Kom

unik
asi
bisn
is
Modul
5

Nama : Rizky
Trisyana
Kelas : Manajemen A
 Menulis Proposal dan Laporan

KEGIATAN BELAJAR 1

Menulis Laporan

Tidak mungkin ada organisasi yang tidak membutuhkan laporan dari stafnya. Ada
berbagai macam laporan yang dibuat untuk berbagai kepentingan. Ada laporan harian, mingguan,
bulanan, triwulanan, kuartalan, semesteran atau tahunan. Ada pula laporan penjualan mingguan,
laporan produksi triwulanan atau semesteran. Berdasarkan formatnya, laporan-laporan tersebut
bisa dikategorikan sebagai laporan informal dan laporan formal. Laporan informal pada dasarnya
adalah laporan yang dibuat secara ringkas yang penulisan dan penyajiannya tak seketat struktur
penulisan dan penyajian laporan formal.

A. PENGERTIAN LAPORAN
Menurut Himstreet, et al. (1983: 109), laporan adalah "pesan yang disampaikan secara
sistematis dan objektif yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari satu bagian
organisasi kepada bagian lain atau lembaga lain guna membantu pengambilan keputusan atau
memecahkan persoalan". Definisi yang kurang lebih sama juga dikemukakan Quible, Johnson,
dan Mott (1996: 74). Dengan mengacu pada pengertian tadi, maka kita bisa menyatakan bahwa
laporan itu (a) diminta oleh orang yang kewenangannya lebih tinggi; (b) arusnya dari bawah ke
atas; (c) ditulis secara sistematis; (d) objektif, dan (e) dipersiapkan untuk khalayak yang terbatas.

B. JENIS LAPORAN
jenis dan klasifikasi pertama yaitu laporan formal dan laporan informal. Sebenarnya,
semua laporan dapat dikelompokkan menjadi laporan formal dan laporan informal ini. Seperti
kita ketahui, laporan formalumumnya sangat menekankan objektivitas, dengan struktur
organisasi pelaporan yang ketat, memuat data dan fakta secara rinci, analitis dan mendalam, dan
penulisannya menghindari penggunaan ungkapan-ungkapan personal. Sedangkan laporan
informal biasanya hanya singkat dan menggunakan bahasa yang tidak baku. Memo intern bisa
juga kita sebut sebagai satu bentuk laporan informal.
 Sekarang kita melihat jenis lain laporan dengan melihat kandungan atau isi laporan. Ada
laporan yang isinya informatif dan ada pula yang bersifat analitis. Laporan informatif
menyajikan informasi objektif tentang salah satu bagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis
yang disampaikan kepada bagian/divisi lain dalam organisasi. Sedangkan laporan analitis
menyajikan data untuk membantu memecahkan persoalan. Berdasarkan hal tersebut kita bisa
membagi laporan menjadi laporan vertikal atau lateral. Fungsi laporan vertikal ini merupakan
pelaksanaan salah satu fungsi manajemen yakni kontrol. Sedangkan laporan lateral, disampaikan
kepada unit kerja atau bagian yang berbeda namun secara hierarkis levelnya sama pada satu
organisasi/lembaga bisnis. Misalnya laporan yang disampaikan dari bagian pemasaran pada
bagian keuangan Fungsi laporan lateral ini adalah agar manajemen dapat menjalankan koordinasi
antarbagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis. Kita pun bisa melihat laporan berdasarkan
posisi khalayak sasaran
laporan itu dalam hubungannya dengan organisasi, apakah pihak di dalam atau di luar organisasi.
Karena itu dikenal juga istilah laporan eksternal atau internal. Laporan internal, seperti tercermin
dari istilahnya, tentu disampaikan kepada orang/publik yang berada di dalam lingkungan
organisasi/lembaga bisnis bersangkutan. Laporan internal ini misalnya laporan harian produksi
dan pemasaran. Sedangkan laporan eksternal, seperti tercermin dari namanya disampaikan
kepada pihak luar organisasi/lembaga bisnis.

C. BENTUK-BENTUK LAPORAN
1. Laporan Informal
a. Memorandum
b. Surat
c. Manuskrip
d. Laporan justifikasi
e. Laporan berkala
f. Laporan staf
g. Laporan kelayakan
h. Laporan audit

2. Laporan Formal
Laporan formal dapat dilihat berdasarkan:
a. Panjangnya, yang lebih panjang dari laporan informal.
b. Formatnya, mengikuti format konvensional dan tidak mengikuti format standar yang
ditetapkan seperti dalam laporan informal.
c. Lebih banyak menggunakan ilustrasi grafis seperti tabel, hagan, dan grafik.
d. Ditulis dalam gaya bahasa resmi dan menggunakan bahasa baku.
D. FORMAT LAPORAN
Untuk menentukan format laporan dan panjang laporan, berikut ini ada beberapa hal yang
dapat dijadikan acuan. Ada tiga hal yang penting kita perhatikan dalam menentukan panjang dan
format laporan, yaitu:
1. Apa yang ingin dilaporkan.
2. Apakah urutan laporan bersifat langsung atau tidak langsung, dan
3. Apakah mengikuti urut-urutan logis atau topikal.

