MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS

BAB 8 DAN BAB 9

“PENULISAN DIRECT REQUEST DAN PENULISAN

PERMINTAAN PESAN RUTIN DAN POSITIF”

DISUSUN OLEH:

KELOMPOK 1

ROSALIA WIDIYANTI 18013010167

RIYAN ADINUGROHO 18013010177
RAFLI RAMADHANI 18013010196
ALYAA ASHIILAH S 18013010197
SYLVIA MARTHA 18013010199
RIFQI IZZHULHAQ 18013010203
NORMA RIZA UMAMI S 18013010232

UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN”

JAWA TIMUR
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
2019

[1]
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami sampaikan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat
dan rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan tugas makalah kelompok mata kuliah
Komunikasi Bisnis.

Dalam penyusunan makalah ini, kami menyadari bahwa banyak pihak yang
telah meluangkan waktu dan tenaganya untuk membantu, membimbing, dan memberi
motivasi kepada kami. Oleh karena itu, pada kesempatan ini kami ingin mengucapkan
terimakasih kepada Ibu Dra. Ec Dyah Ratnawati, MM selaku dosen mata kuliah
Komunikasi Bisnis.

Semoga makalah ini dapat bermanfaat sebagai referensi pemikiran bagi pihak-
pihak yang membutuhkan, terutama para teman mahasiswa dan terlebih lagi bagi
penyusun sehingga apa yang diharapkan dapat tercapai.

Kami menyadari bahwa dalam penyusunan dan penyelesaian makalah ini,

terdapat banyak kekurangan dan kesalahan. Oleh sebab itu, kami sangat
mengharapakan kritik dan saran yang konstruktif dari pembaca agar dapat menjadi
perbaikan bagi kami untuk makalah selanjutnya.

Akhir kata, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.

Hormat kami,

Penyusun

[2]
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................................1
DAFTAR ISI.................................................................................................................2
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang............................................................................................3
1.2 Rumusan Masalah.......................................................................................4
1.3 Tujuan Penulisan.........................................................................................4
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Penulisan Direct Request………………………………………………….5
2.1.1 Pengorganisasian Direct Request……………………...………..5
2.1.2 Permintaan Informasi Rutin……………………………………..7
A. Permintaan di dalam Organisasi……………………...……7
B. Permintaan ke Luar Organisasi………………………...…..8
2.1.3 Menulis Direct Request untuk Pengaduan……………………....8
2.1.4 Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi……………………….9
A. Surat Undangan……………………………………….........9
B. Surat Pesanan dan Reservasi…………………………...…..9
2.1.5 Permintaan Kredit………………………………..………...…..10
2.2 Penulisan Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Positif………...………….11
2.2.1 Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin…………......…………11
2.2.2 Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif………….…..…………11
2.2.3 Pesan-pesan Good News dan Goodwill…………………..……12
A. Good News tentang Pekerjaan….…………..…………….13
B. Good News tentang Produk……………………...……….13
C. Pesan-pesan Goodwill…………………………………….13
2.2.4 Menulis Jawaban Positif………………………………...……..13
A. Surat konfirmasi Pesanan…………………………………13
B. Menjawab Permintaan Informasi…………………………13
2.2.5 Menangani Permintaan Kredit Rutin…………………………..14
A. Persetujuan Kredit………………………………………...14
B. Memberikan Referensi Kredit…………………………….14
2.2.6 Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan…...…………………..14
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan………………………………………………………………15
3.2 Saran……………………………………………………………………..15
DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………..16

[3]
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

            Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang
berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai keinginan penulis surat.
Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi
tulis yang paling efesien,efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan
komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada
alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi,
terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau
lembaga.

            Komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan  informasi atau pesan

antara dua individu atau lebih dengan efektif sehingga bisa dipahami dengan mudah.
Sedangkan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komunikasi adalah pengiriman
dan penerimaan berita atau pesan dari dua orang atau lebih supaya pesan yang
dimaksud bisa dipahami.

            Pada awalnya, komunikasi digunakan untuk mengungkapkan kebutuhan

organis. Sinyal-sinyal kimiawi pada organisme awal digunakan
untukreproduksi.Berkomunikasi melalui surat merupakan komunikasi secara tidak
langsung, dikarenakan antara pihak yang berkomunikasi tidak betatap muka langsung
melainkan melalui media surat. Melalui komunikasi, sikap dan perasaan seseorang
atau sekelompokorang dapat dipahami oleh pihak lain. Akan tetapi, komunikasi
hanya akan efektif apabila pesan yang disampaikan dapat ditafsirkan sama oleh
penerima pesan tersebut.
Karakteristik surat yang baik, adalah:
1.                  Penyampaian pesan secara langsung dan mudah dimengerti
2.                  Tulislah dengan ejaan yang benar dan mudah dibaca
3.                  Penulisan format yang tepat

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa
berlangsung dengan baik.Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:
·  Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada
pihak lain.
·  Pesan (message) adalah isi yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak
lain.

