Penulisan

Korespondensi
Bisnis
 Penulisan direct request

Penulisan permintaan pesan-

Penulisan pesan rutin dan positif
Korespondensi
Bisnis Penulisan bad news

Penulisan pesan-pesan
persuasif
1. Penulisan Direct Request
(Permintaan/Permohonan langsung)
Penulisan Direct Request digunakan untuk mendapatkan suatu respons dari para pembaca apakah
menjawab pertanyaan, mengirim barang atau jasa, atau suatu tindakan yang lain.
Pengorganisasian Direct Request

Direct Request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang dilakukan oleh
seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain
(seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting
dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada,
termasuk media elektronik
Organisasi Direct Request mencakup:

Pembukaan Penjelasan rinci Penutup

Kemukakan permintaan Berikan penjelasan secara Kemukakan terhadap

rinci sebagai pendukung permintaan khusus
alinea pembukaan
Permintaan Permintaan di
Informasi dalam Organisasi
Rutin

Permintaan ke
luar Organisasi
Menulis Direct
Request untuk
Pengaduan
 Surat Undangan

• Penulisan surat undangan menggunakan

pendekatan secara langsung mencakup tiga
komponen:
• Ide pokok (Main Idea): berisi undangan

Surat • Penjelasan rinci (Explanations): penjelasan

rinci tentang ide pokok di awal surat

Undangan, • Penutup (Close Courtesy): suatu harapan

atau tindakan yang diinginkan dan ucapan

Pesanan, dan terima kasih

Reservasi Surat Pesanan dan Reservasi

• Surat pesanan paling tidak mencakup tiga

komponen penting:
• Pernyataan rinci yang Anda pesan
• Metode pengirimannya
• Cara pembayarannya
 Dua tahap dalam
memperoleh kredit:
• Mengisi formulir yang telah
Permintaan disediakan oleh Lembaga
perkreditan yang ada
Kredit
• Mengirimkan/melampirkan
berbagai data pendukung
penting yang diperlukan
dalam proses memperoleh
kredit tersebut
2. Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin
dan Positif
A. Strategi penulisan untuk permintaan rutin dan pesan-pesan positif
adalah dengan pendekatan langsung
Keunggulan dan Kelemahan Pendekatan Langsung (Direct approach)
Keunggulan Kelemahan

• Meningkatkan pemahaman secara komprehensif • Faktor kebiasaan di mana orang cenderung

(menyeluruh) ketika pertama kali membaca suatu
pesan
• Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah
Anda lakukan
• Menghemat waktu bagi audiens karena mereka
dapat segera mengetahui apa maksud pesan
tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada
bagian mana yang perlu memperoleh perhatian
dan yang tidak perlu memperoleh perhatian
secara seksama
menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara
berpikirnya
• Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang
cenderung langsung ke pokok bahasan, hal ini
terkait dengan pola pendidikan yang telah
diajarkan sebelumnya
a. Strategi Permintaan Rutin

• Suatu permintaan adalah rutin, jika ia merupakan bagian dari hal yang normal atau biasa dalam kegiatan bisnis
• Mulai dengan pernyataan ide pokok yaitu kemukakan secara tegas apa yang Anda inginkan
• Ikuti penjelasan yang lebih rinci tentang apa permintaan Anda. Pada bagian pertengahan dari pesan rutin perlu
disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca. Selain itu, pendekatan tanya-jawab (ask-questions
approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi, harga,pengiriman, pembayaran, garansi, ukuran, warna,
kegunaan produk
• Bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan, dan tindakan khusus yang Anda inginkan.

b. Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

• Ide-ide pokok yang jelas

• Kemukakan ide pokok di bagian awal penulisan pesan-pesan positif
• Penjelasan rinci
• Pada bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih rinci untuk mendukung ide pokok
• Penutup surat
• Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan tindakan khusus yang diharapkan
 B. Pesan-pesan Good News dan Goodwill
Penyampaian pesan-pesan Good News dan Goodwill dapat dilakukan dengan pendekatan langsung

a. Good News tentang pekerjaan

Umumnya surat yang menginformasikan kabar baik atau berita yang menyenangkan (Good News) menggunakan pendekatan langsung
Contoh: penerimaan kerja, kenaikan pangkat/jabatan/posisi, memperoleh bonus kerja, tunjangan hari raya, kenaikan gaji, dan
pengakuan/penghargaan prestasi kerja

b. Good News tentang Produk

Good News yang berkaitan dengan produk dilakukan dengan pemberian diskon harga, pemberian kupon diskon, dan pemberian
produk suplemen
Contoh: pemberian diskon harga produk, sistem beli 3 produk dapat tambahan 1 produk gratis, pemberian kupon diskon harga
produk, membeli produk dalam jumlah tertentu akan mendapatkan hadiah tertentu

Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah perasaan positif yang mendorong orang untuk tetap menjaga hubungan bisnis lebih baik
Pesan-pesan goodwill dapat disampaikan melalui pemberian ucapan selamat kepada orang lain, penyampaian ucapan selamat
oleh pimpinan perusahaan kepada para pelanggan maupun pemasok
C. Menulis Jawaban Positif

a. Surat konfirmasi pesanan

Surat konfirmasi (Confirmation letter) biasa digunakan untuk menyatakan bahwa pesanan
telah diterima
b. Menjawab Permintaan informasi
Menjawab permintaan dengan penjualan potensial. Tiga tujuan utama ketika menjawab
permintaan yang mencakup penjualan potensial:
• Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertaanyaan
• Mendorong penjualan yang akan datang
• Berikan kesan yang baik terhadap pembaca
Menjawab permintaan tanpa penjualan. Tujuan dalam menjawab permintaan tanpa
penjualan:
• Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap
• Berikan kesan yang menyenangkan terhadap perusahaan Anda atau hubungan kerja
D. Menangani permintaan kredit rutin
Penulisan permintaan kredit

• Persetujuan kredit
• Memberikan referensi kredit

E. Surat rekomendasi dan pemberitahuan

Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi umumnya menjelaskan berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kemampuan, kedisiplinan, kemandirian, dan sikap positif lainnya yang dapat
dipakai sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.
Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik:
a. Nama lengkap pemohon (keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
b. Pekerjaan atau manfaat yang dharapkan
c. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
d. Hakikat hubungan antara penulis dan pemohon
e. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari
3. Penulisan
Bad
News
i. Perencanaan Tak Langsung

Positif,
Pernyataan Penjelasan yang Bad Nyatakan bad
Pembuka Alasan Penutup bersahabat, dan
netral logis news news
menyenangkan

ii. Perencanaan Langsung

Jelaskan
Bad Pernyataan Positif dan
Alasan alasan bad Penutup
news Bad news bersahabat
news
B. Mengkomunikasikan informasi dan jawaban negatif

Bad news tentang Bad news yang berkaitan dengan produk:

• Kenaikan harga produk, penarikan kembali produk, kadaluwarsa produk,
produk produk rusak atau cacat

Penolakan kerja Menjalin kerjasama dengan pelaku bisnis lain merupakan hal yang seharusnya
dilakukan untuk lebih mempeekuat jaringan pemasaran atau perusahaan.

sama • Seorang staff promosi suatu perusahaan diminta kesediaannya untuk ikiut
serta sebagai tim riset pemasaran

Penolakan Seandainya sebuah Lembaga Asosiasi Pemasaran ingin menggunakan Gedung

pertemuan di perusahan anda, sementara itu pada saat yang sama di
undangan perusahaan Anda juga akan diadakan pertemuan rutin internal untuk
mengevaluasi kinerja bagian pemasaran di gedung yang sama.
C. Penyampaian Bad news ke pelanggan
Tiga hal yang perlu mendapat pethatian dalam penyampaian Bad news ke
pelanggan

Bad news ke pelanggan

• Bad news tentang pesanan
• Penolakan surat Aduan an Keluhan
• Mengganti produk
• Tidak memenuhi pesanan

D. Bad news tentang orang

Bad news tentang orang
• Penolakan menulis surat rekomendasi
• Penolakan Lamaran Kerja
• Surat Penolakan Kredit
 A. Perencanaan pesan-pesan persuasive
Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap,
4. Penulisan kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai suatu
tujuan.
Pesan- Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk
pesan menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang
membuat audiens (pembaca dan pendengar) merasa
Persuasif mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju.
Tujuan pesan persuasive:
Mempengaruhi audiens yang cenderung mempertahankan
ide atau gagasannya.
Langkah- Analisis Audiens Kebutuhan Fisiologis
Kebutuhan Keselamatan dan Keamanan
langkah Kebutuhan Sosisal

pesan Kebutuhan Status

Kebutuhan Aktualisasi Diri

persuasif
Pertimbangan
Perbedaan Budaya

Memilih Pendekatan
Organisasional
B. Mengembangkan pesan-pesan persuasif
Persuasfi Menetapkan
yang Kredibilitas
efektif
mencakup Attention (Perhatian)
empat Kerangka Interest (Minat)
komponen Argumentasi Desire (Hasrat)
penting Action (Tindakan)

Pemikat Emosional
Memilih
Daya Pemikat
Analogi
Pemikat Logika Induksi
Deduksi

Pertimbangan etika.
Menulis permintaan persuasif

Cara menulis permintaan persuasif

Permintaan Permintaan dan

Persuasif untuk aduan persuasif
tindakan untuk penyesuaian
D. Penulisan pesan-pesan penjualan dan permohonan dana
Ada dua jenis pesan-pesan persuasif yaitu:
a. Surat Penjualan (Sales Letters)
b. Surat Permohonan bantuan dana (fundraising letters)
Perencanaan
pesan-pesan
penjualan

Pengorganisasian Menarik perhatian

dan Komposisi Membangun minat
Pesan-pesan meningkatkan hasrat
Penjualan Memotivasi tindakan
Perencanaan Pesan-pesan Permohonan Bantuian Dana