MICE

ANATOMI KONVENSI

Disusun oleh:

1. Adiena Vikha Ayu Puspa (01)

2. M. (13)

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS

JURUSAN ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK NEGERI SEMARANG

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “Anatomi Konvensi” ini
tepat pada waktunya. Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi
tugas untuk mata kuliah MICE pada materi ke 3 yaitu Anantomi Konvensi. Selain itu,
makalah ini juga bertujuan untuk menambah wawasan tentang Anatomi Konvensi bagi para
pembaca dan juga bagi kami.

Saya mengucapkan terima kasih kepada bapak Suharmanto, selaku dosen mata kuliah
MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition) D3- Administrasi Bisnis yang telah
memberikan tugas ini sehingga dapat menambah pengetahuan dan wawasan sesuai dengan
bidang studi yang kami tekuni.

Saya menyadari, makalah yang kami tulis ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh
karena itu, kritik dan saran yang membangun akan kami nantikan demi kesempurnaan
makalah ini. Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Semarang, 1 Maret 2020

Penulis

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL........................................................................................ i
KATA PENGANTAR...................................................................................... ii
DAFTAR ISI.................................................................................................... iii

BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................................ 1
1.2 Rumusan Masalah....................................................................................... 2
1.3 Tujuan Penulisan........................................................................................ 2
1.4 Manfaat Penulisan...................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN
2.1 Peserta/Delegasi (Participants/Delegates).................................................. 3
2.2 Pendamping/Pihak Yang Menyertai........................................................... 4
2.3 Istri/Suami (Spouse)................................................................................... 4
2.4 Invitasi/Penawaran (Bidding)..................................................................... 4
2.5 Dokumentasi (Proceedings)........................................................................ 5
2.6 Peserta Pameran (Exhibitor)....................................................................... 5
2.7 Pemasok Konvensi (Convention Supplier)................................................. 6
2.8 Tuan Rumah (Host Country)...................................................................... 8

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan................................................................................................. 10
3.2 Saran........................................................................................................... 10

DAFTAR PUSTAKA....................................................................................... 11

iii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Mice adalah kegiatan konvensi, perjalanan intensif dan pameran dalam industri
pariwisata. Apa yang dimaksud dengan MICE? Secara teknis , MICE (Meeting,
Incentive, Conference dan exhibition) digolongkan kedalam industri pariwisata. Dalam
peritilah indonesia MICE diartikan sebagai wisata konvensi, dengan batasan : usaha jasa
konvensi, perjalanan intensif, dan pameran merupakan usaha dengan kegiatanmemberi
jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan,
cendekiawan,dan sebagainya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan
kepentingan bersama. Pada umumnya kegiatan konvensi berkaitan dengan kegiatan usaha
pariwisata lain, seperti transportasi, akomodasi, hiburan, perjalanan pra- dan pasca-
konferensi (pre-and post-conference tours).

Pada kaitannya dengan Anatomi Konvensi istilah konvensi pada awalnya

dimengerti sebagai suatu kegiatan yang menyenangkan bagi banyak orang ketika sedang
berkumpul untuk suatu tujuan tertentu diantara mereka sendiri. Banyak pengusaha hotel
kecil pada umumnya mempertanyakan: Apa konvensi itu? Sebaliknya bagi mereka yang
sudah berpengalaman mengelola hotel besar, istilah konvensi merupakan sebuah bisnis
yang potensial bila dikaitkan dengan industri pariwisata. Dalam diktat yang berjudul
pengetahuan dasar wisata konvensi untuk perkuliahan Akademi Pariwisata Trisakti,
penulis memberi batasan istilah konvensi ini sebagai berikut: Konvensi adalah pertemuan
sekelompok orang yang secara bersama-sama bertukar pikiran, pengalaman dan informasi
melalui pembicaraan terbuka, saling siap untuk mendengar dan didengar serta
mempelajari, mendiskusikan kemudian menyimpulkan topik-topikyang dibahas dalam
pertemuan dimaksud. Kelompok ini bisa terdiri dari 10 orang atau lebih.

