MAKALAH

KONSEP EVENTS

Makalah ini diajukan untuk memenuhi salah satu tugas Mata Kuliah Praktik
Penyelenggara Events

DOSEN PENGAMPU

Jati Imantoro, S.E, M.E.Sy

DISUSUN OLEH:

NAMA: CANTIKA DEWI SAFITRI

NPM: 22650014

D3 PERBANKAN DAN KEUANGAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH METRO

2022/2023

KATA PENGANTAR

Puji syukur atas kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul
“Konsep Events”. Sholawat serta salam disampaikan kepada junjungan kita Nabi
Muhammad SAW, semoga mendapatkan syafa’at-Nya di hari akhir nanti. Adapun
tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi tugas dari Bapak Jati
Imantoro, S.E, M.E.Sy. selaku dosen pengampu mata kuliah Praktik
Penyelenggara Events. Penulis berharap semoga makalah ini akan membawa
manfaat dan menambah wawasan khususnya bagi penulis dan bagi pembaca pada
umumnya. Kami menyadari bahwa makalah yang kami tulis ini jauh dari kata
sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan
demi kesempurnaan makalah ini.

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ..............................................................................

KATA PENGANTAR ............................................................................

2
DAFTAR ISI ..........................................................................................

BAB I PENDAHULUAN ......................................................................

1.1 Latar Belakang ...........................................................................

1.2 Rumusan Masalah ......................................................................
1.3 Tujuan .........................................................................................
1.4 Manfaat .......................................................................................

BAB II PEMBAHASAN .......................................................................

2.1 Pengertian Konsep Event ...........................................................

2.2 Strategi Membuat Konsep Event ................................................
2.3 Contoh Konsep Event .................................................................
2.4 Proses Perencanaan Pembuatan Event .......................................
2.5 Sistem Kerja Events Organizier .................................................

BAB III PENUTUP ................................................................................

3.1 Kesimpulan .................................................................................

3.2 Saran............................................................................................

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

3
 Menurut Any Noor (2013: 8), event merupakan suatu kegiatan yang
diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup
manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat,
budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu
serta melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggrakan pada waktu
tertentu.
Dengan kata lain, event adalah sebuah program yang akan dilakukan
secara terencana untuk suatu tujuan. Ragam acara amat banyak bergantung
dari ide yang melandasi terlaksananya hal itu. Berbeda dengan kegiatan
yang spontan, acara dilakukan berdasarkan rencana yang telah disusun
sebelumnya
Sedangkan Event organizer merupakan kegiatan pengorganisasian
sebuah kegiatan yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan
efektif. Kegiatannya meliputi konsep (perencanaan) sampai dengan
pelaksanaan hingga pengawasan dan evaluasi. Semua orang harus bekerja
keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai
dengan harapan. Sehingga sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap
orang yang terlibat dalam tim.
Sebuah perhelatan acara atau event bisa dikatakan sukses, bisa diukur
melalui indikator tujuan utama yang telah dirancang atas keberlangsungan
acara tersebut. Dalam hal ini, tentunya sangat berhubungan dengan konsep
dan ide yang dibuat sehingga pada saat proses pelaksanaan kita bisa

langsung mengimplementasikannya sesuai dengan alur teknis atas konsep

dan ide yang sudah di breakdown menjadi langkah-langkah prak

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa pengertian dari konsep events?
2. Bagaimana strategi untuk membuat konsep events?
3. Apa contoh konsep events?
4. Bagaimana proses perencanaan pembuatan event yang sesuai
konsep events?
5. Bagaimana sitem kerja events organizier?

4
1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian konsep.
2. Untuk mengetahui strategi dalam membuat konsep events.
3. Untuk mengetahui contoh dari konsep events.
4. Untuk mengetahui proses perencanaan pembuatan event yang
sesuai konsep event.
5. Untuk mengetahui sistem kerja events organizier.

