Tata Persuratan dan Wawancara Kerja

Disusun Oleh :

1. Abdillah NIM : 061830400913

2. Daniel Dwi Cahya P. A. NIM : 061830400917
3. Della Fatria NIM : 061830400918

Dosen Pembimbing :

M. Yusuf, S.Pd.,M.Pd.

JURUSAN TEKNIK KIMIA

POLITEKNIK NEGERI SRIWIJAYA
TAHUN AKADEMIK 2018/2019
 KATA PENGANTAR

Assalamu‘alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena
dengan rahmat, karunia serta hidayah-Nya, kami dapat menyusun makalah
tentang Tata Persuratan dan Wawancara Kerja ini. Sholawat beseta salam selalu
tercurahkan kepada nabi kita Nabi Muhammad Saw. beserta keluarga-Nya,
sahabat-sahabat-Nya, dan umatnya hingga akhir zaman.

Harapan kami, makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah

wawasan serta pengetahuan kepada pembaca dan yang terpenting yaitu kepada
kami sendiri. Kami juga menyadari bahwa makalah ini masih terdapat kekurangan
dan jauh dari kata yang sempurna. Oleh karena itu, kami mengharapkan adanya
kritikan dan saran serta usulan demi perbaikan makalah ini di masa yang akan
datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa saran yang
membangun.
Semoga makalah ini dapat dipahami oleh siapapun yang membacanya.
Sebelumnya kami mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila terdapat kesalahan
kata-kata yang kurang berkenan dan mohon kritikan dan sarannya yang
membangun.

Wassalamu’alaikum wa rahmatullahi wa barakatuh

Palembang, 11 Juni 2019

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ............................................................................................ i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1

1.1. Latar Belakang ............................................................................................1

1.2. Rumusan Masalah ..........................................................................................

1.3. Tujuan Penulisan ............................................................................................

BAB II PEMBAHASAN ..........................................................................................

2.1.1 Pengertian Surat ........................................................................................

2.1.2 Fungsi Surat

2.1.3 Asas-asas Tata Persuratan ……….…….

2.1.4 Jenis Surat

2.1.5 Pengelolaan Surat …………………….

2.2.1 Pengertian
Wawancara……………………………………………………………….

2.2.2 Keterampilan yang harus dimiliki seorang pewawancara

2.2.3 Bentuk-bentuk Wawancara

2.2.4 Model pendekatan dalam wawancara

2.2.5 Jenis – jenis Wawancara

BAB III PENUTUP ..................................................................................................

3.1. Kesimpulan ....................................................................................................

3.2. Saran ..............................................................................................................

DAFTAR PUSTAKA…………………………………………………………...

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan
(keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya ) secara
tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Boleh juga dikatakan bahwa surat
adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis, atau atas nama
kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada suatu alamat tertentu, dan
memuat suatu bahan komunikasi. KegiatanKegiatan surat-menyurat di kantor
merupakan aktifitas rutin yang dilakukan. Setiap organisasi/perusahaan umumnya
memiliki mekanisme komunikasi internal yang berbeda yang sering disebut
dengan istilah surat dinas, nota dinas, ataupun memo dinas. Pada prinsipnya
komunikasi internal tersebut merupakan sebuah sistem tata persuratan yang
hirarkis sesuai dengan struktur masing-masing organisasi/perusahaan. Mekanisme
komunikasi internal tersebut umumnya membutuhkan sistem tata persuratan
seperti penerimaan surat masuk, pembuatan surat keluar, disposisi surat,
penormoran surat serta penyimpanan dan pengarsipan surat.
Tata persuratan dinas mengatur surat sebagai sarana komunikasi kedinasan
dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas-tugas umum pemerintah dan
pembangunan. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan
tahap pengunaan dan berakhir pada tahap pelestariannya. Pengaturan meliputi tata
persuratan, pengurusan surat, penataan berkas dan penyusutan arsip.
Tata persuratan sebagai sub sistem paling awal dalam tata kearsipan
mempunyai dampak langsung dan luas dalam perjalanan arsip menuju
pelestariannya. Dengan demikian, tata persuratan yang mengatur tahap penciptaan
dalam daur hidup kearsipan perlu diatur terlebih dahulu untuk menuju tertib
administrasi yang lebih berdaya guna dan berhasil guna. Tata persuratan
dihadapkan pada permasalahan yang semakin kompleks yang perlu diatur dalam
rangka pendayagunaan administrasi aparatur negara.

