Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

A. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap yaitu:

1. Perencanaan

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi tiga tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu
mendefinisikan tujuan, menganalisis audiens, dan memilih saluran dan media komunikasi yang akan
digunakan.

2. Pengorganisasian

Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf, dan memilih ilustrasi yang diperlukan
untuk mendukung ide pokok bahasannya. Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata,
kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si
penerima pesan.

3. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana
tingkat pemahamannya. Kalau belum sesuai, perlu dilakukan pengecekkan sekaligus revisi, sehingga
apa yang telah direncakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

B. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan tujuan
komunikasi. Harus dapat menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 1

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

1. Mengapa Tujuan Harus Jelas

a. Keputusan untuk Menanggapi Pesan

Jika pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada
audiens, sebaiknya penyampaian ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan akan membawa
pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan untuk Menanggapi Audiens

Komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif audiens. Tanpa mengetahui motif audiensnya,

komunikator tidak akan dapat menanggapi audiens dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan
gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka tidak sesuai/sejalan.

c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan

Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

d. Keputusan untuk Menetapkan Media yang akan Digunakan

Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Hubungan partisipasi audiens dengan pengendali komunikator

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

a. Memberi Informasi

Tujuan pertama adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Media komunikasi mana yang akan dipilih sangat bergantung pada kebijakan perusahaan dengan
mempertimbangkan kemampuan internal perusahaan tersebut.

b. Melakukan Persuasi

Tujuan kedua adalah melakukan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat
dipahami dengan baik dan benar. Terutama berkaitan dengan negosiasi. Untuk memperoleh hasil
maksimal dalam bernegosiasi, setiap pihak perlu memahami prinsip win-win solution (kedua belah
pihak dalam negosiasi tersebut saling memperoleh manfaat tanpa merasa harus ada yang
dikorbankan atau gagal).

c.Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga adalah kolaborasi atau kerjasama. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut,
seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja sama bisnis baik dengan perusahaan domestik
maupun asing. Teknologi komunikasi sangat penting artinya dalam mempererat kerja sama dalam
dunia bisnis.

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 2

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

Contoh dalam menyatakan tujuan umum dan tujuan khusus

Tujuan umum Tujuan Khusus

memberi informasi menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran

membujuk meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat

beberapa karyawan baru bagian pemasaran

kolaborasi membantu departemen personalia mengembangkan

program pelatihan bagi beberapa anggota baru

3. Cara Menguji Tujuan

Empat pertanyaan untuk menguji suatu tujuan:

a. Apakah tujuan tersebut realistik?

Dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan
kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis
operasional.

b. Apakah waktunya tepat?

Sebagai contoh, dalam situasi krisis moneter, ide untuk melakukan ekspansi pabrik kemungkinan
besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak tepat waktunya karena pada saat itu penjualan
produk sedang menurun sampai 50% dibandingkan dengan tahun sebelumnya.

c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

Pesan atau ide yang disampiakan oleh orang yang memiliki kedudukan/jabatan tinggi cenderung
lebih dapat diterima daripada disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.

d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?

Tujuan penyampaian pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan.

C. Analisis Audiens

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Penentuan profil audiens dikatakan gampang apabila lawan komunikasi adalah orang yang sudah
dikenal. Namun akan mengalami kesulitan bila yang menjadi audiens adalah orang yang belum
dikenal. Dalam hal ini komunikator perlu melakukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan ukuran dan koposisi audiens

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 3

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audiens.
Audiens jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan sederhana kemudian
dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Untuk audiens jumlah besar, materi dikems dalam
makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
Selingan segar seperti humor dapat dilakukan untuk menarik perhatian audiens yang jumlahnya
besar.

b. Siapa audiensnya

Bila audiens lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang
memegang posisi kunci/posisi paling penting.

c. Reaksi audiens

Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, presentasi
sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi,
reaksi mereka disuga kurang positif.

d. Tingkat pemahaman audiens

Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan seberapa
jauh audiens harus dididik. Usahakan tidak terlalu menggurui agar audiens tidak merasa jenuh,
bosan, dan kurang tertarik.

e. Hubungan komunikator dengan audiens

Jika komunikator belum dikenal audiens maka komunikator harus meyakinkan audiens sebelum
penyampaian suatu pesan dilakukan. Penampilan komunikator berpengaruh pada penyampaian
pesan komunikator tersebut. Nada suara menunjukkan tingkat hubungan komunikator dan audiens.