1.4 Manfaat
Manfaat dari penulisan makalah ini bagi penulis adalah untuk mengetahui
lebih luas tentang Konsep Events yang ada indonesia, seperti pengertian
konsep events, contoh events, sistem kerja organizier events, serta untuk
mengetahui bagaimana strategi yang digunakan organizier events dalam
membentuk konsep events. Penulisan makalah ini juga memiliki maanfaat
bagi pembaca sebagai bahan referensi tentang penyelenggara events dan
diharapkan dapat memberikan kontribusi pemikiran bagi mahasiswa/I D3
Perbankan dan Keuangan atau masyarakat luas pada umumnya.

BAB II

PEMBAHASAN

5
2.1 Pengertian Konsep Events
Sebelum mengenal konsep events, kita perlu mengetahui dahulu
pengertian dari konsep. Berikut konsep menurut beberapa ahli adalah:

1. Woddruf mendefinisikan konsep sebagai suatu gagasan atau ide yang

relatif sempurna, produk subjektif yang berasal dari cara seseorang
membuat pengertian tentang suatu objek melalui pengalamannya.
2. Dari wikipedia bahasa indonesia, konsep merupakan abstrak, entitas
mental yang menunjuk pada kategori atau kelas dari suatu entitas,
kejadian atau hubungan.
3. Kamus bahasa Indonesia konsep adalah pembawa arti
4. Soedjadi mendifinisikan konsep adalah ide abstrak yang digunakan
untuk mengadakan klasifikasi atau penggolongan yang pada umumnya
dinyatakan dengan suatu istilah atau rangkaian kata
5. Sedangkan Bahri menjelaskan konsep adalah satuan ahli yang
mewakili sejumlah objek yang memiliki ciri yang sama.

Sedangkan yang dimaksud dengan Konsep Events adalah ide dasar

yang melandasi setiap aspek kegiatan yang sehingga ide itu bisa
dikembangkan menjadi suata acara events. Sebuah perhelatan acara
atau event bisa dikatakan sukses, bisa diukur melalui indikator tujuan
utama yang telah dirancang atas keberlangsungan acara tersebut. 
Dalam hal ini, tentunya sangat berhubungan dengan konsep dan ide
yang dibuat sehingga pada saat proses pelaksanaan kita bisa langsung
mengimplementasikannya sesuai dengan alur teknis atas konsep dan
ide yang sudah di breakdown menjadi langkah-langkah praktis.
Saat ini sudah semakin banyak event atau yang kita jumpai, baik itu
berbayar maupun gratis. Untuk itu, ketika kita akan mengadakan
sebuah event, harapannya bisa menjadi pembeda daripada event-event
sebelumnya, agar terkesan unik dan menarik serta memberikan sebuah
pengalaman yang luar biasa terhadap audien yang datang.

2.2 Strategi Pembuatan konsep Events

6
Berikut ini ada beberapa strategi atau langkah-langkah yang harus
dilakukan dalam membuat sebuah event yang menarik, diantaranya
sebagai berikut:

1. Mencari sebanyak-banyaknya referensi. Hal ini dilakukan dengan

tujuan untuk memunculkan ide awal sehingga memunculkan ide-
ide lain yang sesuai dengan referensi event yang kita amati, lalu
memunculkan ide otentik kedalam event yang akan dibuat. 

2. Mempelajari studi kasus dari sebuah acara sebelumnya atau yang

sudah ada. Tujuan kenapa harus mempelajari studi kasusnya? Agar
kita bisa mendalami konsep yang akan kita buat untuk memenuhi
kebutuhan apa saya yang harus dipenuhi serta menyiapkan
alternatif konsep lainnya.

3. Menyusun konsep awal. Hal ini merupakan permulaan atas

penggambaran secara besar untuk event yang akan dibuat.
Tujuannya adalah supaya membantu dalam membentuk kerangka
dasar dan mendetailkan elemen-elemen apa saja yang harus ada.

