1.

0 Definisi Pengurusan Acara

Menurut Aizzat, Intan dan Zainal (2006), pengurusan merujuk kepada suatu
perbuatan atau tindakan mengurus sesuatu. Saya setuju dengan pendapat beliau.
Amnya, pengurusan merupakan satu tindakan atau gerak kerja mengurus sesuatu
aktiviti seperti mengurus projek, program, organisasi dan apa juga bentuk aktiviti di
mana ia melibatkan beberapa proses seperti adanya perancangan, penyusunan,
pemberian arahan serta pengawalan dengan melibatkan sumber manusia, sumber
kewangan, sumber fizikal dan sumber maklumat lain bagi mencapai kecekapan dan
keberkesanan pengurusan.

Bagi istilah acara pula, Kamus Pelajar Dewan Bahasa Melayu Edisi Kedua
dalam Aziah dan Fazli (2016) memperihalkan acara sebagai suatu majlis atau
program yang melibatkan perjumpaan beberapa kelompok individu ataupun
masyarakat. Pada pandangan saya, acara lebih kepada suatu perjumpaan antara
individu dengan melibatkan beberapa agenda, protokol atau peraturan tertentu yang
diadakan samada secara formal atau tidak formal. Contohnya seperti mesyuarat,
majlis perkahwinan, majlis persaraan, sambutan hari merdeka, sambutan hari guru,
acara sukan dan sebagainya.

Setelah mengetahui konsep istilah “pengurusan” dan “acara”, maka bolehlah

kita lihat kepada definisi pengurusan acara. Zuki (2008), mendefinisikan pengurusan
acara sebagai sesuatu aktiviti yang dirancang secara sistematik oleh seorang
individu atau beberapa orang individu tertentu seperti persembahan, karnival, majlis,
seminar, pertunjukan atau pertandingan. Maksudnya, pengurusan acara merujuk
kepada satu tindakan pengendalian ke atas sesuatu aktiviti atau peristiwa secara
terancang bagi memastikan kelancaran dan kesempurnaan acara yang
dikendalikan. Dalam erti kata lain ialah supaya acara yang dilaksanakan dan
dikendalikan mencapai matlamat dan objektif pelaksanaan acara tersebut.

Bagi menyokong kenyataan Zuki (2008) ini juga, sekali lagi saya ingin
menambah sedikit pandangan mengenai definisi pengurusan acara. Pada
pandangan saya, pengurusan acara juga merujuk kepada satu proses kerja yang
dilakukan samada secara perseorangan, organisasi atau berkumpulan dalam
mengawal selia perjalanan sesuatu acara (aktiviti atau peristiwa) bermula dari awal
hingga akhir sesuatu acara itu baik secara formal ataupun tidak formal di mana ia
mengambil kira aspek etika, peraturan atau protokol bagi sesuatu acara tersebut.
2.0 Kepentingan Pengurusan Acara

Menurut Samsudin (2003) menyatakan, pengurusan acara penting bagi

memastikan matlamat organisasi pengendalian acara tercapai. Dalam pelaksanaan
sesuatu acara, semua pihak pasti inginkan kepuasan terhadap kualiti acara yang
dilaksanakan.

Sejak dari awal pemahaman ke atas definisi konsep istilah “pengurusan”, “acara”
dan pengurusan acara, kita sedar dan tahu secara khususnya bahawa dalam
pengurusan sesebuah acara (aktiviti atau peristiwa), sudah semestinya melibatkan
beberapa proses-proses seperti perancangan, penyusunan, pemberian arahan serta
pengawalan. Dalam pelaksanaan acara sambutan hari guru contohnya. Ketika kita
selaku pengurus acara melalui proses-proses pengurusan acara ini (sebelum acara
sebenar berlaku atau semasa raptai acara), sesuatu kelemahan (kelemahan yang
dijangka atau di luar jangka) pasti akan timbul. Misalnya, penarikan diri juru acara pada
saat-saat akhir atas sebab alasan tertentu, kesilapan penulisan skrip acara dan
sebagainya. Dengan adanya proses-proses pengurusan ini, sudah tentu segala aspek
kelemahan yang dikenal pasti dalam sesuatu acara dapat diatasi dan diberi
penambahbaikan sedari awal sebelum program dilaksanakan sekaligus berupaya
mengelakkan daripada memberi kecacatan kepada acara yang akan dilaksanakan.

