BAB I

PENDAHULUAN
 
 Latar Belakang
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi
baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara
tertulis (macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan
secara lisan.Pesan bisnis yang efektif bertujuan untuk menarik perhatian pihak lawan
komunikasi, karena itu pesan harus ringkas dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan
dalam penulisan pesan bisnis yang efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide
daripada mengesankan lawan komunikasi.
Dalam komunikasi bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan
bisnis. Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan
secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan pesan-
pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi
secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan komunikasi, pesan-pesan
bisnis yang terrencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.
Dalam hal ini perencanaan pesan-pesan bisnis lebih di fokuskan pada perencanaan
secara tertulus.
 
 Rumusan Masalah
1.Apa yang dimaksut penentuan proses komunikasi ?
2.Apa yang yang dimaksut tujuan dan analisis audience ?
3. Apa yang dimaksut penentuan ide pokok, seleksi saluran, media ?
BAB II
PEMBAHASAN
 
2.1 Penentuan Proses Komposisi
Proses komposisi (komposition process) penyusunan prinsip-prinsip bisnis dapat
dianalogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang
komposer. Dia harus merencanakan lagu apa yang akan dibuat, menentukan bentuk
aransemen dan personal group yang mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus
melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang
diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar, dan mudah dicerna para
penggemarnya. Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Penyususunan pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu :
1. Perencanaan
Daftar fase perencanaan (planning phase) dipikirkan hal-hal yang cukup mendasar,
seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok
(main idea) pesan-pesan yang akan di sampaikan dan seluruh atau media yang akan
digunakan menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi juga perlu di atur, apakah
menlemah, mendatar, atau meninggi.yang terpenting adalah menyiasati situasi yang ada,
sehingga tujuan yang di kehendaki dapat tercapai.
 
2. Organisasi dan komposisi
Setelah tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah bagaimana mengorganisasikan
ide-ide dan selanjutnya di tuangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan
komitmen pemikiran anda yang dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan
memiliki ilustrasi yang di perlukan untuk mendukung ide pokok bahasan. Organisasi dan
kompsisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan
pargraf. Oleh karena itu diperlukan perhatikan bagaimana mengunakan kata-kata,
kalimat dan paragraf yang sederhana.
 
3. Revisi
Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi subtitusi pesan yang
ingin di smpaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, stuktur kalimat yang
digunakan dan bangaimana tingkat pemahamannya.Kalau belum sesuai, perlu di lakukan
pengecekan sekaligus revisi/perbaikan-perbaikan seperlunya.Oleh karena perkembangan
dunia bisnis saat ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan bisnis perlu tetap
memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, serta
merevisi pesan-pesan bisnis secara jelas dan seefektif mungkin.
Penentuan Tujuan dan Analisis Audience
2.2.1 Penentuan Tujuan
Tahap pertama dalam merencanakan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tujuan komunikasi, seorang komunikator tentunya ingin nama baik di
hadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum nenutuskan untuk menympaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, ada
perlu menjawab 3 pertanyaan, apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya sudah
tepat, dan apakah tujuannya dapat diterima organisasi tersebut.
 
 Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisai tentunya memiliki tujuan
yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil keputusan yang mencakup
antara lain:
 
1. Keputusan untuk meneruskan pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyaka pada diri anda sendiri apakah pesan
yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak. Jika pesan-pesan yang akan di
sampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada audiens, sebaiknya
penyampaiannya ditunda dulu. Sebalinya bila sangat penting dan akan membawa
pengaruh yang besar, pesan seharusnya segera di sampaikan atau di teruskan.
1. Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik mennggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan isi pesan
yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?  Apakah harapan
mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audiensnya,
komunikator tidak akan menggapai mereka dengan baik. Kpmunikator dan audiens juga
akan gagal mendapatkan apa yang mereka ingkan bila harapan mereka tidak
sesuai/sejalan.
 
1. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Informasi yang rrlrvan harus di singkirkan
atau di buang jauh-jauh. Bila informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan
pesan yang akan di sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang
percuma.
 
1. Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan,
sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi dapat di gunakan
yang dapat berupa lisan maupun tulisan.
 Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:
 
1. Memberi informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan
dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu
perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf
administrasi di kantor-kantor cabang yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang di harapkan, ia dapat memasang iklan lowongan kerja
melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet. Media komunikasi yang mana
yang akan dipilih sangant bergantung kebijakan perusahan mempertimbulkan
kemampuan internal perusahaan tersebut.
 
1. Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak lain agar
apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan benar.Dilakukan, terutama
berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
1. Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis
tersebut seseorang dapat melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan
domestik maupun perusahaan asing.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu mampu menjelaskan tujuan
yang diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu, untuk merumuskan tujuan tersebut,
sesorang perlu menanyakan kepada dirinya sendiri, apakah audiens mampu melakukan
penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak.
 
 Pertimbangan Pengiriman Pesan
Sebelum menetapkan maksud untuk mengirimkan pesan, ada faktor yang perlu
dipertimbangkan yang meliputi hal-hal berikut :
1. Tujuan yang realistis. Pada umumnya orang tidak mudah untuk cepat berubah. Oleh
karena itu jika seseorang mempunyai tujuan yang mendasar sebaiknya disampaikan
secara realistis.
 
1. Ketepatan waktu. Waktu yang tepat merupakan faktor penting dalam pengiriman dan
penyampaian pesan. Jika seseorang atau organisasi sedang mengalami perubahan, pesan
dapat disesuaikan dengan keadaan yang berlangsung sampai dengan segala sesuatu
menjadi stabil dan ada perhatian terhadap pesan yang disampaikan.
 
 
1. Ketepatan orang yang mengirimkan pesan. Meskipun semua tugas yang diberikan dapat
diselesaikan tanpa bantuan orang lain, pihak atasan mungkin memiliki kesempatan yang
lebih baik dalam menyelesaikan pekerjaan yang ditugaskan kepada seseorang.
 
1. Tujuan yang selaras dengan tujuan organisasi. Seorang karyawan harus bekerja sesuai
dengan tujuan organisasi. Hal ini memiliki tujuanm agar setiap komunikasi yang terjadi
 didalamnya dapat berjalan dengan baik tanpa ada hambatan yang disebabkan oleh
perbedaan persepsi.
 
2.2.2 Analisis Audience
Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya
adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka, bagaimana
pemahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin
mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.
 Cara mengembngkan profil audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang susah. Akan
menjadi mudah apabila lawan komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan
menjadi sulit jika yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di
kenal. Dan komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.
 
1. Melakukan ukuran dan komposisi audiens.
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang berbeda denag
audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk menghadapinya diperlukan teknik
komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan di smpaikan juga di tentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlah kecil, materi dapat di kemas dalam susunan
laporan sederhana kemudian di persentasikan atau di bangikan kepada mereka. Untuk
audiens yang jumlahnya besar, materi sebaiknya di kemas dalamsuatu makalah atau
laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
1. Siapa audiensnys
Bila auudiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling penting.
1. Reaksi audiens
Perlu diketahui (diantisipai) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tersebu. Jika
komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebauknya di sajikan langsung pada bangian kesimpulandan saran-saran.
1. Tingkat pemahaman audiens
ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audienssperti tingkat pendidikan,
usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh
audiens tersebut harus dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak
terlalubmenggurui, kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan
dan kurang tertarik pada kesan yang di sampaikan.
1. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan yang dilakuan. Komunikator dengan
penampilan yang meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi untuk mendengarkan
dan menyimak pembicaraan sehimgga pesan dapat di tampilkan denga baik.
 
 
 Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi
            kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu
1. Temukan/cara apa yang diinginkan oleh audiens
Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui dan segera
memberikan informasi yang diminta,
1. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu meskipun informasi
tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
1. Berikan semua informasi yang diperlukan
Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh sudiens tidak ada yang
terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelum pesan disampaikan oleh
audiens.  Hal ini untuk menjaga agar apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai
dengan apa yang di kirim.
1. Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang di smpaikan kepada audiens hendaknya informasi yang benar-benar
akurat dan dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya.
1. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sngat menarik bangi para audiens.
Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang lebih kepada hal tersebut.
 
 Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens
            Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audiens untuk mau mengubah
perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motifasi ini sering kali mengalami
hambatan/kendala. Salah satu cara untuk mengatasi kendala adalah dengan mengatur
pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang di sampaikan dapat diterima
audiens dengan mudah.
Pendekatan yang dapat di lakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan mengunakan argumentasi merupakan
cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan
pendekatan emosi audiens.
Penentuan ide pokok, seleksi saluran, media
2.3.1 Penentuan ide pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara untuk
mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada satu tema
pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai ide-ide
pendukung. (supporting idea).
Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat memotivasi orang untuk
melakukan apa yang diinginkan dengan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan
pengirim dengan tujuan mereka. Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang
penting harus diidentifikasi terlebih dahulu.
 Teknik curah pendapat (brainstroming)
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman.
Pendekatan yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan
pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan
mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah
pendapat yang dapat di gunakan antara lain.
 
1. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder, dan telaahpesan-pesan yang di sampaikan. Dengarkan dengan
teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat di temukan dengan
mudah.
 
 1. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda di atas kertas kosong. Hubungkan
antara ide satu dengan ide yang lain. Bagi kedalam kelompok-kelompok, dan temukan
butir yang penting dan tidak penting.
 
1. CFR (conclusions, findings, recommendations) workssheet
Jika sunjeknya mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu lembar kerja
(workssheet) yang akan membatu menjelaskan hubungan antara temuan (findings),
kesimpulan (conclusions), dan rekomendasi (recommendations) yang akan di berikan.
 
1. Journalistic approach
Pendekatan ini memberikan butir yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa(what) kapan(when),
dimana(where) dan bagaimana(how), akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
 
1. Question and answer chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audiens. Apa
pertanyaan pokok audiens, apa yang di ingnkan audiens, periksa jawaban atas
pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin muncul. Ikuti arus
pertanyaan dan jawab pertanyaan tersebut sehingga ide pokok dapat di temukan.
 
 Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat
(respect) audiens kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks
dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih penting adalah ide-ide
pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan diterima oleh audiens.
2.3.2 Seleksi saluran dan media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat di sampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan (oral) dan tulisan (wrutten). Pilihan mendasar
antara berbicara atau menulis bergantung pada tujua atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
 
 Komunikasi lisan
            Salah satu kelebihan dari komunikasi lisan (oral communicantons) adalah
kemampuannya memberikan umpan balik (feedback) dengan segera.  Komunikasi lisan
ini lebih ekonomis, pendekatan lisan juga bermanfaat bila yang di sajikan adalah
informasi kontoversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka
sehingga komunikator dapat menyesuaikan pesan-pesan yang di sampaikan.
Kominikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang atau lebih,
pembicara lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan kelompok kecil (diskusi
kelompok) seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan persentasi penting
lainnya.
Pada umumnya semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi di antara
mereka, jika informasi bertujuan untuk mencapai suatu keputusan atau pemecahan
suatu masalah. Program yang relatif informasi dan tidak terstuktur memungkinkan ide-
ide akan mengalir dengan bebas.
Persentasi formal, dengan jumlah audiens yang lebih besar, seperti konversi penjualan,
rapat para pemegang saham,  persentasi untuk pengenalan produk baru, dan fungsi-
fungsi seremonial ungul.
 
  Komunikasi tertulis
            Pesan-pesan tertulis juga memiliki berbagai macam bentuk, seperti surat, memo,
proposal dan laporan. Salah satu kelebihan komunikasi tertulis (writter communications)
adalah bahwa penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka.
Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu di pertimbangkan tingkat
kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkar kerahasiaan, emosional, dan biaya
pengirim serta harapan audiens.
BAB III
PENUTUP
 
 
3.1 Kesimpulan
 
Berdasarkan pembahasan tersebut kami menyimpulkan bahwa, dalam melakukan
komunikasi bisnis kita perlu melakukan perencanaan pesan-pesan bisnis yang baik dan
benar, kami berharap pembaca mampu memahami tentang perencanaan pesan-pesan
bisnis dan bagian-bagian penting dalam pembahasan tersebut. Dalam pembahasan
tersebut mampu memberikan gambaran tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang
akan berguna untuk mencapai tujuan dalam berkomunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
 
http://restuanindita.blogspot.co.id/2015/05/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
http://www.academia.edu/17422150/perencanaan_pesan-pesan_bisnis
http://bayuhermawan11.blogspot.co.id/2016/10/makalah-perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html
https://ikelailatus.wordpress.com/2016/10/19/makalah-kombis-perencanaan-pesan-bisnis/