KATA PENGANTAR

Puji syukur kami sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat dan
rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah kelompok mata kuliah
Komunikasi Bisnis yang berjudul Korespondensi.
Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa banyak pihak yang
telah meluangkan waktu dan tenaganya untuk membantu, membimbing, dan memberi
motivasi kepada kami. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami ingin mengucapkan
terimakasih kepada Tim Dosen mata kuliah Komunikasi Bisnis, dan teman-teman
Fakultas Ekonomi dan Bisnis angkatan 2014.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai referensi pemikiran bagi pihak-
pihak yang membutuhkan, terutama para teman mahasiswa dan terlebih lagi bagi
penyusun sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.
Kami menyadari bahwa dalam penyusunan dan penyelesaian makalah ini,
terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh sebab itu, kami sangat
mengharapakan kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca agar dapat menjadi
perbaikan bagi kami untuk makalah selanjutnya.
Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya

Banjarmasin 14 Desember 2015

Penysun

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .......................................................................................................... 1

BAB I
1.1.Latar Belakang ................................................................................................................ 4
1.2. Rumusan Masalah ............................................................................................................ 5
1.3. Tujuan .............................................................................................................................. 5
BAB II
A. Dasar Surat Menyurat
1. Pengertian Surat ......................................................................................................... 6
2. Pengertian Korespondensi ........................................................................................ 6
3. Fungsi Surat ............................................................................................................... 6
B. Pengelompokan Surat
1. Surat Pribadi .............................................................................................................. 8
2. Surat Dinas ................................................................................................................ 9
3. Surat Bisnis ................................................................................................................ 9
C. Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya
1. Kepala Surat .......................................................................................................... 10
2. Tanggal Surat ......................................................................................................... 11
3. Nomor, Lampiran, dan Perihal .............................................................................. 11
4. Nama dan Alamat Surat ......................................................................................... 13
5. Salam Pembuka ..................................................................................................... 13
6. Isi Surat .................................................................................................................. 14
7. Salam Penutup ....................................................................................................... 15
8. Tanda tangan, Nama jelas dan Jabatan .................................................................. 15
9. Tembusan .............................................................................................................. 15
10. Inisial .................................................................................................................... 16
D. Bahasa Surat
1. Jelas ........................................................................................................................ 16
2. Lugas ...................................................................................................................... 17
3. Menarik dan Sopan ................................................................................................. 17

2
 BAB III
A. Kesimpulan
1. Kesimpulan ...................................................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................. 20

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang

Komunikasi merupakan hal yang penting dalam kehidupan sehari-hari,

komunikasi yang baik sangat penting bagi efektivitas kelompok atau organisasi

apapun. Riset yang ada mengidentifikasikan bahwa komunikasi yang buruk paling

sering dijadikan sumber-sumber konflik antar personal. Karena individu

menghabiskan hampir 70 persen dari waktu mereka untuk berkomunikasi. Menulis,

membaca, mendengar, berbicara adalah hal yang masuk akal untuk menyimpulkan

bahwa satu dari kekuatan terbesar yang merintangi kinerja kelompok yang berhasil

adalah kurangnya komunikasi yang efektif.

Sebuah ide betapapun hebatnya, tidak akan berguna sampai dapat disampaikan

dan dipahami oleh orang lain. Komunikasi yang sempurna, jika hal itu memang

ada, muncul ketika suatu pemikiran atau sebuah ide tersampaikan sedemikian rupa

sehingga gambaran mental yang didapat oleh sipenerima sama dengan di

gambarkan sipengirimnya.

Didalam sebuah bisnis, komunikasi merupakan hal yang fundamental dimana

kesalahan di dalam komunikasi bisa berakibat fatal seperti kehilangan tender.

Komunikasi juga menjadi perhatian penting pada penulisan laporan yang ada dalam

sebuah bisnis.Karena laporan dalam aktivitas bisnis berguna dalam penyampaian

informasi yang terkait dengan tujuan dari suatu perusahaan atau

organisasi.Sehingga penulisan laporan yang sesuai yakni yang baik dan benar akan

mempengaruhi kinerja perusahaan atau organisasi. Hal inilah yang kemudian

menarik dikaji lebih lanjut bagaimana membuat sebuah laporan yang efektif dalam

komunikasi bisnis.

