DAFTAR ISI

“ PROTOKOLER ”

A. Pengertian Protokoler ........................................................................................... 2

B. Persyaratan Menjadi Protokoler ........................................................................... 2
C. Jenis-jenis Kegiatan Protokoler ............................................................................ 3
D. Aktivitas Protokoler ............................................................................................... 3
E. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol ................................................................ 8
F. Peran dan Fungsi Protokol ................................................................................... 8
G. Penyelenggaraan Seminar ................................................................................... 9
H. Pembawa Acara (MC : Pemandu Acara) ............................................................. 10
I. Definisi Moderator ................................................................................................. 10
J. Etika Menghadiri Rapat ........................................................................................ 11
K. Etika Menghadiri Rapat ........................................................................................ 12
 “ PROTOKOLER ”

A. Pengertian Protokoler
Dalam pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur pelaksanaan
suatu kegiatan baik dalam kedinasan/ kantor maupun masyarakat.

B. Persyaratan menjadi Protokoler

Persyaratan untuk menjadi protokoler yaitu :
a. Mempunyai pengetahuan dan pengalaman luas terutama dalam hubungan antar
manusia.
b. Bermental kuat dan kepribadian tangguh.
c. Trampil dan cekatan menguasai situasi.
d. Mampu mengambil keputusan dengan cepat tetapi cermat.
e. Sangat peka terhadap permasalahan yang timbul.
f. Sangat memahami perasaan orang lain.
g. Sederhana dan sopan serta hormat pada setiap orang.
h. Pandai membawa diri dan selalu mawas diri.
i. Rendah hati tetapi tidak rendah diri.
j. Penampilan menarik.
k. Pandai berbusana sesuai dengan suasana.
l. Berbahasa dengan tekanan dan suara yang baik.
m. Memiliki pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen.
n. Menguasai istilah-istilah baru dan bahasa asing.

Adapun yang mengatur kegiatan protokoler adalah pejabat protokoler yang

berkompenten dalam menyelenggarakan keprotokolan dan seseorang yang
memiliki tugas dan fungsi yang berkaitan dengan keprotokolan.

1
C. Jenis-jenis Kegiatan Protokoler
a. Jenis Kegiatan Umum/ Kenegaraan
Jenis kegiatan yang bersifat umum dapat pula berlaku di tingkat Universitas/
Perguruan Tinggi/ Kedinasan Instansi, antara lain berbentuk :
1) Upacara pelantikan dan serah terima jabatan.
2) Upacara penandatanganan naskha kerjasama.
3) Upacara sumpah pegawai.
4) Upacara peresmian/ pembukaan gedung baru.
5) Peresmian pembukaan seminar, symposium, diskusi dan sebagainya.

b. Jenis Kegiatan yang Bersifat Universal/ Perguruan Tinggi

1) Upacara Dies Natalies.
2) Upacara wisuda sarjana
3) Upacara pengukuhan guru besar.
4) Upacara promosi Doktor/ Doktor Honoris Causa.

D. Aktivitas Protokoler
a. Tata Ruang,
Tata ruang adalah pengatur ruang atau tempat yang akan dipergunakan
sebagai tempat aktivitas. Ruang harus dipersiapkan sesuai dengan ketentuan,
tergantung dari jenis aktivitas.
1) Perangkat keras, adalah berbagai macam perlengkapan yang dipergunakan
untuk maksud suatu kegiatan berupa meja, kursi/ sofa, sound system/ public
address, dekorasi, permadani, bendera, taman dan lain sebagainya.
2) Perangkat lunak, antara lain personil yang terlibat dalam rangka
pelaksanaan suatu kegiatan seperti : penerima tamu, pemandu acara,
petugas keamanan, petugas konsumsi dan sebagainya.

2
 Yang perlu diperhatikan :
1) Jumlah kursi, meja dan perlengkapan sound system, perlengkapan
konsumsi.
2) Perangkat lunak, terdiri dari personil yang bertugas sebagai pelaksana di
lapangan, termasuk pemandu acara/ pembawa acara, penerima tamu,
konsumsi, keamanan dan sebagainya.
3) Khusus pemandu acara (MC), dapat dijelaskan sebagai berikut :
a) Sebagai pemandu acara ia akan melaksanakan tugas sebagai MC.
(1) Sikap yang tegas dan berdisiplin tinggi.
(2) Volume suara yang konstan dan mantap.
(3) Kemampuan menguasai bahasa secara baik, bahasa Indonesia
maupun bahasa asing.
(4) Kepekaan terhadap situasi, dalam arti mampu menguasai
keadaan dan mampu mengambil keputusan.
(5) Sifat yang tidak mudah tersinggung.
(6) Berkepribadian.
b) Pemandu acara adalah kemudi dari seluruh pelaksanaan kegiatan
acara, oleh sebab itu harus trampil dengan cepat tanggap membaca
situasi.
c) Harus dapat menempatkan diri cukup sopan dan simpatik.
d) Mengetahui tempat posisi berdiri yang tepat (menguasai arena
kegiatan).
e) Pandai mengatur volume suara.
f) Tidak dibenarkan pemandu acara mengulas (memberikan komentar)
pidato seseorang.
g) Mampu menguasai massa.

