Materi ADMINISTRASI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

KELAS XII Kurikulum 2013

MATERI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi Semester Gasal Kelas XII Administrasi
Perkantoran
Ruang Lingkup Protokol :
-         Definisi Protokol
-         Azas Keprotokolan
-         Tujuan Protokol
-         Peran Keprotokolan
-         Unsur Protokol
-         Tugas dan Fungsi Protokol
-         Syarat Petugas Protokol
-         Sumber Protokol
-         Aturan Keprotokolan
-         Ruang Lingkup Tugas Protokol

DEFINISI PROTOKOL DAN KEPROTOKOLAN

Protokol adalah kumpulan atau keseluruhan naskah yang isinya terdiri
atas catatan, catatan mengenai persetujuan, perjanjian yang meliputi
lingkup nasional maupun internasional.
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan atau urutan kegiatan yang
didalamnya meliputi aturan-aturan dan tata cara yang terdapat dalam
acara resmi maupun acara- acara kenegaraan.
Keprotokolan adalah norma-norma atau aturan-aturan atau kebiasaan
kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara,
berbangsa, berpemerintahan dan bermasyarakat. Metode keprtokolan
di Indonesa adalah UU Protokol yaitu Peraturan perundang undangan
di bidang “Domain” keprotokolan yang berkaitan “relaten” dengan
keprotokolan.
 AZAS AZAS KEPROTOKOLAN
1.      Azas kebangsaan
Keprotokolan harus menggambarkan sifat dan cirri serrta watak
bangsa Indonesia yang beraneka ragam (pluralistik), dengan tetap
mempertahankan prinsip-prinsip yang dimilki oleh NKRI.
2.      Azas ketertiban dan kepastian hukum
Keprotokolan harus dapat memberikan keadaan yang tertib dalam
kehidupan masyarakat melalui kepastian hukum.
3.      Azas keserasian, kesesuaian dan keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan suatu keserasian (keseimbangan),
kesesuaian dan keselarasan antara warga Negara (sebagai individu)
dengan masyarakat untuk kepentingan bangsa dan Negara.
4.      Azas timbal balik 
Keprotokolan diberikan oleh Negara lain atas balas jasa yang diberikan
oleh Negara.
     5.    Azas Keagamaan
           
    
TUJUAN KEPROTOKOLAN
-         Membuat suatau acara teratur dan tertata dengan baik
-         Meminimalisir kesalahan dalam suatu acara
-         Membuat tujuan suatu kegiatan dapat tercapai
-         Membuat kegiatan lebih berkesan
-         Membuat kegiatan berjalan lebih khidmat dan terhormat
-         Membuat kegiatan lebih menarik

PERAN KEPROTOKOLAN
-         Kegiatan keprotokolan dapat menjadi mediator dan koordinasi
-                Kegiatan keprotokolan dapat menjadi suatu sarana agar suatu acara
berjalanlancar serta aman.
-         Penentu keberhasilan suatu acara
-         Menciptkana acara agar terkesan kidmat, megah dan agung
-                Sebagai media komunikasi dengan pihak-pihak yang terlibat dalam
acara tersebut
 UNSUR KEPROTOKOLAN
-         Tata Cara
Unsur keprotokolan yang menentukan tindakan yang harus
dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut
dilaksanakan dalam suatu acara tertentu. Tindakan tersebut
dilaksanakan menurut aturan atau adat kebiasaan yang sudah ada
atau sudah ditetapkan sebelumnya.
-         Tata Krama
Unsur keprotokolan dengan memperhatikan pilihan kata, tata cara
berbicara, serta perbuatan yang disesuaikan dengan jabatan atau
tujuan acara.
-         Aturan-Aturan Adat Kebiasaan
Suatu aturan yang menjadi kebiasaan yang telah ditetapkan
secara universal oleh setiap negara.
-         Tata Penghormatan
Unsur keprotokolan yang mengatur tentang tata cara kesopanan
terhadap orang lain dalam suatu acara keprotokolan

