Dalam hal ini yang dimaksud keseimbangan kesesuaian dan keselarasan adalah
keprotoklan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keslarasan antara
individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara.

4. Asas timbal balik

Pada asas ke-empat ini yang dimaksud dengan timal baik adalah keprotokolan
diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.

TUJUAN PROTOKOL

Selain asas-asas protokol terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri
antara lain :

1. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintah, perwakilan

negara asing dan/atau organisasi internasional serta tokoh masyarakat tertentu
 dan/atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam neara, pemerintah dan
masyarakat.

2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar
dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional
maupun internasional.

3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.

PERAN PROTOKOL (KEPROTOKOLAN)

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang

dilaksanakan oleh organisasi atau institus. Disamping itu, protokler juga merupakan
bagian yang merekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja
terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung
tugas kepemimpinan baik tingkat lokal maupun nasional.

Pern protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan
tamu duduk atau penyambutan tamu saja, namun protokol memiliki peran selain
menjadi koordinator kegiatan/acara seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi
dengan beberapa pihak terkait. Seorang protokol juga harus bertinak sebagai mediator
bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan
semua piak yang terlibat.

UNSUR – UNSUR PROTOKOL

Aktifitas keprotokolan secara lebih luas terdiri dari 5 hal, yakni :

1. Tata ruang

Tata ruang adalah pengaturan ruangan yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas. Ruangan harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan tergantung jenis
aktifitas. Didalam taa ruang ini terdiri dari perangkat keras dan perangkat
 lunak. Perangkat Keras sebagai macam perlengkaan yang dipergunakan untuk maksud
suatu kegiatan berupa meja, kursi atau sofa, sound system atau public adress,
dejorasi, permodalan, bendera, taman, dll.Perangkat Lunak yaitu personl yang terkait
dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti penerima tamu, pemanu acara,
petugas keamanan, petugas konsumsi, dsb.

Dalam prakteknya, protokoler harus memperhatikan segala sesuatunya dengan sangat

detail. Misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain :

a. Ruangan harus sesuai dengan kebutuhan

b. Papan nama petnjuk yang diperlukan

c. Tata suara yang memadai disesuaikan dengan tata ruang an tempat

d. Tata lampu yang mecukupi kebutuhan

2. Tata upacara

Tata tempat adalah urutan kegiatan yauti bagaimana suatu acara harus disusun sesuai
dengan jenis aktifitasnya. Untuk keperluan tersebut harus memperhatikan :

a. Jenis kegiatan

b. Bahasa penganta yang diperlukan

c. Materi aktifitas

dalam tta upacara haruslah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan
upacara personil penyelenggaraan dan alat penunjang lain. Untuk menguasai acara
misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatanmereka
yang akan memberikan sambutam. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan
kesediaan atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu
sebelum acara. Untuk kelancaran suatu upacara diperlukan pula seorang stage
manager yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dengan pelaksana
acara.
3. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa inggris preceande yang
artinya urutan. Yang dimaksudkan disini adalah aturan berdasarkan prioritas, atau
siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah
ketentuan atau norma yang berlaku dalam dal tata duduk para pejabat yang biasnya
didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat ang bersangkutan. Kedudukan
administratf / struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia
diatur dengan keputusan presiden nomor 265 tahun 1968.

Adapun aturannya,terdaat pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam prseance

antara lain :

a. Golongan very importam person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabata atau
kedudukannya.

b. Golonga Very Importan Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatnya,
mislanya bangsawan.

Pedoman Dalam Preseance :

1. Aturan dalam preseance

a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan atau
mendahului.

b. Jika orang-orang dalam posiis duduk atau berdiri berjajar yang palng penting adalah
mereka yang berdiri disebelah kanan.

2. Aturan Umum Tata Tempat

a. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap sebagai empat pertama adalah orang
yang menghadap pintu keluar sedangakan untuk yang duduk didekat intu dianggap
sebagai tempat paling terakhir.
b. Dala pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi) yakni jika orang – orang
tersebut belajar pada garis yang sama maka tempat sebelah kanan diluar atau tempat
yang paling tengah adalah yang paling utama.

