PERENCANAAN DAN PENGORGANISASIAN

PESAN BISNIS
Disusun guna memenuhi tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis
Dosen Pengampu:Kabul Trifiyanto. S.E, M.B.A.

Penyusun :
Dian Ayu Saputri (165502394/VRC)
Salis Umaeroh (165502506/VRC)
Ramda Gilang Perdana (165502488/VRC)

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE)

Putra Bangsa Kebumen
Manajemen S-1
2018

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah memberikan
banyak nikmat dan karunia-Nya kepada kami. Salawat dan salam tak luput selalu
tercurah kepada Junjungan Nabi Besar Muhammad SAW, beserta untuk keluarga,
sahabat, dan kita semua selaku para pengikut-Nya.
Alhamdulillah, pada kesempatan ini saya telah menyelesaikan tugas makalah
yang berjudul “Perencanaan dan Pengorganisasian Pesan Bisnis”, yang dibuat dalam
rangka memenuhi salah satu tugas mata kuliah Komunikasi Bisnis, STIE PUTRA
BANGSA.
Dalam penyusunan makalah ini tidak sedikit hambatan yang saya hadapi,
namun saya menyadari bahwa kelancaran dalam penyusunan materi ini tidak lain
berkat bantuan, dorongan, dan bimbingan dari berbagai hal, sehingga kendala-
kendala tersebut dapat teratasi.
Penyusunan makalah ini diharapkan dapat memberikan referensi ,
pengetahuan terkait dengan bagaimana kita memahami tentang perencanaan dan
pengorganisasian dalam pesan bisnis.

Kebumen, 10 Oktober 2018

Tim Penulis

2
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR....................................................................................................2
DAFTAR ISI..................................................................................................................3
BAB I.............................................................................................................................4
PENDAHULUAN.....................................................................................................4
1. Latar Belakang Masalah..............................................................................4
2. Rumusan Masalah.......................................................................................4
3. Tujuan Penulisan.........................................................................................4
BAB II...........................................................................................................................5
PEMBAHASAN........................................................................................................5
A. PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS..............................................5
1. Penyusunan Pesan-Pesan Bisnis..............................................................5
2. Penentuan Tujuan Komunikasi Bisnis.....................................................7
3. Analisis Audience....................................................................................9
4. Penentuan Ide Pokok.............................................................................11
5. Seleksi Saluran Dan Media....................................................................12
B. MENGORGANISASIAN PESAN BISNIS..............................................14
1. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik...............................................14
2. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Out Line..................................15
3. Memformulasikan Pesan Bisnis............................................................17
BAB III........................................................................................................................20
KESIMPULAN.......................................................................................................20
PENUTUP...............................................................................................................21
DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................22

3
 BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang Masalah
Setelah memperoleh gambaran mengenai berbagai macam bentuk saluran
komunikasi baik yang bersifat formal maupun informal, langkah berikutnya
adalah melakukan perencanaan dan pengorganisasian pesan-pesan bisnis,
mencakup pesan-pesan yang disampaikan secara tertulis (macam-macam
surat) dan pesan-pesan yang disampaikan secara lisan. Dalam komunikasi
bisnis ada beberapa langkah termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis.
Perencanaan pesan-pesan bisnis mencakup pesan-pesan yang di smpaikan
secara tertulis dan pesan-pesan yang di sampaikan secara lisan. Perencanaan
pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan
organisasi secara menyeluruh dan salah satu faktor prnrntu keberhasilan
komunikasi, pesan-pesan bisnis yang terrencana dengan baik akan
mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

2. Rumusan Masalah
1. Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis?
2. Bagaimana menentukan tujuan komunikasi bisnis?
3. Apa yang yang dimaksud tujuan dan analisis audience ?
4. Apa yang dimaksud penentuan ide pokok, seleksi saluran, media ?
5. Bagaimana mengorganisasikan pesan bisnis?

3. Tujuan Penulisan
1. Mengetahui proses penyusunan pesan bisnis.
2. Mengetahui penentuan tujuan komunikasi bisnis.
3. Mengetahui tujuan dan analisis audience pada komunikasi bisnis.
4. Mengetahui ide pokok, seleksi saluran, dan media pada komunikasi bisnis.
5. Mengetahui pengorganisasian pesan bisnis.