1
1.2 Rumusan Masalah

1. Siapa saja peserta/delegasi yang dapat menghadiri persidangan konvensi?

2. Siapa saja pendamping/pihak yang menyertai peserta persidangan konvensi?

3. Apa yang dimaksud dengan spouse?

4. Apa pengertian dari bidding dan Apa saja hal-hal dalam proposal bidding?

5. Bagaimana cara dokumentasi dalam persidangan konvensi?

6. Siapa saja golongan peserta pameran pada kegiatan persidangan konvensi?

7. Apa saja tugas dari pemasok konvensi?

8. Apa faktor-faktor penting bagi penyelenggara konvensi internasional?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui siapa saja peserta/delegasi persidangan konvensi

2. Mengetahui siapa saja pendamping/pihak peserta persidangan konvensi

3. Untuk mengetahui pengertian spouse

4. Mengetahui pengertian bidding dan hal-hal dalam proposal bidding

5. Untuk mengetahui cara dokumentasi dalam persidangan konvensi

6. Mengetahui golongan peserta pameran pada persidangan konvensi

7. Untuk mengetahui tugas dari pemasok konvensi

8. Mengetahui faktor-faktor penting bagi penyelenggara persidangan konvensi

1.4 Manfaat Penulisan

1. Dapat menambah ilmu pengetahuan bagi penulis khususnya dan bagi pembaca pada
umumnya tentang Anatomi Konvensi pada mata kuliah MICE

2. Menambah wawasan dan pengetahuan tentang macam-macam anatomi konvensi dan

meningkatkan hasil belajar dari materi sebelumnya

3. Memenuhi salah satu tugas MICE salah satu mata kuliah dari Jurusan Administrasi
Bisnis Politeknik Negeri Semarang

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PESERTA/DELEGASI (PARTICIPANTS/DELEGATES)

Peserta atau delegasi adalah utusan yang memperoleh surat kuasa dari pemerintah,
asosiasi, perusahaan, korporasi atau badan, lembaga, instansi pribadi yang memperoleh
undangan. Sebagai utusan resmi yang bersangkutan harus lebih dahulu mengisi formulir
pendaftaran dan biaya pendaftaran (registrasi). Jika utusan tersebut dari luar negeri maka ia
harus memiliki dokumen perjalanan (paspor, fiskal, visa, permit), tiket penerbangan
pergi/pulang, traveler’s cheque, credit card, health certificate (untuk negara-negara tertentu)
dan uang tunai seperlunya.

Seorang peserta atau delegasi ke suatu persidangan konvensi biasanya akan memenuhi
undangan siding apabila:

1. Aksebilitas lokasi persidangan konvensi mudah dicapai dengan transportasi yang

efisien, baik internasional maupun setempat.

2. Pengaturan serta fasilitas persidangan memadai, lengkap dan efisien.

3. Jumlah kamar cukup untuk berbagai tingkat dan kelas.

4. Acara persidangan penting dan menarik.

5. Tersedianya atraksi dan hiburan.

6. Biaya relatif wajar sebanding dengan pentingnya konvensi.

7. Masa konvensi tidak terlalu lama.

Pada persidangan asosiasi peserta biasanya datang dalam jumlah yang cukup banyak,
tetapi biasanya tidak sedikit dari mereka hanya hadir pada waktu pembukaan (opening
ceremony), sesudah itu mereka pergi. Mereka pada umumnya hanyalah penggembira (fan
sitters). Tetapi bila acara persidangan dimeriahkan dengan berbagai program untuk
bergembira, mereka akan bertahan/tetap tinggal. Program tersebut antara lain ialah
darmawisata (tours), piknik liburan, atau rekreasi istimewa, pagelaran konser musik akbar,
pertandingan olahraga bergengsi, dsb.

Sedangkan pada persidangan korporasi peserta mempunyai pandangan dan selera yang
berbeda dengan peserta konvensi asosiasi. Mereka sadar bahwa mereka datang ke
persidangan tahunan adalah untuk urusan bisnis walaupun tidak ada hiburan yang menarik,
bagi mereka bisnis adalah bisnis.

3
2.2 PENDAMPING/PIHAK YANG MENYERTAI (ACCOMPANYING PERSONS)

Yang tergolong sebagai pendamping peserta atau delagasi ialah wakil, sekretaris,
narasumber atau staf ahli, juru bicara atau penerjemah, dan yang dipandang perlu. Dirjen
Pariwisata menyebutkan, “accompanying persons adalah pendamping peserta yang dapat
terdiri dari istri, anak, keluarga, atau staf dari peserta konperensi.”

Para perancang persidangan harus memprogramkan berbagai kegiatan untuk para

pendamping ini, dari mulai anak-anak, remaja dan dewasa. Perancang persidangan sebaiknya
mempunyai program spesifik sesuai dengan kelompok usia tersebut.