3. Aturan Tempat Duduk

Aturan tempat duduk diatur menurut auran sebagai erikut :

a. Yang didahlukan adalah tempat duduk yang paling tinggi

b. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang utama,
sebelah kanan merupakan rutan nomor 2 sedangkan urutan sebelah kiri urutan nomor
3.

4. Aturan urutan memasuki kendaraan

Selanjutnya ialah urutan memasuki kendaraan untuk undangan resmi atau kenegataan
diperlukan perhatian dan penganganan khusus bahkan perencanaan yang sangat
matng. Tipe kendaraan juga bahkah mempengaruhu pengaturan tersebut. Untuk
mengemudiun ia juga harus mengenal pengetahuan protokoleryang juga akan
mempengaruhi penampilannya.

Ada beberapa cara bagaimana memasuki kendaraan, yaitu sebagai berikut :

a. Pesawat Udara

Sesorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir
sedangkan ketika menuruni pesawat, orang yang utama tersebut akan turun lebih
dahulu.

b. Kapal Laut

Seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan tuun terlebih
dahulu juga.

c. Kendaraan Mobil atau Kereta

 Seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan akan
mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur
sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang tidak memungkinkan, hal
tersebut merupakan suatu hal perkecualian

d. Untuk letak kendaraan, hendaknya dihadapkan ke kiri. Hal ini berarti arah kendaraan
yang akan menuju berada di sebelah kiri.

e. Seseorang yang utama duduk ditengah duduk di sebelah kanan sedangkan yang
berikutnua disebelah kiri.

f. Apabila telah sampai ke tempat tujuan, dan akan turun, hedak nya kendaraan
dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkna orang utama untuk dapat turun
terlebih dahulu.

g. Jika penumpang mobil 3 orang dan duduk dibelakang, maka orang yang pling
terhormat duduk di sebelah kanan, orang kedua duduk paling kiri dan orang ketiga
duduk di bagian tengah.

h. Jika mobil memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang. Karena ada
tambahan bak ditegah, maka bak yang kedudukannya yang lebih tinggi meduduki di
sebelah kanan kirinya.

4. Tata busana

Tata busana ialah pakaian ayng harus dikenakan pada suatu aktifitas protokoler, baik
oleh pejabat, undangan ataupun pelaksana kegiatan.

Tata busana harus ditentukan an dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan
baik formal maupun nonformal.

Adapun jenis tata busana yang perlu diketahui antara lain :

a. Pakaian sipil lengkap

b. Pakaian sipil harian

c. Pakaian dinas lapangan

d. Pakaian dinas harian

e. Pakaian dinas upacara

f. Pakaian resmi jabatan

g. Pakaian nasional / pakaian organisasi

h. Toga

5. Tata warkat

Tata warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu
kegiatan. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :

a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah dipersiapkan sesuai dengan
jenis keperluan kegiatan.

b. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kepastian tempat, kepetingan serta tujan
yang ingin tercapai sendiri.

c. Bentuk undangan sepadat mungkin, dilakukan untuk setiap jenis kegiatan baik
mengenai formt isi, dsb

d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik
mengenai nama, pangkat, jabata maupun alamatnya.

e. Dalam perlu dijelaskan bahwa undanan tersebt diperuntukkan beserta istri/suami

atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan berlaku
untuk beberapa orang.

f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah

penempatan duduk.
g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang akan dikenakan.

h. Menentukan batas akhir aktu penerimaan tamu.

i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidakhadirannya.

(RSVP : respindez sil vous plaiz)

j. Undangan dikirim dalam waktu reltif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan
kegiatan. Contohnya seminggu sebelumnya.

Selain Ke-5 aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam melaksanakan
keprotokolan. Hal-hal yang akan mennjang dan menentukan keberasilan dalam
melaksanakan kegiatan, antara lain :

Tata cara : Setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib dan hidmat serta
setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakuka harus berdasarkan aturan dan
urutan yang telah ditentukan.