4
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

1. Penyusunan Pesan-Pesan Bisnis

Dalam organisasi bisnis, berbagai kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik
lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana sampai
pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo,
merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan
atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan
komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Perencanaan
pesan merupakan suatu langkah strategis bagi pencapain tujuan organisasi secara
menyeluruh dan merupakan salah satu faktor penentu keberhasilan komunikasi.
Pesan– pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik
dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya. Menyusun pesan
bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan
kreativitas. Namun demikian, tujuan penyusunan pesan bisnis bukanlah agar
penerima terpesona akan pengetahuan dan kreativitas pengirim. Pesan bisnis yang
dibuat hendaknya tetap berpusat pada penerima dan memiliki tujuan yang jelas.
Proses penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses
penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus
merencanakan musik apa yang akan dibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian
mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan,
sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan
mudah dicerna oleh para penggemarnya. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan
pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan
bisnis bersifat fleksibel. Tidak ada proses penyusunan pesan bisnis yang terbaik.

5
Walaupun demikian, sejumlah langkah umum dalam penyusunan pesan bisnis yang
efektif perlu diperhatikan. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas 3
(tiga) tahap sederhana, yaitu:
 Perencanaan pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal-hal yang mendasar dari suatu pesan yang
akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi:
 Penentuan tujuan
 Analisis audiens
 Penentuan ide pokok
 Pemilihan saluran dan media
 Penyusunan pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gagasan dituangkan dalam pesan
tertulis. Pengorganisasian dan penyusunan dokumen dimulai dari
penyusunan kata-kata, kalimat, paragraf, serta memilih ilustrasi yang akan
digunakan untuk mendukung ide/gagasan. Tahap ini meliputi 2 (dua)
kegiatan, yaitu:
 Mengorganisasikan pesan
 Memformulasikan pesan
 Revisi pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan
yang diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan lebih detail juga dilakukan
atas format penulisan, tanda baca, dan tata bahasa. Berbagai kegiatan pada
tahap revisi pesan adalah:
 Menyunting pesan
 Menulis ulang
 Memproduksi pesan
 Mencetak pesan

2. Penentuan Tujuan Komunikasi Bisnis

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan
adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan
dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama harus
menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan

6
organisasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan
audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan
dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
 Mengapa tujuan harus jelas
Tujuan pesan harus dinyatakan dengan jelas. Karena pengirim pesan
berharap audience memahami apa ide pokok yang akan disampaikan,
sehingga akan membantu komunikator dalam membuat beberapa
keputusan penting, seperti berikut:
a. Keputusan untuk meneruskan pesan
b. Keputusan untuk menenggapi audience
c. Keputusan untuk memutuskan isi Pesan
d. Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
 Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu; memberi
informasi (Informing), persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi
(collaborating) dengan audience (pelanggan).
1. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan
informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain,
contoh seorang pemimpin perusahaan ingin mendapatkan pegawai
yang diharapkan, maka dia memasang iklan melalui mass media,
memasang websitus/situs di jalur internet, dalam hal ini setiap media
mempunyai kelebihan dan kekurangan dilihat dari jangkauan dan
biayanya, untuk itu harus memilih media mana yang akan dipilih.
1. Melakukan Persuasi
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi
kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan
baik dan benar, hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan
dengan penegasan konfi rmasi pesanan pelanggan atau negoisasi
dengan pelanggan, agar kedua pihak memperoleh manfaat secara
bersama-sama tanpa ada yang merasa dirugikan.
2. Melakukan Kolaborasi

7
 Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi, atau kerja sama bisnis antara seseorang dengan orang lain,
melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan
mudah melakukan kerja sama bisnis, saat sekarang seiring dengan
pesatnya kemajuan teknologi komunikasi maka seseorang dapat
menggunakan berbagai media telekomunikasi seperti telpon,
faksimile, telpon seluler, internet surat elektronik, teleconference.
 Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam
dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut
sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai
berikut:
 Apakah tujuan tersebut realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan
yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang
ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis
operasional)
 Apakah waktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan,
hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu)
 Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan
dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan
akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan)
 Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan
penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi
secara keseluruhan)

3. Analisis Audience
Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas,
langkah selanjutnya adalah memperhatikan analisis audiens.
a. Mengembangkan Profil Audiens

 Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

8
 Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan
prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit
sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang
berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan
disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.
 Siapa audience
Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator
perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang
posisi kunci atau posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki
status organisasional tinggi.
 Reaksi audience
Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu
diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka
berdebat atau kurang kritis.
 Bagaimana tingkat pemahaman audience?
Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience
seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu
diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar
belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu
seberapa jauh audience tersebut dididik.
 Bagaimana hubungan komunikator dengan audience?
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh
audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi
disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan
akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan
menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan
dengan baik.
b. Cara memuaskan kebutuhan informasi audience.

