KEPROTOKOLAN

Protokol berdasarkan ensiklopedia adalah tatacara atau tatakrama dalam

hubungan antarnegara dengan memperhatikan kedudukan titel yang resmi, atau
definisi lain tentang protokol yaitu kumpulan peraturan dalam upacara yang dituruti
dalam semua pergaulan internasional oleh (kepala negara, kepala pemerintah, dan
diplomat) baik secara tertulis maupun tidak tertulis. Fungsi protokol adalah pelayanan
improvisasi, ketidaktaatan, kemendadakan yang perlu diantisipasi. Hakikat protokol
adalah situasi yang menyenangkan dan harmonis dalam kegiatan acara, pendukung
image building intitusi atau perusahaan. Hal yang pertama kali dilihat seorang tamu
atau peserta dalam sebuah kegiatan yaitu dari rangkaian acara. Protokol sendiri diatur
dalam UU No. 9/2010 tentang keprotokolan yaitu keprotokolan adalah serangkaian
kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang
meliputi tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk
penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan kedudukan dalam negara,
pemerintah, dan masyarakat. Secara garis besar tugas protokol dibagi menjadi lima
yaitu tugas tata ruang, tata tempat, tata upacara, tata busana, dan tata warkat.

Tugas protokoler sebagai tata ruang yaitu

1. Pengaturan ruangan (classroom, teater, conference)

2. Lambang negara, bendera, foto presiden dan wakil presiden
3. Tata cahaya
4. Tata suara
5. Dekorasi dan perlegkapan

Tugas porokoler sebagai tata tempat yaitu urutan tamu undangan yang berhak
mendapatkan prioritas, karena jabatan atau pangkat menentukan posisi duduk tamu
tersebut. Aturan dasarnya seperti jabatan tertinggi duduk di paling depan dan jika
duduk sejajar sebelah kanan harus lebih tingi dari yang kiri.
Tugas protokoler sebagai tata acara yaitu mengatur

1. Jenis kegiatan
2. Bahasa pengantar
3. Materi aktivitas
4. Menyusun acara dangan urutan yang benar
5. Menyiapkan personil dan panitia yang semuanya terlibat dalam kegiatan
6. Menhubungi pemberi sambutan (pejabat tertinggi memberi sambutan terakhir)

Tugas protokoler sebagai tata busana yaitu mengatur dresscode yang akan
digunakan dalam acara tersebut agar tamu undangan terlihat lebih kompak dan serasi,
dan yang terakhir adalah tugas protokler sebagai warkat yaitu mengatur administrasi
surat menyurat dan undangan yang berkaitan tentang acara.

Dalam kunjungan menteri ke institusi atau perusahaan. Hal-hal yang perlu

diperhatikan oleh protokoler tentang perencanaan yaitu menetapkan jumlah tamu,
menetapkan tempat dan perlengkapan, menetapkan dresscode, membuat layout untuk
publikasi, membuat susunan acara . Kemudian adalah persiapan tentang komunikasi
dengan ajudan, komunikasi tertulis (surat menyurat) dengan pejabat yang akan
diundang, penyambut pejabat, dan penyediaan ruang transit untuk pejabat tersebut
sebelum memasuki acara. Selalu mengkonfirmasi tamu agar tidak ada kursi yang
kosong, mengkonfirmasi kelengkapan menu, ruang tamu, ruang sembahyang, toilet,
dan ada tidaknya makanan. Hal terakhir yang perlu diperhatikan adalah segi
pelaksanaan dengan mengkonfirmasi tamu undangan yang akan datang, mengatur
posisi tempat duduk, menerima tamu, selalu berkoordinasi dengan MC agar acara
berjalan lancar, dan mengatur waktu makan untuk jamuan.

Protokol perjamuan merupakan pedoman atau tata cara yang lazim digunakan
dalam perjamuan. Perjamuan merupakan pertemuan makan dan minum/pesta/resepsi.
Tugas protokol ini sangat strategis karena dapat ikut meningkatkan pembentukan
citra sebuah organisasi atau institusi. Dengan peran ini, protokol pada akhirnya
identik dengan performa suatu instansi. Protokoler berkoordinasi dengan panitia
pelaksana, biro rumah tangga, departemen pengamanan, dan juga penyedia logistik.
Tujuan dari perjamuan ini adalah menghormati tamu penting, merayakan suatu
peristiwa tertentu, dan penyelenggaraan rapat. Jenis perjamuan ada empat, yaitu
coffee morning, lunch, dinner, dan tea party. Adapun pertemuan yang membutuhkan
perjamuan digolongkan menjadi 6, yaitu rapat, workshop/lokakarya,
pelatihan/training, FGD (Focus Group Discussion), Munas (Musyawarah Nasional),
dan kongres. Persiapan yang perlu diperhatikan untuk perjamuan yaitu konsep
penyajian makan yang dipilih, sesuaikan menu dengan tema, sajikan menu utama
yang umum, seimbangkan menu makanan, hindari menu makanan yang rumit, dan
stock makanan yang cukup. Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyusun menu
adalah ketersediaan dana, tema acara, jumlah porsi, dan durasi acara. Model
penghidangan yang sering dilakukan meliputi kemasan boks, coffee break, banquet,
dan buffet( dapat berbentuk prasmanan maupun gubuk).

