Organisasi adalah sekumpulan orang dalam sebuah wadah yang memiliki tujuan
yang sama.
Administrator
Tempat
Biaya
Tujuan
Komunikasi
Pesan
Tujuan humasy :
Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang diletakan pada menu
skrip atau naskah sejalan dengan perkembangan zaman, pengertiannya berkembang
semakin luas, yakni “keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen
persetujuan, perjanjian, dll dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal I
3. Acara resmi adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah
atau lembaga neara dalam melaksanakan tugs fungsi tertetu dan dihadiri oleh ejabat
negara dan/atau pejabat enerintah serta undangan lain.
4. Tata tempat adalah pengturan tempat bagipejabat negara, pejabat
pemerintahan, pejabat neara sing dan atau organisasiinternasional serta tokoh
masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan aau acara resi.
Yang dimaksud dengan asas kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan sifat
dan watak bangsa indonesia yang pruralistik (Kebinekaan) dengan tetap menjaga rinsip
NKRI
Dalam hal ini yang dimaksud dengan ketertiban dan kepastian hukum adalah
keprotokolan harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat melalui adanya
kepastian hukum.
Dalam hal ini yang dimaksud keseimbangan kesesuaian dan keselarasan adalah
keprotoklan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian dan keslarasan antara
individu dan masyarakat dengan mengedepankan kepentingan bangsa dan negara.
Pada asas ke-empat ini yang dimaksud dengan timal baik adalah keprotokolan
diberikan setimpal atau balas jasa terhadap keprotokolan dari negara lain.
TUJUAN PROTOKOL
Selain asas-asas protokol terdapat pula tujuan dari pengaturan keprotokolan itu sendiri
antara lain :
2. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar
dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional
maupun internasional.
3. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antar bangsa.
Pern protokol bukan sekedar penerima tamu yang mengatur atau mempersilahkan
tamu duduk atau penyambutan tamu saja, namun protokol memiliki peran selain
menjadi koordinator kegiatan/acara seorang protokol harus dapat menjalin komunikasi
dengan beberapa pihak terkait. Seorang protokol juga harus bertinak sebagai mediator
bahkan harus mampu bersikap dengan baik dan tentunya harus berkordinasi dengan
semua piak yang terlibat.
1. Tata ruang
Tata ruang adalah pengaturan ruangan yang akan dipergunakan sebagai tempat
aktivitas. Ruangan harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan tergantung jenis
aktifitas. Didalam taa ruang ini terdiri dari perangkat keras dan perangkat
lunak. Perangkat Keras sebagai macam perlengkaan yang dipergunakan untuk maksud
suatu kegiatan berupa meja, kursi atau sofa, sound system atau public adress,
dejorasi, permodalan, bendera, taman, dll.Perangkat Lunak yaitu personl yang terkait
dalam rangka pelaksanaan suatu kegiatan seperti penerima tamu, pemanu acara,
petugas keamanan, petugas konsumsi, dsb.
Dalam prakteknya, protokoler harus memperhatikan segala sesuatunya dengan sangat
detail. Misalnya dalam tata ruang ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain :
2. Tata upacara
Tata tempat adalah urutan kegiatan yauti bagaimana suatu acara harus disusun sesuai
dengan jenis aktifitasnya. Untuk keperluan tersebut harus memperhatikan :
a. Jenis kegiatan
c. Materi aktifitas
dalam tta upacara haruslah direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan
upacara personil penyelenggaraan dan alat penunjang lain. Untuk menguasai acara
misalnya dalam memberikan sambutan haruslah diperhatikan jenjang jabatanmereka
yang akan memberikan sambutam. Juga yang tak kalah penting adalah memastikan
kesediaan atau pemberi sambutan tersebut dengan menghubunginya beberapa waktu
sebelum acara. Untuk kelancaran suatu upacara diperlukan pula seorang stage
manager yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dengan pelaksana
acara.
Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa inggris preceande yang
artinya urutan. Yang dimaksudkan disini adalah aturan berdasarkan prioritas, atau
siapa yang lebih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah
ketentuan atau norma yang berlaku dalam dal tata duduk para pejabat yang biasnya
didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat ang bersangkutan. Kedudukan
administratf / struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk di Indonesia
diatur dengan keputusan presiden nomor 265 tahun 1968.
a. Golongan very importam person (VIP), pihak yang didahulukan karena jabata atau
kedudukannya.
b. Golonga Very Importan Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena derajatnya,
mislanya bangsawan.
a. Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi mempunyai urutan paling depan
atau mendahului.
b. Jika orang-orang dalam posiis duduk atau berdiri berjajar yang palng penting adalah
mereka yang berdiri disebelah kanan.
a. Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap sebagai empat pertama adalah orang
yang menghadap pintu keluar sedangakan untuk yang duduk didekat intu dianggap
sebagai tempat paling terakhir.
b. Dala pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi) yakni jika orang – orang
tersebut belajar pada garis yang sama maka tempat sebelah kanan diluar atau tempat
yang paling tengah adalah yang paling utama.
Selanjutnya ialah urutan memasuki kendaraan untuk undangan resmi atau kenegataan
diperlukan perhatian dan penganganan khusus bahkan perencanaan yang sangat
matng. Tipe kendaraan juga bahkah mempengaruhu pengaturan tersebut. Untuk
mengemudiun ia juga harus mengenal pengetahuan protokoleryang juga akan
mempengaruhi penampilannya.
a. Pesawat Udara
Sesorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat udara yang paling akhir
sedangkan ketika menuruni pesawat, orang yang utama tersebut akan turun lebih
dahulu.
b. Kapal Laut
Seseorang dengan urutan utama akan naik terlebih dahulu dan akan tuun terlebih
dahulu juga.
Seseorang yang paling utama baik ketika naik maupun turun kendaraan akan
mendahului yang lain. Namun demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur
sedemikian rupa oleh karena keadaan dan kondisi yang tidak memungkinkan, hal
tersebut merupakan suatu hal perkecualian
d. Untuk letak kendaraan, hendaknya dihadapkan ke kiri. Hal ini berarti arah kendaraan
yang akan menuju berada di sebelah kiri.
e. Seseorang yang utama duduk ditengah duduk di sebelah kanan sedangkan yang
berikutnua disebelah kiri.
f. Apabila telah sampai ke tempat tujuan, dan akan turun, hedak nya kendaraan
dihadapkan ke sebelah kanan sehingga memudahkna orang utama untuk dapat turun
terlebih dahulu.
g. Jika penumpang mobil 3 orang dan duduk dibelakang, maka orang yang pling
terhormat duduk di sebelah kanan, orang kedua duduk paling kiri dan orang ketiga
duduk di bagian tengah.
h. Jika mobil memungkinkan untuk ditumpangi oleh lebih dari 5 atau 6 orang. Karena
ada tambahan bak ditegah, maka bak yang kedudukannya yang lebih tinggi meduduki
di sebelah kanan kirinya.
4. Tata busana
Tata busana ialah pakaian ayng harus dikenakan pada suatu aktifitas protokoler, baik
oleh pejabat, undangan ataupun pelaksana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan an dicantumkan pada surat undangan yang dikirimkan
baik formal maupun nonformal.
h. Toga
5. Tata warkat
Tata warkat merupakan pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu
kegiatan. Dalam hal ini terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain :
a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah dipersiapkan sesuai dengan
jenis keperluan kegiatan.
b. Jumlah undangan harus disesuaikan dengan kepastian tempat, kepetingan serta tujan
yang ingin tercapai sendiri.
c. Bentuk undangan sepadat mungkin, dilakukan untuk setiap jenis kegiatan baik
mengenai formt isi, dsb
d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya dilakukan secara benar dan jelas baik
mengenai nama, pangkat, jabata maupun alamatnya.
j. Undangan dikirim dalam waktu reltif tidak terlalu lama dengan waktu pelaksanaan
kegiatan. Contohnya seminggu sebelumnya.
