B.

 PENENTUAN TUJUAN BISNIS 

Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-

pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga
danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi. Ada tiga tujuan unum
komunikasi bisnis, yaitu : 

1. Memberi Informasi (informing) 

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh,
seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru
yang akan di tempatkan 

2. Membujuk atau persuasi (persuading) 

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada
pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener.
Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara
seseorang dengan orang lain dalam bisnis. 

3. Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating) 

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi
atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan
asing. 

CARA MENGUJI TUJUAN 

1. Apakah Tujuan Tersebut Realistis? 
Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide
atau gagasan yang hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada.
Seperti kemampuan financial, manajerial, sumber daya dan teknis
operasional. 
2. Apakah Waktunya Tepat? 
      Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya
dipertimbangkan ketepatan waktu. 
3. Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat? 
     Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu
pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
4. Apakah Tujuannya Selaras Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan? 
    Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan
organisasi secara keseluruhan. 
C. ANALISIS PENERIMA PESAN 

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi

komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki
pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Analisis
dengan cara:

1. Mengembangkan Profil Audiens 
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih
mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga,
reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada
umumnya bisa diperkirakan.
2. Mengenali Penerima Primer 
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan. 
3. Menetapkan Jumlah Dan Komposisi Audiens 
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis
yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis
yang ditujukan kepada banyak orang. 
4. Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens 
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka
pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif sama
terhadap suatru pesan.
5. Memperkirakan reaki penerima 
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima. 
6. Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens 
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima .
Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses
pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis
mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu : 
a) Temukan apa yang ingin diketahui audiens 
b) Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan 
c) Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens 
d) Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat 
e) Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.

7. Memuaskan kebutuhan emosional dan praktis Audiens 

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja sama seringkali gagal
mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang harus diingat
bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan
kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan
 bisnis menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional,
serta disusun dengan format yang menarik. 

D. PENENTUAN IDE POKOK 

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu rumusan
pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai melalui topik
tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan topik itu
merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas.
Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut.Cara yang dapat digunakan
untuk menentukan ide pokok : 

1. Brainstorming 
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok dengan
membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide
pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa
teknik brainstorming yang dapat digunakan: 

1. Storyteller’s
Tour 
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, dan
imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga ide
pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Random List 
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas kertas kosong.
Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut. Bagilah mereka ke
dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan yang tidak
penting. 

3. Conclusions,Findings, Recommendations (CPR) Worksheet 

Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah, gunakanlah suatu
worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan diberikan. 

4. Journalistic
Approach 
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal
menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan, di mana, dan
bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik, akan dapat
menjelaskan ide pokok presentasi. 
5. Question
and Answer Chain 
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi perspektif audience 

2. PetunjukAtasan 
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari
atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan
desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk
pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan. 

3. Kebiasaan 
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar
kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif
sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai
keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja. 

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA 

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud
pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut
sebagai berikut:

1. Saluran Komunikasi Lisan 
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan
dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara
langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan,
dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman,
praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam
memberikan umpan balik (feed back). 

2. Saluran Komunikasi Tertulis 
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis
duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan
bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak
bias di peroleh dengan waktu cepat. 

Macam- Macam Komunikasi

Komunikasi Lisan : 
1. Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens
2. Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti
3. Anda tidak memerlukan catatan permanen
4. Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis
5. Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah. 

♦Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi) 
2. Telepon, voice mail 
3. Radio, televisi, Computer 
4. Pita audio dan video 
5. Teleconference
6. Video conference

Komunikasi Tertulis : 
1. Anda tidak memerlukan unpan balik segera
2. Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-
hati
3. Anda memerlukan catatan permanen
4. Anda ingin mencapai audiens yang luas
5. Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan. 
♦Media pada saluran tertulis : 
1. Surat, memo, laporan, proposal 
2. Elektronik mail / email 
3. Telepon (sms) 
4. Computer 
5. Faks
6. Telegram 
7. Pos biasa dan khusus