PEMBAHASAN

4.1. Pengertian Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik
akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.1
Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan
tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media
komunikasi.
Tujuan dalam perencanaan bisnis harus dievaluasi apakah tujuan realistis,
waktu tepat, dan dapat diterima. Tujuan juga harus diuji apakah sesuai dengan
kemampuan, ketepatan waktu dan orang, dan selaras dengan tujuan organisasi.
Untuk membuat perencanaan bisnis yang baik komunikator perlu
melakukan analisis audiens. Caranya adalah dengan mengembangkan profil
audiens dan menganalisa pemuasan konsumen. Komunikator mengantisipasi
rekasi audiens, memperkirakan jumlah, mengetahui hubungan komunikator
dengan audiens apakah kenal atau tidak. Untuk pemuasan audiens
komunikator perlu mengetahui kebutuhan informasi audiens. Pemuasan juga
bisa dilakukan dengan motivasional dengan pendekatan argumentasi, rasional,
dan emosi audiens. Pemuasan emosional digunakan untuk mengubah perilaku
audiens. Akan tetapi ada hambatan yaitu audiens cederung tidak mau berubah
untuk hal baru.
Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu
bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui
beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding
Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist
approach.
Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat
kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan
audiens.
Saluran lisan memiliki kelebihan cepat mendapat feedback dan
menyampaikan pesan, audiens merasa nyaman, reaksi audiens terbaca, dan
ekonomis. Bentuk saluran lisan adalah percakapan, wawancara, diskusi,
seminar, lokakarya, pelatihan, pidato, dan presentasi. Saluran lisan informal
itu tidak terstruktur tapi ide lancer. Saluran lisan formal terjadi saat RUPS,
presentasi, dan penganugerahan. Alat Bantu yang digunakan adalah film,
1

1
 video, rekaman, LCD, dan slide. Saluran tulisan memiliki kelebihan yaitu
lebih teratur karena komunikator sempat merencanakan dan mengendalikan isi
pesan. Bentuknya adalah surat, memo, dan proposal.

4.2. Pemahaman Proses Komposisi

4.2.1 Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup
mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-
pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk
menyampaikan pesan.
4.2.2 Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,
kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah
dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.
4.2.3 Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph,
perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh
maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang
direncanakan sebelumnya atau tidak.

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis terdapat beberapa tahapan

yang harus dilakukan oleh komunikator atau penyampai pesan. Antara lain :

A. Penentuan Tujuan
Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan
adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan
dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus
menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan
organisasi.
1. Mengapa tujuan itu harus jelas.
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa
keputusan diantaranya sebagai berikut :

55
a) Keputusan untuk meneruskan pesan .

2
 Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri
sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan
atau tidak?
b) Keputusan untuk menenggapi audience
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator
perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka
memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka
mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan
harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif
audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.
c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi
pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang
penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.
d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk
menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang
dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa
lisan atau tulisan.
2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan
yaitu: a) Apakah tujuan tersebut realistis?
b. Apakah waktunya tepat?
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d. Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan

B. Analisis Audience
Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang
jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan
dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka
ketahui ?2
2

3
1) Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku
yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga
untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga
ditentukan oleh jumlah audience.
b. Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu
mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi
kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status
organisasional tinggi.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui
komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat
atau kurang kritis,
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience
seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu
diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang
yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh
audience tersebut dididik.
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh
audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi
disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan
akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan
dengan baik.
2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui
kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi
kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi
kebutuhan audience yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

4
 e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk
mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali
mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya
kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut
perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

C. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok
merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas.
Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh
audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus
diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama,
rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan
rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik
sebagai langkah awal menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi
perspektif audience.

5
 f) Pembatasan cakupan
Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal
hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat
membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan
penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan
waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas
orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal
sebulumnya.

D. Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan
mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan
audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya
memberikan umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan
yang disampaihakan sederhana, tidak diperlukan catatan permanent dan
audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya
yang ekonomis. Saluran lisan dapat digunakan apabila :
- Diperlukan umpan balik secara langsund dari penerima
- Pesan relative sederhana dan mudah dimengerti
- Tidak memerlukan catatap permanen
- Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
- Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan
pengambilan keputusan
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang
yang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan
kelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan, pidato formal dan
prentasi penting lainnya.
b. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai
macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari
komunikasi tertulis yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka.
Saluran komunikasi tertulis tepat digunakan bila :
- Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
- Pesan terinci dan kpmpleks

6
 - Memerlukan perencanaan yang seksama
- Memerlukan catatan permanen
- Penerima dalam jumlah banyak
- Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografisingin
meminimalkan peluang distorsi
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya
kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan
dan mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia
menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau
kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan
relatif akan semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan
persaingan yang cenderung semakin turbulen. Para manajer perlu membekali
diri dengan keterampilan lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi
dengan berbagai ragam budaya, gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun
kerjasama tim, baik intern maupun dalam suatu aliansi strategis dengan mitra
bisnis. Disini peran komunikasi bisnis menjadi semakin sangat penting, yaitu
kemampuan membaca, menafsirkan laporan dan informasi dari lingkungan.
Disamping menyampaikan gagasan, baik lisan maupun tertulis secara
sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis
tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses
Globalisasi dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk
mengembangkan usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi
bisnis, pemasaran produk ataupun lainnya. Melalui e-bisnis, transaksi bisnis
telah dilakukan melintasi batas demi batas dan zona waktu yang hampir pada
saat yang bersamaan.Aktivitas e-bisnis di Indonesia, merupakan tantangan
tersendiri bagi para manajer untuk mengkomunikasikan bisnisnya kepada

7
 masyarakat yang mayoritas skeptis terhadap sistem penjualan on line melalui
perbaikan sistem, pemupukan tingkat kepercayaan masyarakat serta
pemberian edukasi yang berkesinambungan.

5.2. Saran
Dalam menyampaikan pesan bisnis, sebaiknya pesan tersebut
direncanakan sebaik mungkin sehingga penerima pesan tersebut dapat dengan
mudah memahami maksud yang dari pesan tersebut. Merencanakan pesan
bisnis tidak hanya mengenai merencanakan tujuan tetapi meliputi tujuan,
penerima pesan atau audience, dan saluran atau media yang dipilih dalam
menyampaikan pesan tersebut. Apabila hal-hal tersebut telah dipilih dengan
seksama, maka pesan akan tersampaikan sesuai dengan tujuan dari pesan
bisnis tersebut.

8
 DAFTAR PUSTAKA
Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi
Kedelapan. Indeks:Jakarta.
Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga
Ardianto Elvinaro, Soeganda Priyatna. 2009. Tujuh Pilar Strategi Komunikasi
Bisnis. Bandung : Widya Padjajaran.
Ardianto, Elvinaro. 2009. Komunikasi Massa Suatu Pengantar Edisi Revisi.
Bandung : Simbiosa Rekatama Media.
Bernard, Kartz. 1989. Komunikasi Bisnis Praktis. Jakarta: Pustaka Binaman
Presindo.
Dewi Sutrisna, 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Yogyakarta.
Djurot, Totok. 2004. Manajemen Peerbitan Pers. Bandung : Remaja
Rosdakarya.
Effendy Uchjana Onong. 1990. Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek.
Bandung : Remaja Rosdakarya.