MAKALAH

“PERENCANAAN,PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN-PESAN

BISNIS”

NAMA: HASANUDIN
NIM :23 MJ 068

PROGRAM STUDI S1
MANAJEMEN UNIVERSITAS
TEKNOLOGI MATARAM
TAHUN AKADEMIK 2023/2024

i
 BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar belakang

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pemimpin

kepada para bawahan. terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide
secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele. ide yang disampaikan akan dapat
memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan
menjadi tantangan bagi komunikator.

Hal yang perlu diperhatikan dalam mengorganisasi pesan-pesan yang baik

sebagai berikut: Subjek dan tujuan harus jelas, semua informasi harus
berhubungan dengan subjek dan tujuan, ide-ide harus dikelompokkan dan
disajikan dengan cara yang logis, semua informasi yang penting harus sudah
tercakup.

Revisi dalam organisasi atau perusahaan sangat diperlukan agar pesan- pesan
bisnis yang telah direncanakan dan dibuat tersebut dapat ditinjau ulang atau
disempurnakan untuk menghindari terjadinya kesalahan ketik atau kekurangan
lainnya, sehingga sesuai dengan maksud dan tujuan yang dikehendaki. Menulis
pesan-pesan bisnis sangat berbeda dengan menulis pesan-pesan yang bersifat
pribadi. Dalam menulis pesan-pesan bisnis yang baik diperlukan proses
pemikiran, tenaga, dan waktu yang cukup.

Keterampilan dalam merevisi pesan-pesan bisnis sangat diperlukan oleh para

pelaku bisnis agar maksud dan tujuan yang dikehendaki bisa sesuai dengan apa
yang direncanakan. Pemilihan kata yang tepat dan pengembangan paragraph yang
efektif sangat diperlukan dalam pembuatan revisi pesan-pesan bisnis yang efektif.

1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pemahaman proses komposisi

Proses Komposisi yaitu proses penyusunan pesan-pesan bisnis. Penyususnan

bisnis meliputi tiga tahap, yaitu perencanaan,pengorganisasian, dan revisi.

 Perencanaan

Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar,seperti

maksud atau tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, ide pokok
pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang akan
digunakan untuk menyampaikan pesan. Disamping itu, intonasi juga perlu
diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang penting adalah melihat
situasi yang ada sehingga tujuan yang kita ingin kan dapat tercapai.

 Pengorganisasian

Setiap tahap perencanaan, tahap berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide dan

selanjutnya dituangkan dalam bentuk daftar. Proses ini dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustri yang diperlukan untuk mendukung ide
pokok bahasanya. Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan
atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karena itu, perlu
diperhatikan bagaimana menggunkan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang
sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh penerima pesan.

 Revisi

Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat maupun paragraf, perhatikan

apakah kata-kata, kalimat, paragraf tersebut telah dieksperesikan dengan benar.
Seluruh maksud dan isi pesan harus telah dikembalikan dari sisi subtansi pesan
yang ingin disampaikan maupun dari gaya penulisannya, stuktur kalimat yang
digunakan, dan bagaimana tingkat pemaham nya. Kalau ternyata belum sesuai,

2
perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan seperlunya,
sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif
mungkin.

2.2 Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan

maksud atau tujuan komunikasi.Sebelum memutuskan untuk menympaikan
pesan-pesan bisnis kepada pihak lain.

Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan

yang dikehendaki, sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya
memiliki tujuan yang bermacam-macam.di samping itu, dapat mengambil
keputusan yang mencakup antara lain:
 Keputusan untuk meneruskan pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri anda sendiri

apakah pesan yang akan di sampaikan benar-benar perlu atu tidak.
 Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan
isi pesan yang di sampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?
Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa
mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan menggapai mereka
dengan baik.

 Keputusan untuk memusatkan isi pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memutuskan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting,
yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah di tetapkan. Bila
informasi yang tidak penting dimasukan dalam pesan pesan yang akan di
sampaikan, inti pesan akan kabur, dan waktupun akan terbuang percuma.
 Keputusan yang akan menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan
suatu pesan, sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media
komunikasi dapat di gunakan yang dapat berupa lisan maupun tulisan.

