FASILITASI KEGIATAN PROTOKOLER DENGAN BUKU

TROUBLESHOOTING
DI KABUPATEN TULANG BAWANG

Nama Diklat : Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan I

Tahun : 2020

Ruang Lingkup Inovasi : Kabupatem

Cluster Inovasi : Pelayanan Publik

Inovator : ROMADH SUSANTO, S.H., M.Si.
Jabatan : Kepala Sub Bagian Hubungan Keprotokolan
Instansi : Bagian Protokol Setdakab Tulang Bawang
Pemda : Tulang Bawang

Latar Belakang

A. VISI MISI KABUPATEN TULANG BAWANG

Sebelum membahas secara mendalam tentang Sub Bagian Keprotokolan pada

Setda Kabupaten Tulang Bawang, terlebih dahulu dibahas tentang Visi dan Misi
Kabupaten Tulang Bawang.

Visi Kabupaten Tulang Bawang periode tahun..........– ........ masa kepemimpinan

Bupati ..........................................dengan Wakil Bupati ........................................
yaitu Terwujudnya Masyarakat Tulang Bawang Yang Agamis lebih Sejahtera,
Mandiri, Maju, Kompetitif, Kondusif, Berkepribadian dan Demokratis

1
 Misi Kabupaten Tulang Bawang periode tahun ........– ....... adalah sebagai
berikut :

1. Menjadikan nilai-nilai agama melekat pada setiap kebijakan pemerintah dan

perilaku masyarakat;

2. Mewujudkan tata kelola pemerintahan yang lebih bersih, efektif, efisien, dan
akuntabel;

3. Meningkatkan kedaulatan pangan dan ekonomi kerakyatan berbasis potensi

lokal serta mengurangi tingkat pengangguran;

4. Mengakselerasikan pembangunan infrastruktur strategis, pembangunan

kewilayahan dan menyerasikan pembangunan antara kota dan desa;

5. Meningkatkan Pelayanan Pendidikan, kesehatan dan perlindungan sosial

sesuai standar;

6. Menciptakan keamanan, ketertiban dan lingkungan yang kondusif;

7. Mengembangkan kapasitas pemuda, olahraga, seni-budaya, meningkatkan

keberdayaan perempuan, perlindungan anak dan mengendalikan
pertumbuhan penduduk;

8. Mewujudkan kualitas pelayanan Investasi dan meningkatkan kualitas

pelayanan publik;

9. Mengoptimalkan pengelolaan Sumber Daya Alam berwawasan lingkungan;

Ruang Lingkup Keprotokolan

1. Pengertian, Sejarah, Asaz dan Tujuan Protokol

Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur

pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun
masyarakat.

2
Sejarah Kata Protokol

Secara estimologis istilah protokol dalam bahasa Inggris protocol, bahasa

Perancis protocole, bahasa Latin protocoll(um) dan  bahasa Yunani protocollon. 
Dalam kamus Bahasa Inggris Oxford,

"Protocol is the code of ceremonial forms or courtesies used in official

dealings, as between heads of state or diplomats."

Awalnya, istilah protokol berarti halaman pertama yang dilekatkan pada sebuah
manuskrip atau naskah. Sejalan dengan perkembangan jaman, pengertiannya
berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu
naskah, melainkan keselurahan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen
persetujuan, perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun
internasional.

Perkembangan selanjutnya, protokol berarti kebiasan-kebiasan dan peraturan-

peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan dan etiket diplomatik.
Aturan-aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku
secara universal.

Masalah protokoler ditujukan pada keberhasilan pelaksanaan suatu kegiatan dan

pada hal-hal yang mengatur seluruh manusia yang terlibat dalam pelaksanaan
suatu kegiatan.  Suatu kegiatan apapun pada dasarnya merupakan pelaksanaan
dari hasil kerja tahapan-tahapan sebelumnya. Tahapan-tahapan tersebut
diperlukan untuk menunjang suksenya puncak acara.

Dalam Rapat Kerja Nasional-Rakernas Protokol tanggal 7-9 Maret 2004 di

Jakarta disepakati keprotokolan adalah “Norma–norma atau aturan-aturan atau
kebiasaan yang dianut atau diyakini dalam kehidupan bernegara, berbangsa,
pemerintah dan masyarakat.”

