BAB 2

KONSEP DASAR CORPORATE EVENT

2.1 Learning Outcomes
Setelah menyelesaikan topik ini, mahasiswa diharapkan akan memahami konsep
dasar corporate event (CE), yang mencakup: pengertian manajemen even,
Pengertian CE, Tujuan Penyelenggaraan CE, Jenis dan Bentuk CE, Kebutuhan CE,
Mengidentifikasi Kebutuhan CE
2.2 Pengertian Manajemen Even
Untuk memahami pengertian dari manajemen even, ada baiknya terlebih dahulu
memahami pengertian manajemen. Ada beberapa pendekatan untuk memahami
pengertian manajemen. Dalam sub bab ini akan dibahas dua pendekatan, yaitu
pendekatan dari arti kata dan pendekatan secara proses.
Manajemen bisa diterjemahkan dari bahasa Inggris management, yang
merupakan kata benda. Kata kerjanya adalah to manage, yang artinya
mengelola. Terkait dengan kata mengelola, akan timbul pertanyaan dan jawaban
sebagai berikut:
Tabel 1.1 Pertanyaan dan Jawaban Mengelola Sebuah Kegiatan
Pertanyaan
a. Apa yang dikelola?

Jawaban
Sumber daya kegiatan, yang meliputi Manusia,
Money, Material, Methode, Machines,
Measurement, Environment

b. Siapa yang mengelola?

Pemilik sumber daya, yaitu para pengelola

c. Mengapa mereka

Karena ingin mewujudkan tujuan

mengelola?
d. Dimana mengelolanya?

Mereka mengelola di organisasinya

e. Kapan mengelolanya?

Dalam suatu kurun waktu yang telah ditetapkan

f. Bagaimana

Melalui suatu proses pengelolaan untuk

mengelolanya?

mewujudkan tujuan yang telah ditentukan

10

sebelumnya, secara efektip dan efisien.

Pengertian manajemen dari pendekatan proses adalah seperti jawaban
pertanyaan terakhir pada table di atas, yaitu suatu proses untuk mewujudkan
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Adapun
proses yang dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan adalah:
a. merencanakan, yaitu merencanakan kebutuhan sumberdaya yang
diperlukan untuk mewujudkan tujuan kegiatan.
b. mengorganisir, yaitu menentukan organisasi pelaksana kegiatan,yang
meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana kegiatan.
c. melaksanakan, yaitu melaksanakan kegiatan sesuai dengan tugas dan
tanggung-jawab masing-masing dengan menggunakan sumber daya
sesuai dengan yang sudah direncanakan.
d. mengevaluasi kegiatan, yaitu mencocokkan hasil yang sudah diperoleh
dalam melaksanakan kegiatan dibandingkan dengan tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya, secara efektip dan efisien. Maksudnya adalah
untuk mengetahui apakah hasil yang diperoleh sudah sesuai dengan
tujuan yang direncanakan (efektip), dengan menggunakan sumber-daya
yang seminimal mungkin (efisien).
Setelah memahami pengertian manajemen, sekarang akan dibahas
pengertian even. Secara singkat even dapat diartikan sebagai acara. Menurut
Any Noor (2009:7) definisi dari event adalah suatu kegiatan yang
diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting sepanjang hidup
manusia, baik secara individu atau kelompok yang terikat secara adat,
budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan untuk tujuan tertentu serta
melibatkan lingkungan masyarakat yang diselenggarakan pada waktu
tertentu. Dari definisi di atas, dapat diketahui bahwa even adalah:

merupakan sebuah kegiatan

dilakukan secara individu atau kelompok

terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama

11

diselenggarakan untuk tujuan tertentu

melibatkan lingkungan masyarakat

diselenggarakan pada waktu tertentu.

Mengingat even adalah merupakan suatu kegiatan, tentunya pengertian

manajemen dapat diterapkan pada even. Dengan demikian pengertian
manajemen even secara singkat dapat diartikan sebagai pengelolaan suatu
acara. Sehingga akan timbul pertanyaan dan jawaban sebagai berikut:
Tabel 1.2 Pertanyaan dan Jawaban Mengelola Sebuah Acara
Pertanyaan
a. Apa yang dikelola?

Jawaban
Sumber daya sebuah acara, yang meliputi manusia
pada lingkungan masyarakat tertentu, uang,
material, metode, sarana, ukuran atau tata-nilai yang

terikat secara adat, budaya, tradisi, agama , dan

Lingkungan masyarakat tertentu.
b. Siapa yang mengelola?

