BAB 4

PERENCANAAN GLOBAL

4.1 Learning Outcomes

Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan dapat menyusun

rencana global sebuah CE dengan pola 5W + 1H, secara kelompok 3 orang.

4.2 Perencanaan Global

Seperti telah dibahas pada Bab 1 bahwa panitia sebuah CE terdiri dari dua,yaitu
panitia inti dan panitia pendukung atau panitia seksi. Panitia inti bertugas
sebagai perumus CE, kemudian panitia pendukung bertugas menindaklanjuti
hasil kerja panitia inti. Rumusan CE dituangkan dalam Rencana Global dan tindak
lanjutnya adalah Rencana Detail. Jadi tugas dari Panitia Inti adalah menyusun
Rencana Global dan tugas Panitia Pendukung adalah menyusun Rencana Detail.

Rencana Global adalah perencanaan secara umum yang menguraikan tentang

langkah-langkah umum yang akan dilakukan berkaitan dengan penyelenggaraan
sebuah even, mulai sebelum pelaksanaan, pada saat pelaksanaan, hingga
penyelesaian berbagai hal setelah even dilaksanakan. Perencanaan Global
disusun dengan mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:

1. Menentukan Sasaran Umum (SU)

SU CE adalah semua pihak yang berkepentingan dengan suatu organisasi,
atau yang sering disebut sebagai para pemangku kepentingan. Mereka
adalah berbagai pihak yang memiliki pengaruh baik secara langsung maupun
tidak langsung terhadap keberlangsungan sebuah organisasi. Jika mengacu
pada konsep Pubic Relations, para pemangku kepentingan ini disebut
sebagai public. Public dibagi menjadi 2 yaitu internal public, yaitu public yang
ada di dalam organisasi mulai dari pimpinan hingga karyawan dan external

28
 public, yaitu public yang ada di luar organisasi seperti para pelanggan,
supleyer, dan masyarakat umum.
2. Mengidentifikasi Isu Utama (IU) pada SU

IU adalah kondisi yang sedang dialami oleh SU suatu organisasi pada kurun
waktu tertentu. IU ini ada kaitannya dengan pencapaian Visi, Misi, Tujuan
organisasi. IU biasanya merupakan kesenjangan yang terjadi antara realisasi
pencapaian tujuan dengan tujuan yang telah ditetapkan. IU harus
diidentifikasi berdasarkan data-data yang dapat dipertanggung jawabkan dan
tidak boleh hanya diperkirakan.

Contohnya adalah sebagai berikut: PT POLINEMA INDONESIA mentargetkan

bahwa seluruh karyawan non-marketing harus memahami product
knowledge dari produk baru yang akan diluncurkan awal tahun depan.
Berdasarkan survey yang telah dilakukan oleh Tim Survey, pada akhir
semester ganjil baru 40% yang memahami. Padahal sudah dilakukan
sosialisasi kepada mereka.

Bisa juga IU itu merupakan kesenjangan antara kondisi sekarang dengan

kondisi yang akan datang. Contohnya adalah sebagai berikut: Pada 3 tahun
yang akan datang akan diadakan promosi 5 kepala cabang. Salah satu
syaratnya adalah bahwa yang dipromosikan minimal harus berijasah S1 atau
D4. Berdasarkan data yang ada di Bagian Personalia, dari karyawan yang
akan dipromosikan hanya ada 1 yang memiliki ijasah D4, calon lainnya hanya
berijasah D3.

3. Menentukan Tema CE
Rumusan tema dibuat berdasarkan hasil idetifikasi semua IU yang ada pada
SU. Hasil rumusan tema merupakan rumusan solusi umum penyelesaian
keseluruhan IU. Tema ini biasanya minimal untuk 1 tahun, mengikuti periode
perencanaan jangka-pendek organisasi. Sebagai contoh, misalkan dari hasil
identifikasi IU yang ada, dirumuskan tema: “Peningkatan kualitas Sumber
Daya Manusia untuk Mencapai Produktivitas Optimal Organisasi”.