Tata Krama : yaitu etiket dalam pemberian penghormatan

Aplikasi Aturan: Yaitu penerapan ketentuan peraturan peundang-undangan dibidang

keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan. Hal ini harus berlaku selaras
dengan situasi dan kondisi pada saat kegiatan.

TUGAS DAN FUNGSI BAGIAN HUMAS DAN PROTOKOLER

Bagian humas dan protokol menyelenggarakan fungsi pelaksanaan sebagian fungsi dan
pengkoordinasian pmbinaan di bidang informasi dan kehumasan yang meliputi
pengumpulan informasi dan pemberitaan, kegiatan keprotokolern sera
menkoordinasikan pembinaan rado siaran.

Tugas Bagian Humas Dan Protokol

 Melaksanakan dan mengkoordinasikan kegiatan dibidang informasi kehumasan dan
protokol yang meliputi pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio
siaran publik lokal serta keprotokoleran.

 Melaksanakan pembinaan, dan pengendalian kegiatan pengumpulan bahan pedoman

dan petunjuk teknis serta program di bidang informasi dan kehmasan sesuai dengan
rencana strategi pemerintah daerah / organisasi

 Melaksanakan koordinasi kebijakan dibidang informasi dan kehumasan

 Melaksanakan penanggung jawab dalam penylenggaraan publikasi hasil keiatan

pemerintah dan masyarakat.

 Melaksanakan penanggungjawan pelayanan umum peneenggaraan pemerintah daerah

dibidang informasi kehumasan dan keprotokolan

 Menjalin komunikasi dengan seluruh satuan kerja di lingkungan pemerintah daerah

agar tercapai iklim organisasi yang mendukung peningkatan kompetemsi organisasi
pemerintah secara keseluruhan.

 Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan akurat kepada
masyarakat, media massa dan instan pers sesuai dengan perundang-undangan yang
berlaku.

 Melaksanakan pembinaan dalam rangka perencanaan, pngorganisasian, pelaksanaan

dan pengenmabangan serta pengendalian/evaluasi dalam rangka kegiatan
pengumpulan informasi, pemberitaan dan pembinaan radio siaran serta kegiatan
keprotokolan.

 Melaksanakan pembinaan dan pengawasan urusan ketatausahaan di bagian humas dan

protokol.

 Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan

komputer/teknologi informasi

 Mmberikan penilaian DP3 kepada kasubag yang menjadi tanggung jawabnya.

 Menyimpan dan mengarsipkan dokumen kepegawaian termasuk surat keputusan lain
yang diberikan oleh asisten III sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Tugas Subag Pengumpulan Informasi

 Melaksanakan kegiatan pengumpuln data dan penyajian data

 Membuat dan menyiapkan media informasi cetak/visual dan media informasi luar
ruang

 Melakukan pengumulan data dan informasi untuk materi penerbitan media internal
Pemkab

 Mendistribusikan hasil produk media cetak ke berbagai pihak

 Menghimpun dan menyajikan kliping berita dari berbagai media cetak

 Melakukan analisis terhadap berita dan informasi yang dimuat di media cetak dan
elektronik

 Menjalin kerja dan mitra kerja dibidang informasi dan kehumasan

 Menghimpun dan menyiaokan materi dialog serta mengkoordinasikan kegiatan dialof

interaktif baik di radio maupu Televisi

 Membuat dan menyiapkan materi publikasi seperti pengumuman, iklan, tayangan

masyarakat dan adio spot.

 Melakukan pengawasan kegiatan kesenian serta pegelolaan gedung auditorium pemkab

 Melaksanakan kegiatan kearsipan

 Melaksanakan pengisian, penyimanan dan pemeliharaan data pegawai serta

menyiapkan dan melaporkan data kpeawaian secara berkala.