Selain Ke-5 aturan tersebut terdapat hal-hal yang harus dimiliki dalam melaksanakan
keprotokolan. Hal-hal yang akan mennjang dan menentukan keberasilan dalam
melaksanakan kegiatan, antara lain :
Tata cara : Setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib dan hidmat serta
setiap perbuatan dan tindakan yang hendak dilakuka harus berdasarkan aturan dan
urutan yang telah ditentukan.
Bagian humas dan protokol menyelenggarakan fungsi pelaksanaan sebagian fungsi dan
pengkoordinasian pmbinaan di bidang informasi dan kehumasan yang meliputi
pengumpulan informasi dan pemberitaan, kegiatan keprotokolern sera
menkoordinasikan pembinaan rado siaran.
Menyediakan dan memberikan informasi publik yang benar dan akurat kepada
masyarakat, media massa dan instan pers sesuai dengan perundang-undangan yang
berlaku.
Membuat dan menyiapkan media informasi cetak/visual dan media informasi luar
ruang
Melakukan pengumulan data dan informasi untuk materi penerbitan media internal
Pemkab
Melakukan analisis terhadap berita dan informasi yang dimuat di media cetak dan
elektronik
Melayani administrasi surat - surat bagian humas baik surat keluar maupun surat
masuk.
Melaksanakan kegiatan lain ang dituaskan oleh kabag humas dan protokoler.
Tugas Subag Dan Pemberitaan Dan Pembinaan Radio Siaran Publik Lokal :
Melaksanakan pendokumentasian kegiatan bupati dan kegiatan pemkab lainnya dalam
bentuk foto dan rekaman video
Mengatur layout atau tata letak posisi tamu undangan dan muspida pada rapat dan
acara resmi
Menyusun teks doa serta menyiapkan petugas doa dalam acara – acara seremonial
dilingkungan pemkab
Melaksanakan koordinasi dengan SKPD ( Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang terkait
dengan kunjungn tamu
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kabag humas dan protokol.
Kemudian hampir senada dengan yang diatas dalam beberapa literatur dapat
ditemukan, banyak sekali kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting,
agar arti dan makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa kualifikasi
tersebut antara lain:
1. Secara teknis, setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-masing dan
dituntut pula untuk memperhatikan kepentingan bidang lainnya.
2. Bisa mewujudkan dirinya sebagai aparat pengelola yang efektif dalam iklim yang
kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang berazaskan kekeluargaan
guna menjamin tercapainya keberhasilan pelaksanaan tugas / acara.
1. Persetujuan Internasional
Dalam menerima tamu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris/humas
antara lain :
• Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan minta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu
dipertimbangkan).
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerima tamu dikantor
adalah sebagai berikut :
1. Penanganan ruangan tamu, humas baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu,
khususnya yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut :
- buku tamu
- majalah/Koran
- brosur/katalog perusahaan
- tempat sampah/asbak
• Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan
sikap yang ramah.
Apabila tamua datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau
bersikap acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan.
Ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang dituju dan dengan telapak tangan kearah
atas dan jari rapat, menujuk arah dengan telujuk adalah sifat yang tidak sopan.
Ketika menggatar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak kearah dalam, anda masuk
dulu,dorong (buka pintunya) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu
bergerak keluar buka pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untk masuk terlebih
dahulu.
Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan
tamu yang sudah disediakan oleh kantor.