Keprotokolan di Indonesia diatur dalam Undang-undang nomor 8 tahun 1987,

ialah serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi
aturan mengenai tata tempat, tata upacara dan tata penghormatan kepada

3
seseorang sesuai dengan jabatan atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan
atau masyarakat.

2. Persyaratan Menjadi Protokoler.

Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :

1. Mempunyai pengetahuan dan pengaiaman luas terutama dalam hubungan

antar manusia
2. Bermental kuat dan kepribadian tangguh
3. Trampil dan cekatan menguasai situasi
4. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat
5. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul
6. Sangat memahami perasaan orang lain
7. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang
8. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri
9. Rendah hati tetapi tidak rendah diri
10. Penampilan menarik
11. Pandai berbusana sesuai dengan suasana
12. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik
13. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsure-unsur
manajemen
14. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing

Adapun yang mengatur kegiatan protokol adalah pejabat protokol yang

berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang
memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

4
 3. Jenis-jenis Kegiatan Protokol

Jenis-jenis kegiatan keprotokolan dapat meliputi:

1. Jenis kegiatan Umum/ Kenegaraan

Jenis Kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/
Perguruan tinggi/ Kedinasan instansi, antara lain berbentuk:

1)      Upacara pelantikan dan serah terima jabatan

2)      Upacara penandatanganan naskah kerjasama

3)      Upacara sumpah pegawai

4)      Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru

5)      Peresmian pembukaan seminar, symposium, siskusi dan sebagainya

1. Jenis kegiatan yang bersifat Universitas/ Perguruan tinggi

1)      Upacara Dies Natalies

2)      Upacara wisuda sarjana

3)      Upacara pengukuhan guru besar

4)      Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa

4. Aktivitas Protokoler

Aktivitasnya terdiri atas 5 hal yaitu :

1. Tata ruang,
2. Tata upacara,

5
 3. Tata Tempat,
4. Tata Busana,

1. Tata Warkat.

Tata ruang

Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan sebagai
tempat aktivitas.  Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan, tergantung
dari jenis aktivitas. 

1)      Perangkat keras,  adalah berbagai macam perlengkapan yang diperlukan

untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/sofa, sound system/ public
address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya

2)      Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka

pelaksanaan suatu kegiatan seperti, penerima tamu, pemandu acara, petugas
keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

Yang perlu diperhatikan :

1)   Ruang harus sesuai dengan kebutuhan (jumlah kursi dan meja)

2)    Papan nama petunjuk yang diperlukan

3)    Tata suara yang memadai, disesuaikan dengan tata ruang dan tempat

4)    Tata lampu yang mencukupi kebutuhan.

 Penjelasan mengenai perangkat keras sudah disebutkan, namun masih perlu

diingat mengenai :

 Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan

konsumsi

6
  Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di
lapangan, termasuk pemandu acara/pembawa acara, penerima tamu,
konsumsi, keamanan dan sebagainya

3)      Khusus Pemandu Acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)  Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC

(1). Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi

 (2). Volume suara yang konstan dan mantap

 (3). Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia

maupun bahasa asing.               

(4). Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai keadaan

dan mampu mengambil keputus

 (5). Sifat yang tidak mudah tersinggung

 (6). Berkepribadian

b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan

kegiatanacara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap
membaca 

c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik

d) Mengetahui  tempat  posisi  berdiri  yang  tepat  (menguasai  arena

kegiatan)

e) Pandai mengatur volume suara

f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan

komentar)pidato seseorang

g) Mampu menguasai massa

7
 1. Tata upacara

Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus
disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya.  Untuk keperluan itu harus diperhatikan:

1)      jenis kegiatan;

2)      bahasa pengantar yang dipergunakan;

3)      materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam kegiatan
upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain.  Pengisi acara, misal
dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang akan
memberikan sambutan.  Kesediaan mereka yang menyambut, jauh sebelumnya
sudah dihubungi.  Untuk kelancaran suatu "upacara" diperlukan seorang "stage
manajer" yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa acara dan
pelaksana upacara

1. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Perancis atau dalam bahasa

Inggris precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan
berdasarkan prioritas, atau siapa yang lebih dulu.