b. Tata Upacara,
Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara
harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya. Untuk keperluan itu harus
diperhatikan :
1) Jenis kegiatan.
2) Bahasa pengantar yang dipergunakan.

3
 3) Materi aktivitas.

Dalam tata upacara, supaya direncanakan siapa yang akan terlibat dalam
kegiatan upacara, personil penyelenggara dan alat penunjang lain. Pengisi acara,
missal dalam memberikan sambutan, diperhatikan jenjang jabatan mereka yang
akan memberikan sambutan. Kesediaan mereka yang menyambut, jauh
sebelumnya sudah dihubungi. Untuk kelancaran suatu “upacara” diperlukan
seorang “stage manajer” yang bertugas menjadi penghubung antara pembawa
acara dan pelaksana upacara.

c. Tata Tempat (Preseance)

Kata preseance berasal dari bahasa Prancis atau dalam bahasa Inggris
precende yang artinya urutan. Maksudnya disini adalah urutan berdasarkan
prioritas, atau siapa yang labih dulu. Secara keseluruhan, dapat diartikan
preseance adalah ketentuan atau norma yang berlaku dalam hal tata duduk para
pejabat, yang biasanya didasarkan atas kedudukan ketatanegaraan dari pejabat
yang bersangkutan, kedudukan administrative/ struktur dan kedudukan social.
Tata urutan tempat duduk di Indonesia diatur dengan Keputusan Presiden Nomor
265 tahun 1968.

Pihak-pihak yang berhak didahulukan dalam preseance :

1) Golonga Very Important Person (VIP), pihak yang didahulukan karena
jabatannya atau kedudukannya.
2) Golongan Very Important Citizen (VIC), pihak yang didahulukan karena
derajatnya, misalnya bangsawan dan sebagainya.

Pedoman Preseance :
1) Aturan Dasar Preseance
a) Orang yang dianggap paling utama atau tertinggi, mempunyai urutan
paling depan atau mendahului.
b) Jika orang-orang dalam posisi duduk atau berdiri berjajar, yang paling
penting adalah mereka yang disebelah kanan.

4
2) Aturan Umum Tata Tempat
a) Jika duduknya menghadap meja, yang dianggap tempat pertama adalah
menghadap pintu keluar. Yang duduk didekat pintu dianggap paling
terakhir.
b) Dalam pengaturan tempat suatu jajaran (dari sisi ke sisi), yaitu bila
orang-orang tersebut berjajar pada garis yang sama, maka tempat
sebelah kanan diluar atau tempat yang paling tengah adalah yang
pertama tergantung situasi.
3) Aturan Tempat Duduk
Urutan tempat duduk diatur menurut aturan sebagai berikut :
a) Yang didahulukan adalah tempat duduk yang paling tinggi.
b) Berikutnya diatur secara berurutan berdasarkan letak tempat sebelah
yang utama, sebelah kanan merupakan urutan nomor tiga, sebelah kiri
urutan nomor tiga.
4) Aturan urutan memasuki kendaraan, bagi undangan resmi atau kenegaraan
memerlukan perhatian dan penanganan khusus bahkan perencanaan yang
matang. Tipe kendaraan juga mempengaruhi pengaturan itu. Peranan
pengemudi, ia juga harus menganal pengetahuan protokoler, termasuk
penampilannya.
Beberapa cara bagaimana memasuki pesawat udara, kapal laut,
kendaraan mobil atau kereta api sebagai berikut :
a) Pesawat udara : seorang dengan urutan pertama akan masuk pesawat
udara yang paling akhir, sedangkan kalau menuruti pesawat orang yang
utama akan turun lebih dahulu.
b) Kapal laut : orang utama, naik terlebih dahulu dan akan turun lebih
dahulu.
c) Kendaraan mobil atau kereta : orang yang paling utama baik sewaktu
naik maupun sewaktu turun akan mendahului yang lain. Namun
demikian apabila letak kendaraan tidak dapat diatur sedemikian rupa
karena keadaan, hal tersebut merupakan suatu perkecualian.
d) Letak kendaraan hendaknya dihadapkan ke kiri, artinya arah kendaraan
akan menuju, berada disebelah kiri kita.

