HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

FINGKY. S.Pd

RUANG LINGKUP PROTOKOL :

1. Definisi Protokol
2. Azas Keprotokolan
3. Tujuan Protokol
4. Peran Keprotokolan
5. Unsur Protokol
6. Tugas dan Fungsi Protokol
7. Syarat Petugas Protokol
8. Sumber Protokol
9. Aturan Keprotokolan
10. Ruang Lingkup Tugas Protokol

SMK BINA WISATA LEMBANG

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORANHP
KELAS XI
DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN
Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas
catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional
maupun internasional.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang
didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi
maupun acara- acara kenegaraan.
Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan
kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa,
berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU
Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan
yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1. Azas kebangsaan
Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa
Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan
prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.
2. Azas ketertiban dan kepastian hukum
Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan
masyarakat melalui kepastian hukum.
3. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan),
kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan
masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.
4. Azas timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh
Negara.
5. Azas Keagamaan

TUJUAN KEPROTOKOLAN
1. Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik
2. Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara
3. Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai
4. Membuat kegiatan lebih berkesan
5. Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat
6. Membuat kegiatan lebih menarik
PERAN KEPROTOKOLAN
1. Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi
2. Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara
berjalanlancar serta aman.
3. Penentu keberhasilan suatu acara
4. Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung
5. Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara
tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN
1. Tata Cara
Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan
dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu
acara tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan menurut aturan atau adat
kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan sebelumnya.
2. Tata Krama
Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara,
serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.
3. Aturan-Aturan Adat Kebiasaan
Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal
oleh setiap negara.
4. Tata Penghormatan
Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap
orang lain dalam suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler,
persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan,
pejabat maupun tamu-tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan
akomodasi dan fasilitas yang diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan
pengaturan penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan
daerahnya.
URAIAN TUGAS PROTOKOLER :
1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler
2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi
kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan
3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi
protokoler
4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di
lingkungan daerahnya
5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di
seksi protokoler.
6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala
kantor.
Latihan Soal
1. Jelaskan pengertian keprotokolan!
2. Sebut dan jelaskan azas-azas keprotokolan, penjelasan menggunakan
bahasa kalian sendiri!
3. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi kelancaran
suatu acara!
4. Jelaskan menurut pendapat kalian, pentingnya fungsi pengorganisasian bagi
suatu sistem kekprotokolan!
5. Sebutkan peran dari keprotokolan!

FUNGSI PROTOKOL
1. Fungsi Perencanaan
Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan
dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan
digunakan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang
terlibat dalam suatu acara
3. Fungsi Penggerakan
Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong
anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.
4. Fungsi Pengawasan
Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan
pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi
peraturan.
5. Fungsi Pengkkordinasian
Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan
kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem keprotokolan.
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang
berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada
akhirnya digunakan pada suatu acara.
 PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL
HUMAS PROTOKOL
- Memiliki kemampuan bahasa asing - Tidak harus menguasai bahasa asing
yang baik, dikarenakan berkomunikasi yang baik, dikarenakan pada saat
secara langsung dengan pihak lain. berkomunikasi biasanya sudah
disediakan teks secara terstruktur
- Harus memahami ilmu komunikasi - Harus memahami ilmu komunikasi
yang berhubungan dengan kemampuan tentang tata cara suatu acara, mulai dari
untuk mempromosikan atau persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi
mempertahankan citra positif suatu
instansi atau perusahaan

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

1. Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
2. Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan
orang lain
3. Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu
instansi atau perusahaan
4. Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain)
yang menerima pesan.
5. Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau
perusahaan menjadi lebih maju.