[4]
·  Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan.
·  Penerima atau komunikate (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak
lain
·  Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan
yang disampaikannya.
·  Aturan yang disepakati para pelaku komunikasi tentang bagaimana komunikasi itu
akan dijalankan ("Protokol")

B.                 RUMUSAN MASALAH
Rumusan masalah yang dapat ditarik  adalah sebagai berikut:
1.                  Apakah yang dimaksud dengan Direct Request?
2.                  Bagaimana cara penulisan permintaan pesan-pesan rutin dan  positif?
3.                  Bagaimana cara penulisan Bad News?

C.                TUJUAN
Tujuan dari pembuatan  makalah  ini:
1.                  Untuk memenuhi tugas kelompok dari mata kuliah Komunikasi Bisnis
2.                  Untuk menambah wawasan atas komunikasi melalui surat
3.                  Untuk mengetahui elemen-elemen yang terdapat dalam materi
komunikasi melalui surat

[5]
 BAB II
PEMBAHASAN

1.      PENULISAN DIRECT REQUEST

Pengertian Direct Request

            Permintaan/permohonan langsung (direct request ) sering diartikan sebagai

permintaan barang dan jasa secara yang dilakukan dengan tatap muka( face to face  ).
Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “ Suatu
kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk
meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan
berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.”

Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi

tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media
elektronik, seperti telepon, faksimile atau e-mail.Ketika audiens mulai tertarik dengan
apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka
pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct
request).

1.1 PENGORGANISASIAN DIRECT REQUEST

            Bagaimana pengorganisasian direct request ? Pada bagian awal, sajikan

permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu
secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari
tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam
pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya.

Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang
diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah
bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request. Contoh, “saya senang
sekali ....” atau “saya sangat berterima kasih ....”.

Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan

yang sebenarnya, misalnya “saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku
referensi yang anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu.

[6]
 Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan,
misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan
sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang
mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-
buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita
bookstore”.

Organisasi direct request mencakup :

A. Pembukaan
            Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis
yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman.Oleh
karena itu, pada kalimat permulaan harus menyatakan permintaan secara lebih khusus
yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat
tersebutSebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga
pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan kita tersebut tidak
tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua
halaman atau suatu laporan sensus yang rinci.

            Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaan
secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami
maksud isi surat tersebut.

B.       Penjelasan Rinci
            Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar,
kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat
dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.

Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah

membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut
perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan
kegunaan dari suatu produk.

            Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar dan
memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapat
ditangani dengan segera: (1) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti
permintaannya, (2) hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh
sendiri.

[7]
 C. Penutup
            Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa
tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi
atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa
informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat
dihubungi.

1.2 PERMINTAAN INFORMASI RUTIN

Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari
seseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya
perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang
dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan.

Surat-surat permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam

kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusa  bahkan
ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham. Oleh karena itu, ketika menulis
surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan menulis pesan dalam
ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan terhadap
pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan.

Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan

berikut ini: (1) apa yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3)
mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan
dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis.

A. Permintaan di dalam Organisasi.

Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk

tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan
membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo
dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan
karyawan, antara pimpinan dengan supervisor atau antara supervisor dengan
karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan,
kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan
tindakan yang dikehendaki.

[8]
 B. Permintaan ke Luar Organisasi.

Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para
pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan
digunakan untuk memperoleh informasi.
Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang
disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana
kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun,
(2) jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang
jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut.

1.3    MENULIS DIRECT REQUEST UNTUK PENGADUAN

Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan
perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada
orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin.

Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment

letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau
jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Kedua
istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan. Dengan
kata lain, ia berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan (customer
satisfaction). Dalam surat direct request, kita mungkin dapat meminta salah satu dari
berikut ini:
·        Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).
·        Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.
·        Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.
·        Perbaikan gratis.
·        Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.
·        Pembatalan atas suatu pesanan produk.
·        Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk.
·        Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.
·        Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.

Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah

kita merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan.
Konsumen yang puas akan memberikan positif bagi suatu organisasi, sedangkan
konsumen yang tidak puas atau marah akan berdampak negatif terhadap organisasi
tersebut. Konsumen yang merasa tidak puas terhadap suatu produk atau jasa dari

[9]
 suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan memberitahukan kepada
orang lain, yang pada akhirnya akan membentk opini yang kurang baik terhadap
organisasi bersangkutan.
Bila anda mempunyaai keluhan terhadap suatu organisasi (misalnya mengeluh
terhadap pelayanan yang jelek), anda mungkin dapat menelpon atau mengunjungi
organisasi yang bersangkutan untuk segera memecahkan masalah yang anda hadapi.
Namun pengajuan pengaduan secara tertulis tentu akan lebih baik karena
secara langsung mencangkup hal-hal yang menjadikan anda tidak puas. Reaksi anda
pertama kali terhadap pelayanan yang jelek mungkin marah dan frustasi. Akan tetapi
perlu diingat bahwa surat pengaduan yang bernada marah tentu menjadikan pembaca
enggan untuk melakukan tindakan koreksi. Oleh karena itu dalam menulis surat
pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :
1)   Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci.
Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan,
sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya.
2)   Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian.
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti
atau dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan
yang kita buat.
3)   Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional.
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan
tidak bersifat emosional.
4)   Permintaan tindakan khusus.
Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau
keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa
cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap.

1.4    SURAT UNDANGAN, PESANAN DAN RESERVASI

Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,

pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach).

A. Surat Undangan.
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung.
Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:
·     Ide pokok (main idea).
·     Penjelasan rinci (explanations).
·     Penutup (close courtsey).

[10]
 Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan
penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya
diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan
ucapan terima kasih.

B.     Surat Pesanan dan Reservasi.

Ketika perusahaan anda melakukan pemesanan (order) produk kepada
perusahaan lain, maka perusahaan tersebut dapaat menulis surat pesanan dengan
menggunakan pendekatan langsung.
Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:
·     Pernyataan rinci apa yang kita pesan.
·     Metode pengirimannya. 
·     Cara pembayarannya.
kemukakan  secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran,
warna, gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan
petunjuk khusus lainnya.

1.5    PERMINTAAN KREDIT
Dalam dunia pengkreditan kemampuan anda melunasi kredit sesuai dengan aturan
main yang ada seperti tepat waktu, tidak pernah menunggak daan lancar, akan
memperbesar kemungkinan untuk memperoleh kredit pada periode-periode
berikutnya. Kepercayaan lembaga perkreditan bergantung pada bagaiimana prestasi
anda dalam melunas kredit anda sebelumnya.
Bagaimana kita dapat memperoleh kredit?
Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada.
2. Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam
proses memperoleh kredit tersebut. Untuk memperoleh formulirnya anda bisa datang
sendiri kelembaga perkreditan yang bersangkutan atau melalui telepon.

Data pendukung ini mencakup: kartu tanda pengenal, laporan keuangan tahun
terakhir, data pendukung lainnya, serta surat permohonan kredit (credit request).
Dalam surat permohonan kredit, disamping data pribadi kita, jenis usahanya dan
jumlah besar kecilnya kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai
dokumentasi penting dan prospek bisnis kita dimasa depan.

Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan kita dalam
memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu
pengembaliannya.

[11]
2.      PENULISAN PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN DAN POSITIF

·       Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan-pesan Rutin dan Pesan-pesan Positif

        Pemesanan produk baru pada suatu perusahaan, pengiriman produk kepada
pelanggan, pemberitahuan kebijakan insentif bagi semua karyawan, pemberian
penghargaan bagi karyawan yang loyal bagi perusahaan., pemberian ucapan selamat
bagi kariyawan atau pegawai yang berprestasi baik, merupakan kegiatan-kegiatan
rutin dalam dunia bisnis.
Pengorganisasian permintaan pesan-pesan rutin dan goodnews dalam dunia bisnis
pada dasarnya memiliki pola yang hampir sama dan menggunakan pendekatan
langsung atau deduktif,sebagaimana nampak dalam tabel 9.1.
Tabel 9.1
Routine Message (Pesan-Rutin) Good News (Berita/Kabaar Baik)
Pembukaan : Pernyataan ide pokok Pembukaan : Pernyataan goodnews
(main).
Pertengahan/isi : Penjelasan rinci. Pertengahan/isi : Penjelesan rinci.
Penutup `: Mengingatkan kembali ide Penutup : Mengingatkan kembali good
pokok atau yang mencangkup pemikiran news atau yang mencangkup pemikiran
penutup yang berorientasi kedepan. penutup yang berorientasi kedepan.