2. Cara Memuaskan Audiens akan Kebutruhan Informasi

Lima tahap dalam memenuhi kebutuhan audiens:

a. Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

b. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Pastikan informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide paling menarik bagi audiens

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi sering mengalami kendala/hambatan, hal ini disebabkan adanya kecenderungan
dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara
mengatasinya adalah dengan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang
disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapat dilakukan adalah

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 4

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Selain itu dapat mencoba menggunakan
pendekatan emosi audiens.

Seleksi Saluran dan Media

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikannya adalah kemampuannya memberikan umpan balik dengan segera. Saluran ini
digunakan apabila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan catatan permanen, dan
audiens dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Bermanfaat
apabila yang disajikan informasi kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa
isyarat mereka.

Komunikasi lisan antara lain seperti pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, pertemuan
kelompok kecil, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, dan presentasi penting
lainnya. Semakin sedikit jumlah audiens, semakin baik interaksi diantara mereka. Presentasi formal
seringkali diadakan di auditorium. Dan kemajuan teknologi sering digunakan untuk memberi daya
tarik bagi suatu presentasi.

2. Komunikasi Tertulis

Terdapat berbagai macam bentuk seperti surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu
kelebihannya adalah penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka.

Komunikasi Lisan Komunikasi Tertulis

Anda menginginkan umpan balik Anda tidak memerlukan umpan balik

segera dari audiens segera

pesan Anda sangat rinci, kompleks,

pesan Anda relatif sederhana dan dan memerlukan perencanaan yang
mudah dipahami hati-hati

Anda tidak memerlukan catatan Anda memerlukan catatan

permanen permanen

Anda dapat mengumpulkan audiens Anda ingin mencapai audiens yang

lebih mudah atau ekonomis luas

Anda menginginkan interaksi dalam Anda ingin meminimisasi distorsi

memecahkan masalah penyampaian pesan

Media Komunikasi Lisan Media Komunikasi Tertulis

percakapan secara langsung, pidato, surat-surat, memo, laporan,

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 5

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

pertemuan-pertemuan proposal

email

telepon dan surat suara surat reguler dan khusus

VOIP (voice over internet protocols) Faksimile

audiotape dan videotape

telekonference dan konferensi video

II. Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis

A. Hal-Hal yang Menyebabkan Pesan-Pesan tak Terorganisasi dengan Baik

Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:

1. Bertele-tele

Sering kali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang, mencapai beberapa paragraf, baru
kemudian masuk ke topik bahasan sehingga pembaca memerlukan waktu yang cukup lama untuk
memahami maksud pesan yang disampaikan.

2. Memasukkan Bahan-Bahan yang Tidak Relevan

Informasi yang tidak relevan disamping membuang-buang waktu, juga dapat membuat pesan yang
disampaikan menjadi kabur, tidak jelas, dan sulit dipahami.

3. Menyajikan Ide-Ide Secara Tidak Logis

Hal ini menyebabkan ketidaklancaran komunikasi karena audiens akan sulit memahami poin-poin
penting yang disampaikan.

