PENGORGANISASIAN

DIRECT REQUEST &

PENULISAN PERMINTAAN
PESAN RUTIN DAN
POSITIF
1. Amiroh Alfi Hasanah (2017017179)
2. Mey Silvia Putri (2017017182)
3. Dwi Wulandari (2017017195)
4. Faujiah Dwi Astuti(2017017201)
 PENGORGANISASIAN DIRECT
REQUEST
Direct Request atau permintaan langsung sering diartikan
kurang tepat sebagai bentuk permintaan barang dan jasa
secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to
face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat
diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi kepada pihak lain untuk
meminta berbagai informasi penting dengan segera dengan
menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk
media elektronik.
 • Menulis tidak sekedar dipahami tetapi
Pembukaan menghindari kesalahfahaman

• Berikan penjelasan rinci sebagai

pendukung alenia pembukaan
Penjelasan • Membuat pertanyaan yang langsung
mengenai inti permintaannya
Rinci • Meminta informasi yang benar benar
belum diketahui

• Diisi dengan permintaan terhadap

tanggapan khusus
Penutup • Menyantumkan beberapa informasi penting
seperti nomor telepon, jam kerja, dan cp.
 Permintaan Informasi Rutin
Permintaan rutin yang perlu
diperhatikan tiga pertanyaan :
1. Apa yang anda ingin ketahui ?
2. Mengapa hal tersebut harus diketahui ?
3. Dan mengapa hal ini dapat membantu?
Dalam kaitanya dengan Direct
Request:
1. Permintaan di dalam organisasi
2. Permintaan di Luar Organisasi
Ada hubungan dengan pihak
eksternal, seperti pelanggan,
supplier dan perusahaan lain
untuk berbagai keperluan bisnis,
banyaknya surat yang dikirim ke
luar organisasi (perusahaan)
 Menulis Direct Request untuk pengaduan
• Pengembalian barang yang sudah dibeli dan meminta uang
kembali seharga barang tersebut (refund)
• Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan
• Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak Menulis surat pengaduan yang
• Perbaikan gratis perlu diperhatikan :
• Pengurangan harga karena produknya cacat atau rusak 1. Jelaskan masalah yang
• Pembatalan atas suatu pesanan produk anda hadapi secara rinci
• Pembetulan atas kesalahan penagihan produk 2. Lampirkan informasi
• Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran pendukung, seperti faktur
• Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur pembelian
3. Usahakan nada surat anda
tidak marah atau
emosional
4. Permintaan tindakan
khusus
Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
1. Surat Undangan : menggunakan
pendekatan langsung (ide pokok,
penjelasan rinci, penutup)
2. Surat Pesanan dan Reservasi : dengan
adanya pernyataan rinci apa yang Anda
pesan, metode pengirimanya, dan cara
pembayaranya.
Permintaan Kredit :
1. Mengisi formulir yang telah
disediakan oleh lembaga
pengkreditan
2. Mengirimkan/melampirkan
berbagai data pendukung
penting
 PENULISAN PERMINTAAN PESAN
RUTIN DAN POSITIF
Strategi penulisan Routine-messages (Pesan Rutin) Good News ( Berita/kabar baik)
permintaan pesan
Pembuka : pernyataan ide pokok Pernyataan good news
rutin dan positif
adalah dengan Pertengahan/isi : penjelasan rinci Penjelasan rinci
pendekatan
langsung (direct Penutup : mengingatkan kembali Mengingatkan kembali good news
approach) ide pokok atau mencakup atau mencakup pemikiran penutup
pemikiran penutup yang yang berorientasi ke depan
berorientasi ke depan

Keunggulan Kelemahan
Pemahaman secara Cenderung menyampaikan
komperehensif ketika pertama pesan berdasar cara
kali membaca pesan berpikirannya
Menekankan pada hasil analisis To The Point
Menghemat waktu
 Komponen penting dalam penulisan pesan pesan positif :
Strategi a. ide-ide yang jelas : menyampaikan informasi dan mendapatkan
permintaan pesan tanggapan yang baik.
b. Penjelasan rinci : penjelasan untuk mendukung ide pokok
rutin : c. Penutup surat : kemukakan keramahan atau tindakan khusus yang
Dengan tanya diharapkan
jawab seperti
meminta informasi Pesan-pesan Good News dan Goodwill :
tentang spesifikasi 1. Good News tentang pekerjaan : Finansial (kenaikan gaji, bonus
produk, harga, lembur kerja, intensif, tunjangan hari raya, kredit dg bunga
system ringan, asuransi kesehatan dan jiwa). Non finansial (promosi
jabatan, penghargaan, fasilitas, proposal)
pengiriman, cara 2. Good News tentang Produk : dapat dilakukan dengan pemberian
pembayaran dll diskon harga, kupon diskon, dan pemberian produk suplemen
3. Pesan-pesan Goodwill : perasaan positif yang mendorong orang
untuk tetap menjaga hubungan bisnis lebih baik
Menulis Jawaban Positif :
1. Surat Konfirmasi : diperlukan apabila suatu pesanan
produk dengan jumlah dan nilai yang cukup besar Surat Rekomendasi dan
2. Menjawab Permintaan Informasi : Pemberitahuan :
a. Menjawab permintaan dengan Penjualan Potensial Memiliki karakteristik
b. Menjawab permintaan Tanpa Penjualan 1. Nama lengkap pemohon
2. Pekerjaan atau manfaat
yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab
permohonan atas
inisiatifnya sendiri
Menangani Permintaan Kredit Rutin : 4. Hakikat hub penulis dan
1. Persetujuan Kredit : yang memberikan Good News pemohon
kepada pihak lain. 5. Fakta relevan dengan
2. Memberikan Referensi Kredit : 1). Surat Rekomendasi kedudukanyang dicari
harus resmi dan disahkan 2). Nyatakan sesuai fakta
yang ada, jangan dibuat buat
Terimakasi
h