“PROTOKOL”

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan
mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi
aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara
kenegaraan.
Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang
dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan
bermasyarakat. Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan
perundang undangan di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan
keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1. Azas kebangsaan
Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang
beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang
dimilki oleh NKRI.
2. Azas ketertiban dan kepastian hukum
Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan
masyarakat melalui kepastian hukum.
3. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan
keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk
kepentingan bangsa dan Negara.
4. Azas timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.
5. Azas Keagamaan

TUJUAN KEPROTOKOLAN
 Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik
 Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara
 Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai
 Membuat kegiatan lebih berkesan
 Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat
 Membuat kegiatan lebih menarik
PERAN KEPROTOKOLAN
1. Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi
2. Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar
serta aman
3. Penentu keberhasilan suatu acara
4. Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung
5. Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN
 Tata Cara
Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara
tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut
dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan
sebelumnya.
 Tata Krama
Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta
perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.
 Aturan-Aturan Adat Kebiasaan
Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap
negara.
 Tata Penghormatan
Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam
suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan

acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-
tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang
diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan
lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.

URAIAN TUGAS PROTOKOLER :

1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler
2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala
daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan
3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler
4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya
5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi
protokoler.
6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor
 FUNGSI PROTOKOL
1. Fungsi Perencanaan
Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan
meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat
dalam suatu acara
3. Fungsi Penggerakan
Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-
anggota yang terlibat dalam suatu acara.
4. Fungsi Pengawasan
Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan
juga rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.
5. Fungsi Pengkkordinasian
Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi
setiap anggota suatu sistem keprotokolan.
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan
hasil perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada
suatu acara.

PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

HUMAS PROTOKOL
- Memiliki kemampuan bahasa asing - Tidak harus menguasai bahasa asing
yang baik, dikarenakan berkomunikasi yang baik, dikarenakan pada saat
secara langsung dengan pihak lain. berkomunikasi biasanya sudah disediakan
teks secara terstruktur
- Harus memahami ilmu komunikasi yang
- Harus memahami ilmu komunikasi
berhubungan dengan kemampuan untuk tentang tata cara suatu acara, mulai dari
mempromosikan atau mempertahankan persiapan, pelaksanaan hingga evaluasi
citra positif suatu instansi atau
perusahaan

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

1. Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
2. Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain
3. Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau
perusahaan
4. Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang
menerima pesan.
5. Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan
menjadi lebih maju.
SYARAT PETUGAS PROTOKOL
Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang
petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara
optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :
1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut
pula untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan
berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan
sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban
dan lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif

ATURAN PROTOKOL
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan
atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat.
1. Peraturan tentang Keprotokolan
a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)
b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan
c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata
upacara dan tata penghormatan
2. Peraturan terkait Keprotokolan
a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian
b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah
c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu
kebangsaan.
e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI
f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI
g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya
h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS
i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan
anggota DPRD.
j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian
kepala daerah dan wakil kepala daerah
k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri
l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau
lembaga resmi.
Ruang Lingkup
a. Tata ruang,
b. Tata upacara,
c. Tata Tempat,
d. Tata Busana,
e. Tata Warkat.

a. Tata ruang,
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung dari jenis
aktivitas.
1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan
untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public
address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya
2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka pelaksanaan suatu
kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas keamanan, petugas
konsumsi dan sebagainya.
Yang perlu diperhatikan :
1) Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)
2) Papan nama petunjuk yang diperlukan
3) Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat
4) Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu

diingat mengenai :
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan konsumsi
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di
lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu,
konsumsi, keamanan dan sebagainya
3) Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:
a) Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC
(1). Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi
(2). Volume suara yang konstan dan mantap
(3). Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia
maupun bahasa asing.
(4). Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan
dan mampu mengambil keputusan
(5). Sifat yang tidak mudah tersinggung
(6). Berkepribadian
 b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan acara,
oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca situasi.
c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik
d) Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena
kegiatan)
e) Pandai mengatur volume suara
f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan
komentar) pidato seseorang
g) Mampu menguasai massa

b. Tata upacara,
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus
disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus diperhatikan:
1) jenis kegiatan;
2) bahasa pengantar yang dipergunakan;
3) materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan
upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara, misal dalam
memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan memberikan
sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya sudah
dihubungi. Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage
manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan pelaksana
upacara.

c. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa
Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan
prioritas, atau siapa yang lebih dulu.
Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang
berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas
kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan
administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk
di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

1) Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena
jabarannya atau kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena
derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:
1) Aturan dasar Preseance
a) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan
paling depan atau mendahului,
b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling
penting adalah mereka yang di sebelag kanan.
2) Aturan umum tata tempat
a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah
menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling
terakhir.
b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-
orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan
di luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung
situasi.
3) Aturan tempat duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:
a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi
b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah
yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri
urutan nomor tiga.
4) Atutan urutan memasuki kendaraan
Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan
memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang
matang. Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan
pengemudi, ia juga harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk
penampilannya.
Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan
mobil atau kereta api sebagai berikut:
a) Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat
udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang
utama akan turun lebih dahulu.
b) Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan
turun lebih dahulu
c) Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik
maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun demikian
 apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena
keadaan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.
d) Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan
akan menuju, berada di sebelah kiri kita.
e) Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di
sebelah kiri.
f) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan
dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat
turun lebih dahulu.
g) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang yang
paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling kiri,
dan orang ketiga duduk di tengah.
h) Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena
ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh
orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di
sebelah kanan kirinya.

d. Tata Busana.
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian yang harus
dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun
pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang
dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL)
2) Pakaian Sipil Harian (PSH)
3) Pakaian Oinas Lapangan (PDL)
4) Pakaian Dinas Harian (PDH)
5) Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.
6) Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)
7) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)
8) Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

e. TataWarkat.
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang
perlu diperhatikan ialah:
1) Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai
dengan jenis/keperluan kegiatan.
2) Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta
tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
3) Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan, baik
mengenai format, isi dan sebagainya.
4) Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik
mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
5) Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/suami
atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan undangan
berlaku untuk beberapa orang.
6) Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah
penempatan duduknya.
7) Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
8) Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
9) Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak
hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)
10) Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu
pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).
 OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

NAMA KELOMPOK :
1) Adhi Sevianto (01)
2) Ariel Ryo Satrio (05)
3) Hayati Nufus (13)
4) Lailatul Jannah (18)
5) Muhammad Lukman (21)
6) Standy Choiril (33)