Menurut Stoner (1984), pengurusan merupakan satu proses merancang, mengelola,

memimpin, mengawal daya usaha ahli-ahli organisasi dan menggunakan sumber-sumber lain
untuk mencapai matlamat yang ditentukan. Dalam hal ini, pengurusan meliputi proses kerja
yang terancang dan dilaksanakan secara bersistematik dan teratur dengan mematuhi garis
panduan tertentu. Menurut Ramlan Abdul Wahab (2004), pengurusan acara merupakan
suatu upacara, perjumpaan, keramaian atau perhimpunan yang dianjurkan secara rasmi atau
tidak rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan atau matlamat tertentu yang dirancangkan,
dengan penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta yang ramai.
Dengan erti kata lain, pengurusan acara pula ialah suatu program atau majlis yang dirancang
dan dilaksanakan oleh jawatankuasa tertentu berdasarkan protokol yang ditetapkan. Justeru,
semua majlis atau acara perlu dirancang rapi dan dilaksanakan dengan lebih profesional agar
ianya memberi impak yang positif kepada pihak penganjur.

Antara kepentingan pengurusan acara termasuk dapat memastikan pihak yang

terlibat dalam jawatankuasa sesuatu acara perlu mengikuti cara yang sistematik dengan
mematuhi peraturan atau protokol yang ditetapkan supaya aktiviti yang dirancang dapat
berjalan lancar. Dalam hal ini, pengurus acara perlu mendelegasikan tugas kepada ahli
jawatankuasa dengan menentukan tugas-tugas yang perlu dibuat; siapa yang melaksanakan
dan menyelaraskan tugas; bagaimana tugas dikategorikan; siapa yang melaporkan dan
kepada siapa; dan di mana keputusan perlu dibuat (Morgeson, DeRue & Karam, 2010). Hal
ini penting kerana pengurus perlu menyusun atur maklumat, sumber dan aliran kerja
organisasi secara logik dan berkesan agar dia mampu bertindak secara positif terhadap
sebarang perubahan dalam acara yang dijalankan.

Di samping itu, pengurusan acara melibatkan pengurus menjalankan proses

memantau dan menyelaraskan sumber-sumber dengan cekap dan berkesan selaras dengan
matlamat acara yang dilaksanakan. Bagi menyampaikan maklumat yang relevan kepada
pihak di dalam jawatankuasa dan juga di luar jawatankuasa, adalah penting untuk pengurus
merekodkan semua tindakan dan keputusan yang dibuat demi memastikan kesinambungan
atur cara yang dirancang. Maka, pengurus berperanan sebagai saluran komunikasi dengan
memperuntukkan masa untuk berinteraksi dengan pihak di luar jawatankuasa. Dengan ini,
dapat memudahkan pengurus dan ahlinya menilai serta melihat sejauh mana aktiviti yang
dilakukan mengikut piawaian yang ditetapkan. Maka, dapatlah meningkatkan kualiti acara
yang akan dilaksanakan pada masa depan dan tidak lagi mengulangi kesilapan yang sama
pada acara yang seterusnya.

1
 Ciri penting di dalam pengurusan acara adalah ia mempunyai peraturan dan atur cara
kerja yang dikenali sebagai tatacara. Tatacara ini dibahagikan kepada sebelum, semasa dan
selepas dan perlu mematuhi protokolnya bagi memastikan visi, misi dan kualiti sesuatu acara
yang telah ditetapkan tercapai. Sebelum sesuatu acara dilaksanakan, Tindakan yang perlu
dilakukan termasuklah penyediaan kertas cadangan. Dalam Panduan Pengurusan Majlis dan
Acara (2014) menyatakan bahawa kertas cadangan sangat penting kerana ia adalah sebuah
dokumen yang disediakan secara lengkap berkenaan acara yang sudah dirancang supaya
dilaksanakan. Dengan penulisan kertas kerja ini, pembaca atau pihak yang berkenaan akan
mendapat gambaran lengkap tentang objektif yang ditetapkan dan bagaimana sesuatu projek
acara dapat dijalankan dengan jayanya. Oleh itu, kertas cadangan haruslah kemas dan
sistematik kerana ia merupakan antara faktor penting sesebuah program atau acara yang
ingin dilaksanakan itu diluluskan. Kertas kerja yang kemas bukan sahaja memudahkan pihak
atasan mengetahui maklumat penting mengenai sesebuah acara itu diadakan, tetapi
menunjukkan kekredibilitian seseorang dalam membuat perancangan. Justeru, untuk
menyediakan kertas cadangan acara, seharusnya mengikut panduan dan format yang
bersistematik.

