BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang
Event Organizer (EO)  adalah istilah untuk penyedia jasa professional
penyelenggaraan acara yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna
mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, Persiapan,
eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan
yang diharapkan client dalam membuat acara
Pada dasarnya, tugas dari EO adalah membantuk cliennya untuk dapat
menyelenggarakan acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan
sumber daya atau waktu yang dimiliki client, namun penggunaan jasa EO juga
dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya professional sehingga
hasilnya lebih bagus dari pada bila dikerjakan sendiri.  
Event Organizer (EO) sebagai penyelenggara perhelatan atau kegiatan apapun
bentuknya, memerlukan suatu kemampuan managemen penyelenggaraan event yang
profesional. 

B.     Rumusan Masalah
1. Apa saja yang terdapat dalam dunia EO, dan apa saja yang berkaitan dengan EO ?

C.     Batasan Masalah
1. Memberikan penjelasan tentang dunia EO, dan berbagai hal yang berkaitan dengan
EO ?

1
 BAB II

PEMBAHASAN

1.      Pengertian Event Management

Event management dapat didefinisikan sebagai mengorganisir sebuah event
yang dikelola secara professional, sistematis, efisien dan efektif  yang kegiatannya
meliputi dari konsep (perencanaan) sampai dengan pelaksanaan hingga
pengawasan. Dalam event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi
yang sama untuk menghasilkan event yang sesuai dengan harapan. Sangatlah
diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim. Dengan kata lain,
Event organizer berati tidak hanya satu orang yang merasa dirinya paling hebat dalam
menjalankan tugas tapi semuanya saling bergantung satu sama lain. Pada dasarnya,
tugas dari EO. adalah membantu kliennya (client) untuk dapat menyelenggarakan
acara yang diinginkan. Bisa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau waktu
yang dimiliki klien, namun penggunaan jasa EO. juga dimungkinkan dengan alasan
agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila
dikerjakan sendiri.
Menurut buku, "EO, 7 Langkah Jitu Membangun Bisnis Event Organizer"
ditulis oleh professional Event Organizer, Yudhi Megananda, EO dalam konteks
sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut : Usaha dalam bidang jasa
yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, guna mengorganisasikan seluruh rangkaian
acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka
membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.
Menurut Scott M. Cutlip, Allen H. Center & Glen M. Broom : Mengatakan
bahwa fungsi manajemen ialah membangun dan mempertahankan hubungan yang
baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan
atau kegagalan dari organisasi tersebut. Definisi ini juga mengidentifikasi

2
 pembentukan dan pemeliharaan hubungan baik yang saling menguntungkan antara
organisasi dengan public sebagai basis moral danetis.

2.      Prinsip dalam membuat event (5W +1H)

1. Why    : alasan event tersebut dibuat
2. What   : apa bentuk dari event tersebut
3. Where  : dimana event tersebut diilaksanakan
4. When   : kapan dan berapa lama event utersebut dilaksanakan
5. Who    : siapa yang akan terlibat dalam event tersebut
6. How    : bagaimmana cara untuk melaksanakannya

3.      Dasar Pengelolaan event

1. Menjalakan ide yang diwujudkan kedalam konsep event.
2. Konsep itu harus dapat ditanyakan dan mampu dijalankan dengan baik.
3. Konsep tersebut harus dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat.

4.      Perencanaan sebuah event

1. Perlu melakukan penelitian awal mengenai kelayakan suatu event termasuk dalam
mengenai besarnya anggaran dann minat masyarakat mengenai event tersebut.
2. Sesuai target konsummen dari event yang digelar dan mampu berinteraksi dengan
audience
3.  Harus dapat menciptakan experience
4. Berbasis kreativitas, innovasi dan original

5.      Jenis-jenis Event Organizer

Dilihat dari jenis acara yang diadakan, E.O. dapat dikategorikan menjadi:
1. One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai
jenis acara hingga skala internasional sekalipun.

3
 2. MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition). E.O. yang
khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
3. Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk
mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan
merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
4. Musik dan Hiburan: E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama
musik.
5. Penyelenggara Pernikahan: E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien
mengadakan pesta pernikahan
6.  Penyelenggara Ulang Tahun: E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun
termasuk untuk anak-anak.
7. Penyelenggara Pribadi: E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta
pribadi terutama bagi orang kaya.
8. Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan
bermacam acara.

6.      Media,  pemasaran dan promosi event

Kemampuan untuk melobi dan bernegosiasi dengan para sponsorship atau
peserta dari event tersebut. Tentu saja orang yang tergabunng dalam tim inni dapat
dan mampu menjelaskan latar belakang dari event yang akan dilaksanakan dan juga
benefit yang akan di peroleh dari keikut sertaan mereka dalam event tersebut. Selain
itu tim pemasaran event juga dapat memberikan bahan pertimbangan atau masukan
yang positif pada para costumer bila terjadi keragu-raguan.
Media promosi untuk sebuah event
1. Above the line (media cetak dan elektroik termasuk didalamnya dengan
menggunakan jaringan internet)
2.  Bellow the lne (brosur, leaflet, spanduk, banner, promo disuatu acara atau event
yang berbeda, dsb)

4
 3.  Bekerja sama dengan organisasi pemerintahan dan organisasi kemasyarakatan
maupun organisasi keagamaan atau bisa juga dengann asosiasi profesi yang
memiliki sejumlah anggota yang ddapat berperan sebagai alat promosi event
tersebut/