Individu (perorangan) atau kelompok (organisasi)

c. Mengapa mereka

Karena ingin mewujudkan tujuan

mengelola?
d. Dimana mengelolanya?

Lingkungan masyarakat tertentu

e. Kapan mengelolanya?

Dalam suatu kurun waktu yang telah ditetapkan

f. Bagaimana

Melalui suatu proses pengelolaan untuk mewujudkan

mengelolanya?

tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara

efektip dan efisien.

Kemudian jika diterangkan dengan pendekatan proses, manajemen even adalah

suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya, secara
efektip dan efisien. Adapun tahapan prosesnya adalah:
a.

merencanakan, yaitu merencanakan kebutuhan sumberdaya yang diperlukan

untuk mewujudkan tujuan melalui penyelenggaraan sebuah acara.

b. mengorganisir, yaitu menentukan organisasi pelaksana sebuah acara,yang

meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab pelaksana suatu acara.

12

c. melaksanakan, yang melaksanakan suatu acara sesuai dengan tugas dan

tanggung-jawab masing-masing dengan menggunakan sumber daya sesuai
dengan yang sudah direncanakan.
d. mengevaluasi kegiatan, yaitu mencocokkan hasil yang sudah diperoleh dalam
melaksanakan suatu acara secara efektip dan efisien, dibandingkan dengan
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya .
2.3 Pengertian Corporate Event (CE)

Dari Tabel 1.2 diketahui bahwa yang mengelola sebuah acara atau even adalah
individu (perorangan) atau kelompok (organisasi). Dengan demikian yang
dimaksud dengan corporate event adalah suatu acara yang dikelola atau
diselenggarakan oleh atau untuk sebuah organisasi. Tentunya acara ini
diselenggarakan dalam rangka mewujudkan tujuan sebuah organisasi.
2.4 Tujuan Penyelenggaraan CE

Seperti telah disebutkan pada pembahasan sebelumnya bahwa suatu acara yang
diselenggarakan oleh subuah organisasi adalah dalam rangka mewujudkan
tujuan organisasi tersebut. Jadi jelaslah bahwa tujuan penyelenggaraan
corporate event adalah membantu mewujudkan tujuan organisasi. Baik itu
tujuan jangka pendek, jangka menengah, maupun jangka panjang.
Tujuan jangka pendek biasanya dijangkau dalam waktu 1 tahun. Tujuan ini
diwujudkan melalui program kerja tahunan. Kemudian tujuan jangka menengah
biasanya dijangkau dalam waktu 5 tahun. Tujuan ini diwujudkan secara bertahap
melalui program kerja tahunan. Selanjutnya tujuan jangka panjang akan
dijangkau dalam waktu lebih dari 5 tahun. Tujuan ini tercermin pada visi dan misi
organisasi. Dengan demikian penyelenggaraan corporate event sebenarnya lebih
banyak difungsikan untuk membantu mewujudkan program kerja tahunan.
Namun tidak tertutup kemungkinan secara tidak langsung membantu
mewujudkan tujuan jangka menengah dan jangka panjang.
2.5 Jenis dan Bentuk corporate event
Pengelompokkan jenis corporate events dapat dilakukan berdasarkan
pendekatan-pendekatan sebagai berikut:

13

a. Berdasarkan fungsi yang ada pada organisasi, antara lain dapat

dikelompokkan menjadi:

Even Marketing, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam

rangka mewujudkan tujuan dari fungsi marketing. Contoh acara yang
masuk dalam kelompok ini adalah launcing product, mengikuti
pameran untuk meningkatkan penjualan, dan berbagai acara promosi
produk.

Even Personalia, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam

rangka mewujudkan tujuan dari fungsi personalia. Contoh acara yang
masuk dalam kelompok ini adalah pelatihan karyawan, mengikuti
bursa tenaga kerja, outbond untuk meningkan kerja sama karyawan.

14

Even Kelembagaan, yaitu even atau acara yang diselenggarakan

dalam rangka mewujudkan tujuan dari fungsi kelembagaan. Contoh
acara yang masuk dalam kelompok ini adalah pelantikan pejabat,
penanda-tanganan MoU, dan pisah-kenal pimpinan.

Even Kehumasan, yaitu even atau acara yang diselenggarakan dalam

rangka mewujudkan tujuan dari fungsi kehumasan. Contoh acara
yang masuk dalam kelompok ini adalah mengikuti pameran
pembangunan, menyelenggarakan kegiatan social, dan pemberian
penghargaan kepada relasi kerja.