Lantas, apa pertimbangan dalam mengambil format tertentu dalam menulis laporan?
Untuk keperluan ini, kita bisa membuat pertimbangan berdasarkan hal-hal sebagai berikut:
1. informasi apa yang harus ditulis; haruskah semua bahan yang kita miliki masuk ke dalam
laporan atau membuang beberapa bagian data;
2. pendekatan psikologis apa yang paling tepat untuk pembaca tertentu laporan kita; haruskah
kita menggunakan urutan langsung yang mengarah pada gagasan utama (rangkuman temuan
penting, kesimpulan dan rekomendasi) ataukah menggunakan urutan tidak langsung yang
berurut dari fakta lalu secara bertahap masuk pada gagasan utama, dan
3. metode subbagian, metode pembagian mana yang akan memungkinkan bahan yang kita
sampaikan jadi jelas dan meyakinkan pembaca laporan; haruskah kita mengorganisasikan
berdasarkan urutan kejadian, kepentingan, kronologi, lokasi, hubungan antarruang atau
kategori; atau kita mengorganisasikan gagasan berdasarkan logika argumentatif.

E. ORGANISASI LAPORAN
Seperti halnya banyak karya tulis yang cukup panjang, organisasi penulisan laporan
formal umumnya terdiri atas (a) pembukaan, (b) isi, (c) penutup, dan (d) lampiran. Sedangkan
untuk laporan informal mengikuti format yang ditetapkan organisasi masing-masing,dan tidak
mengikuti struktur organisasi laporan yang baku dan berlaku universal berdasarkan konvensi.

Secara rinci, isi laporan formal itu adalah sebagai berikut.

A. Pembukaan, yang meliputi:
1. Judul laporan, nama dan jabatan orang yang menerima laporan, nama dan jabatan penulis
laporan, nama perusahaan dan kota lokasi perusahaan, serta waktu penyampaian laporan
2. Lembar otorisasi, yang menyatakan dasar penyusunan laporanseperti surat direksi, latar
belakang dan teknis penyiapan laporan
3. Surat pengantar, yang menjelaskan untuk apa dan siapa laporan dibuat
4. Daftar isi
5. Daftar Tabel
 6. Daftar Gambar
7. Abstrak/Rangkuman
B. lsi
1. Pendahuluan
a. Latar belakang
b. Rumusan masalah
c. Ruang lingkup
d. Metodologi
e. Rumusan Masalah
f. Batasan Masalah
g. Latar belakang sejarah permasalahan
h. Organisasi laporan
2. lsi Laporan
C. Penutup
1. Rangkuman
2. Kesimpulan
3. Rekomendasi
D. Lampiran
1. Bibliografi
2. Lampiran-lampiran

F. ORGANISASI, FORMAT DAN GAYA LAPORAN

Selanjutnya kita melihat faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi, gaya dan format laporan.
Hal tersebut perlu kita ketahui karena ada beberapa bentuk laporan seperti yang sudah kita bahas,
yakni formal dan informal, informatif dan analitis. Untuk lebih jelasnya kita bisa melihat tabel di
bawah ini.

implikasi padagaya, format

Faktor Mungkin berupa:
dan organisasi
Perintah SIAPA? Laporan sukarela yang Membutuhkan pengantar untuk
 disiapkan atas inisiatif
penulisnya; laporan resmi
yang disiapkan atas
permintaanorang lain.
Bidang APA ? Laporan penjualan, kebijakan
penggajian, rencana tindakan,
penelitian, proposal rekayasa,
laporan kemauan
KAPAN dibuat ? Rutin, yang meliputi laporan
harian, laporan mingguan,
laporan bulanan, laporan
triwulan dan laporan tahunan;
laporan khusus yang
disesuaikan dengan
kebutuhan
tertentu
Dikirim KEMANA ? Laporan internal yang
disusun untuk lingkungan
intern organisasi; laporan
eksternal yang dikirim pada
orang di luar organisasi
MENGAPA dibuat ? Laporan informatif; laporan
analitis yang memberikan
analisis, interpretasi,
kesimpulan dan kadang-
kadang rekomendasi
BAGAIMANA Pembaca reseptif; pembaca
penerimaannya? skeptis.
menjelaskan tujuan laporan
(untuklaporansukarela); laporan
resmi tidak begitu
mementingkan pengantar
karena dibuat untuk memenuhi
oermintaan
Penyajian ditentukan oleh sifat
Bidang laporan (misalnya
informasi statistik resmi yang
dirangkum dalam format
tabular) .
Untuk laporan rutin ada format
standar yang memungkinkan
pembandingan satu periode
dengan periode lainnya dan
perlu sedikit informasi latar
belakang dan informasi
transisional; untuk laporan
khusus tidak ada standarisasi
tapi membutuhkan sedikit latar
belakang dan informasi
transisional.
Laporan internal relatif
informal yang ditulis dalam
bentuk memo atau manuskrip;
laporan eksternal relatif
bernada resmi dan ditulis dalam
bentuk surat atau manuskrip
Laporan informatif
diorganisasikan berdasar
subtopik; laporan analitik
diorganisasikan berdasar
kesimpulan/rekomendasi atau
logika argumentasi
Untuk pembaca reseptif
disusun
dalam urutan langsung; untuk
pembaca skeptis disusun dalam
urutan tidak langsung.
 KEGIATAN 2