4
1.2. Rumusan Masalah

Terkait dengan peran komunikasi bisnis tentang korespondensi maka masalah

yang dikaji sebagai berikut :

1.Apa yang dimaksud dengan surat-menyurat atau korespondensi?

2. Jenis apa saja dalam pengelompokkan surat?
3. Apa yang dimaksud dengan bagian-bagian surat dan juga fungsinya?

1.3. Tujuan

Adapun tujuan dari penulisan makalah ini dapat dikemukakan sebagai berikut :
1. Memahami definisi serta jenis yang ada pada surat.
2. Mengetahui tekhnik komunikasi yang efektif dalam surat menyurat.
3. Memahamami komunikasi tertulis surat menyurat mulai dari fungsi dan bagian-
bagian surat masing-masing.
4. Mengetahui struktur dan sistematika berbagai penulisan surat yang baik dan
benar.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Dasar Surat Menyurat

1. Pengertian Surat

Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana

komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada

orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha, oeganisasi,

atau lembaga.

2. Pengertian Korespondensi

Korespondensi berasal dari kata Correspondence (inggris) atau

Correspondentie (belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara pihak-pihak

yang terkait. Jika didalam organisasi atau suatu lembaga, hubungan yang terjadi

antara pihak-pihak tertentu baik internal ataupun eksternal banyak dilakukan

dengan menggunakan surat atau disebut dengan surat-menyurat. Oleh karena itu,

korespondensi kemudia diartikan sebagai kegiatan surat menyurat. Korespondensi

merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk

menyampaiakan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain.

3. Fungsi Surat

Di tinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk

menyampaikan informasi kepada orang lain atau lembaga. Fungsi surat sebagai sarana

komunikasi masi memegang peranan penting dalam komunikasi di antara komunikasi

6
lainnya untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau lembaga adalah

sebagai berikut:

a. Surat sebagai media komunikasi

Berkomunikasi berarti mengemukakan buah pikiran/ gagasan/ pesan/

melalui media. Berkirim surat pada hakikatnya melakukan komunikasi, sehingga

tujuan utama penulis surat tercapai dan mendapat tanggapan dari si penerima

surat sesuai dengan informasi yang ingin disampaikan oleh si penulis surat itu

sendiri.

b. Surat sebagai bahan dokumentasi

Surat merupakan dokumen tertulis yang memiliki kegunaan sesuai

dengan isi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, surat harus disimpang

dengansebaik-baiknya, karena surat dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian

suatu kegiatan atau keterangan. Surat juga merupakan pedoman kerja dalam

melaksanakan pekerjaan seperti instruksi dan surat keputusan.

c. Surat sebagai duta suatu lembaga

Surat sebagai duta atau wakil si penulis surat, berarti dengan perantaraan

surat seakan-akan si penulis hadir dihadapan si penerima (pembaca) surat.

d. Surat sebagai tanda bukti sejarah

Surat sebagai bukti sejarah bila dipergunakan sebagai bahan riset untuk

mengetahi keadaan atau aktivitas suatu organisasi/lembaga pada waktu yang

lampau.

e. Surat sebagai tanda bukti

Surat sebagai tanda bukti tertulis dipergunakan bila sewaktu-waktu

terjadi perselisihan (persoalan) dikemudian hari yang tidak diinginkan antar

7
 lembaga atau perorangan yang mengadakan hubungan surat menyurat

(korespondensi).

f. Surat sebagai alat pengingat

Surat sebagi alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat

dilihat kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

g. Surat berfungsi menjamin keamanan

Dengan menggunakan surat sebagai sarana komunikasi, maka

kerahasiaan dan keamanan serta keterangan lain dalam segala aktivitas dapat

terjamin.

B. Pengelompokan Surat

1. Surat Pribadi

Surat pribadi (personal letters) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang

isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi.

Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki format penulisan yang

baku dan cendrung bersifat informal.

Penulisan surat pribadi tentu saja sangat tergantung pada kemampuan

seseorang dalam mengekspresikan buah pikiran, ide ataupun gagasan yang ingin

disampaikan kepada pihak lain.

Surat-surat pribadi ini timbul dalam persoalan hidup sehari-hari dan terjadi

dalam komunikasi antara keluarga, antra teman, antar sejawat. Salah satu contoh

surat pribadi adalah surat perkenalan, surat cinta, surat undangan perkawinan, surat

belasungkawa, surat ucapan terimakasih, dan sejenisnya.

8
2. Surat Dinas

Surat dinas atau surat resmi (formal letters) adalah surat yang isinya

berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Karena

berkaitan dengan kegiatan dinas dan bersifat formal, maka surat dinas memiliki

format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi

instansi tertentu.

Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang

sangat penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, seperti

penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan,

pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada instansi lainnya dan dari instansi

kepada karyawan dan sebaliknya.

Termasuk dalam kategori surat dinas adalah surat undangan dinas, surat

pengumuman, surat edaran, surat pengatar, surat tugas, surat nota, surat instruksi,

surat kuasa, surat perjalanan dinas, surat memo, dan surat keputusan.

3. Surat Bisnis

Surat bisnis (bussines letters), sering disebut surat niaga, merupakan surat

yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha bisnis,

seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan), perdagangan (toko buku),

dan usaha jasa (perusahaan asuransi, jasa konsultan dll).

Termasuk dalam kategori surat bisnis adalah surat pemberitahuan, surat

penawaran, surat pemesanan, surat permintaan informasi, surat penawaran produk,

surat pengiriman produk, surat penagihan, surat pembayaran, surat penolakan kerja,

9
 surat penerimaan kerja, surat perintah kerja, surat perjanjian jual-beli, dan surat

pengaduan.

Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena hubungan

dengan pihak luar organisasi/ perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau

surat menyurat. Oleh karena itu, surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya,

jelas dan menarik perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana

(mudah dipahami), serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang

memiliki keahlian dalam bidan korespondensi.

C. Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya

Setipa surat resmi terdiri atas bagian-bagian yang lengkap, baik surat niaga maupun

surat resmi dinas pemerintahan. Setiap bagian surat mempunyai fungsi dan cara

penulisan.

1. Kepala surat

Untuk mempermudah mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi atau

keterangan lain mengenai badan, organisasi atau instansi yang mengirim surat

tersebut. Dalam kepala surat yang lengkap tercantum:

a. Nama lengkap instansi atau badan usaha,

b. Alamat lengkap,

c. Nomor telepon, teleks, kotak pos, (jika ada),

d. Alamat kawat,

e. Nama kantor cabang,

f. Nama bangkernya,

g. Jenis usaha atau aktivitasnya, dan

10
 h. Gambar-gambar sebagai simbol

Secara sederhana dapat dikemukakan fungsi kepala surat sebagai berikut:

a. Untuk mengetahui nama dan alamat suatu instansi atau lembaga (pengirim

surat),

b. Sebagai identitas suatu instansi atau lembaga,

c. Sebagai lambang/simbol suatu instansi atau lembaga, dan

2. Tanggal surat

Tanggal surat berfungsi sebagai :

a. Untuk memberitahukan kepada si penerima surat, kapan surat itu ditulis.

b. Untuk memberikan informasi kepada si penerima surat, berapa lama itu

diperjalanan

3. Nomor surat, Lampiran, Perihal

a. Nomor

Setiap surat resmi yang keluar hendaknya diberi nomor, yang biasanya

dinamakan nomor verbal (urut). Nomor surat dan kode tertentu pada surat dinas

itu berguna untuk:

a) Memudahkan pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip

b) Memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat

menyurat

c) Memudahkan mencari surat itu kembali bilamana surat diperlukan

d) Memudahkan petugas kearsipan dalam menggolongkan

(mengklasifikasikan) penyimpanan surat

11
 e) Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu

Contoh: Nomor: 23/FAKSAS.UH/II/2014 atau No. :

23/FAKSAS.UH/II/2014

b. Lampiran

Surat yang melampirkan sesuatu misalnya kuitansi atau fotokopi, dalam

bagian surat perlu dituliskan kata Lampiran atau singkatan lamp. yang diikuti

titik dua (:) kemudian jumlah yang dilampirkan dan nama barang yang

dilampirkan serta tidak diikuti tanda baca.

