KOMUNIKASI BISNIS

BAB 8
KORESPONDENSI DALAM BISNIS
Dosen Pengampu: Ni Putu Nita Anggraini, SE, MM

DISUSUN OLEH:
KELOMPOK: 1

o Anak Agung Gde Satria Pranaditya (01)

o Damayanty Dyah Prativi (02)
o Desak Made Kurnia Rahayu (03)

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MAHASARASWATI
DENPASAR
2020/2021

1
 DAFTAR ISI
HALAMAN COVER ................................................................................1
DAFTAR ISI ..............................................................................................2
BAB 8 PEMBAHASAN ............................................................................3
8.1 Pengertian Korespondensi .......................................................3
8.2 Peranan Korespondensi ...........................................................3
8.3 Pihak-pihak Yang Terlibat Dalam Korespondensi ...............4
8.4 Fungsi Surat ..............................................................................4
8.5 Penggolongan Surat ...................................................................6
8.6 Bagian-bagian Surat .................................................................7
8.7 Bentuk Surat .............................................................................10
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................11

2
 BAB 8
PEMBAHASAN

8.1 PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau
Correspondentie (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak pihak
yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat
resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh karena itu, korespondensi juga
diartikan sebagai surat menyurat.

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang
digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang
disampaikan melalui surat bisa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan,
perintah, permintaan, atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam
secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).

E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan

melibatkan jasa layanan Internet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki
fasilitas yang sama apabila berkomunikasi menggunakan email. Penggunaan e-
mail mengalami perkembangan yang cukup dramatis sebagai media komunikasi
modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu singkat ke berbagai
wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail temyata belum
mampu menggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. Jadi. e-mail
hanyalah alternatif komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat.

8.2 PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS

Korespondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan
organisasi bisnis sehari-hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan
sebagai berikut:

1. Menciptakan surat yang baik. jelas, dan tepat Dalam kehidupan sehari-hari,
kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih banyak terjadi. Misalnya,
susunan kalimat tidak lengkap, berbelit belit, tanda baca tidak benar, tata
bahasa tidak teratur, dan salah meng adopsi bentuk dan model surat. Kesalahan
tersebut disebabkan (1) Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara
menulis surat yang baik, baik di lingkungan keluarga maupun organisasi dan
(2) Masyarakat sendiri terlalu mudah memaafkan kesalahan dalam penulisan
surat.

Surat yang semrawut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang

justru akan menghalangi arus informasi Kegiatan korespondensi secara tidak

3
 langsung merupakan proses pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik,
jelas dan tepat.

2. Menciptakan kerja sama yang baik

Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain.
Agar bisa bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga
komunikasi dengan baik. Pihak lain akan mendukung terciptanya kerja sama
yang baik.

3. Menyebarkan kegiatan
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan
yang terjadi di dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan
dengan pihak luar. Korespondensi memegang peranan penting dalam
menyebarkan kegiatan perusahaan, baik kepada pihak internal maupun
eksternal perusahaan.

8.3 PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI

Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah:

1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang
menandatangani surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan
korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi
surat-surat yang meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan
surat masuk, serta menangani pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

8.4 FUNGSI SURAT

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut:

1. Tanda bukti tertulis yang otentik Surat merupakan bukti "hitam di atas putih"
dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat perjanjian, surat nikah, akte
kelahiran, surat wasiat dan lain-lain.

2. Alat pengingat

4
 Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam
aktivitas yang rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang di arsip dengan
baik akan berfungsi sebagai alat pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3. Dokumen historis
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran
mengenai kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.

4. Pedoman Kerja
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan
tertentu. Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.

5. Jaminan Keamanan
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang
Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada
seseorang dalam suatu perjalanan.

6. Utusan atau duta organisasi

Surat berfungsi sebagai utusan atau dua organisasi yang mampu men
cerminkan citra mentalitas, jiwa, dan kondisi intemal organisasi yang
bersangkutan

7. Dasar penilaian dan keputusan

Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai
pertimbangan. Surat merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan
keputusan. Misalnya, surat rekomendasi, surat keterangan, dan surat dalam
bentuk laporan.

8. Sebagai barometer kegiatan organisasi

Kegiaan organisasi disebarkan kepada pihak internal dan eksternal melalui
surat. Dengan demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari
frekuensi surat-menyurat.

9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari

kesalahpahaman Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan
kekacauan. Namun, melalui surat pula saling pengertian dapat ditumbuhkan
dan kesalahpahaman dapat dihindari.

10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain Kerja sama dengan pihak
lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat Arus surat menyurat dengan

5
 pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai
tujuan organisasi.