1
 Wawancara merupakan salah satu metode pengumpulan data untuk
mendapatkan informasi dengan cara bertanya langsung kepada responden.
Apabila wawancara dijadikan satu-satunya alat pengumpulan data, atau sebagai
metode diberi kedudukan yang utama dalam serangkaian metode-metode
pengumpulan data lainnya, ia akan memiliki ciri sebagai metode primer.
Dalam proses interview terdapat 2 (dua) pihak dengan kedudukan yang
berbeda. Pihak pertama berfungsi sebagai penanya, disebut pula sebagai
interviewer, sedang pihak kedua berfungsi sebagai pemberi informasi (Informan).
Interviewer mengajukan pertanyaan-pertanyaan, meminta keterangan atau
penjelasan, sambil menilai jawaban-jawabannya. Sekaligus ia mengadakan
paraphrase (menyatakan kembali isi jawaban interviewee dengan kata-kata lain),
mengingat-ingat dan mencatat jawaban-jawaban. Disamping itu dia juga menggali
keterangan-keterangan lebih lanjut dan berusaha melakukan “probing”
(rangsangan, dorongan). Pihak interviewee diharap mau memberikan keterangan
serta penjelasan, dan menjawab semua pertanyaan yang diajukan. Kadang kala,
dibalas dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan pula. Hubungan antara
interviewer dengan interviewee itu disebut sebagai “a face to face non-reciprocal
relation” (relasi muka berhadapan muka yang tidak timbal balik).

1.2 Rumusan Masalah

Berdasar latar belakang di atas, rumusan masalah pada makalah ini adalah
sebagai berikut:
1. Apa pengertin surat dinas ?
2. Apa saja asas-asas dalam tata persuratan?
3. Apa saja jenis-jenis surat dinas?
4. Bagaimana sistematika penulisan surat dinas?
5. Apa itu wawancara?
6. Apa tujuan dari wawancara?
7. Apa saja hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan kegiatan
wawancara?
8. Apa saja teknik dalam melakukan kegiatan wawancara?

2
1.3 Tujuan Penulisan
Berdasar rumusan masalah yang telah dituliskan, maka tujuan penulisan
makalah ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk mengetahui pengertian surat dinas
2. Untuk mengetahui asas-asas dalam tata persuratan
3. Untuk mengetahui jenis-jenis surat dinas
4. Untuk mengetahui sistematika penulisan surat dinas
5. Untuk mengetahui pengertian wawancara
6. Untuk mengetahui tujuan dari wawancara
7. Untuk mengetahui hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan
kegiatan wawancara
8. Untuk mengetahui teknik dalam melakukan kegiatan wawancara

3
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Tata Persuratan

2.1.1 Pengertian Surat

Surat merupakan alat komunikasi antara dua pihak yang berupa tulisan
dalam kertas atau lainnya. Tujuan utama seorang menulis surat, tidak lain adalah
untuk mengkomunikasikan atau menginformasikan suatu gagasan dan pikirannya
kepada pihak lain, baik atas nama pribadi atau yang lainnya (Suprapto, 2006:1).
Menurut Bratawidjaja (2002) surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau
maksud terhadap orang lain secara tertulis. Orang lain disini dapat diartikan
perorangan atau badan. Pendapat lain mengatakan surat masuk adalah surat yang
diterima dari perusahaan lain dan mempunyai tujuan tertentu. Surat keluar adalah
surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisaasi atau perusahaan yang
dikirim atau ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi atau perusahaan
(Wursanto, 2006:232)

2.1.2 Fungsi Surat

Menurut Suprapto (2006) surat merupakan alat komunikasi tertulis dan

bagi suatu instansi mempunyai fungsi sebagai :

1. Wakil dari pengirim surat (wakil instansi) yaitu suatu surat selalu
mewakili pengirimnya atau penulisnya sebagai identitas yang perlu
diketahui penerima surat tersebut.
2. Bahan pembuktian yaitu sebagai bukti yang berwujud dan tertulis bahwa
surat tersebut telah dikirimkan penulis kepada penerima yang dituju.
3. Sebagai acuan untuk mengambil tindakan lebih lanjut dari suatu masalah
yaitu bahwa dari surat tersebut penerima dapat mengambil tindakan dari
masalah yang dibahas dalam surat tersebut.
4. Alat ukur kegiatan instansi yaitu surat dapat berisi berbagai macam
informasi yang bertujuan memberikan informasi kepada penerima surat
termasuk yaitu informasi mengenai kegiatan dari instansi atau penulis
surat.
5. Sarana memperpendek jarak yaitu seseorang atau instansi yang berada di
daerah lain dan berjarak jauh tetap dapat berkomunikasi dan memberikan
informasi dengan cara mengirim surat.

