MAKALAH

TENTANG

KORESPONDENSI DALAM BISNIS

OLEH :

1. ADE IRMAYATI (A1C115003)

2. AUTARI ALANI (A1C115016)
3. BAIQ ALIFIA YUDHANTI (A1C115017)
4. BAIQ APRILLIYANA (A1C115018)

S-1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS MATARAM

2018
 DAFTAR ISI

COVER

DAFTAR ISI...................................................................................................................... 2

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... 3

KORESPONDENSI DALAM BISNIS

1. Pengertian Korespondensi .................................................................. 4

2. Peranan Korespondensi dalam Bisnis ................................................ 4

3. Pihak-Pihak yang Terlibat dalam Korespondensi ............................ 5

4. Fungsi Surat ......................................................................................... 6

5. Penggolongan Surat ............................................................................. 7

6. Bagian-Bagian Surat............................................................................ 9

7. Bentuk Surat ........................................................................................ 12

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................................ 18

2
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, penulis panjatkan
puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya
kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan Makalah tentang “Korespondensi dalam
Bisnis”.

Makalah ini telah penulis susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak
sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu penulis menyampaikan terima
kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini.

Terlepas dari semua itu, penulis menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari
keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman, segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh
karena itu dengan tangan terbuka penulis menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar penulis
dapat memperbaiki makalah ini.

Akhir kata penulis berharap Makalah tentang “Korespondensi dalam Bisnis” ini dapat
memberikan manfaat maupun inpirasi terhadap pembaca.

Mataram, 30 Maret 2018

Penulis

3
 KORESPONDENSI DALAM BISNIS

1. PENGERTIAN KORESPONDENSI

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (Inggris) atau Correspondentie (Belanda)

yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang
terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi dan dilakukan dengan surat menyurat. Oleh karena itu,
korespondensi juga diartikan sebagai surat menyurat.

Surat merupakan salah satu media pada saluran komunikasi tertulis yang digunakan untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan melalui surat bisa berupa
pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Informasi bisa ditulis
atau diketik dalam secarik kertas (konvensional) atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).

E-mail menggunakan alat bantu komputer yang dilengkapi modem dan melibatkan jasa
layanan Internet. Pengirim dan penerima e-mail harus memiliki fasilitas yang sama apabila
berkomunikasi menggunakan e-mail. Penggunaan e-mail mengalami perkembangan yang cukup
dramatis sebagai media komunikasi modern karena mampu menyebarkan informasi dalam waktu
singkat ke berbagai wilayah yang berjauhan. Walaupun demikian, keberadaan e-mail ternyata belum
mampu meggeser surat-surat konvensional yang terkenal murah. Jadi, e-mail hanyalah alternatif
komunikasi yang melengkapi kegiatan surat-menyurat.

2. PERANAN KORESPONDENSI DALAM BISNIS

Korespondensi atau kegiatan surat-menyurat menjadi bagian dari kehidupan organisasi bisnis sehari-
hari. Korespondensi dalam bisnis memiliki peranan sebagai berikut :

1. Menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

Dalam kehidupan sehari-hari, kesalahan dalam penulisan berbagai surat masih banyak terjadi.
Misalnya, susunan kalimat tidak lengkap, berbelit-belit, tanda baca tidak benar, tata bahasa
tidak teratur, dan salah mengadopsi bentuk dan model surat. Kesalahan tersebut disebabkan
(1) Tidak ada pengarahan dan pengendalian mengenai cara menulis surat yang baik, baik di
lingkungan keluarga maupun organisasi; dan (2) Masyarakat sendiri terlalu mudah
memaafkan kesalahan dalam penulisan surat.

4
 Surat yang semrawut bisa menimbulkan kesalahpahaman atau kekacauan yang justru akan
menghalangi arus informasi. Kegiatan korespondensi secara tidak langsung merupakan proses
pembelajaran dalam menciptakan surat yang baik, jelas, dan tepat.

2. Menciptakan kerja sama yang baik.

Perusahaan tidak dapat mencapai tujuan tanpa bekerja sama dengan pihak lain. Agar bisa
bekerja sama dengan pihak lain, perusahaan perlu menjaga komunikasi dengan baik. Pihak
lain akan mendukung terciptanya kerja sama yang baik.