Setiap acara yang dilaksanakan semestinya harus mempunyai struktur organisasi

pelaksana yang lengkap. Ahli jawatankuasa adalah orang yang telah dipertanggungjawabkan
terhadap sesuatu tugas yang telah ditetapkan. Kebiasaannya, terdapat dua jenis
jawatankuasa, iaitu Jawatankuasa Induk dan Jawatankuasa Kecil. Menurut Pejabat
Pemasaran dan Komunikasi (2011), kedua-dua jawatankuasa ini memainkan peranan penting
dalam memastikan kelicinan pengurusan acara. Jawatankuasa induk bertanggungjawab
memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil. Dalam
memberi perhatian kepada aspek pemantauan dengan menggunakan senarai semak supaya
garis panduan yang dirujuk oleh ahli jawatankuasa dapat memastikan tindakan atau
perjalanan acara mengikut perancangan yang ditetapkan. Aktiviti pemantauan termasuklah
urusan perbelanjaan, mematuhi tarikh akhir, menepati objektif majlis, protokol, sumber dan
lain-lain yang berkaitan. Tuntasnya, kepimpinan jawatankuasa induk memberi kesan kepada
kejayaan sesuatu acara dengan kerjasama jawatankuasa kecil.

Bagi memastikan acara dijalankan dengan lancar, penyediaan buku program adalah
penting dalam menganjurkan sesuatu acara. Hal ini kerana buku program mengandungi
semua maklumat penting tentang acara yang dijalankan. Ahli jawatankuasa yang tertentu pelu
menyediakan buku program yang menarik dan teliti kerana ini akan memberi impak yang
besar kepada penganjuran acara dengan menilai keberkesanan acara yang dijalankan. Oleh
itu, kandungan yang perlu ada dalam buku program termasuk tema acara yang jelas, catchy
slogan, lokasi dan masa acara yang dijalankan, aliran atur cara acara serta maklumat lain

2
yang berkaitan dengan acara tersebut. Selain itu, penyediaan buku program mestilah
mengikut peraturan protokol terutamanya susunan ucapan alu-aluan.

Semasa sesuatu acara berlangsung, semua ahli jawatankuasa perlu mengambil

peranan dan tempat bertugas masing-masing mengikut protokol. Dalam hal ini, pengurus
acara sentiasa berada di tempat majlis yang sedang berlangsung bagi memastikan perjalanan
majlis lancar. Hal ini kerana pengurus acara harus cekap dalam mengenal pasti, memahami
dan menyelesaikan pelbagai jenis masalah dan perspektif kritikal yang lain sekiranya terdapat
sebarang masalah yang berlaku semasa acara sedang berlangsung. Apabila tetamu
kehormat tiba, pengurus acara harus memastikan penyambut tetamu menyambut para tetamu
di pintu utama dan membawa tetamu jemputan ke tempat duduk mengikut susunan protokol.
Sudah terang lagi bersuluh bahawa penyambut tetamu memainkan peranan yang penting
semasa sesuatu acara berlangsung kerana mereka perlu mahir dalam bidang protokol majlis
dengan mamatuhi cara yang sepatutnya dalam menguruskan tetamu yang diiringinya,
memberi buku program, mengiring tetamu ke tempat duduk dan menunjukkannya serta
menjawab pertanyaan tetamu. Dengan ini, ukuran imej sesuatu acara dan pihak penganjuran
akan terjamin.

Di samping itu, pengacara juga merupakan orang penting dalam sesebuah acara
kerana tanpa pengacara, sesebuah acara tidak boleh berlangsung. Pengacara perlu
mengendalikan perjalanan majlis sama ada rasmi atau tidak rasmi mengikut susunan atur
cara yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, terdapat beberapa perkara yang perlu diperhatikan
oleh pengacara. Antaranya termasuklah meneliti dan memeriksa program, mengetahui tujuan
majlis diadakan, meneliti senarai kehadiran serta mengetahui peruntukan masa yang
diadakan. Pendek kata, pengacara berperanan sebagai tonggak sesebuah acara yang harus
melengkapkan diri dengan pelbagai kemahiran agar acara yang dikendalikan berjalan dengan
lancar dan meninggalkan kesan yang baik dilihati para tetamu.

