NAMA :
NAMA
SITI FATIMAH BINTI ABDULLAH
NORFAZLIN BINTI ABD KHADIM
NUR AIDA BINTI SALIM
NUR AMIRA BINTI MOHAMAD
NUR AZIAH BINTI MUSTAFA
SYAKILA BINTI ABDUL RAHMAN
NO. MATRIK
CB130003
CB130007
CB130008
CB130010
CB130012
CB130025
ISI KANDUNGAN
Isi Kandungan
BAB 4
MUKA SURAT
PERANCANGAN PENYELIAAN
4.0
Perancangan Organisasi
4.0.1
Maksud Perancangan
4.0.2
Maksud Organisasi
4.0.3
Tujuan Perancangan
4.0.4
Kepentingan Perancangan
4.1
Fungsi Penyelia Dalam Perancangan
4.2
Apa dan Bagaimana Perancangan Penyelian
4.2.1
Membentuk Perancangan Penyelian
4.2.2
Tujuan Penyelian
4.2.3
Kepentingan Perancangan
4.3
Perancangan Kontigensi
4.3.1
Teori Kontigensi
4.3.2
Pelan Kontigensi
4.3.3
Gaya Kepimpinan Kontigensi
1
1
2
2
3
6
8
11
11
12
13
13
15
17
Rujukan
18
4.0.1
Maksud Perancangan
Berdasarkan Kamus Dewan Bahasa, merancang ditakrifkan sebagai proses merencanakan atau
mempersiapkan. Menurut Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka Management
mentakrifkan perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan pemilihan misi,
penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada masa yang sama,
perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke atas pelan
tindakan.
Manakala James A.F Stoner dan Charles Wankel dalam buku mereka yang bertajuk yang
sama iaitu Management mentakrifkan perancangan sebagai satu garis panduan yang dirangka
oleh pihak atasan sesebuah organisasi bagi mencapai maksud asal penubuhannya. Perancangan
juga mampu membantu pihak pengurusan organisasi menentukan arah tujuan organisasi,
memutuskan isu-isu yang berkaitan dengan persoalan mengenai persoalan (apa, bila dan
bagaimanakah) pelan perancangan akan dilaksanakan dan (siapa) yang akan melakukannya.
Stoner dan Wankel juga melontarkan pandangan bahawa perancangan tanpa pelaksanaan adalah
satu perbuatan yang sia-sia.
Azman Che Omar melalui bukunya Pengurusan Di Malaysia Dari Perspektif Islam
mendefinisikan perancangan sebagai satu proses menentukan objektif yang dikehendaki oleh
pihak pengurusan atasan organisasi. Dengan adanya perancangan, pihak pengurusan atasan
sesebuah organisasi akan dapat merangka srategi-strategi tindakan yang sesuai dan terbaik
dengan mengambil kira faktor-faktor dalaman organisasi dan persekitaran luaran yang akan
mempengaruhi kehidupan sesebuah organisasi untuk mencapai objektif tersebut.
Menurut Azman Che Omar lagi, perancangan melibatkan rangkaian aktiviti yang menyeluruh
dalam mencapai pelbagai matlamat yang telah ditentukan.
4.0.2
Maksud Organisasi
Sesebuah organisasi dapat ditakrifkan sebagai sekumpulan manusia yang bekerjasama untuk
mencapai matlamat-matlamat yang tertentu dan dalam suasana yang tertentu. Mereka perlu
bekerjasama dan berhubung antara satu sama lain bagi menyiapkan sesuatu tugasan itu. Zainal
Ariffin Ahmad dalam bukunya Perlakuan Organisasi (1998) teleh mendefinisikan organisasi
sebagai satu kumpulan manusia yang bekerjasama untuk mencapai matlamat umum. Sementara
Campbell et al. (1988), pula mentakrifkan organisasi sebagai sekumpulan manusia yang bekerja
untuk mencapai matlamat-matlamat tertentu dalam sesuatu suasana yang tertentu.
