PRAKTEK ETIKET DAN

KEPROTOKOLAN PAMONG PRAJA I

PENDEKATAN DAN STRATEGI

KEPROTOKOLAN
FEVI HAVIANTY,S.IP,M.Si
PERTEMUAN KE 2
Keprotokolan Sarat dengan Pengaturan

Berdasarkan UU Nomor 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan,

diatur mengenai tata tempat dan urutan bagi pejabat negara,
pejabat pemerintahan dan tokoh masyarakat tertentu dalam
Acara Kenegaraan dan Acara Resmi agar terdapat keserasian
dalam pengaturannya.
Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2018 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010 tentang
Keprotokolan, selain tata tempat, juga diatur lebih lanjut
mengenai tata upacara dalam Acara Kenegaraan dan Acara Resmi
untuk keseragaman, kelancaran, ketertiban dan kekhidmatan
jalannya upacara dalam rangka kunjungan Tamu Negara, Tamu
Pemerintah dan/atau Tamu Lembaga Negara Asing di Indonesia.
Lanjutan
Tata penghormatan sesuai dengan kedudukan pejabat yang
bersangkutan dan sesuai dengan penggunaan Bendera Negara
dan/atau Lagu Kebangsaan. Adapun pengaturan tata tempat,
tata upacara, tata penghormatan di daerah diselenggarakan
sesuai dengan keadaan di daerah masing-masing.
Tata Tempat pada hakekatnya mengandung unsur-unsur siapa
yang berhak lebih didahulukan, siapa yang mendapat hak
menerima prioritas dalam urutan Tata Tempat pada suatu
Acara Kenegaraan atau Acara Resmi. Untuk melaksanakan
Acara Kenegaraan atau Acara Resmi perlu pengaturan
mengenai Tata Tempat, Tata Upacara, Tata Penghormatan dan
pengaturan keprotokolan dengan menggunakan norma-norma
dan kebiasaan-kebiasaan bersifat internasional
PENGATURAN KEPROTOKOLAN
1. Apa/Siapa yang diatur;
Lambang Kehormatan NKRI yang terdiri dari
lambang negara, bendera kebangsaan, Presiden dan
Wakil Presiden RI serta lagu kebangsaan.
Seseorang yang termasuk kelompok pemimpin
apakah yang bersangkutan berkedudukan sebagai
Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah, atau Tokoh
masyarakat tertentu.
Lanjutan
2.Kenapa harus diatur;
Mengatur Pejabat Negara, Pejabat Pemerintah, Tokoh masyarakat
tertentu yang sesuai dengan kedudukan/martabatnya
berdasarkan ketentuan yang berlaku dalam penyelenggaraan
keprotokolan dimaksud untuk menciptakan ketertiban dalam
Tata tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan, bertujuan
memelihara kehormatan diri, kedudukan dan atau jabatannya
agar dapat melaksanakan tugas secara lebih berhasil guna “efektif”
& berdaya guna “efisien”
Mengatur Lambang-lambang Kehormatan NKRI dalam setiap
kegiatan acara dimaksudkan untuk ketertiban dalam penggunaan
agar selaras dengan kedudukannya sebagai lambang kedaulatan
NKRI, bertujuan untuk memupuk dan meningkatkan jiwa dan
semangat kebangsaan serta melestarikan nilai-nilai kejuangan
bangsa indonesia.
Lanjutan
3. Siapa yang harus mengatur;
Yang mengatur keprotokolan adalah setiap pemimpin dengan wewenang
kepemimpinanya dengan melalui penerbitan, instruksi atau peraturan dan
ketentuan lainnya yang resmi yang dalam tataran operasionalnya dilaksanakan
oleh Pejabat protokol yang berkompeten dalam penyelenggaraan keprotokolan.
Adapun pejabat protokol terdiri dari dua unsur :
Protokol Profesi adalah seseorang yang memangku tugas atau jabatan di bidang
keprotokolan seperti Direktur Jenderal Protokol dan Konsuler Departemen Luar
Negeri yang berkedudukan sebagai kepala protokol negara,kepala biro/bagian/sub
bagian protokol dalam organisasi pemerintahan, baik di tingkat pusat maupun
daerah.
Protokol Fungsi ialah seseorang yang memamgku jabatan bukan dalam
keprotokolan, namun tugas dan fungsinya berkaitan dengan keprotokolan seperti
biro/bagian umum, hubungan masyarakat, tata usaha, kesekretariatan,
pengamanan, lalu lintas, kepegawaian,kepemerintahan, ajudan dan lain-lainnya.
Sebagai Catatan bahwa Tata kerja dari protokol profesi dan protokol fungsi harus
sinergi dan saling mendukung, namun pada tingkat implementasi di lapangan,
menjadi tanggung jawab protokol profesi.
Lanjutan
4. Bagaimana cara mengaturnya; tata cara mengatur penyelenggaraan keprotokolan
dengan harus memiliki: tata cara, tata krama dan aturan-aturan tertentu.
Tata cara, yaitu setiap kegiatan apakah acara yang bersifat kenegaraan atau acara
resmi harus dilakukan dengan tertib, khidmat, dan memenuhi nuansa keagungan,
serta setiap perbuatan atau tindakan dilakukan menurut urutan-urutan tertentu.
Urutan ini sudah tetap (fixed) dan harus diikuti dengan seksama. Apabila tidak
diikuti dengan seksama akan terjadi ketidakberesan, dan hal ini akan berpengaruh
terhadap citra institusi bahkan citra pemimpinnya.
Tata krama yaitu etiket dalam pemberian penghormatan dan perlakuan serta
pelayanan dan penggunaan ungkapan yang simpatik, agar seseorang menyadari akan
rasa harga dirinya sesuai dengan kedudukan atau jabatannya masing-masing yang
pada gilirannya akan menciptakan segi kepuasan ”satisfaction” dalam kaitan ini
harus dihindari hal-hal yang menimbulkan kekecewaan karena akan berimplikasi
luas.
Aplikasi aturan-aturan yaitu menerapkan segala ketentuan peraturan perundang-
undangan di bidang keprotokolan yang berlaku harus selaras dengan situasi dan
kondisi setempat. Setiap perencanaan, persiapan, kesiapan langkah dan tindakan
dalam rangka pengaturan tersebut pada akhirnya harus “to achieve one’s purpose”
yaitu harus berfokus pada pencapaian tujuan. Tujuan pengaturan keprotokolan
adalah untuk terciptanya situasi yang menyenangkan “to create a pleasant situation”
Lanjutan
5.Dimana harus diatur;