8.5 PENGGOLONGAN SURAT

Surat-surat bisa digolongkan sebagai berikut:

1. Menurut isi dan pengirimnya

a. Surat Resmi (Dinas Pemerintah)
b. Surat Niaga atau Surat Bisnis
c. Surat Pribadi

2. Menurut maksud dan tujuannya

a. Surat Pemberitahuan
b. Surat Keputusan
c. Surat Perintah
d. Surat Edaran
e. Surat Peringatan
f. Surat Panggilan
g. Surat Permintaan
h. Surat Perjanjian
i. Surat Penawaran
j. Surat Pesanan
k. Surat Laporan
l. Surat Pengantar
m. Surat Lamaran Pekerjaan
n. Surat Penegasan
o. Surat Penuntutan (klaim)

3. Menurut wujud/bentuknya
a. Surat bersampul
b. Memorandum atau nota
c. Telegram
d. Telex
e. Radiogram
f. Faksimili
g. Kartu pos
h. Wesel/Warkat Pos

4. Menurut Jaminan Keamanan

a. Surat Sangat Rahasia

6
 b. Surat Rahasia
c. Confidential (terbatas)
d. Surat Biasa

5. Menurut urgensinya
a. Surat Kilat Khusus
b. Surat Kilat (amat segera)
c. Surat Biasa

6. Menurut alirannya
a. Surat Keluar
b. Surat Masuk

7. Menurut Kegunaanya
a. Surat Konsep
b. Surat Asli
c. Surat Tembusan
d. Surat Petikan

8. Menurut Nilai Isinya

a Surat Rutin
b. Surat tidak Rutin

9. Menurut Sifatnya
a. Surat yang bersifat mengatur
b. Surat yang bersifat tidak mengatur

8.6 BAGIAN-BAGIAN SURAT

Secara umum, surat mencakup bagian berikut:

1. Kepala surat atau kop surat Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas
suatu organisasi yang berisi nama organisasi, alamat lengkap, nomor telepon,
nomor faksimili. alamat e-mail, nomor kotak pos, alamat kawat, logo, atau
lambang, dan lain-lain.

Contoh:
Guna kepala surat:

7
 a. Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat
b. Sebagai identitas organisasi
c. Sebagai lambang atau simbol organisasi
d. Sebagai alat promosi

2. Tanggal pembuatan surat

Tanggal pembuatan surat dicantumkan untuk memudahkan penunjukan waktu
membalas surat dan mempermudah pengagendaan surat oleh penerima.

3. Nomor, lampiran, dam hal atau perihal Nomor surat biasanya dipakai dalam
surat-surat dinas (resmi)

Guna nomor surat:

a. Memudahkan pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan
b. Mempermudah penunjukan surat menyurat
c. Mempermudah penyimpanan
d. Mengetahui jumlah surat yang dibuat.

Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai lampiran surat.
Dalam surat niaga/bisnis, semua lampiran harus disebutkan satu per satu.
Sementara dalam surat dinas cukup dituliskan lampiran satu lembar/berkas.

Hal/Perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk

mempermudah penerima dalam membahas isi surat dan memberikan tanggapan
atau balasan.

4. Nama dan alamat yang dituju

Penyebutan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn. Jika
disebutkan jabatannya, maka sebutan tersebut tidak perlu dipergunakan.

Contoh:

 Alamat yang ditujukan kepada perorangan:

Yth. Sdr. Mahendra
JL. Kepundung 19
Denpasar

 Alamat yang ditujukan kepada jabatan:

Yth. Direktur PT. Adicipta Carakajaya
Jl. Tukad Yeh Penet No. 2
Denpasar

8
  Alamat yang ditujukan kepada pejabat pemerintah:
Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional
JI. Senayan
Jakarta

 Alamat yang ditujukan kepada perusahaan:

PT. Indomobil
JL. Gajah Mada 1001
Jakarta

 Alamat yang ditujukan kepada PO Box:

Yth. Pemilik PO Box 121
Denpasar
atau
PO Box 121
Denpasar
 Alamat dengan menggunakan up (untuk perhatian):
Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Unud
Denpasar
JL. PB Sudirman
u.p. : Pembantu Dekan II

5. Salam pembuka dan paragraf pembuka

Salam pembuka surat atau salutation berfungsi sebagai pembuku kalimat agar
dirasa tidak janggal (misalnya, dengan hormat, salam hormat, salam bahagia,
dan lain-lain). Paragraf pembuka berguna untuk mengantarkan isi surat yang
sesungguhnya agar diketahui alasan pembuatan surat tersebut.

6. Isi Surat
Isi surat merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta hal-hal yang
ingin disampaikan

7. Salam Penutup dan Paragraf Penutup

Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan. atau
pengarahan. Paragraf penutup dipergunakan sebagai tanda bahwa surat tersebut
telah berakhir. Misalnya, hormat kami.

8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan Tanda tangan berguna untuk
mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Nama jelas
berguna untuk mengetahui siapa yang menandatangani surat tersebut.
Sementara jabatan menunjukkan pihak yang mengirim surat dan berhak atas
surat tersebut.

9
9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)
Tembusan diperlukan apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang
berhubungan secara teknis dengan isi surat.

10. Singkatan inisial hanya dipakai dalam surat bisnis saja, sedangkan untuk surat
dinas cukup dicantumkan paraf orang yang membuat konsep surat. Inisial
dipakai untuk mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan siapa yang
mengetik sehingga mudah dihubungi bila ada kekeliruan.

8.7 BENTUK SURAT

Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian
surat. Setiap bagian surat memiliki peranan yang sangat penting sebagai
identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.

Menurut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

10
 DAFTAR PUSTAKA
Dewi, Sutrina. 2007. Komunikasi Bisnis.Yogyakarta: Penerbit Andi

11