3
Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu:

 Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh,
seorang pemimpin suatu perusahaan Memberi informasi membutuhkan
beberapa pegawai baru yang akan ditetapkan sebagai staf administrasi.
 Melakukan persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakuan persuasi kepada pihak
lain agar apapun yang di sampaikan dapat di pahami dengan baik dan
benar.
 Melakukan kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Dalam dunia bisnis, persentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan
yang diinginkan secara spesifik

2.3 Analisis Audience

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, Langkah
berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan di paham. Siapa mereka,
bagaimana pemahaman atau pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan,
jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka dan apa yang mereka ketahui.

 Cara mengembangkan profil audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh di katakan gampang-gampang

susah. Akan Cara mengembngkan profil audiens menjadi mudah apabila lawan
komunikasi dikenal baik. Akan tetapi, semua akan menjadi sulit jika yang
menjadi audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum di kenal. Dan
komunikator perlu melakukan invetigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

4
I. Melakukan ukuran dan komposisi audiens.
Audiens dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan perilaku yang
berbeda dengan audiens yang berjumlah sedikit, sehingga untuk
menghadapinya diperlukan Teknik Bentuk dan format penulisan
materi yang akan di sampaikan juga di tentukan oleh jumlah
komunikasi yang berbeda pula.
I. Siapa audiensinya
Bila audiens yang di tuju lebih dari satu orang, komunikaor perlu
mengidentifikasi siapa Siapa audiensinya diantara mereka yang
memegang posisi kunci atau posisi paling penting.
I. Reaksi audiensi
Perlu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh
audiens tersebut. Jika Reaksi audiens komposisi audiens adalah orang-
orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya
di sajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran.
I. Tingkat pemahaman audiensi

ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti

tingkat pendidikan, usia dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika
komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda,
perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus
dididik. Secara umum, usahakan agar anda tidak terlalu menggurui,
kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan dan
kurang tertarik pada kesan yang disampaikan.
I. Hubungan komunikator dengan audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens,
audiens harus dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pes

5
  Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan

informasi audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada
lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audiens, yaitu

I. Temukan cara apa yang dinginkan oleh audiens

Komuikator harus dapat menemukan apa yang ingin mereka ketahui
dan segera memberikan informasi yang diminta,
I. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
Berikan tambahan informasi yang mungkin sangat membantu
meskipun informasi tersebut secara khusus tidak diminta oleh audiens.
I. Berikan semua informasi yang diperlukan

Usahakan agar semua informasi yang penting diminta oleh audiens

tidak ada yang terlewatkan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu
sebelum pesan disampaikan oleh audiens. Hal ini untuk menjaga agar
apa yang diminta audiens bener-bener telah sesuai dengan apa yang di
kirim.
I. Pastikan bahwa informasi akurat
Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaknya informasi
yang benar-benar akurat dan dapat di pertanggungjawabkan
kebenarannya.
I. Tekan ide-ide yang paling menarik kepada audiens
Cobalah untuk menemukan hal penting yang sangat menarik bagi para
audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian yang
lebih kepada hal tersebut.

2.4 Penentuan ide pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara

untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara pada
satu tema pokok yaitu ide pokok (main idea). Hal-hal yang lain dianggap sebagai
ide-ide pendukung.(Support idea).

6
 Topik dan ide pokok adalah dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan
yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik yang
menjelaskan isi dan(supporting idea). tujuan dari topik tersebut. Ide pokok dapat
memotivasi orang untuk melakukan apa yang diinginkan dengan
menggabungkan atau menyelaraskan tujuan pengirim dengan tujuan mereka.
Sebelum dapat menentukan ide pokok, hal-hal yang penting harus diidentifikasi
terlebih dahulu

 Teknik curah pendapat (brainstroming)

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, diperlukan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan
yang paling baik adalah curah pendapat yang memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari
berbagai kemungkinan, menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens,
dan fakta yang ada.