MENULIS PROPOSAL

Ringkasnya, proposal diidentikkan dengan uang. Padahal sesungguhnya tidak seperti itu.
Proposal adalah dokumen yang disiapkanuntuk menggambarkan bagaimana sebuah organisasi
dapat memenuhikebutuhan pihak lain. ersiapan menulis proposal dan kemampuan menulis
proposal sangat diperlukan agar proposal tersebut menarik dan menjalankan fungsinya. Dalam
kegiatan bisnis, permintaan membuat proposal umumnya dating dari pembeli yang kita anggap
potensial. Proposal tersebut biasanya terdiri (a) uraian rinci pokok permasalahan yang akan
dipecahkan dan (b) hiaya yang hams dikeluarkan. Oleh sebab itu, proposal harus dibuat dengan
serius sebagai salah satu bagian penting operasi pemsahaan tempat kita hekerja. Tentu saja,
seperti juga laporan, proposal memiliki format tersendiri. Format sehuah proposal dapat
herhentuk sehuah laporan seperti memorandum jika proposalnya pendek dan diedarkan untuk
kepentingan intern. Format kedua herhentuk surat laporan yang digunakan hila laporan tersehut
pendek dan diedarkan untuk kalangan eksternal organisasi/ lemhaga hisnis. Terakhir, format
proposal dihuat dalam hentuk seperti laporan formal.

A. PENGERTIAN PROPOSAL
Secara harfiah, proposal herarti usulan. Tentu saja, makna harfiah seperti itu helum
menggamharkan apa yang dimaksud dengan proposal dan hagaimana kaitannya dengan
komunikasi hisnis. Oleh karena itu proposal dapat dirumuskan sehagai "dokumen pengajuan
kegiatan dari pihak luar kepada satu organisasi atau dari seseorang yang secara hierarkis lehih
rendah kepada orang yang lehih tinggi kewenangannya". Dengan demikian, di dalam proposal
tersehut akan ada (a) usulan kegiatan, (h) hentuk kegiatan, (c) pengusul kegiatan, dan (d)
penerima usul kegiatan.
Prinsip prinsip komunikasi dipergunakan dalam penulian proposal seperti siapa yang
menjadi khalayak sasaran proposal tersebut dan bagaimana pesan diorganisasikan di dalam
proposal.

B. JENIS-JENIS PROPOSAL
Proposal pada dasarnya merupakan istilah generik untuk usulan, oleh karena itu kita perlu
memahami jenis-jenis proposal. Ada beberapa jenis proposal yang kita kenai, seperti berikut ini.
1. Proposal Program, yang merupakan usulan penyelenggaraan program yang akan terdiri dari
beberapa kegiatan.
2. Proposal kegiatan, yang merupakan usulan penyelenggaraan kegiatan yang merupakan
komponen atau bagian dari satu program.
3. Proposal kompetitif, yang pada dasarnya merupakan bagian dari usulan penyelenggaraan
kegiatan dalam naungan satu program.
4. Proposal teknis, merupakan proposal yang ditulis dengan mengacu pada Kerangka Acuan
Kerja/Term ofReference (KAK/TOR) yang dibuat satu organisasi.

C. KOMPONEN PROPOSAL
Secara umum, sebuah proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai berikut: (a)
masalah, (b) tujuan, (c) ruang lingkup, (d) metode/prosedur, (e) material/perlengkapan, (f)
personalia, (g) tindak lanjut/evaluasi, (h) biaya/anggaran, (i) rangkuman, dan (j) lampiran-
lampiran. Kita akan mendalami satu per satu bagian-bagian proposal tersebut.