4. Melakukan filterisasi terhadap keperluan elemen. Setelah konsep

awal sudah ada langkah selanjutnya yaitu melakukan filter
terhadap kebutuhan elemen yang perlu ada dan yang harus
dibuang. Elemen tersebut maksudnya adalah seperti pengisi acara,
spesifikasi sound system, lighting, gimmick, dan hal apapun itu
yang berhubungan dengan event. Tujuannya adalah untuk
mengurangi resiko pembengkakan anggaran atau faktor lainnya.

5. Membuat daftar vendor dan hunting harga termurah. Setelah filter

keperluan elemen, kita bisa melakukan hunting vendor dengan
harga yang murah. Agar ketika mendekati hari acaranya, kita sudah
mempunyai kesiapan dengan data-data atas keperluan elemen-
element event.

7
6. Menyusun tim yang solid dan kompeten. Memilih tim atau anggota
yang tepat yang berguna terhadap efisiensi keberlangsungan event.
Langkah ini sebagai cara mengurangi resiko kesalahpahaman dan
kecepatan produksi event.

7. Melakukan brainstorming dengan tim. Tujuan ini sebagai langkah

dalam memaparkan gagasan besar event itu dibuat serta
mengajukan konsep awal kepada tim. Dari itu, nantinya tim akan
memberikan feedback tentang konsep-konsep yang sudah ada,
tetapi tidak semuanya feedback itu harus diterapkan.

8. Penyusunan daftar sponsor. Supaya kita bisa mengukur

kemungkinan sebuah brand akan memberikan sponsor dana untuk
event yang kita buat. Begitu pula dengan kesesuaian target
penonton terhadap sponsor yang akan kita ajukan. Hal ini
dilakukan, agar manfaat untuk calon sponsor juga diterima dengan
baik.

9. Membuat dan menyusun proposal yang kreatif. Konsep sudah

jelas, tim yang solid sudah siap, daftar sponsor sudah sesuai, maka
selanjutnya adalah melakukan penyusunan proposal. Isi dari
proposal tersebut adalah berupa konsep dan benefit yang kita
berikan terhadap calon sponsor. Serta melakukan survey awal
kepada audiens tentang ketertarikan pada konsep event yang akan
di buat.

10. Mengkaji ulang atas konsep acara. Hal ini sebagai bentuk
memastikan apakah ada suatu yang terlewat yang belum dilakukan
terhadap kesiapan event. Jangan sampai langkah ini, malah
menambah banyak revisi sehingga pembengkakan ide maupun
biaya bisa terjadi.

Jadi kesepuluh tips diatas, merupakan langkah-langkah dasar yang

harus ditempuh dan dipahami, agar ketika kita mau membuat event

8
 bisa berjalan dengan baik dan kreatif. Untuk memudahkan langkah itu
semua, kita dianjurkan untuk membuat sebuah mind mapping yang
bertujuan mempermudah dan memetakan informasi atas jalannya event
dalam bentuk kerangka grafis maupun lainnya. Hal itu dapat dipetakan
garis bercabang, gambar atau visualisasi event, maupun ide besar yang
berkaitan dengan konsep event.

2.3 Contoh Konsep events

“Rudi ingin mengadakan suatu acara atau event untuk bengkel mobilnya,
dia ingin meningkatkan penjualan bengkel mobilnya, sekaligus agar lebih
mengenalkan bengkel mobilnya ke masyarakat luas, maka dia
menghubungi temannya yang sudah berpengalaman mengadakan event-
event besar yang cukup sukses. Maka teman bapak rudi ini merancang
sebuah konsep untuk acara bapak Rudi konsepnya adalah Speed Lover
atau bahasa Indonesianya adalah Pecinta kecepatan hal ini dipilih karena
bengkel pak Rudi terkenal mampu men tune up mobil kliennya lebih
kencang dan modifikasi body ala mobil sport, selain itu kata kencang atau
Speed terlihat keren dan brandingnya lebih kuat jika disandingkan dengan
usaha bengkel, tentu tidak ada bengkel yang mempunya konsep pecinta
IRIT!! Walau pun memang banyak yang menyukai keiritan tapi kata
kencang lebih terlihat bagus bagi marketing.”