4. Informasi Penting Kadang Kala Tidak Tercakup di dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yang
bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari
topik pembahasan. Hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B. Pentingnya Pengorganisasian yang Baik

Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan,
yaitu:

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 6

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

a. Subyek dan tujuan haruslah jelas.

b. Semua informasi harus berhubungan dengan subyek dan tujuan.

c. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

d. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang
disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah
pekerjaan kamunikator.

a. Membantu audiens memahami suatu pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyususn ide-ide secara logis dna runtut,
dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan
memahami maksud/tujuan pesan.

b. Membantu audiens menerima suatu pesan

Misalnya seorang konsumen yang mengadu masalah pembelian produk kepada manajer toko
mempeoleh jawaban yang tidak menyenangkan. Mungkin saja surat jawaban telah disusun secara
logis sehingga dapat dipahami maksudnya tetapi tidak dapat diterima konsumen karena gaya bahasa
yang terlalu menusuk sasaran.

c. Menghemat waktu

Dengan hanya menyampaikan informasi yang relevan, waktu audiens dapat dihemat. Audiens juga
dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak
dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah pekerjaan komunikator

Dengan mengetahui apa yang ingin disampikan dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa
percaya diri komunikator akan meningkat dan semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan
pekerjaan.

C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Dapat dilakukan melalui dua tahapan, yaitu:

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator. Apabila
pesan yang disusun panjang dan kompleks, outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya,
karena outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian
yang lain. Outline juga akan menuntun untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang
sistematik, efisien, dan efektif. Outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide
sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pemikiran komunikator.

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 7

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

Susunan outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:

a. Mulailah dengn ide pokok

Ide pokok dapat membantu menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok
dirangkum dalam dua hal, yaitu:

· Apa yang diinginkan terhadap audiens untuk melakukannya atau memikirkannya

· Alasan mendasar mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya.

b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting

Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap selanjutnya adalah menyususn
poin-poin pendukung yang penting sebagai pendukung ide-ide pokok tersebut.

c. Ilustrasi dengan bukti-bukti

Tahap ketiga adalah memberikan ilustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil
dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, outline akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Untuk dapat menentukan urutan ide-ide, ada dua pendekatan penting, yaitu:

a. Pendekatan langsung (pendekatan deduktif)

Ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Digunakan bila reaksi
audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan tidak langsung (pendekatan induktif)

Bukti-bukti mncul terlebih dahulu, kemudian diikuti ide pokoknya. Digunakan bila reaksi audiens
cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat maupun formal. Untuk
memilih di antara kedua alternatif, harus menganalisis bagaimana audiens terhadap maksud/tujuan
dan pesan-pesan yang disampaikan.

Setelah memilih suatu pendekatan umum, selanjutnya memilih rencana organisasional yang paling
cocok sebagai berikut:

a. Direct request

Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin
yang dituju. Direct request dapat berbentuk surat meupun memo. Permintaan langsung
menggunakan pendekatan langsung, karena langsung pada poin yang dituju.

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 8

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill

Memberikan informasi rutin sebagai bagian dari bisnis tetap, audiens kemungkinan akan menjadi
netral. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan
langsung.

c. Pesan-pesan bad news

Jika mempunyai berika yang kurang menyenangkan, cobalah menempatkannya pada bagian
pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d. Pesan-pesan persuasif

Bila audiens sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang disampaikan, pesan-pesan persuasif
dapat digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak langsung. Perlu membuka pikiran
audiens dengan melakukan persuasi sehingga mereka dapat memahami fakta yang ada.

Pesan-pesan singkat dapat menggunakan salah satu dari keempat dasar rencana organisasional.
Untuk pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan dan presentasi, perlu pola yang lebih
kompleks. Pola tersebut dibedakan menjadi dua kategori, yaitu informasional dan analitikal.

Umumnya laporan dan presentasi yang paling mudah adalah informasional yang hanya sekedar
menyajikan fakta-fakta yang berhasil ditemukan. Kategori informasional antara lain instruksi operasi,
laporan status, deskripsi teknis, dan deskripsi prosedur dalam suatu perusahaan.