Pengaturan keprotokolan adalah pada setiap penyelenggaraan
kegiatan yang bernuansa keprotokolan, yaitu :

Acara yang bersifat acara kenegaraan, acara resmi, atau acara
kemasyarakatan.

Pertemuan-pertemuan yang bersifat resmi yang dihadiri oleh
pejabat negara dan atau pejabata pemerintah,

Pelaksanaan kunjungan baik yang bersifat kunjungan kenegaraan,
kunjungan resmi atau kunjungan kerja.

Audensi dan penerimaan tamu-tamu pimpinan,

Acara perjamuan dan kegiatan lain yang melibatkan pimpinan,
baik hanya sebagai peserta maupun sebagai pembesar upacara,

Kegiatan lainnya yang bertujuan untuk mendukung tugas,
jabatan, dan menjaga kehormatan seseorang.
 ASAS ASAS KEPROTOKOLAN
Asas merupakan prinsip dasar yang menjadi acuan berpikir
seseorang dalam mengambil keputusan-keputusan yang
penting.
Dalam keprotokoleran negara Republik Indonesia terdapat
asas-asas yang mengatur keprotokolan yang harus
dijunjung dan diterapkan oleh setiap pelaksana protokol
atau protokoler.
Berdasarkan UU Nomor 9 Tahun 2010 Pasal (2) disebutkan
bahwa Keprotokolan diatur berdasarkan: asas kebangsaan,
asas ketertiban dan kepastian hukum, asas keseimbangan,
kesesuaian dan keselarasan, dan asas timbal balik.
Lanjutan
Asas Kebangsaan adalah keprotokolan harus mencerminkan
sifat dan watak bangsa Indonesia yang pluralistik
(kebinekaan) dengan tetap menjaga prinsip negara kesatuan
Republik Indonesia.
Asas ketertiban dan kepastian hukum adalah keprotokolan
harus dapat menimbulkan ketertiban dalam masyarakat
melalui adanya kepastian hukum.
Asas keseimbangan, kesesuaian dan keselarasan yang
dimaksud dengan adalah keprotokolan harus mencerminkan
keseimbangan, kesesuaian, dan keselarasan, antara individu
dan masyarakat dengan kepentingan bangsa dan Negara.
Asas Timbal balik adalah keprotokolan diberikan setimpal
atau adanya balas jasa terhadap keprotokolan dari negara
lain.
Aspek Aspek Agar Komunikasi Efektif
Dalam Keprotokolan
Kejelasan (Clarity)
Bahasa maupun informasi yang disampaikan harus jelas, sehingga mudah
dipahami dan tidak menimbulkan interprestasi ganda ataupun salah.
Ketepatan (Accuracy)
Informasi yang disampaikan betul-betul akurat artinya informasi tersebut benar
dan tepat.
Konteks (Context)
Bahasa dan informasi yang disampaikan harus sesuai dengan keadaan dan
lingkungan di mana komunikasi itu terjadi.
Alur (Flow)
Alur bahasa dan informasi harus runtut, karena akan sangat berarti dalam
menjalin komunikasi yang efektif.
Budaya (Culture)
Aspek ini tidak saja menyangkut bahasa dan informasi, tetapi juga tata krama atau
etika. Misalnya: cara bersalaman, memberi hormat, ada perbedaan antara etnis
satu dengan yang lain.
PENDEKATAN KEPROTOKOLAN
Dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan, seorang protokol
perlu melakukan serangkaian kegiatan mulai dari perencanaan,
persiapan, pelaksanaan sampai dengan tahap evaluasi. Serangkaian
kegiatan dalam rangka mencapai tujuan tersebut sering disebut dengan
pendekatan.
Dalam kamus besar Bahasa Indonesia, pendekatan adalah proses, cara