Pentadbiran atasan sesebuah organisasi akan menentukan halatuju organisasi melalui
penetapan tujuan, matlamat dan strategi untuk mencapai matlamat tersebut. Tujuan atau misi
sesebuah organisasi boleh dikatakan kewajaran kepada kewujudan organisasi tersebut. Penetapan
matlamat ini akan membantu sesebuah organisasi untuk menterjemahkan misinya kepada sasaran
prestasi yang spesifik dan supaya boleh diukur. Matlamat organisasi merujuk kepada objektif
yang ingin dicapai oleh pengurusan dalam menuju misi sesebuah organisasi. Untuk mencapai
matlamat organisasi, selalunya pengurus akan menggubal dan melaksanakan strategi.
4.0.3
Tujuan Perancangan
ii.
iii.
iv.
v.
4.0.4
Kepentingan Perancangan
yang
berorientasikan
hasil
dan
membantu
b. Meningkatkan penyelarasan
Perancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah
penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat
yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat
memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh
organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang disusun
akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.
Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah
tiang-tiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung
visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan masterplan kepada organisasi.
Perancangan merupakan blue-print untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan,
seluruh organisasi hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak
mempunyai rohnya yang tersendiri.
c. Pengurusan Masa
Perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus
masanya dengan baik. Mereka turut menggariskan beberapa panduan dalam pengurusan
masa seperti berikut :
Tidak menguruskan perkara yang tidak penting.
Jangan terperangkap dalam rutin organisasi.
Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima
Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji.
Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan.
Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.
d. Memperbaiki Kawalan
Langkah-langkah
dan
tindakan
perlaksanaan
wujud
hasil
dari
outcome
perancangan. Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan.
Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat
berkesan. Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan
mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.
e. Mengekalkan kesinambungan.
Organisasi mampu bertahan jika ada usaha untuk mempertahankannya. Jadi timbul
pertanyaan di hati warga organisasi. Mempertahankan organisasi untuk apa? Persoalan ini
akan membawa warganya kepada tujuan sebenar organisasi ditubuhkan. Visi dan misi
dirangka dengan gabungan perkataan yang anggun, mencerminkan kepada semua pihak,
mengapa organiasi ditubuhkan. Matlamat dirangka bagi menggambarkan, dengan
sepenuhnya setiap satu matlamat, meneguhkan organisasi itu.
f. Menangani risiko.
Apa jua bidang mempunyai risiko yang tersendiri. Risiko wujud dalam pelbagai bentuk.
Risiko membentuk pelbagai halangan kepada organisasi dan warganya. Namun
kebanyakan risiko boleh diduga bentuknya dan boleh diramal sejauh mana ia
meninggalkan kesan negatif kepada organisasi. Namun ramalan dan dugaan ini tidak
mempunyai apa-apa makna sekiranya organisasi tidak bertindak merancang apa-apa
untuk menghadapinya.
4.1
Penyelia adalah pengurus dalam hubungan secara langsung dengan pekerja. Penyelia telah
mendapat fungsi yang banyak untuk melaksanakan sesuatu tugas tertentu. Tujuan disebalik
pelaksanaan fungsi fungsi adalah untuk membawa kestabilan dan kekukuhan dalam organisasi
yang boleh dijamin melalui peningkatan keuntungan yang merupakan hasil akhir dari
produktiviti yang lebih tinggi. Oleh itu, penyelia haruslah melaksanakan fungsi fungsi
berikut :a. Perancangan
Perkara pertama seorang penyelia baru perlu belajar adalah bagaimana untuk merancang.
Ini termasuk merancang tugas tugas peribadi, beban kerja pekerja, melatih dan
membangunkan kakitanganndan bagi melaksanakan matlamat korporat. Sebagai
penyelia, mereka berfungsi untuk menetapkan matlamat dan objektif dan mengubahnya
dengan perancangan tertentu. Bagi seorang penyelia, hasil perancangan termasuk jadual
operasi, spesifikasi kualiti, anggaran perbelanjaan, jadual waktu dan tarikh akhir. Proses
perancangan juga menetapkan dasar, prosedur operasi standard, peraturan peraturan,
dan kaedah kaedah.
b. Mengelola
Penyelia juga mempunyai tanggungjawab untuk membahagikan tenaga kerja dengan
sewajarnya mengikut tugas yang perlu dilaksanakan. Setiap kerja dijelaskan mengikut
objektif sesebuah organisasi. Penyelia juga perlu mengumpul aktiviti tertentu dalam satu
kumpulan tertentu dan memilih mekanisma yang sesuai atau memilih anggota yang
sesuai. Walaubagaimanapun, penyelia perlu memantau keberkesanan dan membuat
penyelarasan jika perlu untuk meningkatkan keberkesanan tersebut.