2.3 ISTRI ATAU SUAMI (SPOUSE)

Menurut Dirjen Pariwisata, Deparpostel RI “spouse adalah istri-istri dari para peserta
konvensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konvensi.”

Terjemahan spouse sebagai istri didasarkan pada pengalaman masa lalu, di mana pada
masa itu yang datang untuk berkonvensi hampir seluruhnya adalah laki-laki. Namun
kemudian dengan perkembangan yang terjadi dimana peserta konvensi antara laki-laki dan
perempuan hampir sama jumlahnya maka saat ini spouse bisa berarti istri atau suami.

2.4 INVITASI/PENAWARAN (BIDDING)

Invistasi atau bidding adalah suatu penawaran untuk menjadi tuan rumah
penyelenggara konvensi. Penawaran di wujudkan dalam suatu dokumen bidding, berupa
proposal yang isinya mengandung kesediaan dan kesanggupan untuk menyelenggarakan
konvensi dimaksud.

Secara singkat proses terjadinya bidding adalah sebagai berikut: pemilik kerja, yang
disebut convener, sebagai penyelenggara konvensi dan pengambil keputusan tertinggi
menerima pertanggungjawaban pelaksana konvensi dimaksud. Setelah itu convener
membentuk panitia pengarah (Steering Committee) dan panitia pelaksana (Organizing
Committee), masing-masing disingkat SC dan OC. Penyelenggara konvensi professional,
Professional Convention Organizer (PCO) mengajukan permohonan bidding kepada
convener didampingi Steering Committee (SC) dan Organizing Committee (OC).

Pengajuan bidding ini dilakukan dengan mengirim surat resmi kepada convener
dilengkapi isi proposal bidding yang mengandung:

1. Surat pengantar dari organisasi sponsor.

2. Rekomendasi dari pejabat pemerintah, departemen terkait dengan urusan wisata

konvensi.

3. Perkiraan anggaran biaya konvensi.

4
 4. Program-program yang disajikan bagi peserta, pendamping dan spouse mereka.

5. Kemudahan-kemudahan yang dapat diberikan bagi terselenggarakannya konvensi.

6. Lokasi (site) berlangsungnya konvensi.

7. Penyajian atraksi, hiburan (entertainment).

PCO bersangkutan bertanggung jawab atas penyelenggaraan konvensi dengan

memastikan suksesnya jalannya penyelenggaraan persidangan konvensi. Sudah barang tentu
dalam mempersiapkan, menyelenggarakan dan mnyelesaikan konvensi PCO senantiasi
bekerja sama dengan SC dan OC. PCO diharapkan mempunyai kemampuan dalam
perencanaan, penyediaan, gladi bersih, perekayasaan, memberi semangat, implementasi,
memberi nasihat, komunikasi, kreatif, promosi, pengawasan, negosiasi dan penugasan.

2.5 DOKUMENTASI (PROXEEDINGS)

Dokumentasi adalah laporan lengkap proses jalannya sidang mulai dari persiapan,
persidangan dan hasil akhir persidangan konvensi yang dikompelasi dengan data-data akurat
secara profesional. Dokumen ini juga mencakup validasi data keuangan yang diterima dan
dikeluarkan serta disahkan oleh akuntan publik.

Dari laporan dokumen ini diketahui bahwa PCO, dengan perancng persidangan serta
manajer persidangannya memenuhi syarat (qualified) atau tidak.

2.6 PESERTA PAMERAN (EXHIBITOR)

Golongan peserta pameran yang terkait dengan kegiatan persidangan konvensi ini
adalah asosiasi, badan usaha atau korporasi, atau mungkin perorangan yang berminat untuk
ambil bagian dalam menggelar pameran dan menyerahkan pelaksanaan pameran ini kepada
ahlinya, yaitu Penyelenggara Pameran Profesional, Professional Exhbition Organizer (PEO).

Pameran (exhibition, exposition, trade shows or trade tours) adalah suatu peristiwa
yang mempertunjukkan produk, peralatan dan jasa pelayanan dengan segala kelebihan dan
keunggulannya. Tujuan dari pameran itu dalah agar orang tertarik membeli produk, peralatan
dan jasa pelayanan itu sendiri. Dalam pameran ini para peserta pameran mempunyai
kesempatan memajang produk, peralatan, dan jasa pelayanan mereka kepada para peserta
persidangan konvensi dan mereka yang terlibat dalam kegiatan ini.