perbuatan mendekati. Dengan demikian, pendekatan merupakan titik
tolak atau sudut pandang terhadap sebuah proses.
Manfaat dilakukannya pendekatan adalah agar arah dan tujuan dapat
direncanakan dengan jelas.
Dengan tujuan yang jelas, maka akan dapat mempermudah
menetapkan arah dan sasaran dengan pasti.
Melalaui pendekatan, seorang protokol dapat lebih memahami tujuan
dan arah untuk menentukan langkah-langkah dan pengembangan
sehingga dapat dijadikan kriteria efektivitas sebuah kegiatan atau acara.
PENDEKATAN KEPROTOKOLAN MELIPUTI
1. The Leadership Approach
Adalah aktivitas mempengaruhi orang-orang, agar mau bekerja
sama untuk mencapai beberapa tujuan yang mereka inginkan.
Terdapat 4 pendekatan kepemimpinan antara lain :
The traith approach, yaitu inisiatif kekuatan diri, cerdik, berperan
serta dalam pergaulan.
Behavioral approach, yaitu keberhasilan seuatu ditentukan oleh
gaya bersikap dan bertindak diri dari yang bersangkutan, struktur
tugas dan tegang rasa.
The contigency approach, yaitu gaya dasar, gaya efektif dan gaya
tidak efektif.
Pendekatan terpadu, yaitu perpaduan antara teori motivasi
jenjang kebutuhan, teori tingkat kematangan bawahan dengan
pendekatan kepemimpinan situasional.
Lanjutan
2.The Management Approach
Manajemen adalah tindakan atau seni mengurus, memperlakukan,
pengawasan dan pembimbingan. Prinsip manajemen adalah untuk
pencapai tujuan dan pelaksanaan pekerjaan sistem kerjasama yang
kooperatif dan rasional menekankan prinsip efesiensi.
3. The Etiquette Approach
Etiket adalah aturan sopan santun dipergaulan. Etika adalah ilmu
pengetahuan tentang asas-asas akhlak atau moral. Sikap yang
tercermin meliputi :
1. Attitude to behave, yaitu sikap sesuatu keadaan atau gerakan
tubuh bersifat natural atau wajar.
2. Attitude to persinify, yaitu sikap batin manakala menyampaikan
ungkapan, aspirasi, diskusi, berbicara bebas dll.
3. Attitude to live, yaitu sikap hidup yang aktif giat dan aktual yang
nampak.
PENDEKATAN KEPROTOKOLAN
Koordinasi dan Hubungan Kerja
Koordinasi dengan semua pihak yang terlibat sangat
diperlukan agar kegiatan dapat berjalan dengan
lancar, baik itu koordinasi dengan pihak internal
maupun koordinasi dengan pihak-pihak luar yang juga
terlibat. Berkoordinasi mengenai teknis dilapangan
yang harus dipersiapkan, baik itu dengan pihak
internal atau para staf yang menjadi pelaksana
kegiatan protokler maupun pihak lain seperti dengan
pihak hotel tempat kegiatan diselenggarakan
 Lanjutan
Latar Belakang Pendidikan
Pendidikan merupakan salah satu faktor yang menghambat aktivitas
protokoler, kekurangan personil yang mempunyai pengetahuan, keterampilan
di bidang keprotokolan. Dua orang yang berlatar pendidikan sarjana,
selebihnya hanya berpendidikan tamat SLTA, dari latar pendidikan tersebut
tidak ada yang berlatar pendidikan dari disiplin komunikasi, apalagi dengan
spesialisasi humas. Sehingga personil bekerja hanya berdasarkan pengalaman
dan ajaran dari atasan mereka masing-masing.