Latihan Soal
1. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan hanya tepat digunakan
untuk kegiatan keprotokolan di lingkungan pemerintahan?
2. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di lingkungan sekolah dan sertakan
contoh susunan acara yang kalian ketahui!
3. Berikan pendapat kalian, apakah asas keprotokolan harus diterapkan untuk
acara resmi kenegaraan?
SYARAT PETUGAS PROTOKOL
Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi
seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat
diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :
1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing
dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang
kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan
kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus
melaksanakan sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan,
ketertiban dan lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif

ANDA DIMINTA UNTUK MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU

ACARA DI BAWAH INI :
1. Acara kemerdekaan RI
2. Acara peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW
3. Acara hari Sumpah Pemuda
Susunlah susunan acara menurut versi Anda sendiri, praktikan diri Anda sebagai
seorang protokol yang disaksikan oleh Guru Pembimbing di luar kelas
ATURAN PROTOKOL
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam
acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan
jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat
1. Peraturan tentang Keprotokolan
a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)
b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan
c. c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata
tempat, tata upacara dan tata penghormatan
2. Peraturan terkait Keprotokolan
a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian
b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah
c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara,
serta lagu kebangsaan.
e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI
f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI
g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya
h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS
i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan
pimpinan dan anggota DPRD.
j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan
dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah
k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri
l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari
institusi atau lembaga resmi.

CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN KEPROTOKOLAN

MELALUI INTERNET ATAU MEDIA BUKU TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN
 ATURAN DASAR PROTOKOL

Pengaturan tempat duduk

1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi
kedudukannya.
2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama
dan tempat terakhir adalah yang dekat dengan pintu keluar.
3. Kanan adalah utama
4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1),
empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-
2-1-5-3 dan seterusnya.

Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki
pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.
2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih
dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang
terpenting di paling kiri dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling
awal

Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung.
Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun
dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

- Menghadiri perayaan hari kemerdekaan
1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila
menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan
juga hal ini bila anda tidak datang
2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan
3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar
4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan
5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi
6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.
7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung
8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

- Diterima Pejabat Tinggi
 Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas
dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini
2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan
protokol
4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan
atau kedudukan mereka dalam organisasi
5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas
berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan
pada pejabat yang bersangkutan.

- Saat Audiensi
1. Datanglah setengah jam lebih awal
2. Isilah buku tamu yang disediakan
3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah
peraturan tersebut
4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu
5. Dilarang keras merokok.
6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.
7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu
9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan
jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

- Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur
pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto
bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu menodong.

- Usai Audiensi
1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan
2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima
3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas
protokol.
4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu
terlaksananya audiensi

Syarat-syarat Petugas Protokol

Syarat-syarat khusus standar yang harus dimiliki petugas protokol :
1) Bermental dan mempunyai kepribadian tinggi.
2) Berpengalaman luas dan memiliki pengetahuan di bidang keprotokolan dan ke
MC an.
3) Berdiplomasi sewajarnya bila perlu.
4) Rendah hati, ramah dan santun.
5) Senang bekerja sama.
6) Menguasai teknik persuasive.
7) Pandai menjaga rahasia.
8) Mempunyai daya ingat yang tinggi.
9) Mengerti bahasa nasioanl negaranya dan internasional (Bahasa Inggris) dan
memungkinkan menguasai lebih dari 2 bahasa.
10) Tahu bagaimana menolak permintaan orang lain, tanpa menyakitinya.

Ruang Lingkup Tugas Protokol

Keprotokolan meliputi 3 hal yaitu : Tata Upacara, Tata Tempat dan Tata
Penghormatan.
1) Tata Upacara
Tata cara sebagaimana yang terdapat upacara resmi kenegaraan,
penandatanganan perjanjian dan Konferensi Internasional.
2) Tata Tempat
Tata cara pengaturan tempat dudukdan urutan dalam upacara kenegaraan dalam
perjamuan makan dan lain-lain.
3) Tata Penghormatan
Tata cara dalam penempatan, penyebutan, dan perlakuan kepada orang sesuai
dengan tingkat kedudukan/pangkatnya.

Ruang Lingkup Protokol meliputi 7 hal, yaitu :

1) Penerimaan Tamu
2) Kunjungan Tamu
3) Perjalanan ke Daerah / Luar Daerah
4) Pengaturan Rapat / Sidang
5) Penyelenggaraan Resepsi / Sidang
6) Penyelenggaraan Upacara
7) Pernyataan Selamat (Congratulation) dan atau Bela Sungkawa (Condolence)