TUGAS DAN FUNGSI POKOK KEPROTOKOLAN

Tugas : menyelenggarakan urusan, pekerjaan dan kegiatan di bidang
protokoler, persiapan acara atau upacara tertentu, pengurusan
perjalanan dinas pimpinan, pejabat maupun tamu-tamu daerah serta
anggota masyarakat tertentu, penyediaan akomodasi dan fasilitas yang
diperlukan, pengurusan kendaraan bermotor, dan pengaturan
penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di lingkungan
daerahnya.
URAIAN TUGAS PROTOKOLER :
1. Menyusun dan menyelaraskan program kerja di seksi protokoler
2. Melaksanakan pelayanan kedinasan protokoler dan dan perjalanan
dinas bagi kepala daerah atau kepala instansi disuatu perusahaan
3. Melaksanakan fasilitas dan koordinasi sesuai dengan tugas di seksi
protokoler
4. Mengatur penjagaan keamanan lingkungan kantor, wisma, mess di
lingkungan daerahnya
5. Melaksanakan evaluasi dan membuat laporan terhadap pelaksanaan
tugas di seksi protokoler.
6. Melaksanakan tugas lainnya di bidang protokoler yang diberikan
oleh kepala kantor.
 Latihan Soal
1. Jelaskan pengertian keprotokolan!
2. Sebut dan jelaskan azas-azas keprotokolan, penjelasan
menggunakan bahasa kalian sendiri!
3. Berikan pendapat kalian pentingnya suatu keprotokolan bagi
kelancaran suatu acara!
4. Jelaskan menurut pendapat kalian, pentingnya fungsi
pengorganisasian bagi suatu sistem kekprotokolan!
5. Sebutkan peran dari keprotokolan!

FUNGSI PROTOKOL
1. Fungsi Perencanaan
        Adalah suatu fungsi yang mengatur mengenai tujuan suatu acara
yang akan dilaksanakan meliputi pemilihan waktu, tempat dan juga
situasi yang akan digunakan.
2. Fungsi Pengorganisasian
        Adalah fungsi yang mengatur secara rinci anggota-anggota
kepanitiaan yang terlibat dalam suatu acara
3. Fungsi Penggerakan
        Adalah suatu fungsi yang memilki tugas sebagai pengawas dan
pendorong anggota-anggota yang terlibat dalam suatu acara.
4. Fungsi Pengawasan
        Adalah fungsi yang digunakan sebagai suatu alat untuk
memberikan pengamanan dan juga rasa jera bagi karyawan yang
tidak mematuhi peraturan.
5. Fungsi Pengkkordinasian
        Adalah fungsi yang bertujuan untuk membentuk suatu sikap
kekompakan kerja sama bagi setiap anggota suatu sistem
keprotokolan.
6. Fungsi Pengambilan Keputusan
        Adalah fungsi yang bertujuan untuk memutuskan segala sesuatu
yang berkaitan dengan hasil perencanaan suatu kelompok
keprotokolan yang pada akhirnya digunakan pada suatu acara.
PERBEDAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS
PROTOKOL

HUMAS PROTOKOL
 -                  Memiliki kemampuan bahasa
-          Tidak harus menguasai bahasa
asing yang baik, dikarenakan asing yang baik, dikarenakan
berkomunikasi secara langsung pada saat berkomunikasi
dengan pihak lain. biasanya sudah disediakan teks
secara terstruktur
-  Harus memahami ilmu
                -    Harus memahami ilmu
             

komunikasi yang berhubungan komunikasi tentang tata cara

dengan kemampuan untuk suatu acara, mulai dari
mempromosikan atau persiapan, pelaksanaan hingga
mempertahankan citra positif evaluasi
suatu instansi atau perusahaan

PERSAMAAN PETUGAS HUMAS DAN PETUGAS

PROTOKOL
-          Sama – sama harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik
-                  Sama – sama memilki kemampuan berpenampilan yang baik
dihadapan orang lain
-                  Sama- sama harus dapat menyampaikan pesan yang diberikan oleh
suatu instansi atau perusahaan
-          Sama-sama harus dapat memahami reaksi dari para khalayak (pihak
lain) yang menerima pesan.
-                  Sama – sama memilki kemampuan untuk membuat suatu instansi
atau perusahaan menjadi lebih maju.