3. Menyebarkan kegiatan.
Tidak semua orang dalam perusahaan secara otomatis mengetahui kegiatan yang terjadi di
dalam perusahaan atau kegiatan yang terjadi antara perusahaan dengan pihak luar.
Korespondensi memegang peranan penting dalam menyebarkan kegiatan perusahaan, baik
kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan.

3. PIHAK-PIHAK YANG TERLIBAT DALAM KORESPONDENSI

Pada umumnya, pihak-pihak yang terlibat dalam kegiatan korespondensi adalah :
1. Koresponden, yaitu orang atau pihak yang berkirim surat dan atau yang menandatangani
surat.
2. Redaktur, yaitu orang yang menyusun naskah surat.
3. Sekretaris, yaitu orang yang membantu pemimpin dalam kegiatan korespondensi.
4. Juru ketik, yaitu orang yang membantu memproduksi surat.
5. Register, yaitu orang yang melakukan aktivitas tata usaha atau administrasi surat-surat yang
meliputi pemberian nomor surat, pencatatan surat keluar dan surat masuk, serta menangani
pengarsipan surat-surat (filling system).
6. Kurir, yaitu orang atau pihak yang menyampaikan surat kepada penerima.

5
4. FUNGSI SURAT

Selain sebagai alat komunikasi, surat memiliki fungsi berikut :

1. Tanda bukti tertulis yang otentik.

Surat merupakan buktii “hitam di atas putih” dan dapat menyimpan rahasia. Misalnya, surat
perjanjian, surat nikah, akte kelahiran, surat wasiat, dan lain-lain.

2. Alat pengingat.
Kemampuan manusia untuk mengingat sangatlah terbatas, terlebih lagi dalam aktivitas yang
rumit dan kompleks. Dokumen tertulis yang diarsip dengan baik akan berfungsi sebagai alat
pengingat apabila sewaktu-waktu diperlukan.

3. Dokumen historis.
Surat menjadi dokumentasi bersejarah yang mampu memberikan gambaran mengenai
kejadian-kejadian masa lalu, misalnya Supersemar.

4. Pedoman Kerja.
Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman dalam melakukan suatu pekerjaan tertentu.
Misalnya, surat perintah, surat kuasa, dan surat keputusan.

5. Jaminan Keamanan.
Selembar surat mampu memberikan jaminan keamanan kepada seseorang.

Misalnya, surat keterangan jalan akan memberikan jaminan keamanan kepada seseorang
dalam suatu perjalanan.

6. Utusan atau duta organisasi.

Surat berfungsi sebagai utusan atau duta organisasi yang mampu mencerminkan citra,
mentalitas, jiwa, dan kondisi internal organisasi yang bersangkutan.

7. Dasar penilaian dan keputusan.

Pengambilan keputusan biasanya dilakukan berdasarkan berbagai pertimbangan. Surat
merupakan salah satu dasar penilaian dan pengambilan keputusan. Misalnya, rekomendasi,
surat keterangan dan surat dalam bentuk laporan.

6
 8. Sebagai barometer kegiatan organisasi.
Kegiatan organisasi di sebarkan kepada pihak internal dan ekstrenal melalui surat. Dengan
demikian, intensitas kegiatan organisasi dapat diukur dari frekuensi surat-menyurat.
9. Alat untuk menumbuhkan sikap saling pengertian dan menghindari kesalahpahaman.
Surat yang tidak disusun dengan baik bisa menimbulkan kekacauan. Namun, melalui surat
pula saling pengertian dapat ditumbuhkan dan kesalahpahaman dapat dihindari.

10. Sarana meningkatkan kerja sama dengan pihak lain.

Kerja sama dengan pihak lain akan terjalin lebih kuat dengan adanya surat. Arus surat
menyurat dengan pihak lain bisa menunjukkan eratnya kerja sama dalam upaya mencapai
tujuan organisasi.