5
2.7 PEMASOK KONVENSI (CONVENTION SUPPLIER)

Tugas dari pemasok konvensi dan atau pemasok pameran adalah memasok berbagai
kebutuhan yang diperlukan dalam penyelenggaraan persidangan konvensi dan pagelaran
pameran, selama berlangsung hingga selesai. Dalam praktiknya, kerja para pemasok ini bisa
menjadi kontraktor atau sub kontraktor yang bekerja sama dengan perancang
persidangan/pameran atau manajer properti (hotel pusat konvensi, atau balai sidang). Kerja
sama mereka meliputi penataan ruangan, pengadaan perlengkapan dan peralatan, fasilitas
serta kemudahan (amenities) yang memungkinkan suksesnya persidangan konvensi dan
pagelaran pameran.

Hal pertama yang harus dipastikan dalamn konvensi adalah lokasi (venue) di mana
kegiatan akan dilangsungkan. Ada banyak pilihan untuk lokasi yang termasuk kelompok
pemasok konvensi disektor akomodasi, yaitu:

1. Hotel

Hotel memiliki departemen pelayanan konvensi/pameran, fasilitas, perlengkapan,

kemudahan (amenities), kamar tamu berbagai kelas dan kategorim banquet dengan
menu standar, ruang sidang umum, dan komisi-komisi serta staf yang berkerja efisien,
berpengalaman, fleksibilitas dan akurat.

2. Resort

Seperti hotel, resort juga mempunyai fasilitas khusus untuk kegiatan bersantai dan
berolahraga.

3. Pusat Konvensi

Pusat konvensi adalah bangunan yang khusus diranacaang bagi kegiatan

penyelenggaraan persidangan konvensi. Segala penataan arsitektur, pembagian fisik
ruangan dan serta lingkungannya ditujukan agar segala sesuatunya yang berhubungan
dengan kegiatan ini dapat tersedia dan berjalan lancar, dengan staf yang sudah terlatih
dan bekerja secara profesional.

4. Universitas

Universitas juga dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyelenggaraan konvensi,

terutama dimusim libutan akademik. Keuntungan pemakaian kampus untuk konvensi
adalah:

- Bila dibutuhkan, pembicara ilmuwan sesuai topic yang dibahas dapat diperoleh
dari kampus yang bersangkutan

- Universitas dapat menyajikan pertunjukan musik, drama, sulap dan sejenisnya.

- Para mahasiswa dapat direkrut untuk membantu tugas-tugas yang tidak terlalu
membutuhkan keahlian khusus.

6
5. Balai Sidang

Balai kota (convention center) juga merupakan salah satu pilihan tempat
penylenggaraan sidang konvensi. Bali kota sebagai pusat atau center, biasanya
memiliki ruang sidang yang sangat luas untuk kegiatan penyelenggaraan konvensi dan
atau pagelaran pameran. Hanya saja, balai sidang tidak mempunyai kamar tidur untuk
tamu, fasilitas (amenities) maupun jasa pelayanan (services) seperti hotel.

6. Pekan Raya

Setiap pecan raya mempunyai perancang pameran (exhibition planner) dengan staf
dan karyawan yang ahli dalam soal pengoperasian pameran maupun pameran dagang.
Mereka bertugas untuk merancang seluruh kegiatan termasuk pengaturan stan-stan
(booths).

7. Kapal Pesiar

Dewasa ini kapal pesiar (cruise ships) sudah masuk dalam jajaran tempat (venues)
kegiatan penyelenggaraan persidangan konvensi. Sesuai dengan posisi dan fungsinya
bila dijadikan venues untuk penyelenggaraan persidangan konvensi, kapal pesiar
menerapkan syarat antara lain:

a. Harga satu paket meliputi pelayaran, makan dan minum, ruang persidangan,
hiburan serta pelayanan 24 jam.

b. Selama kapal berlayar, semua penumpang berada dalam kabin yang telah
ditentukan, kecuali ada acara-acara (boleh hadir atau tidak).

c. Persinggahan termasuk ke pulau atau ke kota untuk shopping (duty fee).

d. Bila kapal pesiar di carter, semuanya berada dalam kapal sampai selesai masa
carteran dimaksud. Selain pemasok akomodasi, pemasok konvensi atau pameran,
yang utama untuk diajak bekerja sama dengan sector-sektor produk dan jasa
pelayanan, antara lain adalah:

- Agen penjualan karcis (booking agencies)