9
 Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah
mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha
memenuhi kebutuhan tersebut. Ada lima tahap yang diperlukan untuk
memenuhi kebutuhan audience yaitu :
 Temukanatau cari yang diinginkan oleh audience
 Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan
 Berikan semua informasi yang diperlukan
 Yakinkan bahwa informasinya akurat
 Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.
c. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience
Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk
mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini
seringkali mengalami hambatan kendala. Hal ini disebabkan oleh
adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah
sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi
kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan
memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi
audience.

4. Penentuan Ide Pokok

Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme) yaitu
rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai
melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide
pokok dan topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan
subyek yang lebih luas. Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan
tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut
sehingga dapat diterima oleh audience.

10
 Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi
adalah :
1. Teknik Brainstorming.
a) Storyteller’s tour
Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan.
Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan
implikasi bagi sipenerima.
b) Random list
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong.
Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.
c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.
Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah
suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi
(recommendation) yang akan di berikan.
d) Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah
awal menentukan ide pokok.
e) Question And Answer Chain
Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif
audience.
2. Pembatasan cakupan
Penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya
menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa
hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang
kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama
jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-
orang yang tidak dikenal sebulumnya.

11
5. Seleksi Saluran Dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan dan tulisan. Pilihan
mendasar berbicara dan menulis tergantung pada tujuan dan maksud pesan
audience dan karakteristik dari dua saluran komunikasi tersebut.
1) Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah
kemampuanyamemberikan umpan balik dengan segera. Saluran
digunakan bila pesan yangdisampaihakan sederhana, tidak diperlukan
catatan permanen dan audience dapat dibuat lebih nyaman. Kelebihan
yang lain yaitu sifatnya yang ekonomis. Saluran lisan dapat digunakan
apabila :
 Diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
 Tidak memerlukan catatan permanen
 Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah dan ekonomis
 Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan masalah dan peng
ambilan keputusan.
Komunikasi lisan mencakup antara lain percakapan antara dua
orangyang tidak terencan, pembicaran lewat telepon, wawancaram
pertemuankelompok kecil, seminar, workshop, program pelatihan,
pidato formal dan prentasi penting lainnya
2) Komunikasi Tertulis
Pesan – pesan tertulis dapat disampaikan melalui barbagai
macam bentuk seperti surat, memo,dan lporan. Salah satu kebaikan dari
komunikasi tertulis yaitu penulis mempinyai kesempatan untuk
merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Saluran
komunikasi tertlis tepat digunakan bila:
 Tidak diperlukan umpan balik secara langsung dari penerima
 Pesan terinci dan kompleks
 Memerlukan perencanaan yang seksama
 Memerlukan catatan permanen

12
  Penerima dalam jumlah banyak
 Penerima sulit dijangkau karena tersebar secara geografis ingin
meminimalkan peluang distorsi
Kelebihan dari saluran komunikasi tertulis adalah adanya
kesempatan bagi para komunikator untuk merencanakan dan
mengendalikan pesan. Kekurangannya adalah umpan balik secara
langsung yang tidak bisa diperoleh dalam waktu cepat.

B. PENGORGANISASIAN PESAN BISNIS

Komunikasi yang tidak diorganisasikan dengan baik bermasalah dalam isi,

pengelompokan, dan urutan butir-butir pesan. Pesan yang tidak diorganisasikan
dengan baik akan sulit dipahami dan dapat berakibat adanya rasa frustasi pada
penerima.
Hal-hal berikut bisa menyebabkan tidak baiknya pesan bisnis :
1. Bagian awal terlalu panjang ( bertele-tele)
Seringkali pesan pembuka terlalu panjang hingga beberapa paragraf. Bagian
awal yang terlalu panjang akan menyulitkan penerima dalam memahami ide
pokoknya
2. Memasukkan hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis
Hal-hal yang tidak relevan dan tidak logis hanya akan memperpanjang pesan
bisnis, membuang waktu, dan mengaburkan pesan pokok.
3. Informasi penting terlupakan
Informasi penting sering terlupakan karena perhatian terpusat pada penyajian
ide-ide pendukung atau pelengkap.
6. Pengelompokan dan urutan pesan tidak menunjukan satu kesatuan yang logis.

13
 Butir-butir pesan bisnis yang tidak dikelompokkan dengan baik dan tidak
disajikan secara kronologis bisa membingungkan penerima.

1. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele,
ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi,
motifasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara
baik adalah suatu tantanngan bagi komunikator. Untuk dapat meng organisasi
pesan dengan baik, ada empat hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ide harus di kelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang penting harus sudah mencakup.

2. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Out Line

Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan
dua proses tahapan, yaitu anda mendefinisikan dan menggolaongkan ide-ide
kemudian anda menetapkan urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional
terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendengar
bagi setiap komunikator yang harus di pecahkan. Jika materinya memang
lemah, tidak memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan
fakta yang ada. Apabila anda menyusun pesan yang panjang dan koimplek,
maka out line sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa
dengmikian ? hal ini karena dengan adanya aot line akan membantu anda
memvusualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang
lainnya.

14
 Susunan suatu out line secara garis besar dapat di golongakan kedalam tiga
golongan :
a. Mulailah dengan ide
Ide pokok akan membantu anda dalam menetapkan tujuan dab
strategiu umum dari suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum
kedalam dua hal, yaitu : (1) apa yang anda inginkan terhadap audiens
untuk melakukannya atau memikirkannya. (2) alas an yang mendasar
mengapa mereka harus melakukan atau memikarkannya.ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat out line.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesa yang disampaikan, maka tahap
kedua adalah menyusun poin-poin pendukung yang penting sebagai
pendukung ide-ide pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi
dengan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan.
Semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang
dibuat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah anda mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide anda, anda
siap untuk memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menetukan
urutannya, ada dua pendekatan penting, yaitu:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan
deduktif, dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti
bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens
cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak Langsung

15
 Pendekatan Tak Langsung sering disebut juga dengan istilah
pendekatan induktif, dimana bukti-bukti muncul terlebih dahulu,
kemudian diikuti dengan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, bila
reaksi audiens cenderung negative atau tidak menyenangkan.

Berdasarkan reaksi audiens, terdapat empat bentuk organisasi pesan bisnis, yaitu:
1. Direct Request
Direct Request atau permintaan langsung adalah pesan yang penyampaiannya
langsung pada poin yang dituju, dapat berbentuk surat dan memo. Misalnya,
membuat surat penawaran kepada audiens yang tertarik dan memiliki hasrat
tinggi terhadap suatu produk. Permintan langsung sebaiknya menggunakan
pendekatan langsung.
2. Pesan Rutin, good news, atau good will
Pesan rutin adalah pesan atau informasi yang disampaikan secara rutin yang
merupakan bagian dari bisnis tetap. Penerima pesan rutin pada umumnya
bersikap netral. Good news atau good will adalah berita baik yang menimbulkan
reaksi positif dari penerimanya.
3. Bad news
Bad news adalah pesan-pesan yang tidak menyenangkan dan berpotensi
menimbulkan kekecewaan. Misalnya, penolakan lamaran kerja, penolakan kredit,
penurunan pangkat, dan rasionalisasi pekerja. Pesan seperti itu sebaiknya
menggunakan pendekatan tak langsung. Inti pesan dibuat dengan bahasa yang
halus dan tidak ditempakan dibagian awal.
4. Pesan Persuasif
Pesan Persuasif bertujuan membujuk dan penerima tidak tetarik pada pesan
tersebut. Ada kemungikanan penerima akan bereaksi negatif. Oleh karena itu,
sebaiknya pesan disususn dengan pendekatan tak langsung.

16
3. Memformulasikan Pesan Bisnis
Ketika menyusun naskah pertama kali, hal-hal yang diperhatikan
adalah nada dan gaya. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan
nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan
ulang.
a. Mengendalikan gaya dan Nada
Gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada atau
kesan secara keseluruhan. Gaya dapat diubah-ubah untuk menciptakan
nada yang sesuai dengan peristiwa. Struktur kalimat dan kosakata yang
dipergunakan disesuaikan dengan sifat pesan dan hubungan dengan
penerima. Gaya dan nada yang sopan dan bersahabat memungkinkan jalur
komun ikasi tetap terbuka.

Komunikasi yang efektif memegang peranan penting dalam bisnis.

Komunikasi bisnis tertulis dikatalkan efektif apabila memenuhi karakteristik
sebagai berikut :
1. Courtesy ( sopan santun)
Nada sopan dan santun akan membuat penerima merasa dihargai dan
dihormati. Penggunaan kata-kata berkonotasi positif, gender-neutrral
(penggunaan kata tidak membedakan jenis kelamin), dan permohonan maaf
yang tulus akan meningkatkan citra komunikator.
2. Correctness ( tepat atau benar)
Tidak terdapat kesalahan dalam penulisan , format, tanda baca , pengunaan
kata, ejaan, dan tata bahasa. Penggunaan kata-kata dan istilah (jargon)
yangtidak familiar akan membingungkan para audiens.
3. Conciseness ( ringkas)
Menggunakan kata, kalimat, dan paragraf yang relevan secra ringkas. Tidak
menggunakan kata-kata yang mubazir dan tidak mengulang kata-kata yang
tidak perlu.

