KOMUNIKASI BISNIS

BAB 8 : Penulisan Permintaan Pesan-Pesan Rutin dan Positif

KELAS A MANAJEMEN 2022

Anggota Kelompok 2 :

1. Agung Surya Ivandi (F0222007)

2. Ahmad Zakaria (F0222008)
3. Ahmad Zakky Almahi (F0222009)
4. Aini Zahroh Siti Rosyda (F0222010)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS SEBELAS MARET
TAHUN 2022
STRATEGI PERMINTAAN RUTIN DAN PESAN PESAN POSITIF

Kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis yang disusun dari pesan-pesan rutin,good. news, dan
goodwill sangat bervariasi. Di sini yang termasuk berbagai kegiatan rutin dalam dunia bisnis antara
lain: memberikan pelayanan yang baik kepada para pelanggan, mengkoordinasikan tugas dengan
unit-unit bisnis yang lain, memesan produk atau bahan baku kepada perusahaan lain,dan masih
banyak lagi.

Sebagaimana kita ketahui bahwa dalam dunia praktis, kebanyakan kegiatan penyampaian pesan-
pesan bisnis berkaitan dengan kegiatan yang bersifat rutin, seperti: melakukan pesanan,
memberikan informasi, mengajukan pengaduan/klaim dan penyesuaian, Tanpa memperhatikan
saluran dan media penyampaian pesan-pesan bisnis apa yang akan dipilih, pemahaman yang baik
tentang bagaimana merencanakan, mengorganisasikan, dan menulis pesan-pesan rutin dengan baik
serta benar pada dasarnya merupakan bagian penting dari penyampaian pesan-pesan bisnis yang
efektif.

Pesan-pesan bisnis yang rutin, good-news, dan goodwill sangat dibutuhkan oleh penerima pesan
karena berisi berbagai informasi penting yang diperlukan untuk melakukan berbagai kegiatan bisnis
sehari-hari. Salah satu metode pendekatan yang digunakan adalah dengan menggunakan
pendekatan langsung (direct approach) untuk mengorganisasikan pesan-pesan bisnis tersebut.

Apa yang dimaksud dengan pendekatan langsung? Sering kali pendekatan langsung dipersepsikan
sebagai cara penyampaian pesan-pesan bisnis secara langsung kepada pihak lain, seperti tatap muka
secara langsung dengan pihak lain. Dalam konteks penulisan pesan-pesan bisnis, pendekatan
langsung diartikan sebagai cara melakukan penulisan pesan-pesan bisnis yang dimulai dengan
pernyataan ide-ide pokok yang jelas pada awal paragraf, yang selanjutnya diikuti dengan penjelasan
yang lebih detail (rinci), dan diakhiri dengan pernyataan keramahan serta harapan tindakan apa yang
diinginkan. Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berkut:

Keunggulan:

 Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali

membaca suatu pesan.
 Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah Anda lakukan.
 Menghemat waktu bagi penerima pesan, karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan dengan segera pada bagian mana yang
perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan:

 Faktor kebiasaan di mana orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara
berpikirnya.
 Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung "to the point", di mana hal ini terkait
dengan pola pendidikan yang telah diajarkan sebelumnya.

Strategi Penulisan Permintaan Rutin

Suatu pemintan dianggap besifat rutin jika merupakan bagian dan hal yang normal atau biasa dalam
kegiatan bisnis.Dalam dunia bisnis,permintaan rutin dapat dilakukan secara lisan maupun tertulis. Di
bab ini, permintaan rutin lebih difokuskan pada cara penyampaian pesan pesan bisnis yang
dilakukan secara tertulis. Berbagai kegiatan rutin yang dilakukan dalam dunia bisnis antara lain:
membuat surat permintaan bahan baku,surat permintaan pembayaran gaji karyawan, surat
permintaan alat tulis kantor,dll.

Pada umumnya, surat permintaan rutin dapat digunakan untuk kalangan internal maupun eksternal
perusahaan. Surat permintaan rutin untuk kalangan internal perusahaan biasanya terjadi karena
adanya permintaan rutin ,antarbagian,antardivisi,atau antardepartemen yang satu dengan lainnya
dalam suatu perusahaan. Sementara itu, surat permintaan rutin untuk kalangan eksternal
perusahaan umumnya terjadi karena adanya permintaan dari suatu perusahaan kepada perusahaan
lainnya.

