MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi Semester Gasal Kelas XII Administrasi Perkantoran

Ruang Lingkup Protokol :
- Definisi Protokol

- Azas Keprotokolan

- Tujuan Protokol

- Peran Keprotokolan

- Unsur Protokol

- Tugas dan Fungsi Protokol

- Syarat Petugas Protokol

- Sumber Protokol

- Aturan Keprotokolan

- Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri atas catatan, catatan
mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi lingkup nasional maupun internasional.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang didalamnya meliputi
aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.
Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan kebiasaan yang dianut
atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat.
Metode keprtokolan di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan di
bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan keprotokolan.

AZAS AZAS KEPROTOKOLAN

1. Azas kebangsaan
Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak bangsa Indonesia yang
beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh
NKRI.
2. Azas ketertiban dan kepastian hukum
 Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam kehidupan masyarakat
melalui kepastian hukum.
3. Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan), kesesuaian dan
keselarasan antara warga Negara (sebagai individu) dengan masyarakat untuk kepentingan
bangsa dan Negara.
4. Azas timbal balik
Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan oleh Negara.
5. Azas Keagamaan

TUJUAN KEPROTOKOLAN
- Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik

- Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara

- Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai

- Membuat kegiatan lebih berkesan

- Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat

- Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN
- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi

- Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara berjalanlancar serta
aman.
- Penentu keberhasilan suatu acara

- Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung

- Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam acara tersebut

UNSUR KEPROTOKOLAN
- Tata Cara
 Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus dilaksanakan dalam suatu acara
tertentu. Tindakan tersebut dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut
dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada atau sudah ditetapkan
sebelumnya.
- Tata Krama
Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara berbicara, serta perbuatan
yang disesuaikan dengan jabatan atau tujuan acara.
- Aturan-Aturan Adat Kebiasaan
Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan secara universal oleh setiap
negara.
- Tata Penghormatan
Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan terhadap orang lain dalam
suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang protokoler, persiapan
acara atau upacara tertentu, pengurusan perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-
tamu daerah serta anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang
diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan penjagaan keamanan
lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya.
URAIAN TUGAS PROTOKOLER :
1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler
2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan dinas bagi kepala daerah
atau kepala instansi disuatu perusahaan
3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi protokoler
4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan daerahnya
5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan tugas di seksi protokoler.
6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan oleh kepala kantor.

Latihan Soal
1. Jelaskan pengertian keprotokolan!
2. Sebut dan jelaskan azas-azas keprotokolan, penjelasan menggunakan bahasa kalian sendiri!
 3. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi kelancaran suatu acara!
4. Jelaskan menurut pendapat kalian, pentingnya fungsi pengorganisasian bagi suatu sistem
kekprotokolan!
5. Sebutkan peran dari keprotokolan!

FUNGSI PROTOKOL
1. Fungsi Perencanaan
Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara yang akan dilaksanakan
meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga situasi yang akan digunakan.
2. Fungsi Pengorganisasian
Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota kepanitiaan yang terlibat dalam
suatu acara
3. Fungsi Penggerakan
Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan pendorong anggota-anggota
yang terlibat dalam suatu acara.
4. Fungsi Pengawasan
Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk memberikan pengamanan dan juga
rasa jera bagi karyawan yang tidak mematuhi peraturan.
5. Fungsi Pengkkordinasian
Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap kekompakan kerja sama bagi
setiap anggota suatu sistem keprotokolan.
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu yang berkaitan dengan hasil
perencanaan suatu kelompok keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.
PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL
HUMAS PROTOKOL
- Memiliki kemampuan bahasa asing yang
- Tidak harus menguasai bahasa asing yang
baik, dikarenakan berkomunikasi secara baik, dikarenakan pada saat berkomunikasi
langsung dengan pihak lain. biasanya sudah disediakan teks secara
terstruktur
- Harus memahami ilmu komunikasi yang
- Harus memahami ilmu komunikasi tentang
berhubungan dengan kemampuan untuk tata cara suatu acara, mulai dari persiapan,
 mempromosikan atau mempertahankan pelaksanaan hingga evaluasi
citra positif suatu instansi atau perusahaan

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS PROTOKOL

- Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
- Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik dihadapan orang lain
- Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh suatu instansi atau
perusahaan
- Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak lain) yang menerima
pesan.
- Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi atau perusahaan menjadi
lebih maju.
LATIHAN SOAL
1. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan hanya tepat digunakan untuk kegiatan
keprotokolan di lingkungan pemerintahan?
2. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di lingkungan sekolah dan sertakan contoh susunan
acara yang kalian ketahui!
3. Berikan pendapat kalian, apakah asas keprotokolan harus diterapkan untuk acara resmi
kenegaraan?