7.      Sistemm kerja Event Organization (EO)

Begitu luasnya lingkup kerja EO, sebenarnya dapat menjadi suatu alternatif
profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja. Cara kerja EO mempunyai
sistem pokok kerja yang sama dengan sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain.
Perbedaan hanya pada tingkat klasifikasi program tersebut yang dapat diukur dari
cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan SDM yang terlibat.
Adapun sistem kerja EO sebagai berikut :
 Posisi EO di antara 5 P
         Penting untuk dimengerti dimana letak posisi EO berada. Karena ini
menyangkut lingkup tanggung jawab yang melekat dan menyertainya. Urutan posisi
para pihak yang sesuai dengan lingkup wilayah kerja dan tanggung jawab adalah
sebagai berikut :
1. Penyandang dana. Ini dapat berupa sponsor atau instansi/perusahaan yang
mempunyai ‘hajat’ dalam istilah sederhana adalah pihak yang mengeluarkan dana
untuk pelaksanaan suatu program.
2.  Pelaksana.  Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana harus
bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan semua pihak. Karena
menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada, maka pelaksana memiliki posisi yang
sangat vital dan strategis.
3. Penampil. Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua jenis
program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh: kompetisi sepakbola
tingkat regional, bila tidak diikuti oleh kesebelasan top, kurang mempunyai daya
tarik.

5
 4.  Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan
menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai
dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur
kesuksesan event.
5. Pengamat. Ini biasanya dari kalangan pers, atau justru kawan-kawan kita     
sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi tentang event yang kita
laksanakan.
6. Para pengamat atau orang luar mempunyai pengaruh sebagai humas  atau public
relation(PR) kita secara tak lansung.
7.  Penonton. Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton/tamu akan
menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil dirumah sampai
dengan tingkat lomba formula satu, faktor penonton adalah salah satu tolak ukur
kesuksesan event.

Posisi diatas disebut sebagai UNSUR 5-P. kelima unsur itu harus PUAS, yang
bisa tercapai berkat kerja keras UNSUR P ke 2, yaitu pelaksana yang EO. Ilmu EO
tidak semata-mata dapat kita peroleh di bangku-bangku sekolah, kursus atau kuliah.
Ia adalah ilmu lapangan, yang dapat diperoleh dengan praktek lansung di lapangan.
Walaupun tergolong ilmu lapangan, tetapi juga perlu didasari dengan prinsip berpikir
metodologi dan manajerial professional. Tanpa didasari hal tersebut hasilnya tentu
kurang memuaskan.

8.      Tahapan Menyelenggarakan Event

Untuk mewujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras
yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. Di bawah ini beberapa tahapan
strategis dalam menyelenggarakan sebuah event:
1. Konsep yang menarik dan kreatif
2. Proses tahapan pembuatan event
3. Eksekusi event yang significant

6
a)      Konsep Yang Menarik Dan Kreatif
Dalam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang
sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update).
Setelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut
dari event organizer yang lain. Kita harus berani melakukan eksperimen dalam
pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di
bayangkan orang.
“Jelas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif.
Kita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. Tetapi alangkah
baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah
semua rancangan acara akan kita buat,” (Williem Hasli, Direktur Apple Advertising
& Event Organizer).
b)     Proses Tahapan Pembuatan Event
1. Mencari konsep yang kreatif.
2. Menuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis
3. Membentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
4. Membicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya
(Kerangka Pikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
5. Menentukan pihak-pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat
daftar tujuan proposal.
6. Menyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
7. Melakukan follow up terhadap proposal, dan memberikan batas waktu kepada
calon sponsor.
8. Menghubungi seluruh supplier, pengisi acara, reconfirm venue dan seluruh atribut
pendukung lainnya. Seperti, perijinan, keamanan
9. Melakukan kontrak kepada semua pihak
10. Melakukan technical meeting dengan seluruh pengisi/pendukung acara
11. Jika diperlukan melakukan konferensi pers.

7
 12. Melakukan publikasi.
13. Merekruit sesuai dengan kebutuhan.
14. Siap melakukan loading dan akhirnya eksekusi

c)      Eksekusi Event Yang Significant

1. Pemilihan orang-orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan
dilakukan di event tersebut, misal; stage manager, seksi perlengkapan, seksi
dokumentasi, seksi konsumsi, dll..
2. Pemilihan supplier yang significant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan,
konsumsi, dll.
3. Membuat rundown acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
4. Tepat waktu.
5. Konsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan awal kepada
klien.
6. Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience, atau ucapan
terima kasih.
7. Menjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban jiwa atau
sejenisnya.
8. Hasil acara diliput di media cetak / elektronik

8
 BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan
Dalam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan
melayani orang lain dari pada nama yang dibangun melalui biaya iklan. Dengan
demikian berarti harus melalui proses bertahap. Konsistensi & persistent adalah kata
yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.
Semoga dengan tersusunnya makalah ini dapat memberikan gambaran dan
menambah wawasan kita tentang  bagaimana terjun di bidang event organizer, lebih
jauhnya penyusun berharap dengan memahami Event Organizer kita semua dapat
memahami membangun sebuah event organizer.

9
 DAFTAR PUSTAKA

https://managementeventorganizer.wordpress.com/event-organizer/

http://managementevents.com

http://pengertianmanage-ment.blogspot.co.id/2014/08/pengertian-event-
management.html?m=1

http://carlomeyners.blogspot.co.id/2014/07/makalah-event-organizer.html?m=1

https://id.wikipedia.org/wiki/Penyelenggara_acara

http://evioproductions.com/jenis-jenis-event-organizer/

https://petiusang.wordpress.com/category/artikel/event-organizer/

10