KEPROTOKOLAN

Sebuah Pengantar

Prof. Dr. Ali Imron Al-Ma’ruf, M.Hum.

PBSI FKIP & MPBI Sekolah Pascasarjana
Universitas Muhammadiyah Surakarta
1
Protokol:
Protokol berasal dari bhs Yunani protos= ‘pertama’ dan
colla ‘melekatkan’ atau ‘janji’.
KBBI Offline, 2010: (1) peraturan upacara di istana
•kepala
Alat negara
Komunikasi: pikiran
atau berkenaan & perasaan
dg penyambutan tamu-
tamu negara; (2) tata cara (upacara dsb.) yg scr
•internasional
Menunjukkan berlakukapasitas
dlm hubungan ilmiah/ keruntutan
diplomatik; (3) orang
yglogika (sistematik)
bertugas mengatur jalannya upacara.
•Ensyclopedia
Mencerminkan karakter (Pragmatik)
Brittanica (1992): Protocol is the body of
ceremonial rule to be observed in all written or personal
official intercource between the Heads of different states
or their Minister.
 DEMIK
UU RI No. 9/2010 ttg Keprotokolan:
• “Keprotokolan”: serangkaian keg yg
berkaitan dg aturan dlm acara
kenegaraan/acara resmi yg meliputi tata
tempat, tata upacara, & tata penghormatan
sbg bentuk penghormatan kpd seseorang
sesuai dg jabatan dan/atau kedudukannya
dalam lembaga, organisasi, atau masyarakat.
 Permen Ristekdikti DEMIK
No. 65 65 Tahun 2017
tentang Pedoman Keprotokolan
•

“Keprotokolan”: adalah serangkaian

kegiatan yang berkaitan dengan aturan
dalam acara kenegaraan atau acara
resmi yang meliputi tata tempat, tata
upacara, dan tata penghormatan sebagai
bentuk penghormatan kepada
seseorang sesuai dengan jabatan
dan/atau kedudukannya dalam negara,
pemerintah, atau masyarakat.
• Jadi, keprotokolan merpkan sekumpulan
aturan upacara yg dpt diamati di semua
tulisan/pergaulan pribadi pejabat/
pimpinan antara kepala-kepala negara
atau menteri-menterinya, pejabat, dan
pimpinan organisasi, instansi, serta
institusi.
 PROTOKOL PADA ZAMAN MODERN
DEMIK
(1) dalam proses verbal, berarti notula (catatan resmi)
mengenai
•
sekilas tentang jalannya perundingan, pertemuan &
hasil perundingan (agreement) yg pd akhir sidang
ditandatangani bersama oleh para peserta.
(2) sifat resmi: prosedur/tata acara dlm sebuah seremonial yg
bersumber pada peraturan, undang, & ketentuan lokal seperti
budaya, tradisi, kepribadian, dan konvensi pemuka masyarakat,
pimpinan institusi, kepala negara, dan lain-lain.
(3) lebih lanjut, protokol utk menunjuk pd orangnya, yakni staf
khusus yg diserahi kewenangan untuk mengurus tata acara
resmi.
(4) terkadang protokol diartikan sbg orang yg membawakan
acara (Master of Ceremony/MC).
Protokoler:

(1) tata tertib/tata cara yg benar dari suatu

prosedur dlm suatu upacara menurut aturan yg
lazim dan konvensional.
(2) prosedur mengenai prosesi sebuah
upacara/kegiatan seremonial yg telah menjadi
konvensi nasional/internasional.

*) Protokoler: hal-hal yang berhubungan

(berkaitan) dgn protokol, bersifat keprotokolan.
 RUANG LINGKUP PROTOKOLER

(1)Penyelenggaraan kesepakatan/persetujuan
bersama (Memorandum of Understanding) antar-
dua pihak/lebih.
(2) Penyelenggraan upacara penyerahan surat-
menyurat kepercayaan.
(3) Penyelenggaraan penerimaan tamu.
(4) Penyampaian ucapan selamat dan/atau bela
sungkawa.
(5) Persiapan lawatan kepala negara/pimpinan
institusi ke luar daerah.
 RUANG LINGKUP PROTOKOLER
Lanjutan ......

