TUGAS 1

KOMUNIKASI BISNIS

OLEH :

ISTIQOMAH (022346825)

Kelas : 51

UNIVERSITAS TERBUKA

POKJAR BOJONEGORO

TAHUN 2019

1
A. Pemahaman Proses Komposisi
 Pencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar,seperti yang
akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan
saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan..
 Komposisi
Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata,kalimat dan
paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan
dilaksanakan oleh si penerima.
 Revisi
Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraf, perhatikan apakah kata-kata
tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan
isi pesan harus ditelah kembali.
B. Penentuan Tujuan
Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia
harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas? Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan
beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :
a) Keputusan untuk meneruskan pesan .Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada
diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau
tidak?
b) Keputusan untuk menanggapi audience. Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi
audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka.
Mengapa mereka memperhatikan
inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan
mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui motif audience nya,
komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.
c) Keputusan untuk memutuskan isi. Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu
memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang
penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media. Penentuan saluran atau media yang akan
digunakan untuk menyampaikan suatu pesan. Saluran komunikasi yang akan digunakan
dapat berupa lisan atau tulisan
2. Tujuan komunikasi bisnis

2
 Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu :
a. Memberi informasi (informing)
b. Persuasi (persuading)
c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience
3. Cara Menguji Tujuan
Ada 4 pertanyaan dalam menguji tujuan yang telah ditentukan yaitu :
a) Apakah tujuan tersebut realistis ?
b) Apakah waktunya tepat ?
c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat ?
d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan
C. Analisis Audience

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya
adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi.
a. Cara mengembangkan profil audience.
a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?
Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan
audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi
yang berbeda pula.
b. Siapa audience ?
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa
diantara mereka yang memegang posisi kunci / posisi yang penting
c. Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience
adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis
d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. .
e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience ?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat
diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Cara memuaskan kebutuhan informasi
audience
Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi
audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang
diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

3
 a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience
b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
c. Berikan semua informasi yang diperlukan
d. Yakinkan bahwa informasinya akurat
e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
b. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mengubah perilaku mereka. Tetapi,
pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan oleh adanya
kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang baru. Untuk mengatasi
kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang
bersifat rasional dan pendekatan emosi audience
D. Penentuan Ide Pokok
Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas.
Sedangkan ide adalah pokok tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik
tersebut sehingga dapat diterima oleh audience. Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu
yang harus diidentifikasi adalah :
Teknik Brainstorming.
a. Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan
berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi penerima
b. Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari
hubungan antara ide – ide tersebut
c. CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang
akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan(findings), kesimpulan (conclusions) dan
rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.
d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide
pokok.
e. Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience
f. Pembatasan cakupan
Penyajian rutin kepada audience hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini
dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian
4
 pesan yang kompleks akan memakan waktu yang lebih lama,
terutama jika audience yang hadir terdiri orang-orang yang tidak dikenal sebelumnya
E. Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua
saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan
mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan audience dan
karakarakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
a. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan yang memberikan umpan balik
dengan segera. Saluran digunakan bila pesan yang disampaikan sederhana, tidak diperlukan
catatan permanent dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan yang lain yaitu sifatnya
yang ekonomis. Saluran lisan dapat digunakan apabila :
- Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
- Pesan relative sederhana dan mudah dimengerti
- Tidak memerlukan catatan permanen
- Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
- Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua orang yang tidak terencana,
pembicaran lewat telepon, wawancara pertemuan kelompok kecil, seminar, workshop, program
pelatihan, pidato formal dan prentasi penting lainnya
b. Komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai
macam bentuk seperti surat, memo, dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi ini yaitu
penulis mempunyai kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan Saluran komunikasi
tertulis tepat digunakan bila :
- Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
- Pesan terinci dan kompleks
- Memerlukan perencanaan yang seksama
- Memerlukan catatan permanen
- Penerima dalam jumlah banyak
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya
kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan mengendalikan pesan.
Kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu
cepat