Dari konsep ini maka acara dikembangkan menjadi:

1. Acaranya berupa Open House Dealer/Gathering dealer, dengan

mengundang Komunitas mobil, Konsumen setia, dan masyarakat
umum.

2. Bagi 20 pengunjung pertama yang hadir, mendapatkan diskon tune

up. “Kegiatan hard selling berguna untuk meningkatkan penjualan,
harus ada di setiap kegiatan atau event komersial”

9
 3. Dekorasi, Desain spanduk, X-banner, baju SPG dan MC dll
merujuk kepada pit stop FI memiliki korelasi dengan kata Speed
Lover.

4. Ada pertunjukkan test Dyno dari sebelum ditune up sampai setelah

di tune up. Masih berkolerasi dengan Speed Lover.

5. Ada hiburan band, tentu dengan lagu ber beat kencang.

6. Media dan blogger otomotif diundang untuk mendapatkan

publikasi (harus ada publikasi, bahkan kalo perlu mnimal 50 persen
budgeting digunakan untuk publlikasi)

7. Dll.

Seperti itu lah proses terciptanya konsep dan acara suatu event yang
ideal, dan seharusnya.

2.4 Proses Perencanaan Pembuatan Event

Menurut Suseno (2009:46), terdapat beberapa hal yang perlu

direncanakan dalam pembuatan event yaitu:

a. Lokasi Pementasan

Lokasi penyelenggaraan sangat menentukan kesuksesan dari sebuah

event. Langkah pertama dalam perencanaan event adalah menentukan
lokasi. Lokasi yang tepat ditentukan dari konsep event seperti apa
yang akan dijalankan, kestrategisan tempat, dan bagaimana fasilitas
yang tersedia di lokasi tersebut. Penentuan lokasi akan ikut
menentukan berapa banyak pengunjung atau peserta yang datang.
Selain itu penyelenggaraan event mempengaruhi atmosfir suasana
pertunjukan untuk mempengaruhi emosi penonton. Selain itu,

10
 pemilihan waktu yang tepat juga menentukan kesuksesan dari suatu
event.

b. Nama Pementasan

Penyusunan sebuah event selanjutnya adalah menentukan nama dari

event tersebut. Nama yang mampu mempresentasikan apa yang ingin
disampaikan dalam event tersebut. Nama event mempunyai pengaruh
terhadap penonton ataupun sponsor, sehingga harus dipikirkan serius
dengan mencari alternatif yang memungkinkan sebanyak mungkin.
Kemudian merumuskan apa tujuan yang ingin dicapai dari pembuatan
event tersebut, dan juga melakukan perhitungan anggaran yang
dibutuhkan 15 selama event berlangsung, agar semua kebutuhan
dalam pembuatan event dapat terpenuhi sehingga dapat berjalan
dengan baik.

c. Materi Event

Perencanaan materi juga perlu mendapatkan perhatian dalam

merancang sebuah event. Materi dari sebuah event berupa
perencanaan awal pementasan target pengunjung, tema dan konsep
dari sebuah acara. Selain itu juga menentukan siapa saja pengisi acara
yang terlibat dengan tema event yang telah dibuat. d. Promosi
Promosi adalah kunci kesuksesan dari sebuah event. Untuk itu
promosi yang dilakukan harus menarik perhatian masyarakat,
innovatif, kreatif, dan persebaran yang merata sesuai dengan target
yang telah ditetapkan. Dengan demikian semakin banyak jumlah
penonton yang ditargetkan, maka akan semakin banyak pula alokasi
dana serta kuantitas alat-alat dan media promosi yang digunakan.

d. Panggung dan Dekorasi

11
 Faktor lain dari sebuah kesuksesan event adalah penggunaan dekorasi
dan tata panggung yang menarik. Dengan demikian tata panggung
harus menjadi perhatian bagi penyelenggara agar event yang digelar
lebih terlihat menarik. Akan tetapi yang 16 diperhatikan adalah
kesesuaian dekorasi dan tata panggung dengan konsep dan tema acara.
Panggung yang baik harus mampu menjelaskan dan menegaskan tema
dan konsep dari event itu sendiri.

