III.

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

3.1 Tujuan Instruksional Umum

Setelah perkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi Komunikasi

Bisnis. Diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat mengenal (cognetive),
memahami (affective), dan mampu mengimplementasikan (psychomotor)
komunikasi dalam organisasi.

3.2 Tujuan Instruksional Khusus

Setelahperkuliahan bagian pertama atau pendahuluan dari materi komunikasi

dalam organisasi, diharapkan para peserta atau mahasiswa dapat:
1. Menjelaskan bagaimana hubungan komunikasi dalam suatu organisasi.
2. Membedakan berbagai pola komunikasi yang ada dalam suatu organisasi.
3. Mengetahui bagaimana mengelola komunikasi.
4. Mengetahui bagaimana dapat meningkatkan keterampilan komunikasi.

3.3 Hubungan Komunikasi

Organisasi adalah sekelompok masyarakat yang saling bekerja sama untuk

mencapai suatu tujuan tertentu. Komunikasi adalah perekat yang memungkinkan
kelompok masyarakat tersebut secara bersama-sama melakukan fungsinya dengan
baik. Sedangkan definisi komunikasi organisasi menurut beberapa ahli adalah :
1. Komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan
dan pembagian tugas. (Everet M. Rogers)
2. Komunikasi organisasi adalah sarana dimana manajemen mengoordinasikan
sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari
tugas-tugas dan wewenang. (Robert Bonnington)
3. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan
organisasi didalam kelompok fomal maupun informal dari suatu organisasi.
(Wiryanto, 2005)

22
 Gambar 6. Kegiatan Pertukaran Informasi

1. Peran Manajerial

Peran manajerial menurut Henry Mintzberg dijelaskan sebagai berikut:

1) Peran Interpersonal
Peran hubungan personal dapat terdiri dari:
a) Figur kepala (figur head) adalah manajer mewakili organisasi untuk
kegiatan-kegiatan diluar organisasi.
b) Pemimpin (leader) adalah manajer mengkoordinasi, mengendalikan,
memotivasi, dan mendukung bawahan-bawahannya.
c) Penghubung (liaison) adalah manajer menghubungkan personal-personal
di semua tingkatan manajemen.

2) Peran Informational
Peran dari manajer sebagai pusat syaraf (nerve center) organisasi untuk
menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar ( disseminator)
informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah
manajer sebagai juru bicara (spokesman) untuk menjawab pertanyaan-
pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya.

23
3) Peran Decisional
Peran yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai
orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumber-
sumber dayaorganisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam
organisasi.

Gambar 7. Peranan Manajerial

2. Kegiatan Pertukaran Informasi

Pencapaian tujuan suatu organisasi memerlukan proses komunikasi. Proses

komunikasi memungkinkan anggota organisasi bertukar informasidengan
menggunakan suatu bahsa atau symbol symbol yang biasa digunakan. Secara
umum komunikasi mempunyai 2 fungsi penting dalam organisasi :

1) Komunikasi memungkinkan orang orang untuk saling bertukar informasi

2) Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam
organisasi yang terpisah dengan organisasi lainnya.

24
Pada umumnya organisasi sangat bergantung pada komunikasi untuk mencapai
tujuannya.Kegiatan-kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran
informasi:
a. Menetapkan tujuan
b. Membuat dan melaksanakan tujuan
c. Mengukur prestasi kerja
d. Merekrut dan mengembangkan staf
e. Pelayanan pelanggan
f. Negoisasi dengan pemasok
g. Memproduksi produk
h. Berinteraksi dengan peraturan yang ada

3.4 Pola komunikasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi

formal (formal communication channel) , dan saluran komunikasi non formal
(informal communications channel)
1. Saluran komunikasi formal

a) Komunikasi dari atas kebawah

Jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer ) ke bawah (karyawan)
merupakanpenyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah,instruksi ,
maupun prosedur untuk dijalankan sebaik baiknya , untuk mencapai
tujuan yang dikehendaki. Menurut Katz dan Khan,komunikasi kebawah
mempunyai lima tujuan pokok yaitu :
 Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu
 Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
 Memberikan informasi tentang prosedurdan praktik organisasional
 Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan
 Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu
organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai

25
Salah satu kelemahan saluran komunikasi ini adalah memungkinkan terjadinya
penyaringan ataupun sensor informasi penting yang ditujukan ke para
bawahannya.

b) Komunikasi dari bawa keatas

Ide atau gagasan penyampaian pesan dalam komunikasi dari bawhan keatas
berasal dari bawahan , bawahan terlibat secara langsung dalam proses
pengambilan keputusan.

c) Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi antara bagian bagian
yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.Tujuan
komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi
dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki
kedudukan sejajar.

d) Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal melibatkankomunikasi antara dua tingkat organisasi
yang berbeda. Keuntungan komunikasi diagonal:
 Penyebaran informasi bias lebih cepat dibandingkan bentuk
komunikasi tradisional
 Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen,ikut
membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

Kelemahan komunikasi diagonal adalah komunikasi diagonal dapat

mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan telah berjalan normal.

e) Keterbatasan komunikasi formal

Komunikasi formal cenderung birokratis dan ketat sehingga proses
pengambilan keputusan menjadi lamban.

26
Struktur organisasi yang mendatar (flat) dengan tingkatan organisasi yang lebih
sedikit , dan lebih banyak rentang kendalinya (span of control ) akan dapat
membantu mengurangi terjadinya distorsi.

2. Saluran Komunikasi Informal

Komunikasi informal cenderung fleksibel dan tidak ketat sebagaimana

komunikasi yang terjadi disaat saat istirahat kerja.

3.5 Cara Mengelola Komunikasi

Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola komunikasi:

1. Bagaimana menangani pesan pesan yang bersifat secara rutin
2. Bagaimana menangani krisi komunikasi

1. Penanganan Pesan-Pesan Rutin

Dalam organisasi besar pada umumnya volume pesan tertulis lebih banyak
disbanding organisasi kecil,tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya
pada bagaimana memaksimumkan benefit dan meminimum kan biaya dari
kegiatan komunikasi, untuk dapat memaksimumkan manfaat dan meminimkan
biaya, seorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut :
a) Mengurangi jumlah pesan
b) Instruksi yang jelas
c) Mendelegasikan tanggung jawab
d) Melatih petugas

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Dalam situasi krisi komunikasi, ada beberapa hal yang dapat dilakukan antara
lain:
 Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan kritis
 Usahakan agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi

27
 Ciptakan sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang
dilengkapi dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
 Ceritakan suatu kejadian secara menyeluruh ,terbuka dan jujur.jika ada yang
salah segera mohon maaf
 Tunjukan keseriusan perusahaan,bukan saja dalam pernyataan tetapi juga
dalam tindakan nyata.

3.6 Meningkatkan Ketrampilan Komunikasi

Beberapa ketrampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis adalah:

 Membaca
 Mendengarkan
 Membuat percakapannya menarik
 Melakukan wawancara
 Berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
 Berpidato dan presentasi
 Menulis surat,memo dan laporan.

3.7 Referensi

1. Mulyana, Deddy (Ed.). 2010. Komunikasi Organisasi : Strategi

Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung : Rosda.
2. Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis (Edisi 3). Jakarta: Erlangga.
3. Sendjaja. 1994. Teori-Teori Komunikasi . Universitas Terbuka KPPN
Rantau

Latihan Soal

1. Komunikasi memiliki 2 peran pentng dalam organisasi. Jelaskan secara

singkat
2. Sebutkan tiga peran manajerial menurut Mintzberg. Jelaskan secara singkat

28
3. Dalam situasi krisi komunikasi, terdapat beberapa hal yang dapat dilakukan,
sebutkan dan jelaskan secara singkat
4. Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis
adalah?
5. Sebutkan keuntungan komunikasi diagonal.

29