29
4. Merumuskan 5 W + 1 H CE
a. What. CE apakah yang akan diselenggarakan? Maksudnya untuk
menindaklanjuti rumusan tema CE apa sajakah yang dapat digunakan
sebagai sarana menyelesaikan IU yang ada. Dalam hal ini satu CE bisa saja
hanya untuk menyelesaikan satu IU. Namun yang lebih baik jika sebuah CE
dapat menyelesaikan lebih dari satu IU. Dalam kasus tertentu juga akan
mungkin terjadi, untuk menyelesaikan satu IU perlu ditindaklanjuti dengan
lebih dari satu CE. Sebagai contoh,mengcu pada contoh IU sebelumnya,
yaitu: PT Maju Sejahtera mentargetkan bahwa seluruh karyawan non-
marketing harus memahami product knowledge dari produk baru yang akan
diluncurkan awal tahun depan. Berdasarkan survey yang telah dilakukan
oleh Tim Survey, pada akhir semester ganjil baru 40% yang memahami.
Padahal sudah dilakukan sosialisasi kepada mereka.

Karena permasalahan yang terjadi adalah 60% karyawan non-marketing

yang berjumlah 120 karyawan, dari 15 unit kerja belum memahami product
knowledge dari produk baru, padahal mereka sudah mengikuti sosialisasi.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka CE yang dipilih adalah yang dapat
meningkatkan pemahaman seluruh karyawan non-marketing tentang
product knowledge dari produk baru. Tentunya harus dipilih yang lebih
efektif dibanding dengan sosialisasi yang telah dilakukan. Dengan
mempertimbangkan bahwa mereka sudah pernah mendapatkan sosialisasi,
maka dipilih CE yang dapat memotivasi mereka untuk lebih memahami
product knowledge dari produk baru. Untuk itu dipilih misalnya: Lomba
Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru.

b. Who. Who adalah sasaran CE yang diambil sebagian dari SU dalam jumlah
tertentu dan personel pendukung CE. Sasaran CE adalah pihak-pihak yang
menjadi peserta. Kemudian personel pendukung CE adalah pihak-pihak yang
akan terlibat atau perlu dilibatkan pada saat pelaksanaan CE, tetapi bukan
panitia pelaksana, seperti misalnya Pembuka Acara, Undangan, termasuk

30
 narasumber dan pengisi acara hiburan. Mereka harus diuraikan secara
kualitatip dan secara kuantitatip.
Contoh:

Tabel 4.1 Deskripsi Sasaran CE

Jumlah
No Sasaran CE Peran
(orang)
1 Karyawan non-marketing 1. Peserta, 3/unit kerja 45
dept (15 unit kerja) 2. Supporter 75
Jumlah
No Personel pendukung CE Peran
(orang)
1 Direktur Undangan & Pembuka Acara 1
2 Kepala Bagian Undangan & Yuri Lomba 4
3 Satpam Keamanan 2
4 Sanggar Alunan Nada Pengisi AcaraHiburan 5

c. Why. Why (mengapa mereka harus mengikuti even). Jadi yang disajikan di sini
adalah tujuan yang ingin dicapai melalui penyelenggaraan even. Dalam
merumuskan tujuan harus mereferensi pada Tema dan dalam rangka
mewujudkan tujuan organisasi atau menyelesaikan permasalahan yang sedang
dialami organisasi. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka
tujuan diselenggarakan Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru,
adalah agar Karyawan non-marketing yang berjumlah 120 karyawan, dari
15 unit kerja memahami product knowledge produk baru yang akan
diluncurkan awal tahun depan.
d. Menguraikan Where (tempat penyelenggaraan even), tempat yang seperti
apa dan di mana, yang dapat digunakan untuk menyelenggarakan even
dengan peserta seperti yang sudah dirumuskan, agar tujuannya dapat
diwujudkan. Sebagai contoh, melanjutkan contoh sebelumnya, maka tempat
yang dicari adalah tempat yang:
 dapat menampung peserta dan supporter lomba cerdas cermat
sebanyak 120 orang
 berada di lingkungan perusahaan agar semua sasaran CE bisa ikut
berpartisipasi

31
 Berdasarkan persyaratan di atas, maka dipilih tempatnya adalah di Hall
Makan Siang.

e. Menentukan waktu pelaksanaan (When), kapan dan berapa lama CE harus

dilaksanakan di tempat yang sudah dipilih agar peserta dapat mengikuti
even tersebut dan tujuannya dapat diwujudkan. Sebagai contoh, melanjutkan
contoh sebelumnya, maka waktu yang dapat digunakan adalah pada saat
istirahat siang, selama 60 menit. Kemudian mengingat tujuan CE ini harus
sudah terwujud sebelum awal tahun depan, maka akan dilaksanakan Minggu ke
3 bulan Nopember.

Sebelum masuk ke perumusan How, lakukan pengkajian ulang terhadap

rumusan 5 W dulu. Jika dirasa sudah mendapatkan rumusan yang terbaik, baru
masuk ke How.