4
 2.1.3 Asas-asas Tata Persuratan

Menurut Bratawidjaja (2002) asas-asas tata persuratan adalah.

1. Asas Keamanan
Surat dinas bersifat tertutup, sehingga kerahasiaan isinya harus tetap
dijaga. Pejabat dan petugas tata persuratan tidak dibenarkan memberikan
informasinya kepada yang tidak berkepentingan, baik secara tertulis maupun
secara lisan.
2. Asas Pembakuan
Surat dinas diproses dan disusun menurut tata cara serta bentuk-bentuk
yang telah ditetapkan sesuai ketentuan yang berlaku. Tata cara dan bentukbentuk
yang sifatnya menyeluruh dibakukan dengan mempertimbangkan
kegiatan perusahaan/instansi dalam rangka efisiensi dan efektivitas.
3. Asas Pertanggungjawaban
Surat dinas dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi, format
maupun prosedurnya. Asas ini mendasari pemikiran bahwa kaedah format
surat terkait dengan fungsi dan kewenangan pejabat yang menandatanganinya
berdasarkan ketentuan yang berlaku.
4. Asas Keterkaitan
Tata persuratan memiliki keterkaitan dengan administrasi perkantoran
pada umumnya dan administrasi kearsipan pada khususnya. Seluruh kegiatan
tata persuratan merupakan bagian integral dan tata laksana perkantoran dan
tata laksana kearsipan.
5. Asas Kecepatan
Guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi unit kerja
kegiatan tata persuratan harus dapat dikelola tepat pada waktunya.

2.1.4 Jenis Surat

Menurut Bratawidjaja (2002) surat dapat dibedakan berdasarkan berbagai

aspek sebagai berikut :
1. Macam-macam surat berdasarkan jangkauan
a) Ekstern
Surat ekstern yaitu surat yang berasal dari dan untuk instansi lain luar.
b) Intern
Surat intern yaitu surat yang berasal dari dan ke sesama bagian dalam
lingkup.
2. Macam-macam surat berdasarkan keaslian surat
a) Asli
Lembaran yang ditujukan kepada instansi/perorangan sebagaimana
tercantum pada alamat yang dituju pada kepala surat atau lembaran yang
dinyatakan asli.

5
 b) Tembusan
Lembaran penyampaian informasi kepada instansi/perorangan yang
mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi
surat sebagaimana dikomunikasikan kepada instansi yang terdapat di
kepala surat. Pada dasarnya tembusan adalah lembaran yang terkena
karbon atau alat kopi lainnya dan dapat pula lembaran serupa yang dinyatakan
sebagai tembusan. Selain istilah tembusan ini sering pula digunakan kata
tindasan atau cc (carbon copy) yang digunakan untuk surat-surat dalam bahasa
inggris atau surat-surat intern.
c) Salinan
Lembaran hasil penggandaan yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.
Selain istilah salinan ini sering pula digunakan kata turunan.
d) Petikan
Lembar berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari surat asli dan
legalisir oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah petikan ini sering pula
digunakan kata kutipan.
3. Macam-macam surat berdasarkan bobot informasi
a) Surat penting
Surat yang isinya mengandung informasi yang bersifat kebijakan yang
mengikat dan memerlukan tindak lanjut administrasi, bilamana terlambat
atau hilang dapat menghambat atau merugikan perusahaan.
b) Surat Biasa
Surat yang isinya mengandung informasi yang tidak mengikat dan tidak
memerlukan tindak lanjut.
4. Macam-macam surat berdasarkan sifat
a) Surat sangat rahasia
Surat yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang
tertinggi. Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan
keamanan dan keselamatan negara dan hanya boleh diketahui oleh pejabat
yang berhak menerima. Contohnya surat yang mengandung finansial
seperti dokumen Pajak Bumi dan Bangunan (PBB), surat tanah, dll.
b) Surat rahasia
Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi. Tingkat
pengamanan informasi erat hubungannya dengan kepentingan perusahaan
dan hanya boleh diketahui oleh yang berwenang atau yang ditunjuk.
Contohnya surat perjanjian kerja.
c) Surat terbatas
Surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Tingkat pengamanan
informasi erat hubungannya dengan tugas perusahaan dan hanya diketahui
oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk. Contohnya surat
keputusan.