Secara keseluruhan, dapat diartikan preseance adalah ketentuan atau norma yang

berlaku dalam hal tata duduk para pejabat, yang biasanya didasarkan atas
kedudukan ketatanegaraan dari pejabat yang bersangkutan, kedudukan
administratif/struktural dan kedudukan sosial. Tata urutan tempat duduk
di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden nomor 265 tahun 1968.

8
 

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance:

1)  Golongan Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena

jabarannya atau kedudukannya.

2)  Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena

derajatya, misalnya bangsawan dan sebagainnya.

Pedoman Preseance:

1)      Aturan dasar Preseance

a) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan

paling depan atau mendahului,

b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling
penting adalah mereka yang di sebelag kanan.

2)      Aturan umum tata tempat

a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah

menghadap pintu keluar. Yang duduk di dekat pintu dianggap paling terakhir.

b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila orang-
orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat sebelah kanan di
luar atau tempat yang paling tengah adalah yang pertama tergantung situasi.

3)      Aturan tempat duduk

Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut:

1. Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi

9
 2. Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah yang
utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri urutan
nomor tiga.

4)      Atutan urutan memasuki kendaraan

Tata urutan memasuki kenderaan, bagi undangan resmi atau kenegaraan

memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang matang.
Tipe kenderaan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan pengemudi, ia juga
harus mengenal pengetahuan protokoler, termasuk penampilannya.

Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut, kenderaan mobil
atau kereta api sebagai berikut:

1. Pesawat udara : Seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat

udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruni pesawat, orang yang
utama akan turun lebih dahulu.
2. Kapal laut: orang yang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun akan
turun lebih dahulu
3. Kenderaan mobil atau kereta: orang yang paling utama baik sewaktu naik
maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain.  Namun demikian
apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa karena
keadaan,   hal tersebutmerupakan suatu perkecualian.
4. Letak kenderaan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kenderaan
akan menuju, berada di sebelah kiri kita.
5. Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya di
sebelah kiri.
6. Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kenderaan
dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama dapat
turun lebih dahulu.
7. Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang
yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk paling
kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.

10
 8. Jika mobil dimungkinkan di duduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, karena
ada tambahan bak di tengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh
orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki di
sebelah kanan kirinya.
9. Tata Busana.
Tata busana disini ialah pakaian yang harus yang dimaksud ialah pakaian
yang harus dikenakan pada suatu aktivitas protokoler, baik oleh para
pejabat undangan ataupun pelaksana kegiatan.

Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang
dikirimkan baik formal maupun informal.

Jenis tata busana yang perlu diketahui:

1)      Pakaian Sipil Lengkap (PSL)

2)      Pakaian Sipil Harian (PSH)

3)      Pakaian Oinas Lapangan (PDL)

4)      Pakaian Dinas Harian (PDH)

5)      Pakaian Dinas Upacara I, II, II, (PDU) untuk kalangan militer.

6)      Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu)

7)      Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri)

8)      Toga (Untuk Perguruan Tinggi/lnstitut)

Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan. Hal yang
perlu diperhatikan ialah:

1)      Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai
dengan jenis/keperluan kegiatan.

2)      Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta

11
 tercapainya tujuan kegiatan sendiri.

3)      Bentuk undangan sedapat mungkin dibakukan untuk setiap jenis kegiatan,

baik mengenai format, isi dan sebagainya.

4)      Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik
mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.

5)      Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta

istri/suami atau tidak.  Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan
undangan berlaku untuk beberapa orang.

6)      Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk

mempermudah penempatan duduknya.

7)      Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.

8)      Menentukan batas waktu penerimaan tamu.

9)      Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak

hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan: Respondez s’il vous plaiz)

10)  Undangan dikirim dalam waktu relatif tidak terlalu lama dengan waktu
pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

5. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki:

1. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat
serta setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan
urutan yang telah dilakukan.
2. Tata krama, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan
3. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-
undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan
harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

12
 6. Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang

dilaksanakan oleh organisasi atau institusi. Disamping itu, protokol juga
merupakan bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai
budaya kerja, terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya
dalam mendukung tugas kepemimpinan, baik di tingkat lokal maupun nasional.

Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan

adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memperngaruhi
keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat
menciptakan tata pergaulan yang mndekatkan satu sama lain dan dapat diterima
oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta
terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

1. Penyelenggaraan seminar

Tahapan penyelenggaraan seminar :

1. Tahap orientasi
2. Tahap persiapan
3. Tahap pelaksanaan
4. Tahap penutupan

1. Tahap orientasi, yang perlu dipertimbangkan adalah :

a) Latar belakang diadakannya suatu kegiatan

b) Tujuan diadakannya suatu kegiatan

c) Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan

13
 d) Kemungkinan – kemungkinan yang akan terjadi jikan suatu kegiatan
tersebut diadakan

2. Tahap persiapan, langkah-langkahnya adalah :

a) Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah

langsung.

b) Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan –

persiapan pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan pokok dapat
berjalan lancer sesuai dengan yang diharapkan.

c) Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat

informasi prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan.

3. Tahap pelaksanaan

Memastikan penggunaan ruangan/gedung yang akan dipakai, memperhatikan

kapasitasnya. fasilitas2 dan letak yang strategis dilihat dari prediksi asal peserta,
kenderaan umum, dan juga penataan ruangan.

4. Tahap penutupan

Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh

tanggung jawab masing-masing personal/seksi sesuai dengan bagian yang menjadi
tugasnya.

14
Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan pembubaran panitia,
biasanya dilakukan oleh pejabat tertinggi dalam kepanitiaan.

1. Pembawa Acara (MC=Pemandu Acara)

1. Pembawa acara merupakan bagian dari kegiatan protokoler.

2. Istilah pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer {penymr),
Toatmasier(pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof
CErEmony(pembawa acara untuk acara yang sifatnya seremonial.
misalnya: upacara wisuda, upacara kenegaraan, dsb).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :

1. Berbusana yang baik

2. Nada/volume suara yang baik
3. Tata bahasa yang baik
4. Bersikap yang baik
5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain
6. Cara menutup acara yang baik

Berdasarkan Peraturan Daerah Nomor ..... Tahun ..... tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Kabupaten Tulang Bawang Sekretariat Daerah
Kabupaten Tulang Bawang sebagai organisasi induknya. Adapun Susunan
Organisasinya Sebagai Berikut :

15
Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Tulang Bawang

SUB BAGIAN
ANALISIS MEDIA MASSA
SUB BAGIAN
DOKUMENTASI DAN PENYIARAN
SUB BAGIAN
KEPROTOKOLAN
BAGIAN HUMAS
ASISTEN PEMERINTAHAN
ASISTEN EKONOMI, PEMBANGUNAN DAN KESRA
ASISTEN ADMINISTRASI
SEKDA
STAF AHLI
STAF AHLI
STAF AHLI
BUPATI/ WAKIL BUPATI
Gambar 1.1

Sedangkan susunan organisasi dan tugas pokok dan fungsi tertuang dalam
Peraturan Bupati Nomor ..... Tahun ..... Tentang Susunan Organisasi, Kedudukan,
Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Sekretariat Daerah Kabupaten Tulang Bawang,
Pasal ..... Sub Bagian Keprotokolan dipimpin oleh seorang Sub Bagian
mempunyai tugas pokok dan fungsinya antara lain :

a. Menyusun rencana dan program kegiatan Sub Bagian Keprotokolan

berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun lalu sesuai peraturan Perundang-
Undangan yang berlaku serta sumber data yang tersedia sebagai pedoman
pelaksanaan kegiatan;

16
b. Menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan dan peraturan
Perundang-Undangan yang berlaku agar pelaksanaan tugas sesuai dengan
ketentuan dan kebijakan atasan

c. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya dan memberi
petunjuk/arahan secara langsung maupun tidak langsung guna kelancaran
pelaksanaan tugas;

d. Melaksanakan koordinasi dengan Kepala Sub Bagian di lingkungan Sekretariat

Daerah dan Dinas/Instansi terkait untuk mendapatkan informasi, masukan serta
untuk mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;

e. Menyiapkan bahan penyusunan Petunjuk Teknis pembinaan bidang

keprotokolan;

f. Melaksanakan fasilitasi dan menyusun jadwal upacara hari besar, upacara

bendera tujuh belasan, dan apel bersama;

g. Menyusun tata acara, tata tempat dan tata upacara yang berkaitan dengan
protokoler Kepala Daerah;

h. Memfasilitasi pelaksanaan tugas pimpinan daerah dalam kegiatan seremonial

baik acara resmi maupun acara tidak resmi ;

i. Melaksanakan monitoring, evaluasi dan menilai kinerja pelaksanaan tugas

bawahan secara berkala melalui sistem penilaian yang tersedia sebagai
penampilan kerja;

j. Membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar pengambilan

kebijakan;

k. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan baik lisan maupun

tertulis sebagai bahan masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas;

l. Melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah atasan.