5
 e) Yang utama duduk di tempat duduk sebelah kanan, sedang berikutnya
disebelah kiri.
f) Bila sampai ke tempat tujuan dan akan turun, hendaknya kendaraan
dihadapkan ke sebelah kanan, sehingga memudahkan yang utama
dapat turun lebih dahulu.
g) Jika penumpang mobil tiga orang dan duduk di belakang, maka orang
yang paling terhormat duduk disebelah kanan, orang ke dua duduk
paling kiri, dan orang ketiga duduk di tengah.
h) Jika mobil memungkinkan diduduki oleh lebih dari 5 atau 6 orang, Karen
ada tambahan bak ditengah, maka bak yang paling tengah diduduki oleh
orang yang paling rendah kedudukannya, yang lebih tinggi menduduki
disebelah kanan kirinya.

d. Tata Busana
Tata busana disini ialah pakaian yang harus dikenakan pada suatu aktivitas
protokoler, baik oleh para pejabat undangan ataupun pelkasana kegiatan.
Tata busana harus ditentukan atau dicantumkan pada surat undangan yang
dikirimkan baik formal maupun informal.
Jenis tata busana yang perlu diketahui :
1) Pakaian Sipil Lengkap (PSL).
2) Pakaian Sipil Harian (PSH).
3) Pakaian Oinas Lapangan (PDL).
4) Pakaian Dinas Harian (PDH).
5) Pakaian Dinas Upacara I, II, III, (PDU) untuk kalangan militer.
6) Pakaian Resmi Jabatan (untuk pejabat tertentu).
7) Pakaian Nasional atau pakaian resmi organisasi (Dharma Wanita, Korpri).
8) Toga (Untuk Peruruan Tinggi/ Institut).

e. Tata Warkat
Pengaturan mengenai undangan yang akan dikirim untuk suatu kegiatan.
Hal yang perlu diperhatikan ialah :
a. Daftar nama tamu yang akan diundang hendaknya sudah disiapkan sesuai
dengan jenis/ keperluan kegiatan.

6
 b. Jumlah undangan disesuaikan dengan kapasitas tempat, kepentingan serta
tercapainya tujuan kegiatan sendiri.
c. Bentuk undangan sedapat mungkin dilakukan untuk setiap jenis kegiatan,
baik mengenai format, isi dan sebagainya.
d. Menulis nama orang yang diundang hendaknya secara benar dan jelas baik
mengenai nama, pangkat, jabatan dan alamatnya.
e. Dalam undangan perlu dijelaskan undangan diperuntukkan beserta istri/
suami atau tidak. Tidak dibenarkan dalam undangan resmi disebutkan
undangan berlaku untuk beberapa orang.
f. Mencantumkan kode undangan pada sampul undangan untuk mempermudah
penempatan duduknya.
g. Mencantumkan ketentuan mengenai pakaian yang dikenakan.
h. Menentukan batas waktu penerimaan tamu.
i. Catatan dalam undangan agar memberitahukan kehadirannya atau ketidak
hadirannya (RSVP yang merupakan singkatan Respondez S’il Vous Plaiz).
j. Undangan dikirim dalam waktu relative tidak terlalu lama dengan waktu
pelaksanaan kegiatan (seminggu sebelumnya hendaknya sudah terkirim).

E. Tata Cara Mengatur Kegiatan Protokol

Dalam mengatur kegiatan keprotokolan harus memiliki :
a. Tata cara, setiap kegiatan acara harus dilakukan secara tertib, khidmat serta
setiap perbuatan atau tindakan yang dilakukan menurut aturan dan urutan yang
telah dilakukan.
b. Tata karma, yaitu etiket dalam pemberian penghormatan.
c. Aplikasi aturan-aturan, yaitu penerapan ketentuan peraturan perundang-
undangan di bidang keprotokolan dan yang berkaitan dengan keprotokolan
dengan keprotolan harus berlaku selaras dengan situasi dan kondisi.