Salah satu strategi yang dapat digunakan dalam melakukan penulisan surat permintaan rutin adalah
menggunakan pendekatan langsung. Secara umum, pendekatan langsung untuk penulisan surat
permintaan rutin adalah menempatkan apa yang diminta, diinginkan, dan diharapkan pada bagian
awaI/permulaan paragraf surat. Penempatan kalimat apa yang diinginkan atau diminta pada bagian
awal penyampaian pesan-pesan bisnis merupakan sesuatu yang harus diperhatikan secara seksama,
karena hal itu merupakan salah satu strategi dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang bersifat
rutin kepada penerima pesan.

Bagaimana Anda melakukan pengorganisasian atas pesan-pesan rutin tersebut? Untuk menulis
pesan-pesan rutin mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa
yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal itu lebih spesifik, jelas, dan tegas,sehingga mudah
dipahami oleh penerima pesan. Hindarkan pernyataan yang bersifat abstrak dan berlebihan.

Langkah selanjutnya adalah mengikuti penjelasan yang lebih rinci tentang permintaan yang
diinginkan. Selain itu, pada bagian pertengahan dari permintaan rutin juga perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian penerima pesan.

Pendekatan lain yang dapat digunakan untuk permintaan rutin adalah pendekatan tanya-jawab (ask-
questions approach), di mana pada bagian pertengahan suatu permintaan rutin dinyatakan secara
jelas permintaan atas berbagai informasi,seperti spesifikasi produk, harga,cara pengiriman, cara
pembayaran, garansi, ukuran,warna,dan kegunaan produk.

Pada bagian akhir dari permintaan rutin kemukakan pernyataan keramahan, apresiasi/
penghargan,dan tindakan khusus yang diinginkan. Untuk memudahkan respons penerima
pesan,akan jauh lebih baik kalau dicantumkan informasi penting yang dapat dihubungi dengan
segera,seperti alamat kantor, nomor telepon (termasuk handphone),pager,atau denan seic mail (e-
mail),jam dan hari kerja,sera kontak informasi penting lainnya.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Penulisan pesan pesan yang positif mencakup pesan pesan good-news dan goodwill. Dalam dunia
bisnis,penulisan pesan pesan good-news umumnya berisi pesan pesan bisnis yang sangat diharapkan
kebanyakan orang ,yaitu yang menyenangkan dan menggembirakan bagi pihak lain. Dalam situasi
dan kondisi seperti itu, yaitu Ketika seseorang sedang merespons secara positif penyampaian pesan-
pesan good-news dan goodwill,ia dapat menggunakan pendekatan langsung,(direct approach). Hal
itu dilakukan karena penerima pesan umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan secara
langsung. Di sini tujuan yang ingin dicapai seseorang adalah memberikan pesan-pesan bisnis yang
menyenangkan (good-news), menjawab semua pertanyaan, menyiapkan secara rinci permintaan
yang diinginkan.

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis (komunikasi) yang positif,baik secara lisan maupun
tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti rumus yang sederhana yaitu dimulai
dengan ide-ide pokok yang jelas. Upayakan bagian awal penulisan pesan-pesan positif dimulai
dengan pernyataan yang jelas dan tegas, seperti pernyataan yang berisi kabar gembira bagi pihak
lain atas prestasi, penghargaan, dan keberhasilan yang telah diraihnya, sehingga hal itu dapat
membawa nama baik perusahaannya.

Selanjutnya pada bagian pertengahan, sampaikan penjelasan secara rinci (supporting idea). Ini
merupakanbagian penjelasan secara rinci dan memiliki porsi terbesar dibandingkan dengan bagian
awal dan akhir.

Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian kesan yang baik atau
pernyataan keramahan (close courtesy) dan pernyataan harapan tindakan khusus yang diinginkan
oleh penerima pesan. Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan
dengan komponen penting dari penulisan pesan-pesan positif.

a. Ide Pokok yang Jelas (Bagian Awal)

Dalam penyampaian pesan-pesan bisnis ada beberapa hal penting yang ingin dicapai, yaitu
menyampaikan informasi, mendapatkan respons (tanggapan) dari penerima pesan, memunculkan
sikap yang menyenangkan dari penerima pesan atau paling tidak membuat mereka bersedia
menerima pesan-pesan bisnis yang disampaikan.