B. PENGERTIAN KEPROTOKOLAN.

17
Menurut Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2010,
Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam
acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata tempat, tata upacara, dan
tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan
jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah dan masyarakat.

v Acara Kenegaraan
Adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh panitia negara secara terpusat,
dihadiri oleh Presiden dan/atau Wakil Presiden, serta Pejabat Negara dan
undangan lain.

v Acara resmi

Adalah acara yang diatur dan dilaksanakan oleh pemerintah atau lembaga negara
dalam melaksanakan tugas dan fungsi tertentu dan dihadiri oleh Pejabat Negara
dan/atau Pejabat Pemerintahan serta undangan lain.

v Tata tempat

Adalah pengaturan tempat bagi Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan, perwakilan

negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu
dalam acara kenegaraan atau acara resmi.

v Tata upacara

Adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara kenegaraan atau acara
resmi.

v Tata penghormatan
Adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi Pejabat Negara
Pejabat Pejabat Pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasinal, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara
resmi.

18
v Pejabat Negara

Adalah pimpinan dan anggota lembaga negara sebagaimana

dimaksud dalam Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia tahun 1945 dan Pejabat Negara yang secara tegas
ditentukan dalam Undang-Undang.

v Pejabat Pemerintahan

Adalah pejabat yang menduduki jabatan tertentu dalam pemerintahan, baik pusat
maupun daerah.

v Tamu Negara

Adalah pimpinan negara asing yang berkunjung secara kenegaraan, resmi, kerja,
atau pribadi ke negara Indonesia.

v Tokoh masyarakat tertentu

Adalah tokoh masyarakat yang berdasarkan kedudukan sosialnya mendapat
pengaturan keprotokolan.

v Dewan Perwakilan Rakyat Daerah

Adalah lembaga perwakilan rakyat daerah sebagai unsur penyelenggara
pemerintahan daerah.

Pengaturan keprotokolan bertujuan untuk :

a. Memberikan penghormatan kepada Pejabat Negara, Pejabat Pemerintahan,

perwakilan negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh
masyarakat tertentu, dan/atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam
negara, pemerintahan dan masyakat.

b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi,

19
 lancar dan teratur sesuai dengan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik
secara nasional maupun internasional.

c. Menciptakan hubungan baik dalam pergaulan antar bangsa.

C. DATA
No Wilayah Kegiatan Jumlah Kegiatan/ Tahun Total/Tahun
1 2 3 4 5
Daya dukung pada Sub Bagian Keprotokolan yaitu Sumber Daya Manusia
1 Desa.. .(.....) personil yang tersusun dari Kepala Sub Bagian
berjumlah
Keprotokolan dengan dibantu oleh... (.....) orang staf.
2 Kelurahan

3 Kecamatan

Dari 4ketersediaan
Dinas/ OPD daya dukung pada Sub Bagian Keprotokolan diharapkan
dapat Jumlah
menyelesaikan
Kegiatan
berbagai tugas Keprotokolan.

Tabel 1.1
Kurang optimalnya pelaksanaan keprotokolan secara terpadu pada Sub
Bagian Keprotokolan dengan kecamatan dan kelurahan, disebabkan karena
WAKIL BUPATI
kurangnya koordinasi dengan unit kerja lain, kurangnya SDM yang
berkompeten, kurang tepatnya metode kerja, kurangnya kesempatan untuk
Wilayah Kegiatan/
mengikuti
No pembekalan keprotokolan di OPD lain, kurangnya komunikasi
Total/Tahun
Kegiatan Jumlah Tahun
dengan kecamatan dan kelurahan, serta tidak adanya buku Troubleshoooting
1 2 3 4 5
sebagai panduan keprotokolan yang ada di Kabupaten Tulang Bawang.
1 Desa
Disamping kurang optimalnya pelaksanaan keprotokolan secara terpadu pada
Sub Bagian Keprotokolan dengan kecamatan dan kelurahan, disebabkan pula
2 Kelurahan
karena jadwal kegiatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekda padat, baik di
tingkat3 desa/ kelurahan dan kecamatan di setiap harinya. Adapun jadwal
Kecamatan
kegiatan dapat kami tampilkan dalam tabel rekapitulasi kegiatan Bupati,
Wakil4Bupati dan
Dinas Sekda padat dibawah ini :
/ OPD