F. Peran dan Fungsi Protokoler

Peran dan fungsi protokoler turut menentukan keberhasilan kegiatan yang
dilaksanakan oleh organisasi atau institute. Disamping itu, protokol juga merupakan
bagian yang melekat dari aktivitas perusahaan dan turut mewarnai budaya kerja,

7
 terutama bagi para petugas protokol yang sangat dekat perannya dalam mendukung
tugas kepemimpinan, baik ditingkat local maupun nasional.
Diperlukan adanya keberadaan protokol dalam sebuah lembaga/ perusahaan
adalah karena protokol ikut menentukan terciptanya suasana yang memengaruhi
keberhasilan suatu acara yang dibuat oleh perusahaan tersebut. Selain itu dapat
menciptakan tata pergaulan yang mendekatkan satu sama lain dan dapat diterima
oleh semua pihak, terciptanya upacara yang khidmat, megah, dan agung, serta
terciptanya ketertiban dan rasa aman dalam menjalankan tugas.

G. Penyelenggaraan Seminar
Tahapan penyelenggaraan seminar :
1. Tahap orientasi.
2. Tahap persiapan.
3. Tahap pelaksanaan.
4. Tahap penutupan.

1. Tahap Orientasi, yang perly dipertimbangkan adalah :

a. Latar belakang diadakannya suatu kegiatan.
b. Tujuan diadakannya suatu kegiatan.
c. Manfaat yang akan diperoleh dari suatu kegiatan yang diadakan.
d. Kemungkinan-kemungkinan yang akan terjadi jika suatu kegiatan tersebut
diadakan.

2. Tahap Persiapan, langkah-langkahnya adalah :

a. Pembentukan panitia, melalui pembentukan formatur atau musyawarah
langsung.
b. Rapat-rapat panitia, diperlukan untuk mengetahui persiapan-persiapan
pelaksanaan kegiatan agar nantinya kegiatan pokok dapat berjalan lancer
sesuai dengan yang diharapkan.
c. Anggaran dana, membuat daftar periksa anggaran yang memuat informasi
prediksi pengeluaran yang akan dikeluarkan.

8
 3. Tahap pelaksanaan
Memastikan penggunaan ruangan/ gedung yang akan dipakai,
memperhatikan kapasitasnya. Fasilitas-fasilitas dan letak yang strategis dilihat
dari prediksi asal peserta, kendaraan umum, dan juga penataan ruangan.

4. Tahap Penutupan
Bentuk kegiatan tahap akhir adalah rapat pertanggungjawaban atas seluruh
tanggungjawab masing-masing personal/ seksi sesuai dengan bagian yang
menjadi tugasnya. Setelah semua pekerjaan dianggap selesai maka dilakukan
pembubaran panitia, biasanya dilakukan oleh pejabat tertingg dalam kepanitiaan.

H. Pembawa Acara (MC : Pemandu Acara)

1. Pembawa acara merupakan bagian dari kegiata protokoler.
2. Istilah pembawa acara sering diartikan sama dengan Announcer (penymr),
Toatmasier (pembawa acara untuk pesta-pesta). Masterof Ceremony (pembawa
acara untuk acara yang sifatnya seremonial. Misalnya : upacara wisuda, upacara
kenegaraan,).

Beberapa hal yang perlu diperhatikan :

1. Berbusana yang baik.
2. Nada/ volume suara yang baik.
3. Tata bahasa yang baik.
4. Bersikap yang baik.
5. Cara bertindak dari acara satu ke acara yang lain.
6. Cara menutup acara yang baik.

I. Definisi Moderator
Adalah seseorang yang bertugas untuk memoderasi dan mengawasi jalannya
diskusi yang menjadi tanggung jawabnya dengan tujuan utamanya adalah agar
diskusi dapat berjalan dengan baik dan benar sesuai dengan topiknya serta
berlangsung secara kondusif.

9
 Tugas dan Tanggungjawab Moderator :
a) Mengawal dan mengawasi jalannya diskusi yang menjadi tanggungjawabnya agar
berjalan sesuai dengan topiknya.
b) Seorang moderator hanya menjadi moderator di diskusi yang menjadi lebih hidup
dan dinamis.
c) Moderator harus dapat menciptakan ide atau topik baru agar diskusi menjadi lebih
hidup dan dinamis.
d) Memberi penjelasan dan bimbingan terhadap peserta agar mau suasana tenang
namun tidak tegang.
e) Memberi peringatan kepada peserta apabila terjadi kegaduhan yang tidak perlu.
f) Melakukan tindakan agar diskusi bias lebih fokus dan kondusif.
g) Memberikan peringatan kepada member yang dianggap menyalahi peraturan dan
atau dianggap mengganggu.
h) Menjalankan tugas dan tanggungjawabnya sesuai dengan peraturan.

