PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

tugas mata kuliah komunikasi bisnis

BAB I

A . LATAR BELAKANG
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi
baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan
perencanaan pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis
(macam-macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian

tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan
pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

B . RUMUSAN MASALAH
1 . Bagaimana proses menyusun pesan-pesan bisnis?
2 . Bagaimana penentuan ide pokok ?
3 . Bagaimana penentuan tujuan pesan-pesan bisnis?
4 . Bagaimana cara menganalisis audience?
5 . Bagaimana pemilihan saluran dan media?

C . TUJUAN
Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
Mampu menentukan ide pokok
Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
Mengetahui cara menganalisis audience.
Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

BAB II

1
 1 . PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS
Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Penyusunan
pesan-pesan bisnis meliputi 3 tahap, yaitu perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.
a . Perencanaan
Dalam fase perencanaan, dirancang hal-hal yang cukup mendasar, seperti maksud/tujuan
komunikasi, audience yang akan menerima pesan, ide pokok pesan yang disampaikan, dan
saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan pesan. Di samping itu, intonasi
juga perlu diatur.

Pada dasarnya, proses perencanaan meliputi 3 tahapan penting yang perlu diperhatikan, yaitu
mendefiniskan tujuan, menganalisis audience, dan memilih saluran dan media komunikasi
yang akan digunakan.
b. Pengorganisasian
Mengorganisasikan ide-ide dan dituangkan dalam bentuk draf. Dimulai dengan merangkai
kata, kalimat, paragraph, dan memilih ilustrasi yang diperlukan untuk mendukung ide pokok
bahasannya.

Perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-kata, kalimat, dan paragraph yang

sederhana, mudah dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan. c. Revisi
Perlu ditelaah kembali isi pesan dan maksud pesan dari sisi substansi pesan yang ingin
disampaikan maupun dari gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, dan bagaimana
tingkat pemahamannya.

Jika belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/perbaikan seperlunya, sehingga
apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

2 . PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud dan
tujuan komunikasi. Seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama baik di hadapan
audience, sekaligus sesuatu yang baik bagi organisasinya.

Sebelum Memutuskan untuk menyampaikan pesan – pesan bisnis kepada pihak lain, langkah
pertama yang harus ditentukan adalah tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai tujuan
organisasi.

a. Mengapa Tujuan Harus Jelas?

Tujuan yang jelas akan membantu mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu,
penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan
keputusan antara lain : · Keputusan untuk meneruskan pesan
2
· Keputusan untuk menanggapi audience
· Keputusan untuk memutuskan isi pesan
· Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

b. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu member informasi, melakukan persuasi,
dan melakukan kolaborasi dengan audience.

- Memberi Informasi : tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan

informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
- Melakukan Persuasi : tujuan kedua dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar.
Hal ini sering dilakukan terutama berkaitan dengan negoisasi antara seseorang dengan orang
lain dalam bisnis.
- Melakukan Kolaborasi : kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain.
Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerja
sama bisnis, baik dengan perusahaan domestic maupun perusahaan asing. Seseorang dapat
menggunakan berbagai media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile,
telepon genggam, internet, email dan telekonferensi.

c. Cara Menguji Tujuan

- Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang disampaikan hendaknya realistis, dalam arti bahwa ide-ide atau gagasan yang
hendak disampaikan sesuai dengan kemampuan yang ada. Seperti kemampuan financial,
manajerial, sumber daya dan teknis operasional.

- Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu idea tau gagasan, hendaknya dipertimbangkan ketepatan waktu.

- Apakah Orang Yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatu pesan akan
berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan. - Apakah Tujuannya Selaras
Dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara
keseluruhan.

3
 3 . ANALISIS AUDIENCE

Cara Mengembangkan Profil Audiens a .

Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah
audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam suatu laporan
sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens yang jumlahnya besar,
materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian
dan format penulisan yang lebih formal.
b . Siapa Audiens

Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi
paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci adalah mereka yang
memiliki status organisasional tinggi. c . Reaksi Audiens
Jika komposisi audiens adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis,
presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika
diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

d . Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, dan
pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki latar belakang yang
jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tersebut harus dididik.
e . Hubungan Komunikator Dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus dapat
diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang akan
disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat menunjukkan
tingkat hubungan komunikator dengan audiens.

Cara Memuaskan Audiens Akan Kebutuhan Informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens, dan
selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan. · Temukan/cari apa yang diinginkan audiens

· Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

· Berikan semua informasi yang diperlukan
· Pastikan bahwa informasinya akurat
· Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal
yang baru. Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya yaitu dengan mengatur
4
pesan sedemikian rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audiens dengan
mudah.

Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat
regional, dan menggunakan pendekatan emosi audiens.

4 . PENENTUAN IDE POKOK

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang
lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi
dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. a.Teknik Curah
Pendapat

Teknik ini memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan,

menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada.
Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

● Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan

berkomunikasi, teliti dan berlatihlah sehingga ide-ide pokok dari suatu pesan dapat ditemukan
dengan mudah.
● Random List : menulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran selanjutnya pelajari
hubungan antara ide yang satu dengan lainnya.
● CFR (Conclusions, Findings, Recommendation) worksheet : jika subjeknya mencakup
pemecahan masalah, gunakan suatu lembar kerja yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temuan, kesimpulan, dan rekomendasi yang akan diberikan. ● Journalistic
Approach : menggunaka pertanyaan 5W+1H akan dapat menjelaskan ideide pokok.

b. Pembatas Cakupan
Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada komunikator,
sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan memakan waktu lebih
lama.

5 . PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan
melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau
menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua
saluran komunikasi tersebut.
5
a. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis,
komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui
telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna
sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
b. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo,
proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hatihati untuk
mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

6
7
 8

BAB III
PENUTUP

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan
komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada
perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu perencanaan, komposisi, dan
revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan penyampaian pesan – pesan bisnis harus
ditentukan terlebih dahulu baik secara umum maupun khusus. Disamping itu, tahap
perencanaan, analisis audiens yang mencakup pengembangan profil audiens, pemenuhan
kebutuhan informasi audiens, dan pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu
dilakukan.

8
 9

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis. Edisi Kedua. Jakarta : Penerbit

9
 10

10