LATIHAN SOAL
1. Berikan pendapat kalian, apakah fungsi perencanaan hanya
tepat digunakan untuk kegiatan keprotokolan di lingkungan
pemerintahan?
2. Berikan contoh kegiatan keprotokolan di lingkungan sekolah
dan sertakan contoh susunan acara yang kalian ketahui!
3. Berikan pendapat kalian, apakah asas keprotokolan harus
diterapkan untuk acara resmi kenegaraan?
 

SYARAT PETUGAS PROTOKOL

                      Dalam beberapa literatur yang Saya pelajari, banyak sekali
kualifikasi bagi seorang petugas protokol. Hal ini penting agar arti dan
makna protokol dapat diwujudkan secara optimal. Beberapa
kualifikasi tersebut antara lain :
1. Secara teknis setiap petugas harus menekuni bidang tugas masing-
masing dan dituntut pula untuk turut memperhatikan kepentingan
bidang lainnya.
2. Berusaha mewujudkan aparat pengelola yang efektif dalam iklim
yang kompak, tertib dan berwibawa dalam suatu kondisi yang
berazaskan kekeluargaan.
3. Protokol perlu menguasai segala permasalahan, tetapi tidak berarti
harus melaksanakan sendiri.
4. Mampu memahami pentingnya dekorasi, kebersihan, keindahan,
keamanan, ketertiban dan lain lain
5. Memahami tentang prinsip-prinsip manajemen yang baik
6. Mampu berpenampilan yang baik
7. Mampu berkomunikasi dengan efektif 

ANDA DIMINTA UNTUK MENJADI PETUGAS PROTOKOL PADA SALAH SATU

ACARA DI BAWAH INI :
1. Acara kemerdekaan RI
2. Acara peringatan Maulid Nabi Muhammad SAW
3. Acara hari Sumpah Pemuda
Susunlah susunan acara menurut versi Anda sendiri, praktikan
diri Anda sebagai seorang protokol yang disaksikan oleh Guru
Pembimbing di luar kelas

 
 ATURAN PROTOKOL
                  Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan
dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang
meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai
bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan
atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan atau masyarakat
1. Peraturan tentang Keprotokolan
     a. UU no.8 tahun 1987 tentang protokol ( sudah tidak berlaku )
     b. UU no.9 tahun 2010 tentang keprotokolan
        c. PP no.62 tahun 1990 tentang ketentuan keprotokolan mengenai
tata tempat, tata upacara     dan tata penghormatan
2. Peraturan terkait Keprotokolan
     a. UU no.43 tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian
     b. UU no.22 tahun 2003 tentang pemerintah daerah
     c. UU no.32 tahun 2004 tentang pemerintah daerah
        d. UU no.24 tahun 2009 tentang bendera, bahasa, dan lambang
negara, serta lagu kebangsaan.
     e. PP no.40 tahun 1958 tentang bendera kebangsaan RI
     f. PP no. 43 tahun 1958 tentang penggunaan lambang negara RI
     g. PP no.44 tahun 1958 tentang lagu kebnagsaan Indonesia Raya
     h. PP no.21 tahun 1975 tentang sumpah atau janji PNS
     i. PP no 24 tahun 2004 tentang kedudukan protokoler dan keuangan
pimpinan dan anggota DPRD.
     j. PP no. 6 tahun 2005 tentang pemilihan, pengesahan, pengangkatan
dan pemberhentian kepala daerah dan wakil kepala daerah
     k. Perpres no.11 thun 1959 tentang pelantikan jabatan negeri
     l. Kepres no.18 tahun 1972 tentang penggunaan pakaian ketentuan
dari institusi atau lembaga resmi.

CARILAH UNDANG – UNDANG YANG BERKAITAN DENGAN

KEPROTOKOLAN MELALUI INTERNET ATAU MEDIA BUKU
TERKAIT MATERI KEPROTOKOLAN

ATURAN DASAR PROTOKOL

Aturan Dasar Protokol I
-          Pengaturan tempat duduk
 1. Yang menempati posisi paling depan adalah yang paling tinggi
kedudukannya.
2. Jika meghadap meja, yang menghadap pintu keluar yang
dianggap utama dan tempat terakhir adalah yang dekat
dengan pintu keluar.
3. Kanan adalah utama
4. Bila ada dua orang yang berjajar, posisi sebelah kanan adalah utama
(2-1), empat orang, urutannya menjadi 4-2-1-3, enam orang urutannya
menjadi 6-4-2-1-5-3 dan seterusnya.