Jumlah Kegiatan
TABEL REKAPITULASI JADWAL KEGIATAN BUPATI, WAKIL
BUPATI DAN SEKDA
Tabel .1.2
BUPATI

20
SEKDA

Wilayah Kegiatan/
No Jumlah Total/Tahun
Kegiatan Tahun

1 2 3 4 5

1 Desa

2 Kelurahan

3 Kecamatan

4 Dinas / OPD

Jumlah Kegiatan

Tabel 1.3

Dalam rangka mengkoordinasikan kegiatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekda agar
berjalan dengan khidmat, lancar sesuai dengan rencana, maka diperlukan tata
kelola pemerintahan yang lebih bersih, efektif, efisien, dan akuntabel, sehingga
indek kepuasan dapat tercapai. Dalam mengidentifikasi permasalahan yang ada,
kami mencoba menuangkan dalam tabel permasalahan sebagai berikut:

Tabel Identifikasi Permasalah di Sub Bagian Keprotokolan Sekretariat

21
Daerah Kabupaten Tulang Bawang :
Keterangan
KONDISI YANG DI
NO VARIABEL KONDISI SEKARANG ( Gelap/
INGIKAN
Terang )

1. Tujuan / Sering terjadinya kondisi

Purposes Terlaksananya atur acara Terang
yang terjadi diluar
yang tertib dan lancar
rencana

Struktur / Belum ada petugas yang

2. Tiap OPD, Kecamatan,
Structure menangani keprotokolan Terang
Kelurahan dan desa ada
di OPD, Kecamatan,
petugas yang
Kelurahan dan desa

3. Penghargaan / Telah terpenuhi rasa

Kepuasan dari Pimpinan Gelap
Reward kepuasan dengan minimnya
dan Penyelenggara
Kritik / Kompl
Tata Kerja /
Belum tersusun Panduan
4. Helpfull Tersusun Panduan Terang
Keprotokolan Keprotokolan
Mechanism
Lingkungan Belum Terjalinnya
5. Terciptanya Koordinasi Terang
Organisasi Kordinasi yang solid antar Sub
Terciptanya koordinasi yang
solid dan penggunaan
6. Relationship teknologi (WA) dalam Terciptanya Koordinasi Gelap
penyampaian Jadwal, yang baik
Pembagian tugas
Sering terjadi tumpang
Kepemimpinan
7. tindih tugas antar Terbentuk kejelasan tugas Terang
/ Leadership
pimpinan pokok

22
 Tabel 1.4

Keterangan :

- Gelap artinya tidak nampak adanya masalah.

- Terang artinya Nampak jelas adanya permasalahan.

23
D. ANALISIS DATA

Tujuan / Purposes
Struktur / Structure
Relationship
KEPEMIMPINAN/ LEADERSHIP
TATA KERJA/HELPFUL MECHANISM
PENGHARGAAN/ REWARD
LINGKUNGAN ORGANISASI
Input
Output
Dalam rangka mengatasi permasalahan di atas, diperlukan suatu analisa yang
lebih terinci untuk mengatahui sejauh mana sinergitas antara Tujuan / Purposes,
Struktur / Structure, Pengharagaan / Reward, Lingkungan Organisasi, Tata Kerja /
Helpful Mechanism dan Relationship, sehingga ada pelayanan administrasi yang
efektif dan efisien untuk meningkatkan kualitas pelayanan keprotokolan di
Kabuapaten Tulang Bawang, untuk itu digunakan model analisa yang dapat
menggambarkan sinergitas tersebut yaitu Weisbord Six Boxes Models (1976).