c. Menyelaras
Penyelia berhak menentukan pekerja yang diletakkan mengikut kepakaran dalam bidang
masing masing serta memberikan latihan dan perkembangan staf dengan melaksanakan
program organisasi orientasi untuk mewujudkan persekitaran yang produktif.
d. Mengetuai
Penyelia ditugaskan untuk memimpin pekerja. Pekerja perlulah melakukan kerja
mengikut apa yang telah ditetapkan. Aktiviti mengarah merangkumi komunikasi,
membuat keputusan, penyelesaian masalah, motivasi, kepimpinan dan penugasan.
e. Mengawal/memantau
Penyelia hendaklah melakukan pemantauan terhadap pekerja di mana amalan ini untuk
memastikan pekerjaan yang dilakukan mengikut masa yang telah ditetapkan. Terdapat
banyak cara untuk mengukur kemajuan termasuk kontrak prestasi atau penilaian,
pemantauan hasil kualitatif dan kuantitatif, maklum balas pelanggan dan alat alat
pengurusan projek atau program. Membinbing pekerja secara tetap adalah bahagian
penting dalam pemantauan prestasi, sambil membina kepercayaan dan mengembangkan
kompentasi sepanjang tempoh prestasi.
f. Sumber
Sumber adalah istilah yang digunakan untuk mengenalpasti apa yang perlu dilakukan
untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Ini termasuklah bajet, keperluan
kakitangan dan rangkaian sokongan seperti internet dan Jabatan Sumber Manusia. Hal ini
penting bagi penyelia untuk mengetahui apa sumber yang ada dan bagaimana untuk
mengaksesnya. Ia adalah disyorkan bahawa penyelia membangunkan pangkalan data
sumber yang boleh diakses secara peribadi dan untuk situasi pekerja.
g. Laporan
Penyelia telah mendapat peranan penting untuk melaporkan tentang kos, kualiti dan apa
apa keluaran yang boleh bertanggungjawab untuk meningkatkan produktiviti. Faktor
faktor seperti kos, output, prestasi, kualiti, dan lain lain boleh dilaporkan terus kepada
pihak pengurusan.
h. Memperkenalkan Kaedah Kerja Baru
Penyelia perlu sedar tentang persekitaran pasaran dan persaingan ini. Oleh itu, ia boleh
melakukan pembaharuan teknik pengeluaran. Penyelia boleh menukar pekerja ke dalam
7
jadual kerja yang lain sekiranya diperlukan. Penyelia juga boleh mencuba yang terbaik
untuk mengubah dan memperbaiki kepada alam sekitar fizikal di sekitar para pekerja. Hal
ini akan mengakibatkan: Produktiviti yang lebih tinggi
Semangat tinggi pekerja
Keadaan yang memuaskan
Meningkatkan hubungan manusia
Keuntungan yang lebih tinggi
Kestabilan tinggi
i. Menguatkuasa Disiplin
Penyelia boleh melakukan banyak langkah untuk mengekalkan disiplin dengan mengatur
pemeriksaan dan langkah langkah, kekerasan di perintah dan arahan, menjaga akaun
berkenaan dengan tertib am kilang, melaksanakan denda dan hukuman bagi para pekerja
tidak berdisiplin. Semua langkah langkah di atas akan membantu dalam meningkatkan
disiplin keseluruhan tempat kilang.
4.2
Merujuk kepada beberapa buah buku pengurusan, takrif perancangan mempunyai skop yang
lebih luas. Umpamanya Harold Koontz dan Heiz Weihmict dalam buku mereka Management
mentakrifkan perancangan sebagai satu proses pengurusan yang melibatkan pemilihan misi,
penetapan objektif dan perangkaan pelan tindakan untuk mencapainya. Pada masa yang sama,
perancangan melibatkan proses pembuatan keputusan iaitu membuat pilihan ke atas pelan
tindakan.