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

 Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali kualifikasi bagi seorang
petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara
optimal. Beberapa kualifikasi tersebut antara lain :
1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan dituntut pula
untuk turut memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang kompak, tertib dan
berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti harus melaksanakan
sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan, keamanan, ketertiban dan
lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif

ANDA DIMINTA UNTUK MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU

ACARA DI BAWAH INI :
1. Acara kemerdekaan RI
2. Acara peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW
3. Acara hari Sumpah Pemuda
Susunlah susunan acara menurut versi Anda sendiri, praktikan diri Anda sebagai seorang
protokol yang disaksikan oleh Guru Pembimbing di luar kelas

ATURAN PROTOKOL
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara
kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan atau
kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat
1. Peraturan tentang Keprotokolan
a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol (sudah tidak berlaku)
 b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan
c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai tata tempat, tata upacara
dan tata penghormatan
2. Peraturan terkait Keprotokolan
a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian
b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah
c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang negara, serta lagu kebangsaan.
e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI
f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI
g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya
h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS
i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan pimpinan dan anggota
DPRD.
j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan dan pemberhentian
kepala daerah dan wakil kepala daerah
k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri
l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan dari institusi atau lembaga
resmi.
CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN
KEPROTOKOLAN MELALUI INTERNET ATAU MEDIA BUKU TERKAIT
MATERI KEPROTOKOLAN

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I
- Pengaturan tempat duduk
1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi kedudukannya.
2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang dianggap utama dan tempat terakhir
adalah yang dekat dengan pintu keluar.
3. Kanan adalah utama
4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama (2-1), empat orang,
urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.
- Urutan saat naik turun kendaraan
1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir menaiki pesawat dan
menjadi orang yang turun paling awal.
2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan turun terlebih dahulu.
Orang yang paling utama duduk di sebelah kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri
dan orang ketiga duduk disebelah tengah.

- Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan tempat paling awal

- Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu kehormatan

Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu keluar gedung. Dengan
demikian, sang tamu dapat langsung berjalan menuju gedung begit turun dari mobil dan
sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

- Menghadiri perayaan hari kemerdekaan
1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi seseorang bila menerima
undangan ini. Konfirmasikan kedatangan anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda
tidak datang
2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan
3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar
4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan
5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa relasi
6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana kemari.
7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung
8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

- Diterima Pejabat Tinggi
Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah sekalipun terlintas dibenak
anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi ini
2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
 3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai arahan protokol
4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat dan jabatan atau
kedudukan mereka dalam organisasi
5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis di atas kertas berkop
organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang
bersangkutan.

- Saat Audiensi
1. Datanglah setengah jam lebih awal
2. Isilah buku tamu yang disediakan
3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas, patuhilah peraturan
tersebut
4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu
5. Dilarang keras merokok.
6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.
7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih dahulu
9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan baik dan jangan lupa
memberi kesempatan pada anggota

- Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang mengatur pertemuan. Bila
waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai
terkesan memaksa atu menodong.

- Usai Audiensi
1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada wartawan
2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah menerima
3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai kepada petugas protokol.
4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang membantu terlaksananya
audiensi
Hubungan
masyarakat
' atau sering
disingkat
humas
adalah seni
menciptakan pen
gertian publik
yang lebih baik
sehingga dapat
memperdalam
kepercayaan
publik
terhadapsuatu
indi idu#
organisasi!Menur
ut P*A
( nternational
Public *elations
Association)
Humas adalah
ungsimanajeme
n dari ciri yang
terencana dan
berkelanjutan
melalui
organisasi dan
lembaga
s+astaatau publik
(public) untuk
memperoleh
pengertian'
simpati' dan
dukungan dari
mereka
yangterkait atau
mungkin ada
hubungannya
dengan penelitian
opini public di
antara mereka!
Humas adalah
sebuah proses
yang terus
menerus dari
usaha-usaha
manajemen untuk
memperoleh
kemauan baik dan
pengertian dari
pelanggan'
pega+ai' dan
publik yang lebih
luas! ,alam
pekerjaannya'
seorang humas
membuat analisis
ke dalam dan
perbaikan diri'
serta membuat
pernyataan-
pernyataan
keluar!