MAKALAH

PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Untuk Memenuhi Tugas Individu Komunikasi Bisnis

JURUSAN MANAJEMEN

FAKULTAS MANAJEMEN EKONOMI & BISNIS

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA

 KATA PENGANTAR

puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan rahmatnya, penulisan
makalah tugas Kominikasi Bisnis yang berjudul “Perencanaan Pesan – Pesan Bisnis” dapat
terselesaikan dengan baik. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Nabi
Muhammad SAW.

Penulisan makalah ini bertujuan untuk memenuhi tugas Kominikasi Bisnis. Disamping
itu penulis berterima kasih kepada selaku dosen matakuliah Komunikasi Bisnis.

Makalah ini di tulis dari hasil penyusunan data-data yang diperoleh dari, artikel-artikel,
serta informasi media sosial yang berhubungan dengan tema di atas, Maka dengan segala
kerendahan hati saya mengharapakan saran dan kritik demi perbaikan makalah ini. Semoga
makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Tangerang, 11 April 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ i

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... ii
BAB I .................................................................................................................................. 1
PENDAHULUAN .............................................................................................................. 1
1. Latar belakang ........................................................................................................ 1
2. Rumusan masalah ................................................................................................... 1
3. Tujuan penulisan ..................................................................................................... 1

BAB II ................................................................................................................................ 2
PEMBAHASAN ................................................................................................................. 2
1. Proses penyusunan pesan bisnis ............................................................................. 2
2. Penentuan tujuan pesan bisnis ................................................................................ 3
3. Analisis audience .................................................................................................... 4
4. Penentuan ide pokok ............................................................................................... 5
5. Pemilihan saluran dan media .................................................................................. 6

BAB III ............................................................................................................................... 7

PENUTUP .......................................................................................................................... 8
KESIMPULAN .................................................................................................................. 8

ii
 1

BAB 1
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Setelah gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran komunikasi baik yang
bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya adalah melakukan perencanaan
pesan-pesan bisnis, mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-
macam surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan.
Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian
tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan
bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Bagaimana Proses penyusunan pesan-pesan bisnis?
2. Bagaimana Penentuan tujuan pesan-pesan bisnis?
3. Bagaimana cara menganalisis audience?
4. Bagaimana Penentuan ide pokok?
5. Bagaimana Pemilihan saluran dan media?

C. TUJUAN PENULISAN
1. Memahami bagaimana proses penyusunan pesan-pesan bisnis.
2. Mampu mengetahui penentuan tujuan pesan-pesan bisnis.
3. Mengetahui cara menganalisis audience.
4. Mampu menentukan ide pokok.
5. Mampu memilih saluran dan media yang digunakan dalam komunikasi bisnis.

1
 2

BAB II

PEMBAHASAN

1. PROSES PENYUSUNAN PESAN BISNIS

Demikian halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis. Pada
umumnya proses penyusunan pesan bisnis terdiri dari 3 yaitu :
a. Perencanaan
b. Komposisi
c. Revisi

2. PENENTUAN TUJUAN PESAN BISNIS

Tahap pertama dalam perencanaan dalam suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud dan tujuan komunikasi. seorang komunikator tentunya ingin menjaga nama
baik dihadapan audience, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasi.
Sebelum memutuskan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain,
langkah pertama yang perlu ditentukan adalah tujuan yang realistis dan waktunya
sudah tepat, dan sesuai tujuan yang dapat diterima organisasi tersebut.
1. Mengapa Tujuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan anda mencapai tujuan yang
dikehendaki. Disamping tu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan
dapat membantu proses pengembalian keputusan yang jelas mencakup antara lain.
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
Pesan-pesan harus dipikirkan terlebih dahulu. Jika pesan tersebut
memilikipengaruh yang besar, pesan segera disampaikan ke pihak yang bersangkutan
Sebaliknya jika pesan yang akan disampaikan diduga memiliki pengaruh yang kecil
kepada audiens sebaiknya penyampaian ditahan dulu.
b. Keputusan untuk menanggapi audiens
Untuk memutuskan cara terbaik dalam menanggapi audiens, komunikatorperlu
mempertimbangkan motif-motif para audiens. Tanpa mengetahui motifaudiensnya,
komunikator tidak akan dapat menaggapi mereka dengan baik. Komunikator dan