 Melayani administrasi surat - surat bagian humas baik surat keluar maupun surat
masuk.
 Melakukan pendataan dan pemeiharraan barang – barang inventaris daerah milik
bagian humas dan protokol

 Memberikan penilaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya

 Melaksanakan kegiatan lain ang dituaskan oleh kabag humas dan protokoler.

Tugas Subag Dan Pemberitaan Dan Pembinaan Radio Siaran Publik Lokal :

 Melaksanakan pendokumentasian kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya dalam

bentuk foto dan rekaman video

 Melaksanakan editing dan processing hasil dokumentasi kegiatan

 Memberikan pelayanan dokumentasi foto dan shooting video untuk kepentingan

pemkab berdasarkan ketentuan yang berlaku

 Melaksanakan peliputan kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya

 Menyusun press release sebagai bahan pemberitaan

 Menyusun naskah daily news untuk website lembaga

 Melaksanakan koordinasi dengan media massa dalam rangka penyebarkuasan informasi

pemberitaan

 Melaksanakan fungsi pembinaan terhadap radio siaran public lokal

 Melaksanakan koordinasi dengan berbagai stasiun radio bik pemerintah maupun swasta
dalam rangka publikasi berbagai kebijakan pemkab

 Memberikan penilaian kepada staff yang mnjafi tanggung jawabnya

 Melaksanakan tugas lain yang dibrikan kabag Humas dan Protokol.

Tugas Subag Protokol :

 Mempersiakan akomodasi protokoler kegiatan pemkab

 Mengatur layout atau tata letak posisi tamu undangan dan muspida pada rapat dan
acara resmi

 Mempersiapkan transit bagi muspida atau tamu penting lainnya

 Menyusun teks doa serta menyiapkan petugas doa dalam acara – acara seremonial
dilingkungan pemkab

 Mengatur penerimaan tamu di lingkungan pemkab

 Melaksanakan koordinasi dengan tamu dan mengatur jadwal kunjungan

 Melaksanakan koordinasi dengan SKPD ( Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang terkait
dengan kunjungn tamu

 Melaksanakan penjemputan dan mengatur tamu serta menyiapkan trasnsit bagi

pimpinan rombongan

 Mempersiapkan dan mengatur jalannya acaara yang berkunjung ke lembaga

 Menyiapkan, mengolah dan menyimpan data elektronik serta mengoperasikan

komputer

 Memberikan penialaian kepada staff yang menjadi tanggung jawabnya

 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kabag humas dan protokol.

SYARAT-SYARAT BAGI PETUGAS PROTOKOL

Kemudian hampir senada dengan yang diatas dalam beberapa literatur dapat
ditemukan, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting,
agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi
tersebut antara lain:
1. Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan
dituntut pula untuk memperhatikan kepentingan bidang lainnya.

2. Bisa mewujudkan dirinya sebagai aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang
kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan
guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas / acara.

3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus

melaksanakan sendiri.

4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan,

ketertiban, dan lain-lain.

5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik.

6. Mampu berpenampilan yang baik.

7. Mampu berkomunikasi dengan baik.

SUMBER- SUMBER PROTOKOL

1. Persetujuan Internasional

- Konggres Westphelia 1648

- Konggres Wina 1815

- Vienna Convention of Diplomatic Relation 1961

- Vienna Convention of Consular Relation 1963

2. Peraturan Perundang-undangan masing-masing Negara

3. Tradisi, adata istiadat dan kebiasaan setempat

4. Azas Timbal Balik

5. Kepribadian kepala negara

2. TATA CARA MENERIMA TAMU KANTOR
A. Pengertian Tamu Kantor

Tamu kantor adalah seseorang atau kelompok yang datang kesebuah

perusahaan untuk kepentingan tertentu. Salah satu tugas humas/sekretaris adalah
mengatur pertemuan antara pimpinan dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan
pimpinan. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu
pimpinan di kantor. Tetapi sebagai sekretaris/humas, tidak dapat menerima tamu
begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.