15

b. Berdasarkan tingkat formalitas penyelenggaraannya, dapat

dikelompokkan menjadi:

Acara Formal, yaitu acara yang memiliki aturan dan prosedur yang
baku, yang harus diikuti oleh semua yang terlibat dalam acara
tersebut. Acara ini memiliki susunan acara yang pasti, menggunakan
bahasa resmi atau formal, dan menggunakan busana yang sesuai
dengan ketentuan. Contoh acara ini adalah Upacara Peringatan
Ulang Tahun Kemerdekaan, Upacara Pelantikan Pejabat, dan Wisuda.

Acara Semi Formal, yaitu acara yang memiliki aturan dan prosedur
yang tidak terlalu baku atau resmi. Acara ini memiliki susunan acara
yang terstruktur, menggunakan bahasa yang tidak terlalu resmi tetapi
masih dengan bahasa yang baik dan sopan, dan menggunakan
16

busana yang kadang ditentukan dan kadang bebas. Contoh acara ini
adalah malam pentas seni, peresmian kantor baru, dan ulang tahun
perusahaan.

Acara Tidak Formal,yaitu yang memiliki susunan acara tertentu,

tetapi tidak terlalu diatur tentang penggunaan bahasa dan tata
busananya. Contoh acara ini adalah lomba-lomba, talk show,ulang
tahun karyawan.

c. Berdasarkan waktu pelaksanaan, antara lain dapat dikelompokkan

menjadi:

Acara Rutin, yaitu acara yang diselenggarakan secara rutin dalam

periode waktu tertentu, misalnya setiap setahun sekali, seperti rapat
tahunan, ulang-tahun organisasi, dan Rapat kerja penyusunan
anggaran.

17

(Sumber: http://www.fkm.undip.ac.id, 30 Maret 2011, 12:27:49)

Acara Tidak Rutin, yaitu acara yang diselenggarakan tidak tergantung

pada periode waktu yang tetap. Acara ini diselenggarakan terkait
dengan adanya sesuatu yang biasanya tidak direncanakan
sebelumnya. Contoh acara ini misalnya menerima tamu kunjungan
dari organisasi lain, siaran pers terkait kejadian khusus di organisasi.

d. Berdasarkan pihak yang terlibat dalam acara itu, antara lain dapat

dikelompokkan menjadi:

B to B (Buiness to Business) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis, biasanya
untuk membangun jaringan bisnis baru atau mengembangkan
jaringan bisnis yang sudah ada. Contoh acara ini misalnya Pameran
Dagang (Trade Show)

18

(infomoneter.com)-Pulp & Paper Asia 2013 hari ini resmi dibuka oleh Wakil
Menteri Perdagangan Bayu Krisnamurthi. Pulp & Paper Asia adalah
pameran pulp, kertas, dan board terbesar di Indonesia ditujukan bagi para
profesional di industri pulp dan kertas yang mencari informasi mengenai
mesin, peralatan, service, dan supplier serta perkembangan teknologi
terbaru. Selain itu di pameran business-to-business ini para peserta dan
pengunjung juga dapat melihat peluang pengembangan pasar dan jaringan
bisnis di tingkat regional maupun internasional.

B to C (Buiness to Customers) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis dengan
konsumennya, biasanya acara ini diselenggarakan untuk
memperkenalkan produk baru dan sekaligus ada target terjadinya
transaksi. Contoh acara ini adalah pameran produk dan bazaar.

19

Pameran Produk Halal (Sumber: dakwatuna.com/2013/04/05)

B to G (Buiness to Government) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para pelaku bisnis dengan
pemerintah, acara ini diselenggarakan agar para pelaku bisnis
tertarik untuk menginvestasikan modalnya untuk menjalankan bisnis
pada wilayah pemerintahan tertentu. Bisa bersifat lokal, nasional,
bahkan international. Contoh acara ini adalah Gathering antara
Walikota dengan Pelaku Bisnis di daerahnya.

Tatap Muka Walikota Menado dengan Pemilik resort membicarakan

penanganan sampah (Sumber: http://www.manadotoday.com, 27 Mei
2013)

20

G to G (Government to Government) Events, adalah acara yang

diselenggarakan untuk mempertemukan para Kepala Pemerintahan,
agar terjadi kerja-sama bisnis antar pemerintah. Contoh acara ini
adalah Asia-Pasific Economic Converence (APEC) 2013 di Bali, yang
membahas kerjasama ekonomi secara komprehensip di kawasan
Asia-Pasifik.

(Sumber: www.indonesia.travel, 2013)

2.6 Latihan pemahaman konsep dasar corporate event
Lihat RENCANA TUGAS ke 1

21