Etos Kerja
Faktor lain yang berhubungan dalam pelaksanaan aktivitas protokoler yaitu
etos kerja yang menjadi salah satu faktor penghambat dalam menjalankan
kegiatan protokoler. Lemahnya etos kerja yang dimiliki oleh para pegawai
mengakibatkan kurangnya tanggung jawab para pegawai terhadap pekerjaan,
karena kurangnya tanggung jawab ini maka banyak pekerjaan yang langsung
diambil alih oleh atasannya.Selain itu kebiasaan atau budaya dari pegawai
instansi-instansi pemerintahan menjadi salah satu faktor penghambat dalam
pelaksanaan kegiatan protokoler dalam meningkatkan citra positif.
STRATEGI KEPROTOKOLAN
Peran protokol sangat strategis karena tidak hanya
memberikan pelayanan prima terhadap internal
pegawai dalam suatu organisasi atau instansi tetapi
juga dapat memberikan pelayanan prima kepada para
tamu.
Jika seorang protokol benar-benar memberikan
pelayanan prima terhadap para tamu terutama para
tamu dari luar instansi bahkan negara luar, maka
persepsi positif pun akan diberikan pada instansi atau
organisasi tersebut secara keseluruhan, bahkan akan
menunjang kesuksesan instansi atau organisasi
tersebut.
Lanjutan
Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu
menyiapkan /mengurus apa yang diperlukan oleh orang lain.
pelayanan prima merupakan terjemahan dari service excellent
yang secara harfiah berarti pelayanan yang sangat terbaik
karena sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku atau
dimiliki oleh instansi yang memberikan pelayanan.
Menurut Swastika (2005:3), definisi pelayanan prima
mengandung tiga hal pokok, yaitu:
 Adanya pendekatan sikap yang berkaitan dengan kepedulian
kepada pelanggan,
 Upaya melayani dengan tindakan terbaik
 Adanya tujuan untuk memuaskan pelanggan dengan
berorientasi pada standar layanan tertentu.
STRATEGI KEPROTOKOLAN
Adalah suatu pernyataan mengenai arah dan tindakan yang
diinginkan meliputi rencana program dan tindakan manajemen
untuk mencapai tujuan yang diinginkan yang menumbuhkan
kepuasan baik dari pimpinan, pengamat dan masyarakat;
Arah yaitu bahwa setiap pelaku di dalam suatu acara dapat
mengetahui tentang peranan, fungsi kegiatan yang akan
dilaksanakan sehingga tidak memerlukan secara optimal dari
protokol officer;
Tindakan yaitu mengadakan identifikasi segala sesuatu yang
berkaitan dengan penyelenggaraan acara yakni sumber daya
aparatur, organisasi sistem manajemen dan lingkungan
pendekatan analisis yang terdiri dari analisis kekuatan,
kelemahan dan peluang internal serta tantangan baik yang
bersifat internal maupun eksterrnal organisasi.
STRATEGI KEPROTOKOLAN MELIPUTI
Empowerment(pemberdayaan) meliputi responsible
(bertanggungjawab), self esteem(harga diri) dan vision (impian);
Authority (kewenangan) lebih dibebankan pada masalah hak
khususnya hak untuk mengambil keputusan dan memberikan
perintah;
Administration order aspek administrasi keprotokolan dapat
dilaksanakan sesuai dengan prosedur atau memenuhi SOP.
Legal order aspek regulasi keprotokolan yang berkaitan dengan
tata tempat, tata upacara, tata penghormatan dapat
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan
Service order aspek pelayanan dalam kegiatankeprotokolan yang
berkaitan daengan urusan penyambutan, penerimaan
pengurusan dan hal hal yang berhubungan dengan fasilitas
pendukung , keseluruhannya dapat berjalan dengan baik
sehingga mendatanagkan kesan memuaskan publik.