Secara umum, mengorganisasi laporan dan presentasi analitikal yang didesain ke arah suatu
kesimpulan tertantu, lebih sulit. Manakala tujuannya untuk melakukan kolaborasi dengan audiens di
dalam memecahkan masalah atau melakukan persuasi, harus memilih rencana organisasional yang
memberikan argumen secara logis.

III. Revisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

1. Pesan-Pesan Bisnis Tertulis

Proses penulisan pesan tertulis dimulai dari penulisan draf, selanjutnya penelaah dari sudut
substansi suatu pesan maupun pengorganisasian, gaya bahasa yang digunakan, susunan kalimat,
mekanik, format dan tata letak penulisan.

a. Mengedit isi, pengorganisasian, dan gaya penulisan

Sebelum adanya evaluasi, keseluruhan dokumen perlu dibaca dengan cepat. Saat evaluasi, ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain substansi suatu pesan, pengorganisasian pesan,
dan gaya penulisan. Berikut beberapa pertanyaan yang perlu diperhatikan:

· Apakah Anda telah memasukkan poin-poin dengan urutan yang logis?

· Apakah terdapat keseimbangan yang baik antara hal-hal yang bersifat umum dengan khusus?

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 9

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

· Apakah ide ynag paling penting telah memperoleh porsi pembahasan yang cukup?

· Apakah Anda telah memberikan fakta-fakta pendukung dan melakukan pemerikasaan ulang
terhadap fakta-fakta yang ada?

· Apakah Anda ingin menambahkan informasi yang baru?

Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens menangkap pesan-pesan, perlu dibuat judul, sub-
sub judul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, hruf berwarna, tabel, gambar, dan
sejenisnya.

b. Mengedit mekanik/ teknis penulisan

Langkah berikutnya melakukan pengeditan dari sudut mekanik atau teknis penulisan suatu pesan-
pesan bisnis yang mencakup antara lain:

· Susunan kalimat yang digunakan sesuai dengan kaidah kebahasaan yang ada, sehingga mudah
dipahami.

· Penggunaan kapitalisasi secara tepat.

· Penulisan tanda baca secara benar.

· Perhatikan makna keutuhan suatu kalimat, sehingga makna suatu kalimat dapat dipahami
dengan mudah.

· Perhatikan pengulangan kata secara tidak tepat dalam suatu kalimat.

Kesalahan mekanik dalam penulisan pesan-pesan bisnis dapat mengganggu pemahaman maksud
dan tujuan penulisan pesan-pesan bisnis.

c. Mengedit format dan layout

Jika format penulisannya menarik, ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yang
digunakan berkualitas baik, audiens akan senang membacanya.

2. Pesan-Pesan Bisnis Lisan

Meskipun penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut dilakukan secara lisan, tetap perlu dilakukan
pengeditan yang mencakup antara lain:

a. Substansi pesan

Hal ini mencakup apakah substansi (isi) pesan yang ingin disampaikan telah tercantum di salamnya?
Dan apakah data pendukung (tabel, grafik, bagan, gambar, audio, audiovisual) juga sudah tercantum
di dalamnya?

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 10

 Pertemuan 4 “PENULISAN KOMUNIKASI BISNIS”

b. Pengorganisasian pesan

Mencakup tiga poin penting, yaitu:

· Pembukaan (misal salam pembuka, perkenalan diri).

· Penyampaian substansi pesan (misal pengantar pesan dilanjutkan substansi pesan).

· Penutup (misal kesimpulan, saran, rekomendasi, implikasi).

c. Gaya bahasa

Gaya bahasa yang digunakan dalam penyajian pesan bisnis secara lisan lebih menarik dan dinamis
daripada yang berbentuk tertulis karena cara penyampaian yang lebih santai, luwes, dan tidak
monoton. Selain itu penerima pesan akan lebih mudah memahami maksud dan tujuan pesan.

Dosen Pengampu: Fitri Ayu Nofirda, SE, BBA (Hons), M.Sc 11