Untuk surat resmi ada dua cara yaitu di bawah nomor (surat resmi) dan di kiri

bawah (surat niaga).

c. Hal atau perihal

Sebaiknya pada setiap surat resmi, baik surat dinas pemerintah maupun swasta

(bisnis), selalu dicantumkan pokok atau inti dari surat tersebut.

Hal atau perihal surat berguna untuk:

a) Menyimpulkan isi surat,

b) Mempermudah si penerima dalam membahas masalah,

Contoh Hal: Hal: JADWAL UJIAN SEMESTER

12
4. Nama dan Alamat surat

Dalam surat menyurat resmi bahasa indonesia, alamat surat dimulai dengan kata

depan kepada tanpa tanda baca. Di muka nama orang dicantumkan ucapan

penghormatan yang terhormat (Yth.), kemudian dituliskan kata sebutan saudara (Sdr.),

Bapak, Ibu Tuan (Tn.). Jika disebutkna nama jabatannya, maka tidak perlu memakai

sebutan dan tanpa tanda titik.

Nama jalan hendaknya ditulis lengkap. Nama kota biasanya didahului kata depan di

sebagai pengantar nama kota boleh dihilangkan. Nama kota digaris bawahi secara

berimpit atau nama kota ditik dengan menggunakan huruf besar semuanya tanpa digaris

bawahi dan tidak diikuti tanda baca.

Contoh :
Kepada
Yth. Sdr. Drs. Nur Ainun
Jln. Salemba Raya No. 76
JAKARTA

5. Pembuka surat atau salam pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan.

Namun untuk surat resmi/dinas pemerintah lazimnya tidak perlu diberi salam pembuka.

Salam pembuka pada surat niaga yang lazim digunakan ialah kata-kata:

Dengan hormat,

Saudara .. yang terhormat,

Bapak yang terhormat.

13
6. Isi surat atau alinea peralihan

Isi atau pokok surat yang sesungguhnya memuat sesuatu yang diberitahukan,

dilaporkan, ditanyakan, diminta atau hal-hal lain yang disampaikan pengirim kepada

penerima surat. Untuk menghindarkan salah tafsir dan demi efisiensi, isi surat

hendaknya singkat, jelas, tepat dan hormat. Hindari penulisan kalimat yang panjang dan

bertele-tele. Kalimat dalam surat itu haruslah memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang

baku. Misalnya jangan sampai ada kalimat yang tanpa subyek, atau hanya terdiri dari

keterangan tempat saja.Isi surat hendaknya disusun dengan baik, untuk itu perlu

diperhatikan pedoman di bawah ini

a. Tetapkan dahulu maksud yang akan disampaikan, diberitahukan, dikemukakan,

diminta, ataudinyatakan secara jelas,

b. Tetapkan urutan isi surat itu secara sistematis dan logis,

c. Tuliskan isi surat iti dalam alinea-alinea yang jelas,

d. Hendaknya dihindari penggunaan akronimdan singkatan yang belum lasim,

e. Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang benar dan tepat, sederhana, lugas,

sopan, logis dan menarik.

f. Bentuk surat yang tepat dan menarik,

g. Ketikan yang serapi-rapinya.

14
7. Penutup kata atau alinea penutup

Merupakan kesimpulan dan berfungsi sebagai kunci atau penegasan isi surat.

Dalam alinea penutup biasanya mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terima

kasih kepada penerima surat dan pembicaraan telah selesai.