Selepas sesuatu majlis selesai dilaksanakan, adalah penting untuk membuat

penilaian berdasarkan kepada objektif penganjurannya. Kaedah penilaian boleh dibuat
melalui borang soal selidik atau temu bual bersama tetamu atau kumpulan sasaran yang
berkaitrapat dengan objektif sesuatu majlis. Hasil daripada penilaian tersebut hendaklah
dibentangkan dan dibincangkan dalam mesyuarat post-mortem jawatankuasa berkenaan bagi
mengenalpasti kelemahan yang boleh diperbaiki dan ditingkatkan untuk penganjuran majlis
seumpamanya pada masa akan datang. Selepas mengenalpasti masalah yang timbul dalam
acara, pelbagai cadangan penambahbaikan dikemukakan bagi memastikan perancangan
program, proses, komunikasi dapat ditingkatkan pada program akan datang supaya masalah
dalam penganjuran program dapat dikurangkan.

3
 Seterusnya, jawatankuasa dokumentasi pula akan menyempurnakan semua
dokumen yang dikumpulkan untuk disimpan dengan baik. Dalam proses pendokumentasian,
jawatankuasa ini perlu menitikberatkan beberapa perkara penting semasa menghasilkan
laporan seperti menghuraikan pencapaian objektif acara yang disokong oleh data yang
dikumpul dengan memasukkan gambar-gambar serta instrumen seperti soal selidik dan temu
bual yang diambil dalam acara tersebut. Sekiranya objektif tidak berjaya dicapai,
jawatankuasa perlu memberikan sebab objektif tidak tercapai dalam laporan menurut post
mortem yang dijalankan.

Bagi aspek pengurusan seranta, mengadakan aktiviti publisiti atau seranta yang
berkesan dan strategik adalah penting bagi kejayaan sesuatu program yang dilaksanakan.
Hal ini kerana ia berperanan membantu memperkenalkan dan menyalurkan maklumat
berhubung sesebuah program kepada golongan sasaran dan khalayak umum. Kaedah bagi
pelaksanaan publisiti atau seranta boleh dibuat dengan menggunakan flyer, media elektronik
atau cetak, poster, risalah atau kombinasi semua kaedah tersebut. Kaedah-kaedah tersebut
merupakan satu cara komunikasi pemasaran yang dirancangkan untuk memberitahu dan
memujuk orang awam untuk berpusu-pusu menghadirikan diri ke acara yang dilaksanakan.
Dalam hal ini, pihak yang bertanggungjawab dicadangkan menampal poster dan memasang
bunting di sekitar kolej dan kawasan fakulti, menyebarkan risalah dan meningkatkan publisiti
program kepada orang-orang awam. Sebelum itu, lakaran kasar reka bentuk poster, banner
dan bunting perlu dihasilkan untuk memastikan setiap maklumat penting mengenai program
dinyatakan di dalam poster, bunting dan banner.

Selain itu, pengurusan media iaitu tugas membangunkan laman web khusus untuk
sesuatu acara juga penting dalam menyokong aktiviti publisiti dan pengiklanan di mana
sebuah blog program juga boleh dilaksanakan bagi meningkatkan publisiti kepada orang
awam. Kajian oleh Norhayati dan Intan Junizah (2014) mendapati bahawa kaedah promosi
yang mendapat rating yang tinggi adalah menerusi media elektronik. Ini diikuti oleh media
cetak, pameran dan sebagainya. Dalam konteks hari ini, media elektronik bukan lagi
berfokuskan tv dan radio sahaja, bahkan media elektronik pada masa kini sudah melangkaui
sempadan teknologi dunia media sosial seperti facebook, telegram, whatsapp, website dan
seumpamanya yang berlatarbelakangkan penggunaan telefon pintar. Justeru, strategi publisiti
untuk pelaksanaan sesuatu acara juga perlu berubah seiring dengan kehendak dan keperluan
semasa masyarakat hari ini.

Kesimpulannya, pengurusan acara melibatkan tiga perkara utama yang penting, iaitu
perancangan, pelaksanaan dan penilaian. Ketiga-tiga perkara ini adalah saling bergantung
antara satu sama lain. Acara yang dilaksanakan sudah pasti tidak dapat berlangsung tanpa

4
kecacatan sekiranya ia dipimpin oleh pengurus acara yang memiliki kemahiran memimpin
yang lemah. Atur cara acara yang dijalankan haruslah mematuhi tatacara yang ditetapkan
oleh pengurus acara supaya semua ahli jawatankuasa dapat mengikut jadual yang ditentukan
oleh pengurus acara. Oleh itu, pengurus acara memainkan peranan yang signifikan dalam
kerja merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal sesuatu jawatankuasa ke arah
menjayakan sesuatu acara.