Perancangan melibatkan matlamat, menerangkan strategi-strategi dan membangunkan
pelan-pelan untuk menyelaraskan aktiviti kerja. Sebelum pihak pengurusan memulakan aktiviti
organisasi, perancangan hendaklah dibuat terlebih dahulu. Pada peringkat perancangan, perkara
yang perlu dipersoalkan adalah seperti berikut:
i.
Tujuan dan objektif: Ini termasuk mengenal pasti perkara yang ingin dicapai oleh sesebuah
organisasi berdasarkan matlamat penubuhan organisasi dan prestasi yang diinginkan seperti
kadar pertumbuhan organisasi atau peratusan keuntungan lain-lain.
8
ii.
Strategi organisasi: Apabila matlamat dan tujuan telah ditakrifkan dengan jelas, organisasi perlu
iii.
mencari jalan atau strategi untuk mencapai matlamat dan tujuan seperti yang diharapkan.
Melaksanakan: Pihak pengurusan harus mengatur program atau projek mengikut strategi yang
berasaskan matlamat organisasi.
Menurut La Grave et al. (1994), proses perancangan terdiri daripada tiga elemen:
i.
Objektif: Matlamat yang diharapkan dapat dicapai perlu cukup terperinci dan menggunakan
istilah yang tepat bagi membolehkan orang lain mengenalpasti samada objektif itu sudah
ii.
iii.
tercapai.
Tindakan: Aktiviti yang khusus perlu bagi memenuhi keperluan objektif.
Sumber: Mengenalpasti apa dan siapa yang diperlukan bagi mencapai objektif dan petunjuk
jangka masa.
Perancangan melibatkan dua aspek amalan yang mesti dikenalpasti oleh pengurus dari awal lagi:
i.
ii.
Merancang
Mengorganisasi
Mengawal
Mengarah
Mengelolakan
9
Mohd Salleh Lebar (2000) pula menjelaskan bahawa penyeliaan dalam konteks
pendidikan ialah berkaitan dengan aktiviti pengajaran dan pembelajaran. Ia menjadi tugas
pentadbir kerana penyeliaan adalah sebahagian dimensi pentadbiran sekolah. Sementara itu,
Edgar Stones (1984) menjelaskan bahawa penyeliaan memerlukan pandangan mata (eyesight)
yang tajam untuk melihat apa yang berlaku di dalam bilik darjah, wawasan (insight) untuk
memahami kesignifikan apa yang berlaku, pengalaman lalu (hindsight) untuk melihat apa yang
sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku dan penglihatan kedua untuk mengetahui bagaimana
mendapatkan apa yang sepatutnya dan tidak sepatutnya berlaku di masa akan datang.
Oleh itu, perancangan penyeliaan adalah strategi dalam mengatur aktiviti pihak-pihak tertentu
dalam organisasi supaya perjalanan organisasi tersebut berjalan lancar tanpa sebarang masalah.
Pihak perancang dapat mengawal keadaan malah dapat memudahkan kerja sendiri juga kerjakerja orang bawahan yang terlibat. Mereka yang terlibat juga akan bekerja dengan lebih efisyen
dan produktif.
4.2.1
a. Mengatur (Organizing)
b. Membentuk struktur
c. Menetapkan kerja
10
d. Menetapkan spesifikasi
4.2.2
Tujuan Penyeliaan
Penyeliaan haruslah membawa perubahan positif atau pembangunan diri dan professional serta
pembaharuan diri pada individu untuk meningkatkan mutu pekerjaannya. Ia tidak seharusnya
merupakan satu kerja untuk memenuhi kehendak pihak atasan atau kehendak atau arahan luar.
Aspek pembangunan diri dan professional (self-renewal) meliputi:
4.2.3
b. Menyelaras sumber
11
d. Tindakan pembaikan
Hasil sebenar yang dicapai akan dibanding dengan gol. Kekurangan akan
ditambah baik.
Dalam rancangan ada garis panduan tentang apa matlamat dan bagaimana
mencapainya. Dan garispanduan ini akan menjadi panduan kepada membuat
keputusan khususnya berkaitan pengagihan sumber.
4.3
PERANCANGAN KONTIGENSI
12
4.3.1
Teori Kontigensi
ii.