(6) Penyelenggaraan upacara-upacara: a.

pelantikan pejabat/pimpinan, staf, anggota, b. wisuda
Sarjana, c. peresmian Laboratorium, gedung, dll., d.
penandatanganan perjanjian/kesepakatan kerja
sama (Memorandum of Understanding),
(7) Pemilikan daftar nama pejabat/pimpinan institusi,
alamat kantor yg sering dihubungi secara kedinasan,
nomor telepon/faksimil/pos-el (E-mail)/Website
pejabat/pimpinan, dll yg berhubungan dg kelancaran
komunikasi.
 FUNGSI PROTOKOL
1) pengatur tata cara dalam kegiatan
upacara
2) pengatur tata krama dalam
penempatan, penyebutan,
memperlakukan seseorang sesuai dg
kedudukan/jabatannya.
3) pengatur tata letak tempat duduk.
•
 TUGAS UTAMA PROTOKOL

>> mengatur jalannya upacara seremonial atau

kegiatan agar tata acara dapat berjalan dengan
tertib, teratur, hikmad, dan lancar.

Untuk itu, sedapat mungkin protokol harus dapat

memprediksi kendala yg mungkin timbul dalam
upacara/kegiatan dan selanjutnya mengantisipasi
untuk meminimalisasikannya.
 TUGAS PROITOKOL
1) mempersiapkan seluruh rangkaian acara dalam
susunan acara.
2) mengecek kesiapan/kehadiran personal upacara
(pejabat & petugas pengisi acara).
3) mengecek kelengkapan peralatan acara dengan check
list.
4) membuat/memperbanyak keperluan acara,
menggambar lay out tempat acara.
5) mengarsip/membuat dokumentasi.
6) melakukan koordinasi dg bagian keamanan, konsumsi,
akomodasi, transportasi & bagian lain yg berkaitan.
 PERSYARATAN PROTOKOL
1) Mempunyai mental yg kuat
2) Berkepribadian baik & sopan santun
3) Mempunyai pengetahuan luas
4) Terampil, cekatan, penuh inisiatif, tanggap dan peka thd
permasalahan
5) Dapat mengambil keputusan dg cepat & tepat.
6) Ramah, tidak sombong, rendah hati, dan mau menghargai
pendapat orang lain.
7) Berpenampilan menarik, simpatik, pandai mematut diri, dan
berbusana sesuai dg situasi.
8) Berbahasa dg baik dan sopan.
 SYARAT PEMBAWA ACARA
(MC)

1. Memiliki suara yang baik (vokal cukup nyaring, artikulasi

jelas, dan volume suara minimal sedang).
2. Mempunyai inisiatif dan kreatif.
3. Mampu berbahasa --sesuai dengan acaranya-- dengan
baik dan benar.
4. Berani dan memiliki rasa percaya diri yang kuat (self
confidence) tetapi tetap wajar (jadi bukan percaya diri
yg berlebihan shg over acting).
5. Paham akan psikologi massa.
6. Berpenampilan (performance) menarik minimal cukup
menarik, ramah-tamah, rapi, lincah (energik), & simpatik.
 JENIS-JENIS PROTOKOL

1. Resmi (formal): pada upacara/acr yg bersifat

resmi: wisuda sarjana, pembukaan seminar,
pengukuhan Guru Besar (Profesor), Ujian
Doktor (S3), dll.
2. Kesenian: pada acara pentas seni atau
panggung gembira.
3. Resepsi kekeluargaan: resepsi pernikahan
(walimatul ‘ursy), ulang tahun, syukuran dll. atau
sebaliknya upacara duka cita/kesusahan/
kematian (Jawa: kesripahan).
 KETENTUAN & PELAKSANAAN
PROTOKOLER

PERSIAPAN PROTOKOL:

1. Menyusun acara sesuai dg bentuk pertemuan.

2. Ingatlah waktu yg tersedia, bagilah waktu dg jumlah
mata acara yg disusun, sesuaikan dg kebutuhan.
3. Konsultasikan susunan acara kpd pimpinan/ketua
panitia (dalam forum rapat agar mendapatkan
evaluasi/saran shg tidak ada agenda acara yg
terlewatkan.
PERSIAPAN PROTOKOL ...... Lanjutan

4. Hubungi & periksa personal2 yg bertugas dalam

setiap mata acara. (Qari’/Qari’ah, pejabat, keynote
speech, pembicara, moderator, petugas IT, dll.)
5. Adakan percobaan (gladi bersih) utk pemantapan/
kesempurnaan acara (terutama acara resmi dan
kesenian.
6. Periksalah segala perlengkapan yg berkaitan dg
seremonial seperti: bendera nasional , bendera
institusi:universitas/fakultas/ organisasi/yayasan),
dan lain-lain
 KOMPOSISI ARENA UNTUK PEJABAT/
ORANG PENTING