Contoh:

a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

b. Kami berharap kerjasama kita membuahkan hasil baik dan berkembang terus,

terimakasih.

8. Nama terang dan jabatan penanda tangan surat

Surat resmi dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Nama

terang penanda tangan dicantumkan di bawah tanda tangan dengan menggunakan huruf

besar pada awal pada awal setiap kata dan diberi garis bawah atau menggumakan huruf

besar semuanya tanpa digaris bawah serta tidak diikuti tanda baca apa pun di belakang

nama penanda tangan. Penempatan nama jabatan dalam surat dinas pemerintahan, nama

jabatan ditulis lebih dahulu baru diikuti nama terang dibawahnya. Sedangkan dalam

surat niaga, jabatan ditempatkan dibawah nama penanda tangan.

9. Tembusan

Tembusan (c.c. = carbon copy) surat atau tindasan dikirimkan ke .beberapa

instansi atau pihak lain yang ada kaitannya dengan surat yang bersangkutan. Kata

tembusan di tuliskan di sebelah kiri bawah

15
 Contoh:

Tembusan:

1. Yth. Dirjen Pendidikan Tinggi

2. Yth. Dirjen Kebudayaan

10. Inisial

Inisial atau singkatan biasanya diambil huruf pertama dari nama penyusun konsep

surat dan pengetik surat tersebut. Biasanya hal ini hanya dipakai pada surat niaga.

Gunanya untuk mengetahui siapa konseptor surat tersebut dan siapa pula pengetiknya,

sehingga bila dikemudian hari terjadi kekeliruan, maka mudah mengurusnya.

D. Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan.

Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini:

1. Jelas

Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus

terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam

suratsesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat

menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh

karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh

16
 tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak

menggunakan kata-kata atau istilah asing.

2. Lugas

Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada

penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung

menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele

serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud

yangdikehendaki.Cara yang dapat dilakukan oleh penulis surat agar diperoleh bahasa

surat yang lugas adalah sebagai berikut:

a. Menghilangkan unsur-unsur yang tidak diperlukan

b. Menghilangkan basa-basi

c. Menambahkan unsur penjelas yang hilang

d. Menggunakan istilah yang biasa digunakan dalam surat niaga

e. Menempatkan tanda baca yang tepat

3. Menarik dan Sopan

Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca,

tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan

kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga

menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau

membosankan lawan bicara.

17
Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah

bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang

merendahkan martabat orang lain.

18
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak

lain bias melalui komunikasi verbal dan nonverbal misalnya lisan ataupun tulisan.

Sebaiknya bentuk komunikasi yang digunakan memiliki struktur yangteratur dan

terorganisasi dengan baik.Karena komunikasi pesan bisnis merupakan gambaran dari

pencitraan perusahaan terutama dalam komunikasi tertulis.Komunikasi dalam bisnis

mengenai bagaimana penyampaian pesan-pesan bisnis yang berisi informasi perusahaan

dapat disampaikan tepat sasaran.

Keberhasilan komunikasi pada suatu perusahaan juga ditunjang oleh pelaku

komunikasi. Para anggota organisasi atau perusahaan yang menjalankan komunikasi tertulis

harus memahami fungsi dan prinsip dari komunikasi tertulis karena komunikasi tertulis

memiliki aturan-aturan baku yang harus dipatuhi. Dalam laporan bisnis yakni setiap

presentasiyang direncanakan, berimbang,objektif, berisi fakta-fakta bisnisyang spesifik dan

bertujuanpenting. Oleh karena itu penulis surat-menyurat harus memahami prosedur dalam

pembuatan pesan tertulis karena akan mempengaruhi informasi yang terkandung dalam

tujuan penulisan pesan.

19
 DAFTAR PUSTAKA

Suprapto, S. Pd. Penuntun Praktis Surat Menyurat Dinas Bahasa Indonesia. Bandung:
Mandar Maju, 2006.

Yusuf, Nurdin dan Tansil, H. Lucia. Korespondensi Bahasa Indonesia. Makassar: PT,
1997.

Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis.Surakarta: Erlangga, 2002

20