MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

“Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis”

DISUSUN OLEH:

Indriyanto Setyonugroho (041207955)

Jurusan Manajemen
Fakultas Ekonomi
UPBJJ-Universitas Terbuka
2020
 PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
A. Pemahaman Proses Komposisi
a. Pencanaan
Dalam perencanaan perlu dipikirkan hal yang mendasar, seperti menerima
pesan, ide pokok, pesan yang disampaikan dan media yang digunakan untuk melakukan
penyampaian pesan.
b. Komposisi
Komposisi yang digunakan tentang penyusunan kata-kata yang sesederhana
mungkin dan mudah dipahami oleh audience.
c. Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, perhatikan apakah kata-kata tersebut
sudah dilakukan dengan benar dan apakah sudah sesuai atau tidak.

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis terdapat beberapa tahapan yang harus
dilakukan oleh komunikator atau penyampai pesan. Antara lain :
B. Penentuan Tujuan
Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah
memikirkan tujuan komunikasi.
1. Mengapa tujuan itu harus jelas.
Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa
keputusan diantaranya sebagai berikut :
a) Keputusan untuk meneruskan pesan .
Sebelum menyampaikan pesan sebaiknya perlu memikirkan apakah pesan yang
disampaikan itu perlu disampaikan atau tidak.
b) Keputusan untuk menanggapi audience
Untuk menanggapi audience, komunikator perlu mengetahui motif mereka
dahulu apakah mereka mengaharapkan keuntungan dan apa harapan mereka
sama dengan komunikator? Tanpa mengetahui itu, komunikator tidak bisa
mengahdapi mereka dengan baik.
c) Keputusan untuk memutuskan isi
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan.
Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting.

2
 d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu
pesan apakah lewat LCD atau hanya berbicara saja.
2. Tujuan komunikasi bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.
3. Cara Menguji Tujuan
Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan tersebut realistis?
b) Apakah waktunya tepat?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan
C. Analisis Audience
Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa
mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui?
1) Cara mengembangkan profil audience
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Penyampaian antara audience yang banyak dan sedikit itu berbeda, perlunya
pemahaman penyampaian agar para audience tertarik dan mengerti.
b. Siapa audience
Bila audiencenya banyak, maka kita perlu mngetahui siapa diantara mereka
yang bisa menjadi panutan dan perhatian menarik.
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi
audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda,
perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

3
 2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.
Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui
kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan
tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience
yaitu :
a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau
mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami
hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience
untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk
mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan
memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.
D. Penentuan Ide Pokok
Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah
menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan
dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah
pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari
topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi
bagi sipenerima.

4
 b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah
suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan
(findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang
akan di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah
awal menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif
audience.
f) Pembatasan cakupan
Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa
hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang
kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama
jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-
orang yang tidak dikenal sebulumnya.
E. Seleksi Saluran dan Media
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan.
Pilihan mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan
audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuanya memberikan
umpan balik dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaikan
sederhana, tidak diperlukan catatan permanen dan audience dapat dibuat lebih
nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis. Komunikasi lisan
mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencan,
pembicaran lewat telepon, wawancaram pertemuan kelompok kecil, seminar,
workshop, program pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya.

5
2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai macam bentuk
seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi tertulis
yaitu penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan
pesan-pesan mereka. Saluran komunikasi tertulis tepat digunakan bila :
 Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan terinci dan kompleks
 Memerlukan perencanaan yang seksama
 Memerlukan catatan permanen
 Penerima dalam jumlah banyak
 Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografisingin
meminimalkan peluang distorsi Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah
adanya kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang
tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.