e. Tata Suara dan Lampu Penampil

Pada tampilan ini syarat event yang baik bersifat teknis. Peralatan, tata
lampu, dan audio, akan sedikit banyak mempengaruhi asumsi
khalayak terhadap sebuah event sehingga tetap harus diperhatikan dan
dipersiapkan secara matang agar memiliki kualitas yang baik.

f. Klimaks Susunan Acara

Penyusunan jadwal acara secara detail mutlak dilakukan dalam

penyelenggaraan event. Hal ini penting dilakukan agar tidak terjadi
tumpang tindih dalam pelaksanaan. Penyusunan ini juga memudahkan
bagi pengisi acara untuk mempersiapkan diri

2.5 Sistem Kerja Events Organizier

Penting untuk dimengerti dimana letak posisi EO berada. Karena ini

menyangkut lingkup tanggung jawab yang melekat dan menyertainya.
Urutan posisi para pihak yang sesuai dengan lingkup wilayah kerja dan
tanggung jawab adalah sebagai berikut:

1. Penyandang dana.

12
 Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang mempunyai
‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana
untuk pelaksanaan suatu program.

2. Pelaksana.

Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus

bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak.
Karena menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada, maka pelaksana
memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.

3. Penampil.

Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis
program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi
sepakbola tingkat regional, bila tidak diikuti oleh kesebelasan top,
kurang mempunyai daya tarik.

4. Penonton.

Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan

menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil
dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton
adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.

5. Pengamat.

Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan kita sendiri,
atau siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang kita
laksanakan. Para pengamat atau orang luar mempunyai pengaruh
sebagai humas atau public relation (PR) kita secara tak lansung.

Posisi diatas disebut sebagai UNSUR 5-P. kelima unsur itu harus
PUAS, yang bisa tercapai berkat kerja keras UNSUR P ke 2, yaitu
pelaksana yang EO. Ilmu EO tidak sematamata dapat kita peroleh di

13
bangku-bangku sekolah, kursus atau kuliah. Ia adalah ilmu lapangan,
yang dapat diperoleh dengan praktek lansung di lapangan. Walaupun
tergolong 18 ilmu lapangan, tetapi juga perlu didasari dengan prinsip
berpikir metodologi dan manajerial professional. Tanpa didasari hal
tersebut hasilnya tentu kurang memuaskan.

2. Pedoman Profesi EO.

Beberapa kunci landasan kerja EO tidaklah terlalu rumit. Sistem kerja

EO memiliki pola dasar kerja yang standar, berlaku dimana-mana.
Sebenarnya, semua berdasarkan pada satu kata, yaitu semangat.
Dengan semangat, kita mampu memasuki jiwa kerja EO. Beberapa hal
yang perlu kita perhatikan sebagai landasan ketika kita berpikir untuk
memilih profesi sebagai EO, antara lain adalah:

• Kepekaan tingkat tinggi.

• Kemampuan berkomunikasi/bernegosiasi/dialog.

• Kepercayaan diri

• Kemampuan menyusun perencanaan/konsep.

• Kemampuan analisis biaya/keuangan.

• Kemampuan bekerjasama.

• Pengembangan seni imajinasi.

• Kemampuan membuat evaluasi.

• Kedisiplinan yang tinggi.

Berfikir Detil Bicara soal EO adalah bicara tentang detil dan kerja
keras. Dimanapun kita berkantor atau bekerja, ditempat itulah kita
akan menemukan dasar-dasar kerja yang secara teknis mengorganisir

14
sebuah program. Cara kerjanya mempunyai acuan yang tidak jauh
beda dengan prinsip dasar kerja dibidang lain. Beberapa hal penting
antara lain sebagai berikut:

• Pemahaman Program.