Dalam menerima tamu ada etika-etika yang harus kita ketahui, untuk
menciptakan suasana yang menyenangkan dilingkungan kerja tersebut agar tamu
merasa nyaman dan mempunyai kesan baik ketika melakukan kerjasama. Selain itu,
seorang sekretaris juga harus mengetahui dan memahami sifat, kedudukan atau
pangkat dan perilaku tamu yang datang ke kantor. Seorang humas wajib menanyakan
nama, keperluan dan mengantar tamu bertemu dengan pimpinan yang akan
ditemuinya.

B. Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menerima Tamu

Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris/humas
antara lain :

• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).

• Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri, tersenyum, dan bersalaman.

• Berikan sapaan ramah kepada tamu.

 Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor
adalah sebagai berikut :

1. Penanganan ruangan tamu, humas baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu,
khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :

• Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi.

• Lengkapi ruangan tamu dengan perlengkapan seperti :

- buku tamu

- kartu pengenal tamu

- majalah/Koran

- brosur/katalog perusahaan

- tempat sampah/asbak

• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

2. Tata cara mengantar dan melayani tamu:

 Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan. Misalnya melihat

penampilan fisik tamu dari atas sampai bawah.

 Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan
sikap yang ramah.

 Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau
bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.

 Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah
atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
  Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.

 Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih
dahulu.

 Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan
tamu yang sudah disediakan oleh kantor.

C. Hal-hal yang Harus dilakukan sekretaris saat menerima tamu kantor

Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :

a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh
dengan pintu.

b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.

c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara
dengan orang yang dimaksud.

d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.

e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.

 Ada beberapa etika menurut beberapa ahli :

- Menurut Sedarmayanti, etika sekretaris dalam menerima tamu, antara lain :

a. Bersikap sopan dan ramah

b. Berkepribadian menarik

c. Bijaksana

d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang
organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.

- Menurut Ursula Ernawati, etika sekretaris tamu kantor antara lain :

a. Berpenampilan rapi, bersih dan segar

b. Berperilaku sopan dan ramah

c. Ekspresi wajah yang hangat

d. Menghafal nama tamu

e. Senang bergaul dan luwes

f. Menjadi pendengar yang baik

g.Menjaga sikap tubuh agar tidak melakukan kebiasaan-kebiasaan jelek, seperti

menggigit kuku

h. Bersikap hormat kepada tamu

i. Memiliki semangat kerja yang tinggi

j. Nada suara yang enak dan jelas

k. Tenang dan menangani complain secara professional

l. Tidak menginterupsi pembicaraan tamu

m. Tulus melayani tamu

D. Cara pelayanan tamu kantor

Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh
karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal
beriku :

 Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.

 Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar
terjalin goodwill yang baik.

 Menyapa, menghormati, memberi bantuan dengan informasi yang tepat, dan

memberikan pelayanan sebaik-baiknya secara wajar.

 Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.

 Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu,
sesuai dengan kebijkan kantor.

 Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.

 Pandai-pandailah menetapkan pilihan sesuai dengan masalah yang di ungkapkan oleh

tamu dengan pejabat yang berwenang dan dapat menguasai masalahnya.

 Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat
meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki
tamu

Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu
kantor :

1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan,
sabar, dan percaya diri.
 2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika
menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.

3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya
tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan
menyambutnya.

4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada
yang bisa saya bantu”.

5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan
kesan ramah dan menyenangkan.

6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu
merasa benar-benar di perhatikan.

7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan
nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari
perusahaan mana?”

E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:

• Sikap sekretaris ketika berhadapan dengan tamu kantor:

No, Jenis Tamu Kantor, Kondisi atau sikap sekretaris

1. Tamu dengan perjanjian

Usahakan tamu menunggu sesingkat mungkin.

 Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.

2. Tamu tak dikenal

 Sapa dan tanyakan keperluanya.

 Bila tamu dapat diterima persilahkan duduk.

 Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji
terlebih dahulu.

3. Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya

 Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan
mengapa anda meminta hal tersebut.

 Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan dan sabar.

4. Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian

 Bersikap taktis untuk memprioritaskan penerimaan tamu sesuaikan dengan keperluan,

situasi kantor, dan kesibukan pimpinan

5. Anggota keluarga atau teman atasan

 Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan
bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.

6. Tamu yang tak diingikan

 Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.

 Apabila ia tetap menunggu meskipun anda telah berusah menggusirnya secara

halus,sikap yang tepat adalah tidak memperdulikannya, tetapi ingat jangan pasang
muka kecut atau judes.

7. Pramuniaga atau salesman

 Perlakukan dengan baik.

Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik

 Perlalukan sewajarnya waspada dan beriaplah membantu bila diperlukan.

 9. Anggota keluarga atau teman dekat sekretsris

 Terima secara wajar, tidak gaduh.

 Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang
tamu.

 Tidak dibenarkan menggobrol berlama-lama pada waktu jam kerja.

10. Tamu ketika atasan membatalkan janji  Meminta maaf dan jelaskan alasanya.

 Bila perlu ajukan untuk membuat perjanjian baru.

• Beberapa Petunjuk Umum Sebagai Sekretaris Dalam Melayani Tamu-tamu kantor:

 Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik
sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga
perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan
peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan
tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.

 Melayani tamu menurut kepentingannya.

• Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.

Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu
langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk
menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil
menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat
nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan
perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan
 persilakan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana. Jadi
tidak harus bertemu dengan pimpinan.

• Tamu yang datang untuk menawarkan barang atau jasa.

Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak
jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.

• Tamu yang ingin membeli barang.

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk
diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena
itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu
yang ingin membeli barang.

 Tamu aparat pemerintah.

a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin
mereka menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih
baik bila sekretaris memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin
bertemu untuk menanyakan suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum
jelas. Hal ini akan membawa dampak positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada
kepentingan perusahaan.

b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus

 Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol.
Dalam hal ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap
dipintu masuk dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap
sebelum para tamu turun dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara
penyambutan tamu agar segala sesuatu berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan
kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau cendera mata harus dipersiapkan.
Untuk tamu-tamu khusus pesanlah hotel yang berbintang kelas satu, supaya kalau
terjadi sesuatu diluar dugaan, perusahaan tidak dapat disalahkan.

 Tamu Teman Pimpinan

Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu
tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini
sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus
bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau
tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu
diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas
pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.

Contoh bentuk percakapan dengan tamu

 saat menerima tamu : “selamat pagi/siang/bapak/ibu( jangan menggunakan kata

sapaan seperti Mbak/Mas), ada yang bisa saya bantu”
 saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk
kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika
berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”

 saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini
pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya
pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom
maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau
saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau
besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).

F. Formulir Kedatangan Tamu

Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan
telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan
data dan informasi selanjutnya. Secara garis besar, form tamu berisikan data diri dan
maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form
kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang
bersangkutan.

Kesimpulan

Salah satu tugas Humas adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang
akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi
hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati
dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai
kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik
perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang
 sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja
yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.

C. TEKNIK PENYELENGGARAAN RAPAT

Rapat adalah berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pemikiran guna

melaksanakan urusan perusahaan atau organisasi. Rapat dilakukan karena orang-orang
yang melaksanakan pekerjaan yang berbeda-beda harus bekerjasama.

Hal hal yang harus diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat diantaranya :

 Melihat tuuan rapat

 Mempersiapkan peserta rapat

 Mempersiapkan ruangan rapat

 Membuat daftar acara

 Mempersiapkan bahan rapat

 Memperseiapka peralatan rapat

 Mengirimkan hasil rapat

 Melakukan pekerjaan – pekerjaan tindak lanjut

1. Unsur – unsur rapat

Secara umum, rencana rapat harus memenuhi unsur :

1. Why, mengapa rapat dielenggarakan ?

2. What, agenda rapat / materi yang akan dibahas ?

3. Who, siapa peserta rapat ?

4. Where, dimana rapat akan diselenggarakan ?

5. When, kapan rapat akan diselenggarakan ?

6. How, bagaimana rapat akan diselengarakan, formal atau semi formal ?

2. Memimpin Rapat

Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan organisasi atau perusahaan.