17
4. Clarity atau Clearness (jelas)
Kata-kata mudah dimengerti hanya dengan sekali baca dan tidak
menimbulkan keraguan. Kalimat-kalimat tidak terlalu panjang dan bertalian
secara logis (coherence).
5. Concreteness ( tepat)
Tidak menimbulkan kesalahan interprestasi karena disajikan secara spesifik
dan tidak biasa.
6. Completeness (lengkap)
Memberikan informasi lerngkapo sesuai kebutuhan dan keinginan penerima.
Informasi yang tidak lengkap bisa mengakibatkan kerugian ( misalnya ,
gagalnya penjualan, rugi waktu, pegembalian barang, dan kehilangan
pelanggan potensial).
b. Mengembangkan Paragraf yang logis
Paragraf adalah kumpulan dari kalimat yang berhubungan dengan satu
topik umum. Paragraf adalah satu kesatuan unit pemikiran. Setiap paragraf
merupakan bagian penting dari keseluruhan pesan. Paragraf umumnya
terdiri atas 3 unsur, yaitu kalimat topik, kalimat pendukung topik, dan
unsur peralihan.Kalimat topik mengungkapkan subjek dari paragraf dan
bagaimana subjek akan dikembangkan.
Paragraf bisa dikembangkan dengan banyak cara. Terdapat 5 tekhnik yang
paling umum dipergunakan untuk mengembangkan paragraf, yaitu :
1. Ilustrasi adalah mengembangkan paragraf menggunakan ilustrasi atau
contoh-contoh yang dapat memperjelas ide pokok.
2. Perbandingan atau kontras adalah mengembangkan paragraf dengan
menguraikan persamaan dan perbedaan.
3. Sebab-akibat adalah mengembangkan paragraf dengan tekhnik sebab-
akibat dan memusatkan uraian pada alasan-alasan mengenai sesuatu
4. Klasifikasi adalah mengembangkan paragraf dengan memecahkan ide
umum menjadi beberapa kategori spesifik.

18
 5. Masalah dan penyelesaian adalah mengembangkan paragraf dengan
menyajikan suatu masalah dan kemudian menbahas penyelesaiannya.

BAB III
KESIMPULAN

Perencanaan pesan-pesan bisnis merupakan suatu langkah strategis bagi

pencapaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh, dan merupakan salah satu
faktor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan
baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Dalam hal ini, perencanaan
pesan-pesan bisnis lebih difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara
tertulis.
Proses penyusunan pesan – pesan bisnis terdiri atas tiga hal, yaitu
perencanaan, komposisi, dan revisi. Dalam melakukan perencanaan, maksud/tujuan
penyampaian pesan – pesan bisnis harus ditentukan terlebih dahulu baik secara umum
maupun khusus. Disamping itu, tahap perencanaan, analisis audiens yang mencakup
pengembangan profil audiens, pemenuhan kebutuhan informasi audiens, dan
pemenuhan kebutuhan motivasional audiens perlu dilakukan.

19
 PENUTUP

Puji syukur Alhamdulillah penulis Sampaikan kepada Allah SWT yang telah
memberikan nikmat dan bimbingan, sehingga penulis dapat menuangkan gagasan dan
materi yang di ambil dari beberapa referensi buku, melalui karya tulis ilmiah yang
berbentuk makalah ini. Sholawat serta salam semoga selalu tercurah kepada Nabi
Muhammad SAW.
Dengan adanya makalah ini, mudah-mudahan menjadi pengantar perkuliahan
Komunikasi Bisnis yang dibimbing oleh Kabul Trifiyanto. S.E, M.B.A. Harapan dari
penulis mahasiswa dapat memahami dan menjelaskan apa yang telah dipaparkan
dalam makalah ini. Layaknya sebuah karya manusia yang tak luput dari kesalahan,
maka penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran dari pembaca.
Semoga Allah menerima amal sholeh penulis dan pembaca sebagai bentuk
kewajiban seorang thalibul ‘ilmi yang selalu belajar dan mengamalkannya. Sekian
Terimakasih

20
 DAFTAR PUSTAKA

Purwanto,Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga.

Dewi,Sutrisna.2007.Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Andi.

21