 Pembatasan cakupan
Secara umum, penyajian informasi rutin kepada audiens yang telah anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Ini dapat membangkitkan rasa hormat
(respect) audiens Pembatasan Cakupan kepada komunikator, sedangkan penyampaian
pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih lama. Yang lebih
penting adalah ide-ide pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti dan
diterima oleh audiens.

2.5 Seleksi Saluran dan Komunikasi

Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran

 .Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan bentuk komunikasi lisan atau dengan mengucapkan

kata-kata secara langsung kepada lawan bicaranya. Komunikasi lisan me milki
kelebihan dapat memberikan umpan balik secara langsung.

 Komunikasi Tertulis

Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang dilakukan yang melalui

sebuah tulisan yang dilakukan dalam kegiatan surat menyurat yang melalui
pos, telegram, e-mail dan masih banyak lagi. Komunikasi tertulis memiliki
7
 kelebihan penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakann dan
mengendalikan pesan pesan mereka.

Perbedaan komunikasi Lisan dan Tertulis:

 Komunikasi Lisan
 Menginginkan umpan balik segera dari audiens
 Pesan Relatif sederhana dan mudah diterima
 Tidak memerlukan catatan permanen
 Dapat mengumpulkan audiensi lebih mudah dan ekonomis
 Menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah

 Komunikasi Tertulis
 Tidak memerlukan umpan balik segera dari audiens
 Pesan sangat rinci,kompleks dan memerlukan perencanaan yang hati-hati
 Memerlukan catatan permanen
 Dapat mencapai audiens yang luas
 Meminimalisasi distorsi penyampaian pesan
2.6 Hal-hal yang menvebabkan pesan-pesan tak teroganisasi dengan baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa

hal sebagai berikut :

> Bertele-tele, sering kali pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga
mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan
kata lain pesan awal terlalu bertele-tele, sehingga pembaca memerlukan waktu
yang cukup lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang
disampaikan

>Memasukan bahan-bahan yang tidak relevan, informasi yang tidak

relevan,disamping membuang-buang waktu,juga dapat membuat pesan-pesan
yang disampaikan menjadi kabur,tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu,
hanya informasi yang relevan dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.

8
 >Memasukan ide-ide secara tidak logis, penyebab

selanjutnya adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan terkait dengan topik
bahasan yang disampaikan kepada audiens.

2.7 Pentingnya pengorganisasian yang baik

Untuk dapat mengorganisasikan pesan-pesan dengan baik,ada 4 hal yang perlu

diperhatikan, yaitu

 Subjek dan tujuan haruslah jelas

 Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
 Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
Semua informasi yang penting harus sudah tercak

2.8 Pengorganisasian Pesan-pesan melalui Outline

Pengornisasian pesan-pesan bisnis melalui outline dapat dilakukan melalui 2 tahapan :

• Mendefinisikan dan mengelompokkan ide- ide, memutuskan

apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang
harus dipecahkan. Jika materinya memang lemah dan tidak memiliki suatu gaya yang
menarik, fakta yang ada akan kabur. Cepat atau lambat audiens akan menyimpulkan
bahwa anda benar-benar tidak mepunyai sesuatu yang bernilai sedikitpun.

 Menentukan urutan dengan rencana organisaional. Untuk dapat

menentukan urutanya ada 2 pendekatan penting yaitu:
a. Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan istilah
pendekatan deduktif (deductive approach), ide pokok muncul paling awal,
kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila
reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan tidak langsung (indirect approach) sering disebut juga dengan
istilah pendekatan induktif (inductive approach), dimana bukti-bukti muncul
terlebih dahulu, disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive
approach), dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, keudian diikuti
dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung
negatif atau tidak menyenangkan.

9
2.9 Keterampilan apa saja yang dibutuhkan dalam merevisi pesan bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Dalam menulis surat-surat bisnis diperlukan proses pemikiran, tenaga dan waktu yang
cukup dimana tidak boleh dikerjakan secara asal-asalan. Terdapat pesan bisnis yang
tertulis dan secara lisan.