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan daam memimpin rapat diantaranya :

1. Memahami tujuan rapat

2. Mengetahui wewenang dan tugas pimpinan

3. Memahami setiap acara rapat

4. Menghubungi / menyiapkan notulen

5. Memahami perencanaan prosedur rapat

6. Mengatur petugas konsumsi dan akomodasi

7. Mempersiapkan perlengkapan rapat

8. Memeriksa undangan rapat

3. Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Berbicara sopan

2. Mengemukakan gagasan cemerlang

3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat

4. Mewakili kepentingan pimpinandengan baik

4. Hal hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat formal :

1. Membuat agenda rapat

2. Menentukan peserta rapat

3. Membuat undangan rapat

4. Membuat daftar rapat

5. Memperiapkan bahan rapat

6. Mempersiapkan peralatan dan penyelenggaraan rapat

7. Mempersiapkan ruang rapat

8. Mempersiapkan akomodasi

9. Mempersiapkan transportasi

10. Mempersiapkan konsumsi

11. Mempersiapkan unit kesehatan

12. Pengecekan persiapan terakhir

5. Fungsi pemimpin rapa :

1. Sebagai pengarah

2. Sebagai penengah

3. Sebagai penggerak

4. Sebagai pencari solusi

6. Peran sekretaris dalam rapat :

1. MC

2. Notulen

7. Jenis Jenis Rapat :

1. Rapat menurut tujuannya :

a. Rapat penjelasan

b. Rapat pemecahan masalah

c. Rapat perundingan

2. Rapat menurut sifatnya :

a. Rapat resmi

b. Rapat tidak resmi

c. Rapat terbuka

d. Rapat tertutup

3. Rapat menurut jangka waktunya :

a. Mingguan

b. Bulanan

c. Semesteran

d. Tahunan

4. Rapat menurut frekuensinya :

a. Rutin

b. Insidental

8. Syarat – syarat Rapat Yang Baik

1. Terbuka suasananya

2. Tidak ada monopoli

3. Partisipasi aktif dan pengawasan dari pimpinan

4. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi

5. Pertanyaan singkat dan jelas

6. Disiplin waktu

9. Tipe – tipe pemimpin rapat :

1. Otoriter

2. Demokrais

3. Leissez faire

10. Tipe – tipe peserta :

1. Pembri iformasi

2. Pemberi semangat

3. Inisiatif

4. Pemersatu
5. Penyerang

6. Perantara

7. Pendengar.

11. Membuat Catatan Hasil Pertemuan Rapat

a. Bentuk-bentuk catatan rapat dibagi menjadi 2 yaitu :

1. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditabah
ataupun dikurangi

2. Resume, yaitu catatan yang berisi kesimpulan-ksimpulan.

b. Fungsi catatan rapat :

1. Sebagai dokumen dan alat pembukian

2. Sebagai sumber informasi bagi peserta rapat yang tidak hadir

3. Sebagai dasar untuk pertemuan selanjutnya.

4. Sebagai alat pengingat.

c. Teknik Penusunan Notula Rapat :

1. Judul notula

2. Tanggal, bulan dan tahun diselenggarakannya rapat

3. Tempat dan waktu diselenggarakannya rapat

4. Nama pimpinan dan ekrearis rapat

5. Jumlah peserta yang diundang

6. Jumlah pesera yang hadir

7. Jumlah pesrta rapat yang tidak hadir

8. Acaa / agenda rapat

9. Jalannya rapat

10. Penandatanganan pembuat rapat

11. Pengesahan pimpinan rapat.

Label: ADM. Humas, Administrasi Humas Dan Protokoler, Administrasi Perkantoran

Kirimkan Ini Lewat EmailBlogThis!Berbagi Ke TwitterBerbagi Ke FacebookBagikan Ke Pinterest