J. Etika Menghadiri Rapat

Dalam kehidupa professional, rapat merupakan salah satu agenda penting yang
harus dijalankan. Rapat berfungsi sebagai forum penyampaian ide, kritik, maupun
saran yang berguna bagi proses perkembangan bersama. Akan tetapi, ada beberapa
etika yang harus dipatuhi agar rapat terselenggara dengan sukses dan lancar.
Berikut ini media perempuan memberikan petunjuknya :
1. Tepat waktu
Hadir di ruangan beberapa menit sebelum rapat dimulai, untuk mengindikasikan
respek terhadap penyelenggara rapat. Selain itu, hal ini memperlihatkan Anda
sebagai individu yang terorganisir.
2. Penuh persiapan
Jangan menghadiri rapat tanpa persiapan. Sebelum rapat dimulai, pastikan Anda
telah mempersiapkan diri dengan membaca berbagai materi, kebijakan, atau
prosedur terkait yang akan dibahas dalam rapat nanti. Dengan demikian, Anda
bisa turut berkontribusi dengan memberikan masukan berguna.

10
 3. Membawa alat tulis
Meskipun tidak mencatat apapun nantinya, selalu bawa buku catatan dan pena
setiap menghadiri rapat. Hal ini sekaligus memperlihatkan minat dan keseriusan
Anda terhadap agenda pertemuan.
4. Memastikan peralatan komunikasi
Matikan semua handphone, pager, atau peralatan komunikasi lainnya agar tidak
mengganggu berjalannya rapat.
5. Berpartisipasi
Selalu memberikan respon ketika pemimpin rapat meminta feedback dari para
peserta, khususnya jika memilki sesuatu yang penting untuk disampaikan. Selain
itu, Anda juga bisa meresponnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan.
6. Berlaku sopan dan memperhatikan
Hindari bercakap-cakap dengan peserta lain ditengah-tengah rapat, dan
tunjukkan sikap sopan dengan menyimak baik-baik apa yang disampaikan
pembicara kepada forum. Selain itu, tahap keinginan untuk beradu argument,
mendominasi, menginterupsi pembicaraan, atau melontarkan komentar-komentar
yang tidak diperlukan.
7. Bersikap professional
Manfaat momen rapat untuk memperlihatkan profesionalisme dan keseriusan,
tunjukkan bahwa Anda memiliki kualitas berharga dengan mendemonstrasikan
pengetahuan serta pemahaman.
8. Berterima kasih
Kedengaranya memang sederhana, tapi berterima kasih kepada penyelenggara
rapat merupakan salah satu cara untuk memperlihatkan penghargaan.

K. Etika Menghadiri Rapat

1. Konfirmasi Kehadiran
Pada dasarnya semua undangan rapat wajib kita hadiri, namun bila terpaksa kita
tidak bisa menghadiri rapat, berikan informasi tentang absennya kita dalam rapat
tersebut disertai dengan alas an yang masuk akal. Dan jika rapat tersebut sangat
membutuhkan kehadiran kita, utuslah orang kepercayaan untuk menggantikan
kita dalam rapat tersebut.

11
2. Aturan Tidak Tertulis
Aturan-aturan tidak tertulis dala sebuah rapat, sebaiknya kita pahami tanpa perlu
diingatkan lagi, seperti aturan :
a) Memakai pakaian yang rapi dan sopan.
b) Mematikan ponsel.
c) Bila sangat terpaksa harus menjawab telepon, keluarlah dari ruangan rapat
setelah mendapat izin dari pimpinan rapat.
3. Pahami Peran
Adakalanya kita menghadiri untuk mewakili pimpinan, jika kita berpendapat
sebagai perwakilan pimpinan, kita harus memegang teguh wewenang dan
batasan peran yang diberikan pimpinan kepada kita.
4. Sopan dalam Berpendapat
a) Berikanlah pendapat atau usulan saat pimpinan rapat selesai berbicara/
presentasi dan setelah dipersilahkan aktif dalam berpendapat, namun tidak
memotong pendapat orang lain.
b) Tidak menjatuhkan pendapat atau usulan yang dipaparkan oleh peserta lain.
5. Sebelum Meninggalkan Rapat
a) Pastikan kita telah membuat catatan kecil tentang permasalahan yang
dibahas dalam rapat dan hasil rapat secara teliti dan ditulis secara objektif
untuk pertimbangan selanjutnya.
b) Tinggalkan rapat setelah rapat benar-benar berakhir dan telah dipersilahkan
oleh pimpinan rapat.

12