Saat sekretaris menerima tamu kantor, hal yang harus dilakukan antara lain :
a). Mempersilahkan tamu duduk ditempat terhormat, biasanya ditempat yang paling jauh
dengan pintu.
b). Duduk berhadapan dengan tamu dan melayani dengan sikap duduk yang sopan, duduk
miring bersandar, kaki menumpang keatas tidaklah baik.
c). Ketika akan memasuki ruang yang ada tamu didalamnya hendaknya mengetuk pintu,
setelah masuk tundukan kepala kepada tamu terlebih dahulu, kemudian berbicara
dengan orang yang dimaksud.
d). Apabila materi pembicaraan hanya perlu diketahui oleh orang yang dimaksud,
sampaikan pesan tertulis dikertas catatan.
e). Ketika tamu akan meninggalkan ruang tamu bukakan pintu dengan ramah dan sopan.
b. Berkepribadian menarik
c. Bijaksana
d. Mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang
organisasi tempatnya bekrja, serta pengetahuan lainnya.
Pada prinsipnya semua karyawan harus dapat bertindak sebagai penerima tamu. Oleh
karena itu sekretaris yang bertugas menerima tamu harus memperhatikan hal-hal
beriku :
Mengetahui nama tamu, nama kantor, nama perusahaan, dan maksud kunjungannya.
Memberikan kesan yang paling menyenangkan dan menunjukan kesan tersebut agar
terjalin goodwill yang baik.
Mengetahui dengan pasti, hal yang boleh dan tidak boleh diberitahukan kepada tamu.
Menghubungi pejabat yang lebih berhak menangani masalah yang di bawa oleh tamu,
sesuai dengan kebijkan kantor.
Bila tamu terpaksa menunggu, ciptakan suasana yang menyenangkan.
Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat, mintalah kepada tamu agat
meninggalkan pesan. catat pesan itu dan beritahukan pada pejabat yang dikehendaki
tamu
Beberapa petunjuk praktis yang dapat dilakukan sekretaris dalam menghadapi tamu
kantor :
1. Bersiaplah setiap saat untuk menerima tamu-tamu dengan tenang, ramah, sopan,
sabar, dan percaya diri.
2. Perhatikan wajah yaitu, ceria dengan sikap bersahabat tidak perlu berdiri ketika
menerima tamu kecuali bila menghadapi tamu dari luar atau tamu istimewa.
3. Bila sedang menelpon dan tamu masuk beri senyum dan isyarat dengan tangan supaya
tamu duduk. setelah pembicaraan di telepon selesai berdirilah dan berjabat tangan
menyambutnya.
4. Sapalah tamu terlebih dahulu dengan kalimat pembuka, seperti “selamat siang ada
yang bisa saya bantu”.
5. Sebaiknya usahakan suara tidak terlalu keras dan tidak tinggi sehingga memberikan
kesan ramah dan menyenangkan.
6. Bila anda mengenal tamu tersebut, sapalah dengan menyebut namanya sehingga tamu
merasa benar-benar di perhatikan.
7. Bila tamu tidak memberikan identitasnya atau kartu nama, tanyakan secara sopan
nama dan dari mana, seperti “bolehkah saya tahu nama bapak?” atau “bapak dari
perusahaan mana?”
E. Jenis-jenis tamu dan cara pelayananya:
Jangan diajak ngobrol terlalu lama kecuali bila tamu yang meminta.
Bila tamu ditolak berikan alasan yang tepat dan tawarakan untuk membuat janji
terlebih dahulu.
Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap , sebutkan alasan
mengapa anda meminta hal tersebut.
Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan
bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
8. Tamu lanjut usia atau cacat fisik
Bila hendak membicarakan maslah ayng memakan waktu lama, ajak keruang
tamu.
10. Tamu ketika atasan membatalkan janji Meminta maaf dan jelaskan alasanya.
Sebagai prisip dasar adalah menghormati setiap tamu, yang datang kekantor.