Untuk merumuskan How harus didasarkan pada rumusan 5 W. Langkah

perumusannya adalah sebagai berikut:

a. Merumuskan Format Penyelenggaraan CE.

Untuk merumuskan format penyelenggaraan CE yang akan diselenggarakan

dilakukan dengan menjawab pertanyaan: Bagaimana CE diselenggarakan, untuk
semua peserta yang telah ditentukan, agar tujuannya dapat terwujud, di tempat
yang telah dipilih, dalam waktu yang telah ditentukan?

Untuk menjawab pertanyaan tersebut dengan baik, ada 2 (dua) hal yang peru
dilakukan, yaitu:

1. Gunakan format umum CE yang biasa digunakan. Contoh: Untuk Cerdas

Cermat secara umum adalah:
 Ada juaranya
 Juara ditentukan pada babak final
 Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan.
 Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai
dalam menjawab pertanyaan
 Materi pertanyaa dapat bersifat umum atau tergantung tema

32
2. Lakukan modifikasi sesuai 5 W yang telah dirumuskan. Contoh: Format
penyelenggaraan Cerdas Cermat Product Knowledge Produk Baru.
 Juara: Terdiri dari Juara 1, 2, 3, Harapan 1, dan Harapan 2
 Juara ditentukan pada babak final yang dikuti oleh 5 Tim terbaik hasil
babak penyisihan.
 Untuk mencapai babak final harus melalui babak penyisihan. Karena ada
15 tim, maka babak penyisihan dilakukan 3 tahapan. Tiap tahapan diikuti
oleh 5 tim.
 Dalam tiap babak penentuan pemenangnya adalah dari perolehan nilai
dalam menjawab pertanyaan. Dari 3 tahap penyisihan dipilih 5 tim
dengan nilai tertinggi untuk mengikuti babak final.
 Baik dalam babak penyisihan maupun final, jika ada pertanyaan yang
tidak terjawab oleh peserta akan diberikan kepada penonton/supporter.
Bagi yang jawabannya benar diberi hadiah hiburan.
 Materi pertanyaa berkaitan dengan Product Knowledge Produk Baru
tahun depan.
b. Melakukan Identifikasi Kebutuhan
Tabel 4.2 Identifikasi Kebutuhan
Persiapan Deskripsi Kebutuhan Urutan & Kronologis
Waktu
Proposal Kegiatan 5/1 hari 11 Nop
Pembentukan Panitia Inti 1/1 hari 01 Nop
Perencanaan Umum 3/3 hari 03 s/d 05 Nop
Panitia Pelaksana
Perencanaan Detail & Anggaran 4/3 hari 06 s/d 08 Nop
Pengurusan Tempat 8/5 hari 12 s/d 16 Nop
Penyiapan Konsumsi 8/5 hari 12 s/d 16 Nop
Publikasi 6/7 hari 07 s/d 14 Nop
Penyiapan Soal 8/3 hari 12 s/d 14 Nop
Penyiapan Yuri Cerdas Cermat 8/3 hari 12 s/d 14 Nop
Penyiapan Hadiah 7/2 hari 11 s/d 12 Nop
Koordinasi Keamanan 7/1 hari 15 Nop
Pendaftaran Peserta 7/5 hari 11 s/d 15 Nop
Sekretariat Lomba 2/

33
 Koordinasi Panitia Mingguan
Pertemuan Teknis 9/1 hari 15 Nop
Pelaksanaan Deskripsi Kebutuhan Urutan
Babak Penyisihan 2/3 hari 18 s/d 20 Nop
Babak Final 3/1 hari 21 Nop
Penutupan 4/1 hari 22 Nop
Pelaporan & Deskripsi Kebutuhan Urutan
Tindak Lanjut
Evaluasi 1/1hari 25 Nop
Pelaporan Sie 2/2 hari 26 s/d 27 Nop
Pelaporan Umum 3/2 hari 28 s/d 29 Nop
Pembubaran Panitia 4/1hari 30 Nop