Struktur tugas :
Tugas-tugas dalam organisasi ditakrifkan secara jelas dan dilengkapi dengan
arahan yang terperinci dan prosedur yang betul. Ia juga merupakan senarai tugas
13
Posisi kuasa :
Kekuatan dan kekuasaan yang dimiliki oleh pemimpin setanding dengan
kedudukannya yang telah ditetapkan dalam organisasi. Pemimpin berhak memberi
hukuman kepada pekerja, memberi ganjaran, penghargaan dan penurunan
pangkat.
b. Teori Path-Goal
Teori ini telah diasaskan oleh Robert J. House (1971) dan dikembangkan oleh T.R
Mitchell (1974). Pada asalnya teori ini dibentuk untuk memnyokong Teori Kontigensi
Fiedler (1967). Ia merupakan salah satu teori kepimpinan yang sangat terkenal dant telah
diguna pakai secara meluas.
Teori ini bermaksud bahawa kepimpinan yang baik adalh dengan memberi
panduan yang jelas tentang apakah matlamat yang hendak dicapai serta cara yang jelas
bagaimana untuk mencapai matlamat tersebut.
4.3.2
Pelan Kontigensi
Pelan kontigensi ini disediakan bagi menyokong pelan taktikal dan pelan operasi yang kritikal.
Pelan ini juga membolehkan pelan taktikal dan pelan operasi menjadi lebih fleksibel kerana ia
boleh menghalang atau mengurangkan perkara-perkara yang boleh menggangu kelancaran
pelaksanaan pelan tersebut. Halangan-halangan ini merupakan penyebab-penyebab yang
dijangka berdasarkan kajian dan pemerhatian yang dibuat atau daripada pengalaman masa lalu.
Penggunaan pelan ini juga akan dapat menyelesaikan masalah kepada isu yang serius
atau kritikal yang boleh memberi kesan negatif kepada pencapaian objektif aktiviti atau program
14
yang sedang dijalankan. Pelan ini seduai diguankan untuk semua peringkat sama ada di peringkat
perancangan strategik, pelan taktikal atau pelan operasi.
a. Contoh Pelan kontigensi di dalam sekolah :
Isu strategi :
Strategi
Pelan Kontigensi
b. Contoh pelan kontingensi yang dilakukan oleh pihak firma adalah seperti berikut:i.
Andainya pihak pesaing mengundur diri dari pasaran, apakah tindakan kita untuk
ii.
iii.
penurunan keuntungan?
Jika permintaan barangan mengatasi pengeluaran, apakah tindakan firma untuk
iv.
v.
tindakan firma?
Jika teknologi baru telah membuat produk kita usang, apakah tindakan yang perlu
kita ambil?
15
4.3.3
i.
ii.
iii.
tertentu.
Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi bergantung pada gaya kepimpinan yang
iv.
16
RUJUKAN
i.
The Supervisors Safari. (2009). The Five Functions of Supervising (atas talian).
ii.
http://thesupervisorssafari.com/2009/10/the-five-functions-of-supervising/
Management Study Guide (MSG). Functions of a Supervisor. (atas talian).
iii.
http://www.managementstudyguide.com/functions_of_supervisor.htm
AZAIZA. (2011). Penyeliaan Pengajaran Berkesan. (atas talian).
iv.
v.
vi.
vii.
http://azaiza.blogspot.com/2011/04/penyeliaan-pengajaran-berkesan.html
Scribd. Fatin Hafizah Mohamad Sukri. Organisasi dan Pengurusan. (atas talian).
https://www.scribd.com/doc/7479462/Organisasi-Dan-Pengurusan
Hj. Mohammad Fauzi. Bahagian 5-Kepentingan Perancangan. (2014). (atas talian).
https://uniprof.wordpress.com/2014/01/03/bahagian-5-kepentingan-perancangan/
Fasya Sani. Kajian : Gaya Kepimpinan Kontigensi di Jabatan Pengairan dan Saliran.
http://duniaituinda.blogspot.com/2013/09/kajian-gaya-kepimpinan-kontigensi-di.html
Slideshare. Smklunas2011. (2011). Slot 3 Perancangan Strategik 19 Feb 2011. (atas
talian). http://www.slideshare.net/smklunas2011/slot-3-perancangan-strategik-19-feb2011
17