5. PENGGOLONGAN SURAT

Surat-surat dapat digolongkan sebagai berikut :

1. Menurut isi dan pengirimnya

a. Surat Resmi ( Dinas Pemerintah)
b. Surat Niaga atau Surat Bisnis
c. Surat Pribadi

2. Menurut maksud dan tujuannya

a. Surat Pemberitahuan
b. Surat Keputusan
c. Surat Perintah
d. Surat Edaran
e. Surat Peringatan
f. Surat Panggilan
g. Surat Permintaan atau Permohonan
h. Surat Perjanjian
i. Surat Penawaran
j. Surat Pesanan
k. Surat Laporan
l. Surat Pengantar

7
 m. Surat Lamaran Pekerjaan
n. Surat Penegasan
o. Surat Penuntutan (klaim)

3. Menurut wujud/bentuknya
a. Surat bersampul
b. Memorandum atau nota
c. Telegram
d. Telex
e. Radiogram
f. Faksimili
g. Kartu pos
h. Wesel/Warkat pos

4. Menurut jaminan keamanan

a. Surat Sangat Rahasia
b. Surat Rahasia
c. Confidential (terbatas)
d. Surat Biasa

5. Menurut urgensinya
a. Surat Kilat Khusus
b. Surat Kilat (amat segera)
c. Surat Biasa

6. Menurut alirannya
a. Surat Keluar
b. Surat Masuk

7. Menurut Kegunaannya
a. Surat Konsep
b. Surat Asli
c. Surat Tembusan
d. Surat Petikan

8
 8. Menurut Nilai Isinya
a. Surat Rutin
b. Surat Tidak Rutin

9. Menurut Sifatnya
a. Surat yang bersifat mengatur
b. Surat yang bersifat tidak mengatur

6. BAGIAN-BAGIAN SURAT

Secara umum, surat mencakup bagian berikut:

1. Kepala surat atau kop surat

Kepala surat atau kop surat merupakan ciri khas suatu organisasi yang berisi nama organisasi,
alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimili, alamat e-mail, nomor kotak pos, alamat
kawat, logo, atau lamabang, dan lain-lain.
Contoh:
Guna kepala surat:
a. Untuk mengetahui nama dan alamat organisasi pengirim surat
b. Sebagai identitas organisasi
c. Sebagai lambing atau simbol oragnisasi
d. Sebagai alat promosi

2. Tanggal pembuatan surat

Tanggal pembuatan surat dicantumkan untk memudahkan penunjukan waktu membalas surat
dan mempermudah pengagendaan surat oleh penerima.

3. Nomor, lampiran, dan hal atau perihal

Nomor surat biasanya dipakai dalam surat –surat dinas (resmi)
Guna nomor surat:
a. Memudahkan pencarian surat bila sewaktu-waktu diperlukan
b. Mempermudah penunjukan surat menyurat
c. Mempermudah penyimpanan
d. Mengetahui jumlah surat yang dibuat

9
 Lampiran surat diisi dengan hal-hal yang dicantumkan sebagai lampiran surat. Dalam surat
niaga/bisnis, semua lampiran harus disebutkan satu per satu. Sementara dalam surat dinas
cukup dituliskan lampiran satu lembar/berkas.

Hal/Perihal merupakan petunjuk mengenai pokok isi surat untuk mempermudah penerima
dalam membahas isi surat dan memberikan tanggapan atau balasan.

4. Nama dan alamat yang dituju

Penyebutan nama harus memakai Sdr., Bp., Tuan., Ny., atau Nn. Jika disebutkan jabatannya,
maka sebutan tersebut tidak perlu dipergunakan.
Contoh:

- Alamat yang ditujukan kepada perorangan:

Yth. Sdr. Mahendra
Jl. Kepundug 19
Denpasar

- Alamat yang ditujukan kepada jabatan:

Yth. Direktur PT. Adicipta Carakajaya
Jl. Tukad Yeh Pencet No. 2
Denpasar

- Alamat yang ditujukan kepada jabatan pemerintah:

Yth. Direktur Jendral Pendidikan Tinggi
Departemen Pendidikan Nasional
Jl. Senayan
Jakarta

- Alamat yang ditujukan kepada perusahaan:

PT. Indomobil
Jl. Gajah Mada 1001
Jakarta

10
 - Alamat yang ditujukan kepada PO Box:
Yth. Pemilik PO Box 121
Denpasar
atau
PO Box 121
Denpasar

- Alamat dengan menggunakan u.p (untuk perhatian):

Yth. Dekan Fakultas Ekonomi Unud
Jl. PB Sudirman
Denpasar
u.p : Pembantu Dekan II

5. Salam pembuka dan paragraf pembuka

Salam pembuka surat atau salutation berfungsi sebagai pembuka kalimat agar dirasa tidak
janggal (misalnya, dengan hormat, salam hormat, salam bahagia, dan lain-lain).