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan

informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat sendiri dibagi menjadi
dua yaitu surat formal dan surat non formal. Surat formal contohnya seperti surat
dinas, surat niaga, dan lain-lain yang ditandai dengan adanya kepala surat dalam surat
tersebut, sedangkan surat non formal contohnya seperti surat pribadi, memo, dan lain-
lain. Surat dinas adalah surat yang lazimnya digunakan oleh para pegawai untuk
kepentingan formal seperti tugas instansi dan tugas kantor. Fungsi surat dinas yaitu
sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip,
bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam
bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Surat dinas berkaitan dengan administrasi
pemerintahan dan pembangunan yang dibuat oleh lembaga pemerintahan. Naskah
surat dinas berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan (Peraturan
Rektor UGM, Nomor 2/P/SK/HT/2015). Syarat surat dinas yang baik yaitu
penampilan baik, bersih, rapi, dan format menarik, kemudian isi singkat jelas,
eksplisit sehingga mudah dipahami, dan yang terakhir menggunakan bahasa resmi,
baku, dengan mengindari kesalahan sapaan, nama, alamat, dan isi surat.

Netiquette merupakan etika dalam menggunakan Internet. Internet sebagai

sebuah kumpulan komunitas, diperlukan aturan yang akan menjadi acuan orang-
orang sebagai pengguna Internet. Sebenarnya nettiquette ini adalah hal yang umum
dan biasa, sama halnya dengan aturan-aturan biasa ketika kita memasuki komunitas
umum dengan informasi sangat banyak dan terbuka. Dalam dunia maya pentingnya
etika karena kita ketahui pengguna internet berasal dari berbagai negara yang
mungkin memiliki budaya, bahasa dan adat istiadat yang berbeda-beda, kita harus
dapat memahami perbedaan tersebut dalam berinteraksi melalui internat atau sosial
media. Pengguna internet merupakan orang-orang yang hidup dalam dunia
anonymouse, yang tidak mengharuskan menyantumkan identitas asli dalam
berinteraksi sehingga kita harus berhati-hati dalam beretika. Berbagai macam fasilitas
yang diberikan dalam internet memungkinkan seseorang untuk bertindak tidak etis
seperti pengguna yang suka iseng dengan melakukan hal-hal yang tidak seharusnya
dilakukan. Harus diperhatikan juga bahwa pengguna internet akan selalu bertambah
setiap saat dan memungkinkan masuknya “penghuni” baru di dunia maya tersebut.

Beberapa aturan yang ada pada Nettiquete (Wikipedia,2016) ini adalah:

1. Amankan dulu diri anda, maksudnya adalah amankan semua properti anda,
dapat dimulai dari mengamankan komputer anda, dengan memasang anti
virus atau personal firewall
2. Jangan terlalu mudah percaya dengan internet, sehingga Anda dengan mudah
mengunggah data pribadi, selalu mencari informasi bahwa alamat URL yang
dituju telah dijamin keamanannya.
 3. Jangan biasakan menggunakan informasi secara sembarangan, misalnya
plagiat.
4. Jangan berusaha untuk mengambil keuntungan secara ilegal dari Internet,
misalkan melakukan kejahatan pencurian nomor kartu kredit
5. Jangan berusaha mengganggu privasi orang lain, dengan mencoba mencuri
informasi yang sebenarnya terbatas.
6. Jangan menggunakan huruf kapital terlalu banyak, karena menyerupai
kegiatan teriak-teriak pada komunitas sesungguhnya.
7. Jangan flamming (memanas-manasi), trolling (keluar dari topik pembicaraan)
ataupun junking (memasang post yang tidak berguna) saat berforum.

Etika yang harus diperhatikan adalah bahwa kita berinteraksi dengan manusia.
Jangan lupa orang yang membaca email atau posting kita benar-benar manusia yang
memiliki perasaan. Sehingga jangan berteriak seperti menggunakan huruf kapital,
selalu mennggunakan kalimat yang bijaksana agar tidak menyakiti perasaan orang
lain, tidak mengirim komentar yang bernada menyerang tapi mencoba bersikap saling
membangun, jangan menggunakan kata-kata yang bersifat sarkasme. Jangan pernah
mengirim e-mail atau mengirim posting apapun yang tidak layak Anda katakan ke
orang lain. Internet bukan tempat untuk mencari pertengkaran. Banyak orang yang
sama-sama membutuhkan informasi sehingga jangan mencoba untuk mencari
masalah. Orang yang berada di internet datang dari berbagai penjuru dunia dan
memiliki perbedaan pandangan terhadap sesuatu. Kita harus bersifat terbuka untuk
mendengarkan orang lain tentang apa yang mereka katakan. Ini adalah internet, jadi
kita mencoba untuk mempelajari hal-hal yang baru. Melanggar hukum berarti telah
melakukan netiquette yang buruk. Netiquette berbeda-beda dari satu tempat ke tempat
yang lain. Tidak semua orang mengikuti aturan yang sama. Jadi, kita harus bersikap
terbuka dan jika dibutuhkan, bersikap kritis tapi tetap konstruktif (membangun) dan
bukan bersikap sebaliknya (negatif). Jika kita berada di suatu wilayah topik
pembicaraan pada forum atau chating, jangan langsung mengirim komentar. Hal yang
pertama kita lakukan adalah mencari ide dari apa yang sedang terjadi atau sedang
dibahas. Setelah sudah merasa yakin dan berpikir bahwa siap untuk menambahkan
informasi atau komentar yang berguna, baru kita dapat mengirim komentar
tersebut. Kita juga harus mengirim ke grup yang sesuai. Jika tidak dapat menemukan
grup yang sesuai tetapi postingan tersebut sudah yakin untuk diposting, yakinkan
bahwa subjek dari postingan kita sesuai dengan isi postingan tersebut, sehingga orang
lain tahu postingan kita tidak mengganggu topik diskusi.

Refrensi :

https://id.wikipedia.org/wiki/Netiquette

http://humas-publicrelations.blogspot.co.id/2014/11/pengertian-protokol-
protokoler-dan.html

http://www.pengertianku.net/2015/09/pengertian-surat-dinas-dan-fungsinya-
dilengkapi-contohnya.html