Seluruh tim pelaksana harus mempunyai tingkat pemahaman tentang

program tertentu, baik secara teknis maupun ‘jiwa’ dari program
tersebut.

• Seni Imajinasi.

Ini adalah imajinasi kita yang terkendali. Artinya sebatas kita mencoba
membuat suatu imajinasi tentang proses terwujudnya sebuah program
sampai pada saat pelaksanaan program tersebut. Bagaimana alurnya,
dimana klimaksnya, dimana daya tariknya, kejutan apa dan lain-
lain.19.

• Konsep Tertulis.

Ini terwujud dalam bentuk proposal tertulis. Proposal ini harus ringkas,
singkat, informasi, detil, menarik dan mudah dimengerti.

• Rancangan Waktu Kerja.

Hal ini biasa disebut dengan time scheadule, termasuk susunan acara
yang rinci (run down).

• Kontak Penampil.

Gerakan menghubungi semua pihak yang terlibat atau terkait pada

program tertentu. Kontak dilakukan secara rinci, jelas, tepat dan akurat

• Rancangan Budget.

15
Rancangan budget pada prinsipnya harus dikontrol setiap hari, bahkan
per dua jam pada saat mendekati hari H. ini penting untuk mencegah
terjadinya over budget. Jadi harus diadakan upaya balancing terus-
menerus.

• Informasi.

Ini merupakan langkah upaya mendatangkan tamu atau penonton.

Untuk program privat, biasanya cukup dengan undangan, sedangkan
untuk program event yang besar perlu langkah publikasi, pemasaran,
promosi dan lain-lain.

• Kontrol Pelaksana.

Mendekati hari pelaksanaan dan pada saat pelaksanaan, tingkat kontrol

harus semakin meningkat, karena disaat-saat itulah biasanya hal-hal
tak terduga terjadi dan membutuhkan antisipasi cepat untuk
menerapkan rencana A, B, C dan seterusnya.

• Doa Bersama.

Langkah ini menjadi sangat penting karena apapun yang kita

rencanakan dan kita lakukan, kita perlu membangun kebersamaan yang
solid dan memohon kepada Tuhan Yang Maha Kuasa untuk
memberikan karunia.

• Laporan Akhir.

Setelah evaluasi, semua harus tersusun dalam satu berkas laporan akhir
yang lengkap. 3.

Faktor Penunjang Suksesnya Bisnis EO yang dapat menunjang

suksesnya sebuah event organizer hingga mencapai suatu tahap
memiliki branding image ternama, berikut ini adalah syarat-syarat
yang harus dimiliki sebuah event organizer:

16
1. Tetapkan Pasar atau Market Bisnis yang Akan Dituju

Sebagai EO pemula atau yang akan memulai sebaiknya tentukan

kemana EO akan dibawa, ke spesialis atau ke umum, tapi yang
pemula lebih bagus ke spesialisasi dulu seperti konser musik,
otomotif, expo atau pameran, wedding ceremony, atau seminar dan
berbagai kegiatan 20 perusahaan atau organisasi (launching,
munas, rakernas dll). Dan seiring berkembangnya perusahaan, EO
bisa mengembangkan ke pasar yang lebih luas.

2. Ide Kreatif dan Inovatif

Bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan

dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika
tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, kita tidak bisa bersaing
dengan perusahaan EO lainnya. Jangan takut untuk mewujudkan
ide cemerlang yang inovatif dan bisa diterima masyarakat. Sebisa
mungkin, hindari penawaran ide yang monoton. Usahakan
munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda.