6
 d) Surat biasa
Surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus karena dalam surat
biasa hanya terdapat informasi umum yang boleh diketahui siapapun.
Contohnya undangan workshop, undangan pelatihan, dll.

2.1.5 Pengelolaan Surat

Menurut Bratawidjaja (2002) langkah-langkah untuk mengelola surat
adalah sebagai berikut
1. Penerimaaan surat
a. Saudara dapat membeda-bedakan jenis surat itu. Maka pisahpisahkanlah surat
itu menurut jenisnya. Contoh : surat-surat dinas, surat-surat rahasia, surat-surat
pribadi, surat-surat kabar atau majalah dan sebagainya.
b. Telitilah alamat yang tercantum pada setiap sampul. Memang benarkah
surat itu untuk kantor Saudara atau tidak salah alamatkah.
c. Sisipkanlah semua surat rahasia dan surat pribadi. Sampaikanlah surat
rahasia atau surat pribadi itu kepada pemimpin dalam keadaan tertutup.
Jangan sekali-kali Saudara membukanya, kecuali kalau pemimpin
Saudara mengizinkannya.
2. Pembukaan surat
a. Surat yang bersampul tertutup memanjang, sebaiknya dibuka dengan
menggunakan pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja, bagian
penutup amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangan kiri dan
masukkan pisau ke dalam bagian penutup sampul, kemudian dorong pisau
sampai memotong tutup sampul surat. Yakinkan agar surat di dalam
jangan sampai terpotong.
b. Sampul yang tertutup melebar, sebaiknya dibuka dengan menggunakan
gunting. Geserkan surat yang ada dalam sampul ke arah bagian yang tidak
akan digunting. Caranya yaitu dirikanlah amplop surat, kemudian
dihentak-hentakkan perlahan-lahan ke meja. Peganglah surat dengan
tangan kiri, selanjutnya dengan menggunakan tangan kanan, potonglah
bagian ujung sampul surat dengan gunting. Saat ini telah tersedia alat
pembuka amplop yang digerakkan secara elektronik yakni pegawai hanya
memasukkan ujung amplop yang akan dibuka, letakkan secara perlahan dan
pastikan tidak sampai merusak surat yang ada di dalamnya. Alat
tersebut akan membuka amplop surat tersebut dengan mudah dan cepat.
3. Mengeluarkan surat dari sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing
sampulnya yang telah dibuka. Mengeluarkan surat dari dalam sampulnya harus
dilakukan dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada
kemungkinan surat itu masih menyangkut kesampulnya. Cara yang baik,
lakukanlah seperti berikut :

7
a. Untuk surat yang sampulnya terbuka memanjang, renggangkanlah bagian
yang terbuka dengan ibu jari kedua tangan, dan ambillah surat dari dalam
sampulnya dengan jari-jari tangan kanan. Pastikan bahwa semua surat yang
ada dalam sampul telah dikeluarkan.
b. Untuk surat yang sampulnya melebar, tekanlah kedua sisi sampul dengan
jarijari tangan kiri hingga bekas mengguntingnya terbuka. Balikkan amplop surat
hingga bagian bekas mengguntingnya ada di bagian bawah, kemudian ambil
surat dari dalam sampul. Pastikan bahwa semua isi sampul telah dikeluarkan
dengan baik, jangan sampai ada yang tertinggal.
4. Pembacaan surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya, kemudian dibaca dan
diteliti apakah surat-surat tersebut ada alamat dalamnya atau tidak, apakah
suratsurat itu ditujukan kepada pimpinan atau langsung kepada pejabat/unit yang
menangani masalahnya, apakah surat-surat itu ada lampirannya atau tidak, apakah
surat itu terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian lain-lain yang ada
kaitannya dengan surat tersebut. Apabila surat itu ada alamat dalamnya, maka
sampul surat dapat dipisahkan dan bila tidak ada alamat dalamnya, maka sampul
surat harus dilekatkan kepada surat tersebut dengan menggunakan stapler.
Selanjutnya diteliti apakah surat itu untuk pimpinan atau pejabat/unit yang
menangani masalahnya. Di samping itu diteliti apakah surat itu ada lampirannya
atau tidak. Bila ada, agar dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya
ini ternyata tidak sesuai, agar dicatat bahwa lampirannya tidak sama. Demikian
juga bila surat terdiri lebih dari satu lembar, agar diusahakan jangan sampai
terpisah antara lembar yang satu dengan lembar lainnya. Surat yang sudah diolah
seperti tersebut di atas, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut klasifikasi
dan kualifikasi masing-masing surat. Di bawah ini contoh kolom dalam buku
agenda surat masuk. Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah
pengendalian suratsurat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda
dimulai dari nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu
tahun, yaitu nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk
selalu dilakukan pada setiap terjadi pemindahan dan penyimpanan.
5. Pembagian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda atau Kartu Kendali seperti
tersebut di atas, kemudian surat-surat itu dikirim kepada pihak yang dituju oleh
surat-surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan kepada sekretaris
pimpinan dan surat-surat untuk pejabat-pejabat/unit yang dimaksudkan oleh surat,
disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat yang bersangkutan. Untuk
pengiriman, dilakukan lagi pencatatan dengan menggunakan buku
pengiriman/buku ekspedisi. Petugas/sekretaris pimpinan yang menerima surat
harus membubuhkan tanda terima pada buku ekspedisi.