Sebelum memulai penulisan pesan-pesan bisnis, perlu dilakukan persiapan yang sebaik-baiknya,
seperti pesan-pesan apa yang paling penting bagi penerima pesan; bagaimana penyampaian pesan-
pesan bisnis yang efektif dan efisien; serta mengapa pesan-pesan bisnis perlu segera disampaikan.
Jawaban atas beberapa pertanyaan tersebut yang nanti akan memberikan petunjuk yang sangat
berharga bagi pengirim pesan dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang bernada positif.

b. Penjelasan Rinci(Bagian Pertengahan)

Bagian pertengahan dari suatu surat rutin, good-news, dan goodwill merupakan bagian yang
terpanjang serta memerlukan penjelasan yang cukup rinci. Penyampaian pesan-pesan bisnis dapat
diekspresikan dengan sebuah atau dua kalimat, tetapi poin-poinnya harus dijelaskan secara lengkap
agar penerima pesan tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi suatu pesan. Di samping
memberikan penjelasan yang rinci pada bagian pertengahan, Anda juga harus dapat menjaga pokok
bahasan yang telah ditetapkan pada bagian-bagian awal.

c. Penutup Surat(Bagian Akhir)

Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika penerima pesan memperoleh
kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat menerima pesan-pesan yang
disampaikan dengan baik. Yakinkan kepada para penerima pesan bahwa mereka mengetahui apa
yang akan dilakukan perusahaan, dan mengetahui bahwa tindakan itu bermanfaat bagi mereka.

121-123
….
124-126
…..
Ada 3 tujuan utama yang dapat dicapai melalui penjualan potensial yaitu:
1. memberi tanggapan/respons terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan
2. Mendorong penjualan yang akan datang
3. Memberikan kesan yang baik terhadap penerima pesan
b) Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan
Dalam hal menjawab surat permintaan informasi yang tidak berpotensi menghasilkan penjualan, pada
dasarnya ada dua hal yang perlu di perhatikan yaitu
1) menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap serta
2) memberikan kesan yang menyenangkan terhadap perusahaan anda atau hubungan kerja
MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN
Tumbuh dan berkembangnya perekonomian suatu negara pada dasarjya tidak dapat di pisahkan
dengan sejauh mana peran dunia perbankan dalam menyalurkan kredit secara optimal kepada nasabah
contoh konkret dari penyaluran kredit kepada para nasabah antara lain: pembagungan pabrik, jalan ,
jembatan, angkutan umum dll, hal ini yang sehingga permintaan kredit dalam suatu masyarakat sudah
merupakan kegiatan yang rutin seperti persetujuan kredit dan referensi kredit
1) Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan berita baik kepada nasabah.
Dalam menyamapaikan pesan pesan bisnis yang menyenangkan bagian awal surat berisi ide-ide
pokok, sedangkan pada bagian pertengahan surat perlu di sampaikan lebih rinci beberapa komponen
yang berkaitan dengan masalah kredit, seperti berapa batas maksimal jumlah kredit, beban suku
bunga, jangka waktu pelunasan kreditn dan kapan tanggal jatuh tempo
Karena surat persetujuan kredit merupakan dokuken resmi penulisannya harus memperhatikan kaidah
kebahasaann seperti menggunakan bahasa resmi, menggunakan bahasa yang mudah di pahami, jelas,
memilih kata yang tepat, dan menggunakan kata yang familiar
2) Memberikan Referensi Kredit
Kadang kalan permohonan kredit tidak memerlukan surat rekomendasi dari pihak lain. Akan
tetapi untuk jenis kredit tertentu yang memiliki nilai yang tinggi umumnya pemberi kredit
memerlukan surat rekomendasi. ketika kita di minta membuat surat rekomendasi ada dua hal yang
harus di perhatikan yaitu
1) pemohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan
2) nyatakan sesuai dengan fakta yang ada, jangan di buat²
SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN
Surat rekomendasi bagi kalangan tertentu bukan hal yang baru, apalagi dalam dunia bisnis.
Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi di lakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting
dalam suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi umumnya di jelaskan berbagai hal yang berkaitan
dengan masalah kemapuan, kedisplinann kemandirian dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai
sebagai dukungan untuk melanjutkan kariernya.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat dengan orang.
Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:
•Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
• pekerjaan atau manfaat yang di harapkan pemohon
•penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri
• kakikat hubungan antara penulis dan pemohon
• fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari
Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak diperkenankan melihat
isi surat rekomendasi tersebut. Pada umumnya, surat rekomendasi dikirimkan secara lansung ke
tempat tujuan yang dikehendaki oleh para pemohon.
Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya sebagai
pegawai baru atau keberhasilan melamar suatu pekerjaa. Setiap orang tentunya akan senang sekali
bila lamaran kerjanya membuahkan hasil, dengan diterimanya ia sebagai pegawai/karyawan di suatu
organisasi atau perusahaan