3. Perlu Punya Database

Dalam mengelola bisnis EO, database mempunyai peranan yang

amat penting. Baik itu database sponsor, media, lembaga
pemerintah, mitra strategis, dan database klien itu sendiri. Database
ini akan sangat membantu terutama saat kita mendapatkan proyek
yang harus disiapkan dalam hitungan hari. Hal ini bisa saja terjadi
dalam dunia EO. Karena kesibukan klien, mereka sering kali
memberikan order secara mendadak, dan mau tidak mau EO harus
bisa memberikan jasa yang terbaik dalam tenggat waktu yang
cukup ketat. Dalam praktiknya, bisnis ini memang membutuhkan
kelincahan tingkat tinggi dan jaringan yang luas. EO juga perlu
bekerja sama dengan para pihak yang menyewakan segala
perlengkapan yang biasanya dibutuhkan dalam sebuah event

17
 seperti sound system, LCD proyektor dan sebagainya. Hubungan
dengan perusahaan percetakan atau advertising juga harus
dibangun untuk mendapatkan supply bahan promosi dengan harga
yang bersaing. Sebaiknya kita tidak hanya mengandalkan dari satu
buah percetakan saja. Akan lebih aman jika EO mempunyai
beberapa supplier percetakan sehingga bisa membandingkan harga
dan membagi order jika dikejar oleh tenggat waktu yang ketat.

4. Bentuk Teamwork Yang Solid

Elemen yang menentukan juga maju tidaknya EO, pilih beberapa

orang yang punya kemampuan dibidang masing-masing, jangan
terlalu banyak atau gemuk teamworknya, 21 sedikit tapi punya
kemampuan manajerial dalam memajukan EO, tapi akan bisa
ditambah atau kita sesuaikan dengan situasu kondisi, misal ada
sebuah event dan membutuhkan tenaga tambahan kita cari tenaga
tambahan yg part time bersifat, dengan begitu kita
mengefisiensikan anggaran.

5. Kemampuan Menjual

Kemampuan menjual sebuah acara juga penting bagi seorang EO.

Disamping untuk menggaet sponsor potensial, juga untuk bisa
meraih target audience yang dibidik. Para calon sponsor potensial
ini biasanya tidak akan ragu ragu untuk mendanai jika mereka
melihat ada value lebih dari event yang kita selenggarakan. Bukan
tidak mungkin, seorang sponsor akan membooking berbagai event
yang akan kita selenggarakan sebagai wahana mereka berpromosi.
Entah itu sebagai sponsor tetap atau bahkan menjadi sponsor
tunggal dengan mendanai seluruh biaya event yang kita butuhkan.
Sekali lagi, hal itu amat tergantung dari kemampuan kita menjual
konsep dan meyakinkan mereka bahwa event yang kita
selenggarakan sangat worth it bagi perusahaan mereka.

18
6. Berpikir Detail

Tantangan lain seorang EO adalah bagaimana mampu melihat hal

hal yang sangat detil dalam sebuah acara. Mulai dari teknis acara
sampai perlengkapan yang sering kali jenisnya macammacam.
Seorang EO perlu membuat run down acara yang berisi teknis
acara dan semua hal yang diperlukan selama acara tersebut. Dalam
run down tersebut, akan bisa diketahui skenario acara dari detik ke
detik berikut segala perlengkapan yang dibutuhkan. Seorang EO
perlu memastikan ketersediaan seluruh perlengkapan yang
dibutuhkan sebelum event dimulai. Tidak hanya itu saja, seluruh
perlengkapan tersebut harus ditest terlebih dahulu sehingga bisa
berfungsi secara optimal. Dalam hal tata letak panggung atau back
drop, seorang EO perlu memperhatikan tinggi ruangan. Hal ini
berkaitan dengan ukuran dan desain backdrop agar tampak lebih
eye catching. Jika diperlukan, sebuah mini garden bisa dibuat, dan
dipercantik dengan teknologi variasi sinar lampu yang bisa
memperindah penampilan panggung. Jika tidak ingin repot, 22
sebetulnya semua jasa pembuatan panggung atau backdrop ini bisa
di serahkan kepada pihak lain yang profesional, tentu saja dengan
imbalan atau fee yang telah disepakati.