8
 2.2 Wawancara Kerja

2.2.1 Pengertian
Wawancara atau interview merupakan salah satu wujud dari komunikasi
interpersonal dimana merupakan suatu bentuk komunikasi yang langsung tanpa
perantara media antar individu, dalam hal ini peran sebagai pembicara dan
pendengar dilakukan secara bergantian, serta sering kali peran itu menyatu.
Wawancara merupakan suatu proses komunikasi dyadic dengan suatu tujuan dan
maksud yang serius yang dirancang untuk pertukaran perilaku dan melibatkan
proses tanya jawab. Yang dimaksud dengan proses pada hal ini adalah terjadinya
suatu proses yang dinamis yang saling bergantian dengan beberapa variabel yang
terlibat dimana derajat dari system/struktur tidak terlalu pasti (fleksibel).
Sedangkan yang dimaksud dengan dyadic adalah bahwa interview atau
wawancara merupakan interaksi antar dua pihak (individu ke individu) tidak lebih
dari dua pihak yaitu interviewer (pewawancara) dan interviewee (orang yang
diwawancarai). Wawancara berbeda dengan percakapan biasa. Wawancara
merupakan salah satu cara untuk melakukan asesmen yang mempunyai beberapa
ciri, yaitu:
1) Mempunyai tujuan dan maksud yang jelas.
2) Pewawancara bertanggung jawab untuk mengarahkan interaksi dan memilih isi
pembicaraan.
3) Tidak ada pertanyaan yang bersifat timbale balik antara pewawancara dan
klien.
4) Perilaku pewawancara direncanakan dan diatur.
5) Biasanya pewawancara diharuskan menerima permintaan klien untuk suatu
kegiatan wawancara walaupun dalam beberapa situasi (sekolah, rumah, kantor).
Untuk hal-hal tertentu anak dan orangtua diharuskan datang guna melakukan
wawancara.
6) Pewawancara disyaratkan untuk memberikan atensi yang berkesinambungan
selama terjadi interaksi.
7) Wawancara secara formal direncanakan dalam suatu pertemuan.
8) Kenyataan dan perasaan yang tidak menyenangkan tidak perlu dihindari.

2.2.2 Keterampilan yang harus dimiliki seorang pewawancara

1) Mendengarkan
Kemampuan untuk mendengarkan secara kreatif dan empatik diperlukan
untuk dapat mengorek lebih dalam isi dari permukaan yang disampaikan,
kemampuan ini merupakan kunci dalam proses wawancara. Menjadi pendengar
yang baik berarti harus dapat terbebas dari sekedar mendengarkan dan dapat
memberikan perhatian penuh pada klien, pendengar yang baik tidak hanya
memusatkan perhatiannya pada “apa yang dikatakan” tetapi juga“bagaimana
mengatakannya”. Perhatian tidak hanya terpusat pada klien, tetapi juga pada

