PENULISAN DIRECT REQUEST, PESAN RUTIN

DAN POSITIF

YULIANINGSIH, SE.,MM

UNIVERSITAS DJUANDA
BOGOR
 Tujuan Instruksional Khusus

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan

dari materi penulisan
1.direct request, diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:
2.Mengetahui bagaimana mengorganisasi direct request, mulai dari
pembukaan, penjelasan secara rinci, dan penutup.
3.Membuat surat permintaan informasi baik untuk kalangan intern
maupun ekstern organisasi perusahaan.
4.Mengetahui bagaimana membuat surat direct request atas
pengaduan/klim dari audiens.
5.Mengetahui bagimana membuat surat undangan bisnis, surat pesanan,
dan surat permintaan kredit.
 KOMUNIKASI MELALUI SURAT

1. Penulisan Direct Request , Pesan Rutin

Dan Positif
2. Penulisan bad news
3. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif
4. Dasar-Dasar Korespondensi Bisnis
 STRATEGI PESAN-PESAN RUTIN

• Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk permintaan pesan-

pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal/permulaan dalam
menyampaikan pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu
mendapat perhatian.Untuk menulis pesan-pesan rutin,
a) dimulai dengan pernyataan ide pokok,
b) penjelasan yang lebih rinci tentang apa permintaan kita.,
c) bagian pertengahan dari pesan rutin perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum
penjelasan yang lebih rinci disampaikan.
d) Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah,
apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita inginkan.
Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau
dicantumkan informasi yang dapat dihubunhi segera seperti
alamat kantor atau nomor telepon.
STRATEGI PESAN-PESAN POSITIF
Ketika sedang merespons secara positif penyampaian
pesan-pesan goodnews dan goodwill, seseorang dapat
menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya
tertarik atas apa yang ingin disampaikan.Untuk lebih
jelas komponen penting dalam penulisan pesan-pesan
positif.
–Ide-ide pokok yang jelas.Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan
pesan-pesan positif.
–Penjelasan rinci. Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih
rinci untuk mendukung ide pokok.
–Penutup surat. Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan
tindakan khusus yang diharapkan.
STRATEGI PESAN-PESAN POSITIF
Ketika sedang merespons secara positif penyampaian
pesan-pesan goodnews dan goodwill, seseorang dapat
menggunakan pendekatan langsung (direct approach).
Hal itu dilakukan karena pembaca pada umumnya
tertarik atas apa yang ingin disampaikan.Untuk lebih
jelas komponen penting dalam penulisan pesan-pesan
positif.
–Ide-ide pokok yang jelas.Kemukakan ide pokok dibagian awal penulisan
pesan-pesan positif.
–Penjelasan rinci. Bagian pertengahan kemukakan penjelasan yang lebih
rinci untuk mendukung ide pokok.
–Penutup surat. Bagian akhir kemukakan pernyataan keramahan dan
tindakan khusus yang diharapkan.
 Pesan-Pesan Good News

• Para pelaku bisnis telah banyak melakukan

upaya-upaya untuk mengembangkan dan
menjaga hubungan yang baik dengan para
pelanggan, klien, karyawan/pegawai dan
masyarakat pada umumnya dengan mengirimkan
berita baik (good news). Umumnya surat yang
menginformasikan kabar baik (good news)
menggunakan pendekatan langsung.
Bentuk-bentuk good news yang sering dibuat
perusahaan :

1. Good News tentang Pekerjaan. Contoh good news yang berkaitan

masalah pekerjaan : penerimaan kerja, kenaikan pangkat,
memperoleh bonus kerja dan kenaikan gaji.
2. Good News tentang Produk. contohnya : pemberian diskon harga
produk ataupun system beli 3 produk dapat tambahan 1 produk (buy
3 get 1 ).
3. Pesan-pesan Goodwill ( Pesan dengan Niat Baik ). Hubungan
bisnis biasanya diwarnai oleh pertimbangan biaya dan manfaat,
tetapi perusahaan juga perlu menjaga hubungan personal dan
kekeluargaan dengan para relasi. Pesan-pesan yang bersifat
kekeluargaan atau memiliki niat baik (goodwill) tersebut
berpengaruh positif terhadap kegiatan bisnis.
 Bentuk-bentuk goodwill yang sering dibuat perusahaan

1. Ucapan selamat (Congratulation) Misalnya,

memperoleh penghargaan (awards), keberhasilan
melakukan kegiatan tertentu, peresmian gedung baru,
pembukaan cabang baru, dan lain-lain.
2. Penghargaan (Message of Appreciation). Penghargaan
biasanya diberikan atas kemampuan individu atau
perusahaan mencapai prestasi kerja tertentu. Gaji dan
bonus merupakan salah satu bentuk penghargaan yang
diberikan perusahaan kepada pekerja
3. Ucapan Dukacita
 Ucapan selamat (Congratulation)

Contoh :
Kami mengucapkan selamat atas keberhasilan PT
Ciga Solution mendapat predikat “Best Seller”
Tahun 2004 dari Intel Indonesia Corporation.
Predikat bergengsi tersebut adalah bukti nyata
kepercayaan konsumen terhadap perusahaan Anda.
Semoga predikat tersebut mampu meningkatkan
loyalitas konsumen anda.
Penghargaan (Message of Appreciation)

Kami memberikan penghargaan yang

setinggi-tingginya atas kepercayaan
Saudara pada jasa layanan kami.
Agar dapat memberikan layanan yang lebih
baik lagi di masa mendatang, kami
mengharapkan kesediaan Saudara untuk
memberikan kritik atau saran, dan
harapan-harapan Saudara di masa
mendatang.
 Ucapan Duka cita
Kami mendapatkan informasi dari berita televise
bahwa PT. Abu Bakar mengalami musibah
kebakaran. Kami turut prihatin atas musibah
tersebut.
Musibah dapat menimpa siapa saja dan kapan saja.
Mudah-mudahan hal tersebut dapat meningkatkan
kehati-hatian kita bersama. Semoga PT. Abu Bakar
dapat segera beroprasi kembali.
Surat Rekomendasi Dan Pemberitahuan
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang
berkaitan erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa
karakteristik, antara lain:
1.Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari
kerja).
2.Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
3.Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri.
4.Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon.
5.Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang
dicari.