Pengurusan acara juga penting bukan hanya agar sesuatu acara yang akan
dilaksanakan mencapai objektif tetapi juga bagi membantu menyelaraskan sumber-
sumber yang digunakan dalam pelaksanaan sesuatu acara. Sebagai contohnya,
sumber kewangan. Dalam pelaksanaan sesuatu acara, sumber kewangan adalah
umpama “aur dengan tebing”. Apa juga bentuk acara yang dijalankan, pasti melibatkan
sumber kewangan baik dalam bentuk yang sedikit mahupun banyak. Adanya
pengurusan sumber kewangan bagi sesuatu acara dengan terancang seperti
menyelaras pengagihan kepenggunaan kewangan bagi beberapa unit dalam acara
yang dilaksanakan seperi kos untuk makanan peserta, kos pengangkutan dan
sebagainya sudah semestinya dapat mengawal pengeluaran atau pembaziran dalam
sesuatu acara yang dilaksanakan. Jesteru itu, adanya pengurusan dalam
kepenggunaan sumber secara berkesan ini, ia sekali lagi membolehkan matlamat
dan objektif sesebuah organisasi dalam acara yang dilaksanakan tercapai.

3.0 Pengurusan Seranta dalam mengurus acara yang berkesan

Seterusnya tatacara, organisasi dan pengurusan seranta dalam menguruskan acara
yang berkesan. Dewan Bahasa dan Pustaka (2013), menyatakan bahawa tatacara,
organisasi dan pengurusan seranta merujuk kepada satu proses atau strategi
mengurus sesuatu aktiviti yang dilakukan dengan teliti. Saya bersetuju dengan
pandangan daripada Dewan Bahasa dan Pustaka (2013) ini. Pada pandangan saya,
tatacara, organisasi dan pengurusan seranta dalam menguruskan acara ialah
merujuk kepada satu sistem, susunan atau pelan mengenai bagaimana sesuatu
acara itu diuruskan dan dikendalikan.

Di peringkat awal sebelum pelaksanaan acara, penyediaan kertas kerja bagi

acara yang ingin dilaksanakan perlu dibuat. Kertas kerja perlu disediakan secara
terperinci seterusnya, perlu diserahkan kepada siapa kertas kerja tersebut ditujukan.
Contohnya, ingin menjalankan acara sukan tahunan sekolah maka, kertas kerja
tersebut harus diserahkan kepada guru besar sekolah (pihak atasan dalam
organisasi sekolah). Kertas kerja ini perlu diserahkan kepada pihak yang dituju
terlebih dahulu untuk disemak dan diteliti supaya tidak berlaku kesilapan dan
cadangan yang dikemukakan boleh diluluskan ataupun sebaliknya.

Seterusnya beberapa perjumpaan atau mesyuarat akan diadakan bagi tujuan

membincangkan peranan-peranan, tugas dan tanggungjawab para ahli
jawatankuasa pelaksana yang telah dilantik. Melalui mesyuarat-mesyuarat yang
dilaksanakan, perbincangan juga dibuat bagi menilai sejauh mana perjalanan gerak
kerja jawatankuasa pelaksana yang telah dilantik. Contohnya, adakah AJK
publisiti sudah menyediakan dan mengedarkan kad jemputan acara kepada peserta
sasaran? Sebarang kesulitan yang dikenal pasti akan diberi penambahbaikan
sebelum acara sebenar dilaksanakan.

Selepas itu, beralih pada peringkat akhir dalam fasa sebelum acara. Di peringkat
ini, raptai acara akan dilaksanakan. Raptai merujuk kepada latihan awal sebelum
acara sebenar dijalankan bagi tujuan mendapatkan gambaran bagaimana acara
sebenar berlangsung (Chek Mat, 2005).Melalui peringkat ini, sebarang kekuatan dan
kelemahan sebelum acara sebenar dapat dikenalpasti. Dengan mengetahui
kelemahan melalui raptai yang dilaksanakan, ia dapat dijadikan sebagai panduan
dan rujukan kepada pihak pengurusan acara dalam membuat penambahbaikan
mengenai kelemahan yang dikenalpasti.