9
dirinya sendiri dalam arti sadar terhadap kebutuhan, nilai dan standar yang
dimiliki yang kemungkinan berpengaruh terhadap penangkapan pewawancara
tentang isi pembicaraan dengan klien.
Ada tiga macam mendengarkan dalam wawancara, yaitu:
a) Mendengarkan kritis (critical listening)
Merupakan metode positif dalam mendengarkan. Dari apa yang diterima
cenderung tidak banyak feed back. Metode ini hanya berfokus pada apa yang
ingin didengarkan.
b) Mendengaran aktif (active listening)
Metode yang bisa menyediakan pemahaman bagi dirinya sendiri maupun dalam
pemberian feed back. Metode ini memerlukan pendengar untuk memahami,
menafsirkan, dan mengevaluasi apa yang ia dengar.
c) Empati dalam mendengarkan (emphathic listening)
Metode mendengarkan secara aktif menggunakan client-centered approach;
meliputi kemampuan untuk merasakan (sensing), memproses (prosessing) dan
merespon (responding) secara empati. Suatu cara untuk dapat lebih memahami
perasaan-perasaan yang diterima.
2) Mengobservasi suara dan pembicaraan/ucapan
Seringkali orang tidak mau mengatakan persoalannya secara langsung
tetapi tampak dalam perubahan-perubahan suara selama proses wawancara, jika
hal ini terjadi cobalah untuk mengerti “mengapa”. Pewawancara juga dapat
memperkirakan kondisi psikologis klien dari caranya berbicara dan isi
pembicaraa. Oleh karena itu, keterampilan ini dinilai penting untuk membantu
memfokuskan masalah.
Ada beberapa hal yang dapat digunakan sebagai pegangan, diantaranya:
a) Intensitas suara (suara sangat keras, sangat lembut, monoton).
b) Kecepatan pembicaraan (sangat lambat, tersentak-sentak, monoton, sedang)
c) Kelancaran berbicara (bloking, keragu-raguan).
d) Spontanitas (spontan, ragu-ragu, tidak dapat lugas, malu mengucapkan
sesuatu).
e) Waktu reaksi (cepat/lambat daam menanggapi pertanyaan baik yang umum
maupun khusus).
f) Relevansi pembicaraan dengan topic (relevan/tidak relevan).
g) Sopan santun dalam berbicara.
h) Penyimpangan dalam mengucapkan sesuatu (ekolalia, kata yang bercampur
baur).
i) Pengaturan pembicaraan (teratur, melompat-lompat).
j) Perbendaharaan kata (banyak-sedikit).
k) Kualitas suara (mendesah, parau, serak).
l) Penguasaan pembicaraan (pengulanngan, pembetulan, kata tidak komplit).

10
3) Mengobservasi bahasa non verbal (perilaku)
Dalam wawancara seorang pewawancara perlu memperhatikan bentuk
komunikasi verbal dan non verbal saat wawancara berlangsung. Selain itu,
pewawancara juga harus memiliki keterampilan dalam membuka dan mengakhiri
wawancara.
Pesan-pesan non verbal dapat:
a) memperkuat dan memverifikasikan pesan-pesan verbal seseorang.
b) Menekankan pesan verbal.
c) Pesan pesan non verbal mungkin menggantikan pesan-pesan verbal.
d) Kadang-kadang simbol-simbol non verbal tidak konsisten dengan simbol-
simbol verbal. Bahkan mungkin berlawanan, jadi bukan sekedar apa yang
dikatakan, tapi bagaimana cara mengatakannya.
4) Mengobservasi penampilan
5) Mengintegrasikan observasi

2.2.3 Bentuk-bentuk Wawancara

1) Information giving, bertujuan untuk menyampaikan informasi, misalnya:
orientasi, seperti pemberian instruksi pekerjaan.
2) Information gathering, bertujuan untuk mendapatkan/mengumpulkan
informasi, misalnya: survey & pooling; exit interview (biasanya dilakukan oleh
suatu perusahaan yang mempunyai pegawai yang mengundurkan diri dengan
tujuan untuk memperbaiki kekuarangan-kekurangan yang ada); interview riset
(misalnya: investigasi pada perusahaan asuransi); berhubungan dengan medis
(misalnya: psikolog dan psikiater); jurnalistik.
3) Seleksi, meliputi screening (seleksi awal), determinasi (penentuan, misalnya
menentukan gaji atau penempatan karyawan).
4) Wawancara untuk masalah perilaku pada interviewee nya, antara lain evaluasi,
review (kilas balik pekerjaan), penilaian, correction, reprimind (teguran),
pendisiplinan, pemisahan, firing (PHK). Wawamcara jenis ini merupakan
wawancara yang paling sulit karena sangat membutuhkan data-data yang akurat.
5) Problem-problem yang ada pada interviewer, seperti menerima complain,
grievances (keluhan), menerima saran, menjawab pertanyaan-pertanyaan yang
sifatnya khusus.
6) Problem solving (non-direct), adanya sharing problem secara timbale balik, dan
pemberian saran.
7) Persuasi (direct), pada saat penjualan jasa & produk, quasi-commercial selling,
penerimaan anggota member.