- Ahli audio visual

- Ahli dekorasim hias dan tanaman,

- Ahli drainase

- Ahli furniture

- Ahli menata stan (booth furnishing)

- Atraksi (sport activities, fashion shows, circus)

- Biro perjalanan wisata (travel agencies)

7
 - Darmawisata (sightseeings, excursions, tours)

- Desainer modeling (modeling agencies)

- Hiburan (entertainment)

- Juru potret (photographers),

- Kelompok sanggar independent (individual performers)

- Kontraktor pelayanan pameran (exposition service contractor)

- Pelukis, ahli tanda-tanda (signs), hurug indah

- Penata kerja di darat (ground handlers)

- Penterjemah (translators, excorts, interpreters)

- Perusahaan percetakan (printing companies)

- Pramuwisata (guides)

- Satuan keamanan (security)

- Toko kembang (florist)

- Transportasi (activities, taxies, limousines, couches)

- Tukang kayu (carpenters)

2.8 TUAN RUMAH (HOST COUNTRY)

Tuan rumah adalah negara atau daerah tempat berlangsungnya persidangan konvensi
dengan kondisi dan situasi terjaminnya 3S (safety, security, satisfaction). Bila suatu negara
berkeinginan menjadi tuan rumah persidangan konvensi yang berskala internasional, suatu
prosedur yang telah disepakati harus ditempuh sepatutnya. Apabila kegiatan penyelenggaraan
konvensi dimaksud bersifat resmi kenegaraan, maka pemerintah yang bersangkutan harus
melakukan bidding (invistasi) agar konvensi ini dapat diselenggarakan. Tetapi bila sifatnya
bukan kenegaraan, maka pihak swasta yang harus melakukan bidding.

Untuk penyelenggaraan konvensi, maka badan usaha yang mengajukan bidding adalah
PCO yang berlisensi, sedang untuk penyelenggaraan pameran yang menangani adalah PEO
yang berlisensi.

Sebagai tuan rumah penyelenggaraan suatu persidangan konvensi berskala

internasional, berbagai hal penting harus diperhatikan sungguh-sungguh, yakni:

1. Faktor politik

8
 2. Faktor ekonomi dan sosial

3. Faktor fasilitas dan kemudahan

4. Faktor akseblitas

5. Faktor finansial

6. Faktor masyarakat

7. Faktor keamanan

8. Faktor partnership

Paling penting bagi penyelenggara wisata konvensi adalah tersedianya Professional

Convetion Organizer (PCO), perancang persidangan, manajer persidangan, manajer
pelayanan konvensi, coordinator persidangan yang memiliki akses dengan organisasi-
organisai di negeri lain, seperti:

1. Professional Convention Management Association (PCMA), Birmingham, Alabama,

Amerika Serikat. (Untuk urusan manajemen persidangan).

2. Society of Incentive Travel Executives (SITE), New York, Amerika Serikat. (Untuk
urusan perjalanan insentif).

3. CONGREX Global System, Stockholm, Swedia. (Untuk urusan kongres atau

konferensi dan pameran).

9
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Meetings, incentives, conferences, and exhibitions (MICE), merupakan

kegiatan konvensi, perjalanan insentif dan pameran dalam industri, yang banyak
diguanakan oleh organisasi, perusahaan, dan sekelompok orang untuk mendukung
majunya program-programnya. Didalam anatomi konvesi ini dijelaskan struktur atau
bagian-bagian yang terdiri dari peserta, invitasi, dokumentasi, pemasok konvesi,dan
tuan rumah. Kesimpulannya dalam mengadakan konvensi adalah memperhatikan hal-
hal yang penting seperti lokasi konvensi dimana kegiatan dilangsungkan, sektor-sektor
produk dan jasa yang dapat diajak berkerjasama, PCO, dan faktor-faktor yang
mempengaruhi kelancaran konvesi seperti faktor politik, faktor masyarakat, dll.

3.2 Saran

Suatu event besar dapat terlaksana di suatu negara ketika negara tersebut betul-
betul memperhatikan infrastruktur, akomodasi, aksesbilitas, transportasi dsb, guna
untuk kelancaran suatu konvensi. Selain itu sumber daya manusia juga perlu di
perhatikan agar orang yang menjalankan atau yang terlibat didalam suatu event besar
tidak monoton tapi dapat berpikir kreatif dan berpikir maju demi kelancaran suatu
acara konvensi agar dapat memberikan kontribusi besar bagi negara.