2
 3

audiens akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkanbila harapan mereka tidak
sesuai atau sejalan.
c. Keputusan untuk memusatkan isi pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatka isi pesan. Isi
pesanharus memuat informasi yang relevan dengan pencapaian tujuan
yangditetapkan, agar penyampaian pesan mencapai sasaran yang dikehendaki.
d. Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikanpesan
sangat bergantung pada tujuan yang dikehendaki. Media komunikasi bisa berupa lisan
atau tulisan.
2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi, melakukan persuasi,
dan melakukan kolaborasi.
a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yangberkaitan dengan bisnis kepada pihak lain. Untuk menyampaikan pesan
bisnisperusahan menggunakan media komunikasi. Media komunikasi
yangdigunakan pun ergantung pada kebijakan perusahaan.
b. Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi kepada pihak lain
agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan benar. Hal ini sering
dilakukan, terutama berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain.
c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui komunikasi bisnissuatu
perusahaan dapat melakukan kerja sama dengan perusahaan-perusahaandomestik
maupun perusahaan-perusahaan asing. Kerja sama bisnis di belahandunia dewasa ini
relative mudah seiring pekembangan teknologi komunikasi.
3. Cara Menguji Tujuan
Untuk menguji apakah tujuan telah ditetapkan dengan baik atau belum,
perludilakukan pengujian tujuan dengan empat pertanyaan berikut ini.

3
 4

a. Apakah tujuan tersebut realistis?

Tujuan yang realistis berarti bahwa ide-ide atau gagasan yang
hendakdisampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada,
sepertikemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.
b. Apakah waktunya tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya mempertimbangkan
masalah ketepatan waktu.
c. Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan suatupesan
akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.
d. Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan?
Penyampaian pesan-pesan bisnis hendaknya sesuai dengan kebijakan
organisasi.

3. ANALISIS AUDIENCE
Langkah berikutnya dalam berkomunikasi dalam dunia bisnis adalah memperhatikan
audience yang akan dihadapi.
1. Cara Mengembangkan Profil Audience
Mengembangkan suatu profil audience memang bukan permasalahan yang
mudah, terlebih jika audience adalah orang-orang yang belum dikenal. Berikut adalah
cara mengembangkan audience.
a. Menentukan ukuran dan komposisi audience
Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh
jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi dapat dikemas dalam
suatu laporan sederhana kemudian dipresentasikan atau dibagikan. Untuk audiens
yang jumlahnya besar, materi sebaiknya dikemas dalam suatu makalah atau laporan
dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.
b. Siapa audience nya
Komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang
posisi kunci/posisi paling penting. Biasanya orang yang memegang posisi kunci
adalah mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

4
 5

c. Reaksi audience
Jika komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang
kritis, presentasi sebaiknya disajikan langsung pada bagian kesimpulan dan saran-
saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.
d. Tingkat pemahaman audience
Ketika menyampaikan pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan,
usia, dan pengalaman perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens memiliki
latar belakang yang jauh berbeda, perlu diperhatikan terlebih dahulu seberapa jauh
audiens tersebut harus dididik.
e. Hubungan komunikator dengan audience
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audiens, audiens harus
dapat diyakinkan sebelum penyampaian suatu pesan dilakukan. Struktur pesan yang
akan disampaikan dan nada suara komunikator saat menyampaikan pesan dapat
menunjukkan tingkat hubungan komunikator dengan audience.
2. Cara Memuaskan Audience Akan Kebutuhan Informasi
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi
audience, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan.
1. Temukan/cari apa yang diketahui audience
2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. Berikan semua informasi yang diperlukan
4. Pastikan bahwa informasinya akurat
5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience
3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience
Pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan/kendala. Hal ini disebabkan
oleh adanya kecenderungan dari audiens untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada
dengan hal yang baru. Mengatasi kendala yaitu dengan mengatur pesan sedemikian
rupa sehingga informasi yang disampaikan dapat diterima audience dengan mudah.
Pendekatan yang dapat dilakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang
bersifat regional, dan menggunakan pendekatan emosi audience.