Paragraf pembuka berguna untuk mengantarkan isi surat yang sesungguhnya agar diketahui
alasan pembuatan surat tersebut.

6. Isi Surat
Isi surat merupakan uraian dari maksud pembuatan surat serta hal-hal yang ingin
disampaikan.

7. Salam Penutup dan Paragraf Penutup

Salam penutup biasanya berisi ucapan terima kasih, harapan, penegasan, atau pengarahan.
Paragraph penutup dipergunakan sebagai tanda bahwa surat tersebut telah berakhir. Misalnya,
hormat kami.

11
 8. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan
Tanda tangan berguna untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut.
Nama jelas berguna untuk mengetahui siapa yng menandatangani surat tersebut. Sementara
jabatan menunjukkan pihak yang mengirim surat dan berhak atas surat tersebut.

9. Tembusan/tindasan atau c.c (carbon copy)

Tembusan diperlukan apabila surat tersebut dikirimkan kepada pihak lain yang berhubungan
secara teknis dengan isi surat.

10. Inisial
Singkatan atau inisial hanya dipkai dalam surat bisnis saja, sedangkan untuk surat dinas
cukup dicantumkan paraf orang yang membuat konsep surat. Inisial dipakai untuk
mengetahui siapa yang membuat konsep surat dan siapa yang mengetik sehingga mudah
dihubungi bila ada kekeliruan.

7. BENTUK SURAT

Bentuk surat yang dimaksud adalah tata letak atau posisi bagian-bagian surat. Setiap bagian surat
memiliki peranan yang sangat penting sebagai identifikasi atau petunjuk pengelolaan surat.

Menutut pola umum surat menyurat, ada beberapa macam bentuk surat, yaitu:

1. Bentuk lurus penuh (full block style)

2. Bentuk lurus (block style)
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
4. Bentuk bertekuk atau bergigi (indented style)
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph style)

12
Masing-masing bentuk surat tersebut bisa dilihat pada contoh-contoh berikut:

KEPALA SURAT
Tanggal :
Nomor :
Lampiran :
Hal :
Yth. ....................................................
.............................................................
.............................................................
Salam pembuka,
....................................................................................................
........................................................................................................................................
..................................................................................................... .....paragraf pembuka
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
................................................................................................................... ...paragraf isi
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
.............................................................................................................. paragraf penutup
Salam penutup,
Tanda tangan

Nama penandatangan

Nama Jabatan

Tembusan

.....................................

Inisial
13
 KEPALA SURAT
Nomor : Tanggal :
Lampiran :
Hal :
Yth. ....................................................
.............................................................
.............................................................
Salam pembuka,
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
..................................................................................................... .....paragraf pembuka
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
................................................................................................................... ..paragraf isi
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
.............................................................................................................. paragraf penutup
Salam penutup,
Tanda tangan

Nama penandatangan

Nama Jabatan

Tembusan

.....................................

Inisial

14
 KEPALA SURAT

Nomor : Tanggal :
Lampiran :
Hal :
Yth. ....................................................
............................................................
............................................................
Salam pembuka,
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
..........................................................................................................paragraf pembuka
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
................................................................................................................... ..paragraf isi
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
.............................................................................................................. paragraf penutup

Salam penutup,
Tanda tangan

Nama penandatangan

Nama Jabatan

Tembusan

.....................................

Inisial
15
 KEPALA SURAT

Nomor : Tanggal :
Lampiran :
Hal :
Yth. ...................................................
...........................................................
...........................................................
Salam pembuka,
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
......................................................................................................... paragraf pembuka
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
.....................................................................................................................paragraf isi
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
.............................................................................................................. paragraf penutup
Salam penutup,
Tanda tangan

Nama penandatangan

Nama Jabatan

Tembusan

.....................................

Inisial

16
 KEPALA SURAT

Nomor : Tanggal :
Lampiran :
Hal :
Yth. ...................................................
............................................................
............................................................
Salam pembuka,
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
..........................................................................................................paragraf pembuka
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
................................................................................................................... ...paragraf isi
........................................................................................................................................
........................................................................................................................................
.............................................................................................................. paragraf penutup

Salam penutup,
Tanda tangan

Nama penandatangan

Nama Jabatan

Tembusan

.....................................
17
Inisial
 DAFTAR PUSTAKA

Dewi,Sutrisna.2006.Komunikasi Bisnis Edisi 1.Yogyakarta:Penerbit Andi

18