 Pesan Bisnis Tertulis

Pesan-pesan bisnis tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya dilakukan

penelaahan lebih lanjut sebagai berikut ini:

a) Mengedit isi, pengorganisasian dan gaya penulisan

Pada tahap pengeditan, perhatikan secara seksama dibagian pembuka, apakah sudah
relevan dan menarik perhatian untuk dibaca dan juga dibagian penutup.

b) Mengedit mekanika atau Teknis penulisan

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan bisnis dapat membuat ketidakjelasan pesan
dan membuat menurunnya kepercayaan dan citra organisasi. Oleh karena itu, hal-hal
yang perlu diperhatikan Kalimat sesuai dengan kaidah Bahasa yang baik Penggunaan
huruf kapital yang tepat Penulisan tanda baca yang benar Perhatikan mana keutuhan
suatu kalimat Tidak ada kata yang diulang.

c) Mengedit format dan layout

Format penulisan yang menarik, rapi, bersih, tidak banyak coretan dan kertas yang
digunakan kualitas yang baik maka pembaca akan senang membacanya

 Pesan Bisnis Lisan

Pesan bisnis yang disampaikan secara lisan seperti penyampaian melalui rapat,,
negoisasi atau presentasi bisnis. Walaupun pesan dilakukan secara lisan, perlu juga
untuk memperhatikan substansi pesan, pengorganisasian dan gaya Bahasa agar pesan
yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens.
a) Substansi pesan

Perlu dilakukan pengeditan substansi pesan yang akan disampaikan kepada audiens.

10
Hal yang perlu diperhatikan apakah pesan yang ingin disampaikan bisa disampaikan
dengan baik dan juga data pendukung yang diperlukan.

b) Pengorganisasian pesan

Terdapat 3 poin penting :

 Pembuka ( salam pembuka dan perkenalan diri)

 Penyampaian substansi pesan

 Penutup (kesimpulan, saran atau rekomendasi)

c) Gaya Bahasa
Gaya Bahasa yang digunakan pada penyaji pesan lisan lebih menarik dibanding pesan
tertulis karena terkesan lebih santai, luwes dan tidak monoton. Maka dari itu pemilihan
gaya bahasa dalam penyampaian pesan lisan perlu diperhatikan untuk menarik
perhatian para audiens.

2.10 Pemilihan kata yang tepat

Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu
memperhatikan hal-hal, yang berikut;

a) Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai

dengan pendidikan dan pengalaman audiens
b) Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis
c) Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.

2.11 Membuat kalimat efektif

Kalimat efektif adalah kalimat yang disusun berdasarkan kaidah-kaidah yang berlaku, seperti
unsur-unsur penting yang harus dimiliki setiap kalimat (subjek dan predikat); memperhatikan
ejaan yang disempurnakan; serta cara memilih kata (diksi) yang tepat dalam kalimat.

Kalimat yang memenuhi kaidah-kaidah tersebut jelas akan mudah dipahami oleh pembaca atau
pendengar. Sebuah kalimat dikatakan sebagai kalimat efektif apabila gagasan yang ada di
dalamnya dapat diterima oleh pendengar maupun pembaca dengan mudah, jelas, dan lengkap
seperti apa yang dimaksud oleh penulis atau
pembicaranya. Kalimat tersebut tidak mengandung maksud yang lain atau menyimpang

contoh kalimat efektip ( juanda measak daging di dapur)

11
 DAFTAR PUSTAKA

https://id.scribd.com/document/395940022/Pemahaman-Proses-Komposisi-Acc

https://id.scribd.com/document/522176471/1-Penentuan-Proses-Komposisi

https://id.scribd.com/document/451050369/Seleksi-Saluran-dan-Media

https://stie-igi.ac.id/wp-content/uploads/2020/05/KOMBIS_BAB-6-
Pengorganisasian-Pesan-Pesan.pptx

https://www.studocu.com/id/document/universitas-pembangunan-nasional-
veteran-yogyakarta/accounting/kombis-bab-7/7732257

https://slideplayer.info/amp/11884826/

https://katadata.co.id/safrezi/berita/61a88a78b8c8b/contoh-syarat-dan-ciri-ciri-
kalimat-efektif-dalam-bahasa-indonesia

12