c. Menyusun Jadwal Kerja

Untuk menyusun jawal kerja atau rencana kerja CE dilakukan berdasarkan
hasil identifikasi kebutuhan. Dari hasil identifikasi kebutuhan selanjutnya
diurutkan berdasarkan urutan pemenuhannya dan lamanya waktu
pemenuhan. Langkah ini seperti pada kolom Urutan & Waktu pada langkah b.
Selanjutnya ditentukan kronologis pelaksanaannya seperti pada kolom Kronologis
pada langkah b. Langkah terakhir dalam menyusun rencana kerja adalah
menggambarkan pada grafik waktu terhadap kegiatan seperti pada Gambar 2.1.
d. Menyusun Struktur Panitia
Tabel 4.3 Penyusunan Struktur Panitia
Persiapan Deskripsi Kebutuhan Kelompok Struktur Panitia
Tugas
Proposal Kegiatan Panitia Inti Panitia Inti
Pembentukan Panitia Inti Panitia Pelaksana:
Perencanaan Umum Panitia Inti  Tempat
Pembentukan Panitia Panitia Inti  Konsumsi
Pelaksana  Publikasi
Perencanaan Detail & Panitia  Lomba
Anggaran Pelaksana  Sekretariat
Pengurusan Tempat Tempat
Penyiapan Konsumsi Konsumsi
Publikasi Publikasi
Penyiapan Soal Lomba
Penyiapan Yuri Cerdas Lomba
Cermat
Penyiapan Hadiah Tempat
Koordinasi Keamanan Tempat

34
 Pendaftaran Peserta Sekretariat
Sekretariat Lomba Sekretariat
Koordinasi Panitia Panitia Inti
Pertemuan Teknis Lomba
Pelaksanaan Deskripsi Kebutuhan
Babak Penyisihan Lomba
Babak Final Lomba
Penutupan Lomba
Pelaporan & Deskripsi Kebutuhan
Tindak Lanjut
Evaluasi Panitia Inti
Pelaporan Sie Panitia
Pelaksana
Pelaporan Umum Panitia Inti
Pembubaran Panitia Panitia Inti

Untuk menyusun kepanitiaan sebuah CE dapat dilakukan dengan menggunakan

langkah-langkah seperti table di atas. Langkah pertama adalah mengelompokkan
hasil identifikasi kebutuhan menjadi kelompok pekerjaan. Hal tersebut seperti
dilakukan pada kolom Kelompok Tugas. Dari kolom tersebut dapat diketahui bahwa
terdapat dua kelompok besar, yaitu Panitia Inti dan Panitia Pelaksana. Kemudian yang
dapat dimasukkan sebagai Panitia Pelaksana terdiri dari Tempat, Konsumsi, Publikasi,
Lomba, dan Sekretariat. Dengan demikian Struktur Panitia yang diperlukan untuk CE
tersebut adalah seperti pada kolom Struktur Panitia. Adapun tugas dari kepanitiaan
tersebut adalah seperti yang tercantum pada PERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMAT
PRODUCT KNOWLEDGE PRODUK BARU.

35
Gambar 4.1. Perencanaan Kerja Corporate Event
PERENCANAAN KERJA LOMBA CERDAS CERMAT PRODUCT KNOWLEDGE PRODUK BARU
NOPEMBER Penanggung
No Aktivitas 01 02 04 05 06 07 08 09 11 12 13 14 15 16 18 19 20 21 22 23 25 26 27 28 29 30 Jawab
1 Pembentukan Panitia Inti CE Manager
2 Sekretariat Lomba Panitia Inti
3 Perencanaan Umum Panitia Inti
4 Pembentukan Panitia Pelaksana Panitia Inti
Perencanaan Detail & Anggaran Panitia Pelaksana
5 Proposal Kegiatan Panitia Inti
6 Koordinasi Panitia Ka Panitia Inti
7 Penyiapan Konsumsi Sie Konsumsi
8 Publikasi Sie Publikasi
9 Pendaftaran Peserta Sie Sekretariat
10 Penyiapan Soal Sie Lomba
11 Penyiapan Yuri Cerdas Cermat Sie Lomba
12 Penyiapan Hadiah Sie Sekretariat
13 Pengurusan Tempat Sie Tempat
14 Koordinasi Keamanan Sie Tempat
15 Pertemuan Teknis Sie Lomba
1 Babak Penyisihan Sie Lomba
2 Babak Final Sie Lomba
3 Penutupan Sie Lomba
1 Evaluasi Ka Panitia Inti
2 Pelaporan Sie Panitia Pelaksana
3 Pelaporan Umum Sie Sekretariat
4 Pembubaran Panitia CE Manager
Malang, 01 Nopember 2013
Catatan: Ketua Panitia

Suwaryo Tedas

36
4.3 Latihan
Untuk melatih kemampuan Saudara dalam menyusun Global Planning, kerjakanlah
RENCANA TUGAS – ke 4

37