-          Urutan saat naik turun kendaraan

1. Pesawat, orang yang paling utama adalah orang yang paling akhir
menaiki pesawat dan menjadi orang yang turun paling awal.
2. Kapal laut, mobil atau kereta, orang yang paling utama naik dan
turun terlebih dahulu. Orang yang paling utama duduk di sebelah
kanan, yang kedua yang terpenting di paling kiri dan orang ketiga
duduk disebelah tengah.

-          Urutan saat datang dan pulang

Orang yang paling utama akan tiba paling akhir dan meninggalkan
tempat paling awal

-                  Posisi mobil saat menjemput dan mengantarkan tamu

kehormatan
Berhentilah pada saat posisi pintu kanan mobil berada di arah pintu
keluar gedung. Dengan demikian, sang tamu dapat langsung berjalan
menuju gedung begit turun dari mobil dan sebaliknya.

Aturan Dasar Protokol II

-          Menghadiri perayaan hari kemerdekaan
1. Berusahalah untuk hadir, merupakan suatu kehormatan bagi
seseorang bila menerima undangan ini. Konfirmasikan kedatangan
anda pada petugas, lakukan juga hal ini bila anda tidak datang
2. Patuhi peraturan yang tertera pada undangan
3. Hadirlah 15 menit sebelum acara dimulai idak usah mondar
4. Duduklah sesuai nomor atau deretan yang sudah ditentukan
5. Kalau anda sudah duduk tidak usah mondar mandir untuk menyapa
relasi
6. Tahan diri untuk tidak menguap, ngantuk atau melirik kesana
kemari.
7. Jangang ngobrol saat acara berlangsung
 8. Pastikan bahwa anda cukup sehat dan kuat untuk menghadiri acara
tersebut.

Aturan Dasar Protokol III

-          Diterima Pejabat Tinggi
Diterima pejabat tinggi atau audiensi mungkin belum pernah
sekalipun terlintas dibenak anda. Lakukan langkah sebagai berikut :
1. Hubungi orang yang berhubungan dan menangani masalah audiensi
ini
2. Cek lagi waktu dan tempat anda akan diterima
3. Persiapkan jumlah rombongan yang akan pergi bersama anda sesuai
arahan protokol
4. Datalah nama masing-masing anggota rombongan, lengkap alamat
dan jabatan atau kedudukan mereka dalam organisasi
5. Susunlah pokok-pokok materi yang akan dibicarakan secara tertulis
di atas kertas berkop organisasi. Masukan dalam map yang bersih dan
beri amplop. Tunjukan pada pejabat yang bersangkutan.

-          Saat Audiensi

1. Datanglah setengah jam lebih awal
2. Isilah buku tamu yang disediakan
3. Bila harus memakai tanda tamu yang ditukar dengan kartu identitas,
patuhilah peraturan tersebut
4. Jangan ribut dan menarik perhatian orang lain saat menunggu
5. Dilarang keras merokok.
6. Masuklah ke ruangan dengan dipimpin ketua rombongan.
7. Ketua berdiri di dekat pejabat untuk memperkenalkan anggota.
8. Saat diajak berbicara, ketua rombongan akan berbicara terlebih
dahulu
9. Ketua harus membahas inti pembicaraan dan menutupnya dengan
baik dan jangan lupa memberi kesempatan pada anggota

-          Berfoto Bersama Pejabat

Sebelum audiensi dimulai, mintalah pada petugas protokol yang
mengatur pertemuan. Bila waktu berfoto tiba, mintalah kesediaan
pejabat untuk berfoto bersama. Jangan sampai terkesan memaksa atu
menodong.

-          Usai Audiensi

1. Bila ada jumpa pers, sediakan materi untuk dibagi bagikan kepada
wartawan
2. Segeralah membuat ucapan terima kasih kepada jabatan yang telah
menerima
3. Serahkan surat tersebut dua hari setelah acara audiensi selesai
kepada petugas protokol.
4. Jangan lupa mengucapkan terima kasih kepada semua pihka yang
membantu terlaksananya audiensi