11
 2.2.4 Model pendekatan dalam wawancara
1) Direct interview
Kelebihan: mudah dipelajari, memerlukan waktu yang lebih sedikit,
menyediakan
data yang bisa digunakan, bisa digunakan sebagai suplemen/metode tambahan
dalam mengumpulkan data, dapat direplikasi/diulang-ulang
Kekurangan: tidak fleksibel, terbatas dalam variasi & kedalaman mengenai topik,
tidak member kesempatan kepada interviewer untuk menggunakan teknik yang
bermacam-macam, sering digunakan untuk menggantikan alat pengumpul data
yang lebih efektif & efisien daripada menggunakan wawancara, validitas
informasi yang didapat patut dipertanyakan, terutama pada intonasi suara & jenis
kelamin interviewernya & hal-hal yang bisa menimbulkan bias.
2) Non-direct interview
Kelebihan: interviewer lebih fleksibel dalam mengajukan pertanyaan,
memberi
kesempatan untuk lebih luas & menggali lebih dalam mengenai suatu topic.
Memberi kesempatan kepada interviewer untuk menjalin hubungan yang lebih
mantap, memberi kemungkinan kepada interviewer untuk mengekspresikan
dirinya lebih luas.Kekurangan: memakan banyak waktu, membutuhkan kepakaan
kepada interviewee/interviewer yang sesitif, umumnya menghasilkan data yang
tidak dapat dikuantifikasikan, memungkinkan kepada seseorang untuk
memberikan informasi melebihi dari apa yang dibutuhkan/yang bisa diproses.

2.2.5 Jenis – jenis Wawancara

1) Menurut prosedur
a) Wawancara terpimpin
Wawancara ini disebut juga dengan interview guide, controlled interview
ataustructure interview, yaitu wawancara yang menggunakan panduan pokok-
pokok masalah yang diteliti. Ciri pokok wawancara terpimpin adalah bahwa
pewawancara terikat oleh suatu fungsi bukan saja sebagai pengumpul data relevan
dengan maksud penelitian yang telah dipersiapkan, serta ada pedoman yang
memimpin jalannya Tanya jawab. Dengan adanya pedoman atau panduan pokok-
pokok masalah yang akan diselidiki memudahkan dan melancarkan jalannya
wawancara.
Kelemahan:
(1) bila pokok-pokok masalah disusun dalam daftar pertanyaan yang lebih detail,
hingga menyerupai angket; dan
(2) bila suasana hunbungan antara pewawancara dan yang diwawancarai terlalu
formal, jalannya wawancara akan tampak kaku.
Kelebihan:
(1) keseragaman pertanyaan akan memudahkan penelitian untuk membandingkan
jawaban pada interview untuk diambil kesimpulan;

12
(2) pemecahan problem akan lebih mudah diselesaikan;
(3) memungkinkan analsisa kuantitatif disamping kualitatif;
(4) kesimpulannya lebih reliable.
b) Wawancara tidak terpimpin
Proses wawancara dimana interviewer tidak sengaja mengarahkan tanya
jawab pada pokok-pokok persoalan dari fokus penelitian dan interviewee (orang
yang diwawancarai). Dalam banyak hal, wawancara bebas akan lebih mendekati
pembicaraan bebas atau free talk, sehingga menemukan kualitas wawancara.
Kelemahan:
(1) kualitas data rendah;
(2) tidak dapat digunakan untuk
pengecekan secara mendalam;
(3) memerlukan waktu yang lama;
(4) hanya cocok
untuk penelitian eksploatif.
c) Wawancara bebas terpimpin
Wawancara jenis ini merupkan kombinasi antara wawancara bebas dan
terpimpin, pewawancara hanya membuat pokok-pokok masalah yang akan diteliti,
selanjutnya dalam proses wawancara berlangsung mengikuti situasi pewawancara
harus pandai mengarahkan yang diwawancarai apabila ternyata ia menyimpang.
Pada metode ini, pedoman interview berfungsi sebagai pengendali, jangan sampai
proses wawancara kehilangan arah.
2) Menurut sasaran penjawab
a) Wawancara perseorangan
Jenis wawancara ini terjadi apabila proses tanya jawab tatap muka itu
berlangsung secara langsung antara pewawancara dengan yang diwawancarai.
Dengan menggunakan metode ini, data yang didapatkan akan lebih intensif.
b) Wawancara kelompok
Jenis wawancara ini terjadi apabila proses interview berlangsung sekaligus
dua orang pewawancara atau lebih menghadapi dua orang atau lebih yang
diwawancarai. Wawancara jenis ini berguna sebagai alat pengumpulan data yang
sekaligus difungsikan sebagai check cross check. Wawancara kelompok juga akan
menjadi alat untuk mempermudah informasi yang luas dan lengkap tentang
hubungan sosial dan aksi reaksi pribadi dalam hubungan sosial.
c) Research interview
Jenis wawancara ini dirancang untuk mendapatkan data riset, bentuk dari
wawancara ini terstruktur dan terfokus, yang ditentukan berdasarkan tujuan ruset
daripada kebutuhan individu. Pada penelitian ini, semua individu diberikan
pertanyaan yang sma, sebagai bahan pertimbangan. Pelaksanaan wawancara ini
harus seusai dengan etika riset, persetujuan dan pelemahan klien.