Selepas melalui fasa pengurusan sebelum acara dilaksanakan, seterusnya

ialah pengurusan di peringkat semasa acara pula. Aspek pengurusan yang diberi
perhatian dalam peringkat ini ialah mengenai kelancaran acara yang dilaksanakan.
Di peringkat ini, harus dipastikan bahawa jawatankuasa pelaksana yang telah dilantik
sentiasa bersiap sedia untuk bertindak. Aturcara dan skrip pengacara majlis
hendaklah sentiasa dipantau bagi memastikan pergerakan acara seperti yang
dirancang. Hal ini kerana pada masa peringkat ini, kekuatan dan kelancaran sesuatu
acara yang dilaksanakan amat bergantung kepada peranan pengacara acara.

Di akhir sekali ialah peringkat selepas acara dilaksanakan. Di peringkat ini, satu
mesyuarat atau dikenali sebagai post mortem akan dijalankan antara jawatankuasa
pelaksana acara bagi membincangkan dan menilai kekuatan dan kelemahan serta
cadangan penambahbaikan terhadap peranan dan pelaksanaan acara di sepanjang
peringkat awal dan akhir acara dilaksanakan. Melalui aktiviti post mortem ini juga,
aspek kekuatan dan kelemahan acara yang dikenal pasti seterusnya menjadi satu
garis panduan bagi pelaksanaan sesuatu acara di masa yang akan datang. Selepas
daripada aktiviti post mortem, maka akan menjadi tugas dan tanggungjawab kepada
jawatankuasa pelaksana untuk menyediakan laporan bagi keseluruhan acara yang
dibuat.

Secara keseluruhannya, dapatlah saya nyatakan bahawa dalam menjalankan

apa juga jenis acara, ia bukanlah semudah ABC. Penguasan kemahiran dalam
pengurusan acara sangat penting agar sesuatu acara yang akan dikendalikan dapat
dilaksanakan dengan sempurna. Oleh itu, adalah sangat penting bagi mendalami
kemahiran pengurusan acara agar kita tahu akan prosedur-prosedur atau etika
tatacara yang betul dalam pengurusan sesebuah acara kelak.
RUJUKAN

Aizzat Nasurdin, Intan Osman & Zainal Ariffin. (2006). Pengantar

Pengurusan. Kuala Lumpur : Utusan Publications & Distributors
Sdn. Bhd.

Azam Aziz. (2015). Pengurusan Majlis/Acara. Diperoleh pada Februari 2,

2019, daripada https://prezi.com/q7rfg1v3xmob/pengurusan-majlis-
acara/.

Aziah Tajudin & Fazli Tajuid. (2016). Kamus Pelajar Bahasa Melayu Dewan : Edisi
Kedua.
Kuala Lumpur : Kamus Dewan Bahasa dan Pustaka.

Chek Mat. (2005). Kursus Pengurusan : Pengurusan Program. Kuala

Lumpur : Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.

Maimun. (2013). Pengurusan Acara. Diperoleh pada Februari 2,

2019, daripada
https://www.scribd.com/document/166917683/PENGURUSA
N-ACARA.
Kamus Dewan. Dewan Bahasa dan Pustaka. (Edisi ke 5). (2013). Kuala Lumpur :
Dewan Bahasa dan Pustaka.

Malaysia, Jabatan Perdana Menteri. (2014). Panduan Pengurusan Acara & Majlis.
Kuala Lumpur : , Jabatan Perdana Menteri.

Samsudin Wahab. (2003). Mengurus Majlis dan Acara Rasmi. Kuala

Lumpur : PTS Professional Publishing Sdn. Bhd.

Zuki Hashim. (2008). Mengurus Acara Rasmi Sekolah. Kuala Lumpur : PTS
Professional Publishing Sdn. Bhd.