1. Pejabat/tamu yg paling tinggi kedudukannya (VVIP/Very-Very

Important Person) ditempatkan paling depan & posisinya di
tengah. Juga pejabat tinggi atau tamu penting/kehormatan
lainnya (VIP/Very Important Person).
2. Jika tempat duduk berjajar, pejabat/tamu penting ditempatkan
di tengah-tengah dg catatan yg duduk di sebelah kanan adalah
pimpinan/pejabat kedudukannya lebih tinggi dp yg duduk di
sebelah kirinya.
3. Jika dg meja, maka tempat utama pejabat/orang penting adalah
yg menghadap pintu keluar.
4. Khusus tempat terhormat bagi pejabat di mobil adalah tempat
duduk bagian belakang (sedan), dan pada mobil jenis
station/Jeep di bagian depan sebelah pengemudi).
 PELAKSANAAN TUGAS PEMBAWA ACARA (MC)

PROTOKOL ACARA RESMI (FORMAL):

1. Acara dibuka tanpa banyak komentar, langsung

masuk acara.
2. Susunan acara dibaca, setelah yakin bhw semua
petugas telah siap.
3. Setiap mata acara tidak perlu diberi komentar.
4. Usahakan berdiri jika akan berbicara.
 PROTOKOL ACARA RESMI (FORMAL)
Lanjutan .......
5. Sambutan diurutkan dari yg kedudukannya terendah
menuju yg tertinggi.
6. Ingat, Ketua Panitia bukan memberi sambutan,
melainkan prakata/laporan rencana pelaksanaan secara
singkat (dari nama
kegiatan, tujuan kegiatan, jumlah dan siapa peserta,
undangan, narasumber, waktu yang dijadwalkan, hingga
target kegiatan).
7. Pakailah bahasa resmi yang baik dan benar (bahasa
Indonesia, Inggris, Arab, atau daerah sesuai dengan
kebutuhan).
 PROTOKOL ACARA KESENIAN

1. Bawakan acara dgn penuh kegembiraan, komunikatif,

dan menggugah perasaan gembira.
2. Penampilan simpatik, menarik, dan ceria.
3. Banyak ide, inisiatif, dan kreatif serta kaya improvisasi.
4. Usahakan mampu menguasai massa/publik.
5. Usahakan jangan sampai ada tenggang waktu (interval)
yg lama antara atraksi yang satu ke atraksi lainnya.
6. Berikan intermezzo/juk-juk yang segar dalam tenggang
waktu agar tercipta suasana gembira.
7. Berikan sugesti (mintalah tanggapan) kepada massa
tentang penyajian setiap acara agar massa senang
mengikuti acara demi acara hingga akhir (paripurna).
 PROTOKOL ACARA
KEKELUARGAAN

1. Bawakan acara dg melihat situasi & kondisi: acara penuh

bahagia spt resepsi pernikahan, syukuran, ulang tahun, dll. atau
sebaliknya duka cita/berkabung.
2. Pandai-pandailah memperhatikan kondisi massa. Ingatlah
wkt, jangan biasa memberi komentar yg melantur/tidak perlu.
3. Untuk acara pernikahan (walimatul ‘ursy) yg menggunakan
upacara adat, usahakan memakai bahasa resmi daerah yg baik
dan benar. Di Jawa misalnya, jika perlu pakailah bhs Jawa Kawi/
Kuna & pandai ‘mencandra’ serta kaya ungkapan Jawa.
4. Untuk acara duka cita, bawakan acara dengan nada rendah,
syahdu, dan penuh perasaan.
5. Pandai-pandailah berkomunikasi dengan massa (publik) dan
penuh keakraban (familiar).
 HAL-HAL YG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM UPACARA

1. Perlengkapan upacara spt: taplak meja, vas bunga,

palu sidang, papan nama (pejabat, pimpinan & tamu
VIP/VVIP, pulpen, dll.
2. Setting arena upacara & susunan meja-kursi
disesuaikan dg jenis upacara.
3. Jika pembawa acara terdiri atas dua orang putra-
puteri diseyogyakan bergantian dgn cara berselang-
seling saling mengisi.
 HAL-HAL YG PERLU DIPERSIAPKAN
DALAM UPACARA Lanjutan .....

4. Pada acara pentas seni & kekeluargaan (tidak resmi)

usahakan banyak variasi dlm berbicara, lengkapi dg
juk-juk yg cerdas (dg selera humor tinggi, bukan kelas
rendah misalnya yg mengarah pada pornografi atau
kelas Srimulat/Opera van Java).
5. Usahakan menemui/memperlihatkan muka kpd
pimpinan. Itu bukan utk mengambil muka melainkan
sbg etika. Jika seorang senior/pimpinan belum pergi,
jangan pulang dulu kecuali ada alasan yang sangat
kuat dan tepat.
 Selamat Berkarya
dan Selamat Bertugas

Semoga Sukses