WEISBORD SIX BOXES MODELS (1976)

Gambar 1.2

12
Dengan memfokuskan variabel dalam organisasi dengan 6 variabel yaitu :

a. Tujuan yang akan dicapai;

b. Struktur sistem otoritas, sistem komunikasi, alur kerja;

c. Penghargaan / Reward yang akan diperoleh dari pencapaian organisasi;

d. Kemanfaatan yang akan diperoleh oleh lingkungan organisasi;

e. Tata Kerja / Mekanisme untuk melaksanakan tugas;

f. Relationship / hubungan kerja yang tercipta dalam suatu organisasi.

Setelah melihat diagnostic reading tersebut di atas, aparatur di OPD , Kecamatan

dan Kelurahan belum banyak yang memahami tentang tugas-tugas keprotokolan.
Hal ini disebabkan karena di tiap-tiap OPD, Kecamatan, Kelurahan dan Desa
belum memiliki buku Troubleshoting sebagai panduan keprotokolan Kabupaten
Demak. Apabila OPD, Kecamatan, Kelurahan dan Desa memiliki kegiatan yang
membutuhkan keprotokolan, sering terjadi di OPD, Kecamatan, Kelurahan dan
Desa selalu tergantung pada petugas protokol di Bagian Humas Sekretariat
Daerah Kabupaten Tulang Bawang.

Karena jumlah personil yang menangani tugas keprotokolan di Bagian

Keprotokolan Sekretariat Daerah Kabupaten Tulang Bawang sangat terbatas, dan
kegiatan yang sering terjadi bersamaan maka petugas protokol sering mengalami
kesulitan dalam menyelenggarakan acara tersebut.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan langkah-langkah terobosan

yang inovatif diantaranya adalah dengan memberikan Buku Troubleshooting
sebagai Panduan Keprotokolan serta sosialisasi tentang tugas keprotokolan kepada
aparatur di OPD, Kecamatan, Kelurahan dan Desa berupa bimbingan teknis
keprotokolan.

13
E. HASIL BENCHMARKING

Dengan melaksanakan Benchmarking ke Kabupaten.................

dapat diperoleh data pembanding sebagai bahan untuk
implementasi terhadap di wilayah OPD, Kecamatan, Kelurahan
dan Desa baik secara internal maupun ekternal. Adapun data
pembanding tersebut diantaranya :

1. Revolusi Data

Dengan didukung komitmen pimpinan tertinggi dalam hal ini Bupati,

Wakil Bupati dan Sekda serta komitmen dari masyarakat

2. Sosialisasi Keprotokolan secara komperehensif di Kecamatan dan

Kelurahan agar tercipta keprotokolan yang Profesional dan Handal;

3. Memberikan Panduan yang terstruktur dalam penyelenggaraan agar

berjalan teratur, tertib dan Khidmat

Manfaat

Manfaat yang akan didapatkan dengan adanya proyek perubahan adalah :

a. Manfaat dalam upaya peningkatan kinerja organisasi sehingga tercipta

efisiensi dan efektifitas dalam rangka mendukung reformasi birokrasi di
Instansi.

Dengan adanya proyek perubahan ini diharapkan untuk membangun citra

positif suatu organisasi public atau organisasi pemerintahan, bahwa
keprotokolan yang merupakan bagian dari sistem penyelenggaraan
pemerintahan yang menjamin harga diri, martabat negara dan kelancaran
kegiatan di dalam penyelenggaraan acara (protokol itu bukan sekedar MC).
Syarat petugas protokol yang handal diantaranya :

14
 - Percaya diri,

- Mengetahui teknis keprotokolan,

- Memiliki Responsbility yang tinggi dalam mengambil keputusan cepat

dan tepat,

- Mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan baik,

- Memahami karakter dan kebiasaan pimpinan dan stakeholders.

b. Manfaat upaya peningkatan/perbaikan Service Public.

Untuk membantu Penyusunan keprotokoleran dengan sebaik-baiknya, maka
Kecamatan dan Kelurahan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu acara,
kunjungan kerja, tamu daerah dan Pejabat Negara/Pejabat Pemerintah sedikit
banyak harus mampu mengetahui tentang keprotokolan. Menjalankan
keprotokolan merupakan citra pemerintah dalam menyelenggarakan
pelayanan masyarakat, diharapkan Kecamatan dan Kelurahan dapat
menerapkannya dalam setiap penyelenggaraan acara maupun kegiatan di
lingkungan instansi masing-masing.

c. Manfaat bagi Stakeholders/Pengguna.