13
d) Diagnostic interview
Jenis wawancara ini lebih relevan di dunia medis, biasanya digunakan
pada pasien atau klien psikiatri, yang berfokus pada symptom-simptom pada
klien, untuk mendeskripsikan berbagai macam kemungkinan seperti tipe, tingkat
keparahan, durasi, waktu, sejarah masa lalu, dsb. Menggunakan Mental-status
Examination yang meliputi: proses pikir dan ntelektual, gangguan persepsi, atensi
dan orientasi, ekspresi emosi, insight dan konsep diri, perilaku dan penampilan.
e) Clinical interview
- Consultation interview, jenis wawancara ini bersifat konsultasi, biasanya
dilakukan di perusahaan atau sekolah.
- Screening interview, berkaitan dengan pengambilan keputusan terhadap
sejumlah
orang dalam waktu singkat.
- Pre-testing interview, untuk membina rapport dengan klien sebelum tes
berlangsung, informasi yang diberikan berupa tujuan tes, aktifitas yang akan
dilakukan dalam tes, manfaat yang akan diperoleh. Dalam tes ini, klien harus
dijamin kerahasiaannya baik identitas atau hasil tes. Perlu didapat juga informasi
tentang faktor-faktor pribadi atau sosial yang mungkin diperlukan dalam proses
interpretasi.
f) Intake interview
Jenis wawancara ini dirancang untuk mengenalkan klien dengan kondisi
klinis; menilai apakah proses tersebut memenuhi kebutuhan klien atau tidak.
Wawancara ini berfokus pada keinginan-keinginan klien, motivasi untuk
mengikuti treatment, harapan terhadap klinik dan kegiatan yang akan
dilaksanakan selama proses klinis berlangsung. Klien diberi penjelasan tentang
prosedur klinis, biaya, jadwal dan berbagai hal yang berfungsi untuk member
kejelasan kepada klien untuk melakukan kontak selanjutnya. Wawancara ini
biasanya dilakukan oleh pekerja sosial. Pada awal pertemuan dibuat rencana
untuk kunjungan sleanjutnya atau tentang kemungkinan rujukan kepada pihak lain
seandainya hal itu lebih tepat bagi klien. Walaupun fokusnya seperti yang
disebutkan sebelumnya, tapi pekerja sosial mungkin lebih mengarahkan pada
aspek diagnostik atau social history interview.

14
 BAB III
PENUTUP
3.1.Kesimpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan
mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan
salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam
tugas sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satupihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab
penilaiannegatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif
dalam organisasi.
Wawancara adalah salah satu hal yang harus dilalui saat ada lowongan
pekerjaan yang sudah dilamar. Wawancara merupakan komunikasi dua pihak dan
mempunyai tujuan.
Persiapan yang baik merupakan kunci dari lolos wawancara. Maka dari itu
dibutuhkan persiapan yang matang untuk melaluinya jangan sampai wawancara
yang merupakan pintu masuknya sebuah pekerjaan akan kacau berantakan dan
harus cari lowongan kerja lagi. Berpenampilan dengan rapi, tampak professional,
dan memakai pakaian yang tepat adalah sangat penting.
Sebelum wawancara ada baiknya calon pelamar mencari informasi
sebanyak- banyaknya mengenai bidang pekerjaan yang dimaksud, hal ini agar
nantinya pada saat wawancara berlangsung, calon pelamar telah memiliki
gambaran mengenai bidang pekerjaan tersebut.

15
DAFTAR PUSTAKA

16