4. PENENTUAN IDE POKOK

5
 6

Topik dan ide pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan
yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang
menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience.
1. Teknik Curah Pendapat (Brainstrorming)
Yaitu penentuan ide pokok dengan membiarkan pikiran mencari berbagai
kemungkinan ide pokok secara leluasa. Ide yang diperoleh dengan cara tersebut akan
lebih bervariatif, baru dan orisinil.
Beberapa teknik bainstorming yaitu sebagai berikut:
 Storyteller’s Tour : telaah pesan-pesan yang disampaikan dan fokuslah pada
alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi si penerima.
 Random List : menulis segala sesuatu yang ada di pikiran diatas kertas kosong.
kemudian susun menjadi kelompok-kelompok untuk hubungan antara ide-ide
tersebut.
 CFR (Conclusion, Findings, Recommendations) Worksheet : Memecahkan
masalah dengan menggunakan lembar kerja yang akan membantu menjelaskan
hubungan antara temua (findings), kesimpulan(conclusions), dan rekomendasi
(recommendations) yang akan diberikan.
 Journalistic Approach : pendekatan jurnalistik memberikan poin baik sebagai
langkah awal menentukan ide pokok
 Question and Answer Chain : barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat
dari sisi perspektif audience.
2. Pembatas Cakupan
Penyajian ruti kepada audience yang telah dikenal hendaknya menggunakan kata-
kata yang singkat. Cara ini juga dapat membangkitkan rasa hormat audiens kepada
komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan kontroversial akan
memakan waktu lebih lama.
5. PEMILIHAN SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar
antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan
karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

6
 7

a. Saluran Komunikasi Lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam
bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap
muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis.
Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan
memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).
b. Saluran Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat,
memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis dilakukan dengan
hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah
umpan balik secara langsung yang tidak bisa di peroleh dengan waktu cepat.

KOMUNIKASI LISAN KOMUNIKASI TERTULIS

Memerlukan umpan balik segera dari Tidak memerlukan umpan balik
audiens secara langsung
Tidak memerlukan catatan permanen Pesan terperinci sangat rinci dan
kompleks

Penerima dapat dikumpulkan mudah Memerlukan catatan yang permanen

dan ekonomis

Pesan relasi sederhana dan mudah Penerima dalam jumlah banyak

dimengerti

Anda menginginkan interaksi dalam Perlu meminimalkan distorsi

memecahkan masalah

Media pada saluran lisan Media pada saluran tertulis

Percakapan tatap muka (pidato,
seminar, rapat, konferensi)
Telepon, televisi, komputer
Audio dan video
Teleconference, video conforence
Surat, memo, laporan, prposal
Elektrnik mail / E-mail
Telepon (sms), telegram
Komputer
Faks, pos biasa

7
 8

BAB III

PENUTUP

KESIMPULAN

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian

tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan pesan-pesan
bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.
Dapat diambil kesimpulan bahwa dalam penyusunan pesan-pesan bisnis terdiri atas
tiga hal yaitu perencanaan, komposisi, dan revisi. Langkah lain dalam penyusunan pesan-
pesan bisnis adalah dengan menentukan ide pokoknya. Ide pokok merupakan rangkuman
pesan-pesan yang disampaikan. Selain itu dalam merencanakan pesan-pesan bisnis perlu
juga dilakukan pemilihan saluran komunikasi yang akan digunakan.