 Stakeholder Internal (Bagian Keprotokolan Sekretariat Daerah Kabupaten

Tulang Bawang)

 Menambah pengetahuan dasar tentang Petunjuk Pelaksanaan dan

Teknis Keprotokolan;

 Mengatasi kesulitan personil protokoler apabila ada acara/kegiatan

yang bersamaan pelaksanaannya.

 Peningkatan Sumber Daya Manusia yang menangani keprotokolan di

Kabupaten Tulang Bawang.

15
d. Bagi stakeholder eksternal (OPD, Kecamatan, Kelurahan dan Desa).

 Adanya petugas yang menangani dasar-dasar keprotokolan. Mampu

menyelenggarakan kegiatan yang berkaitan dengan tugas keprotokolan di
Kecamatan dan Kelurahan masing-masing.

 Mampu menyelenggarakan kegiatan yang berkaitan dengan tugas

Keprotokolan di Kecamatan dan Kelurahan masing-masing.

Milestone :
Pentahapan ( Milestone)
No TAHAPAN DAN CAPAIAN OUTPUT WAKTU
JANGKA PENDEK
Persiapan Pelaksanaan Proyek Lembar persetujuan Minggu ke
Perubahan
gagasan proyek
1. Konsultasi dengan Mentor
1. perubahan,
2. Rapat koordinasi Stakeholder
dokumentasa, dan
Perekrutan personil
Pembentukan Tim Efektif Minggu ke

1. Pembentukan Tim Efektif

2. Membangun komitmen Terbentuknya tim

2. kerja yang efektif
3. Pembagian tugas tim dengan di
terbitkannya SK
4. Time Schedule
Tim

Penyusunan buku Troubleshoting sebagi Minggu ke

Panduan Keprotokolan

1. Searching materi (Browsing) Tersusunnya panduan

3. 2. Penyusunan draft buku Keprotokolan
Troubleshoting
3. Penerbitan buku Troubleshoting

4. Sosialisasi dengan stakeholder Penyampaian infromasi Minggu ke

1. Persiapan sosialisasi tentang tugas-tugas

Keprotokolan kepada
2. Pelaksanaan sosialisasi
stakeholder

Bimbingan teknis tugas keprotokolan Minggu ke

Pembekalan Teknis
1. Persiapan bimbingan teknik
5. 2. Pelaksanaan bimbingan teknik Keprotokolan kepada
3. Penyusunan laporan bimbingan stakeholder
teknik

16
 Pendampingan pelaksanaan tugas Pelaksanaan Minggu ke
keprotokolan di Kecamatan dan
Kelurahan (Pilot Project) Pendampingan Tugas
6. 1. Koordinasi dengan Kecamatan
Keprotokolan di
dan Kelurahan Kecamatan dan

2. Pelaksanaan pendampingan Kelurahan

Monitoring dan evaluasi Monitoring tahapan Minggu ke

1. Monitoring tahapan milestone milestone dan

7. penyusunan laporan
2. Penyusunan laporan pelaksanaan
proyek perubahan pelaksanaan proyek
perubahan

Tabel 1.5

A. JANGKA MENENGAH
Perluasan jangkauan pelatihan
Pelaksanaan
keprotokolan di OPD Bulan........
Pelatihan Tugas
1. 1. Memilih sasaran sosialisasi yang s/d
lebih luas yaitu di OPD Keprotokolan di
2. Pelaksanaan pelatihan OPD Bulan.....
3. Hasil evaluasi pelatihan

Pendampingan pelaksanaan tugas Terlaksananya

Bulan........
keprotokolan di OPD sasaran pendampingan
2. 1. Koordinasi dengan OPD s/d
2. Pelaksanaan pendampingan pelaksanaan tugas di
3. Penyusunan Laporan OPD sasaran. Bulan.....

Tabel 1.6

B. JANGKA PANJANG Tahun.........

Standarisasi Keprotokolan kepada semua OPD, Terstandarisasi keprotokolan di seluruh
1. Kecamatan, Kelurahan dan Desa di OPD, Kecamatan, Kelurahan dan
lingkungan Pemerintah Kabupaten Tulang Desadilingkungan Pemerintah Kabupaten
Bawang Tulang Bawang

Tabel 1.7

17