7. Pembagian Job Description yang Jelas

Hal ini juga sangat penting agar progres setiap event berjalan
dengan baik dan hasil yang kita harapkan sesuai dengan konsep
yang disepakati. Jadi menjelang ada event sudah kita bagi job
description masing-masing dan harus melaporkan progresnya
masing-masing pada setiap meeting. Hal ini untuk mengetahui
tingkat kesiapan setiap event, karena sukses tidaknya suatu event
sangat bergantung dengan kesiapan, koordinasi dan kerjasama
antar teamwork.

8. Buat Schedule atau Jadwal Kegiatan untuk Satu Tahun Ke depan

19
 Karena EO sudah menuju profesional jadwal kegiatan harus sudah
ada untuk setahun ke depan karena inilah faktor utama
mendapatkan hasil atau profit. Agar masyarakat tidak jemu kemas
kegiatan dan buat berbeda tiap bulan.

9. Modal usaha Event Organizer yang cukup

Untuk bisnis EO, perlu menyiapkan modal finansial terutama

untuk memenuhi keperluankeperluan EO seperti, Mengurus
legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat-alat
kantor.

10. Ikuti Wadah Organisasi

Karena dengan adanya wadah organisasi/asosiasi EO sangat

membantu perkembangan perusahaan. EO dapat berbagi
pengalaman dan saling bertukar pengalaman dan saling membantu
baik itu informasi atau dalam bentuk lainnya.

Sekali lagi, yang penting dalam bisnis ini adalah kreativitas. EO pada dasarnya
berjualan kreativitas. Hal-hal yang berbau kreativitas inilah yang bisa bernilai
tinggi. Untuk itulah seorang klien yang merasa puas mau membayar mahal

20
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Konsep Events adalah ide dasar yang melandasi setiap aspek kegiatan
yang sehingga ide itu bisa dikembangkan menjadi suata agenda events.
Sebuah perhelatan acara atau event bisa dikatakan sukses, bisa diukur
melalui indikator tujuan utama yang telah dirancang atas keberlangsungan
acara tersebut. Dalam membentuk konsep event kita harus mempunyai
strategi untuk membentuk konsep event yang menarik sehingga banya
kalien yangg berminat untuk gabung dalam konsep yang dibentuk oleh
organizier events.

3.2 Saran
Semoga dalam penyusunan makalah ini mahasiswa ataupun pembaca
dapat memahami pengertian, tujuan, strategi, dan sistem kerja organizier
events bagi kehidupan masyarakat secara luas dan program events yang
diselenggarakan mampu memberikan maanfaat kepada pembaca dan
seluruh masyarakat. Saya sadar dalam penyusunan makalah ini masih
banyak kurangnya maka dari itu saya membutuhkan kritik dan saran dari

21
 Dosen dan pembaca untuk evaluasi dalam kegiatan pembuatan makalah
selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

View. (2013, April 9). Konsep Event, Apa sih itu? Retrieved October 9, 2022,

from mario devan Blog’s website:

https://mariodevan.com/2013/04/09/konsep-event-apa-sih-itu/#:~:text=Kons

ep%20event%20adalah%20ide%20dasar,yang%20melandasi%20setiap

%20aspek%20kegiatan.

Di undu pada tanggal 09 oktober 2022 pukul 10.51

Strategi Dalam Membuat Sebuah Konsep Event - MRIJOURNAL. (2022, March

16). Retrieved October 9, 2022, from MRIJOURNAL - Hadirkan Ilmu dan

Pengetahuan Menarik! website: https://mrijournal.or.id/strategi-dalam-

membuat-sebuah-konsep-event/

Di unduh pada tanggal 09 oktober 2022 pukul 10.52

kreasiukasah. (2021, January 27). Mau Cara Kerja Event Organizer di Blog hanya

ada di Kreasi Ukasah. Retrieved October 9, 2022, from Kreasi Ukasah

website:

22
 https://www.kreasiukasah.co.id/cara-kerja-event-organizer/#:~:text=Secara

%20umum%2C%20tugas%20event%20organizer,keterbatasan%20sumber

%20daya%20dan%20waktu.

Diunduh pada tanggal 09 Oktober 2022 pukul 15.12

23