Setiap orang yang datang bertamu dikantor ingin disambut dan dilayani dengan baik
sekaligus ingin dihormati, sekretaris harus pandai-pandai berbicara untuk menjaga
perasaan tamu agar tidak merasa tersingung, akan tetapi sekretaris harus melaksankan
peraturan-perturan yang berlaku dikantor, sekretaris harus memberitahukan peraturan
tersebut kepada setiap tamu yang berkunjung secara ramah dan bijaksana.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu
langsung dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk
menggatasi tamu ini adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil
menyodorkan formulir isian yang harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat
nama, alamat, instansi, atau maksud sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
Memberitahukan kepadanya bahwa pengisian formulir bagi para tamu merupakan
perturan sehingga sang tamu harus mengisinya bila tamu memang meminta sumbangan
persilakan untuk menghubungi bagian lain yang memang khusus menangani dana. Jadi
tidak harus bertemu dengan pimpinan.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak
jarang para penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga
sekretaris perlu mengatur taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk
diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena
itu, bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu
yang ingin membeli barang.
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu
tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini
sekretaris harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus
bertanya dulu kepada pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau
tidak. Bila pimpina sedang sibuk, persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu
diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan menghambat tugas
pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
Contoh bentuk percakapan dengan tamu
saat meminta tamu untuk mengisi form data tamu : “mohon maaf Bapak/Ibu untuk
kelengkapan informasi silahkan isi form data yang kami sediakan.”atau, “jika
berkenan, saya bisa menuliskannya untuk bapak/Ibu.”
saat mengatakan bahwa pimpinan tidak ada : “mohon maaf Bapak/Ibu, saat ini
pimpinan kami tidak ada di tempat. Bapak/Ibu bisa meninggalkan pesan, dan saya
pastikan pimpinan kami akan menghubungi Bapak/Ibu secepatnya” atau, “mohom
maaf Bapak/Ibu, saat ini pimpinan kami sedang tidak ada di tempat bagaimana kalau
saya buatkan janji bertemu dengan pimpinan kami di hari lain? bagaimana kalau
besok?”(sebautkan hari dan jam lain sesuai dengan agenda yang tersedia).
Formulir kedatangan tamu hampir sama dengan formulir penerimaan dan panggilan
telpon, informasi tentang tamu yang datang harus di catat lengkap untuk kepentingan
data dan informasi selanjutnya. Secara garis besar, form tamu berisikan data diri dan
maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan. untuk lebih lengkapnya, form
kedatangan tamu juga harus di tandatangani oleh penerima tamu dan tamu yang
bersangkutan.
Kesimpulan
Salah satu tugas Humas adalah mengatur pertemuan antara pimpinan dan tamu yang
akan bertemu dengan pimpinan tugas ini di mulai dari membuat janji,konfirmasi
hingga menerima kedatangan tamu di kantor. seorang sekretaris harus menghormati
dan melayani dengan sepenuh hati agar para tamu merasa senang dan mempunyai
kesan yang baik terhadap perusahaan karena seorang sekretaris membawa nama baik
perusahaan dalam berhubungan dengan tamu perusahaan maupun klien. jadi seorang
sekretaris harus mengetahui tata cara menerima tamu yang baik dan hal-hal apa saja
yang harus di lakukan jika pimpinan tidak ada di tempat.
2. Memimpin Rapat
Yang bertindak sebagai pemimpin rapat biasanya pimpinan organisasi atau perusahaan.
1. Berbicara sopan
8. Mempersiapkan akomodasi
9. Mempersiapkan transportasi
1. Sebagai pengarah
2. Sebagai penengah
3. Sebagai penggerak
1. MC
2. Notulen
a. Rapat penjelasan
c. Rapat perundingan
a. Rapat resmi
c. Rapat terbuka
d. Rapat tertutup
a. Mingguan
b. Bulanan
c. Semesteran
d. Tahunan
a. Rutin
b. Insidental
1. Terbuka suasananya
6. Disiplin waktu
1. Otoriter
2. Demokrais
3. Leissez faire
1. Pembri iformasi
2. Pemberi semangat
3. Inisiatif
4. Pemersatu
5. Penyerang
6. Perantara
7. Pendengar.
1. Verbatim, yaitu catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat tanpa ditabah
ataupun dikurangi
1. Judul notula
9. Jalannya rapat