Lebih lanjut, dalam kenyataannya kebanyakan kegiatan komunikasi yang

dilakukan oleh pimpinan dan karyawan dalam suatu organisasi (bisnis dan non bisnis)
berkaitan dengan hal-hal yang bersifat rutin. Dengan tanpa memperhatikan saluran
komunikasi apa yang dipilih, maka pemahaman tentang bagaimana mengorganisasi
dan menulis pesan-pesan rutin dan goodnews merupakan bagian penting komunikasi
secara efektif.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh pembaca
karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan
kegiatan bisnis setiap hari. Jika pesan-pesan itu tidak  memerlukan suatu hal yang
khusus, ditunjukan kepada audiens dengan perbedaan budaya  minimal, atau audiens
yang cenderung tertarik pada apa yang ingin disampaikan atau bersikap netral,
gunakan pendekatan langsung (direct aaproach) atau deduktif (deductive approach)
untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis. Mulailah dengan pernyataan ide pokok
(main idea) yang jelas, ikuti dengan penjelaasan secara rinci, dan akhiri dengan

[12]
pernyataan keramahan (courtesy) dan harapan tindakan (action) yang diinginkan.
Pendekatan langsung memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut :
 Keunggulan:
a.   Meningkatkan pemahaman secara komprehensif (menyeluruh) ketika pertama kali
membaca suatu pesan
b.  Menekankan pada hasil suatu analisis yang telah anda lakukan
c.  Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat  memutuskan segera pada bagian mana yang
perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu pehatian seksama.
 Kelemahan:
a.  Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berfikirnya.
b.  Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung “to the point”; hal ini terkait
dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnaya.

A. STRATEGI PERMINTAAN PESAN-PESAN RUTIN

Pada umumnya, permintaan pesan-pesan rutin merupakan hal yang normal
ataulazim dalm kegiatan bisnis. Dengan menggunakan pendekatan langsung untuk
permintaan pesan-pesan rutin, apa yang diminta pada bagian awal atau permulaan
dalam penyampaian pesan-pesan bisnis merupakan suatu hal yang perlu mendapatkan
perhatian. Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok
dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal
lebih spesifik, sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan
yang rinci tentang bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang
dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari pesan rutin, perlu disampaikan
permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih
rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.

       Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan

pendekatan tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang
spesifikasi produk, harga produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran
produk, pemberian garansi, ukuran produk, warna produk dan apa manfaat dan
kegunaan produk.
                Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin, kemukakan
pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan tindakan khusus yang kita
inginkan. Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau dicantumkan
informasi yang dapat dihubunhi segera seperti alamat kantor atau nomor telpon
( termasuk telepon seluler) alatau alamat email, jam dan hari kerja, serta kontak
informasi penting lainnya.

[13]
 B. STRATEGI PENULISAN PESAN-PESAN POSITIF

Ketika sedang merespon secara positif penyamaian pesan-pesan good news dan
goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan langsung (direct approach). Hal
itu dilakukan karena pembaca pada umumnya pada pembaca pada umumnya tertarik
atas apa yang ingin disampaikan. Tujuan yang dicapai adalah mengomunikasikan
good news, menjawab semua petanyaan, menyiapkan secara rinci semua yang
diminta yang diinginnkan, dan memberikan suatu bentuk penghargaan yang baik
terhadap pihak lain. Yang lebih penting, apapun bentuk permitaan yang diinginkan,
usahakan selalu sopan ramah dan tidak emosional.
Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun
tertulis, bentuk pesan-pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang
sederhana, yaitu mulai dari ide-ide pokok yang jelas. Upayakan bagian awal
penulisan pesan-pesan positif dimulai dengan pernyataan yyang jelas dan tegas dan
mampu menarik perhatian pembaca.
Selanjutnya pada bagian pertengahan sampaikan penjelasan secara rinci
(suporting idea). Bagian ini memiliki poorsi bahasan terbanyaak dibandingkan
dengan bagian awal dan akhir.
Bagian akhir pesan-pesan positif umumnya diakhiri dengan pemberian pesan
yang baik atau pernyataan keramahan (close courtesy) dan pernyataan harapan
tindakan khusus yang diinginkan oleh pembaca.
Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah penjelasan tambahan yang berkaitan
dengan komponen penting dalam penulisan pesan-pesan positif.
a. Ide-ide Pokok yang Jelas
Penulisan pesan-pesan positif yang menggunakan pendekatan langsung, pada
umumnya diawali dengan (lagi-lagi) pernyataan ide pokok yang jelas yang
berkaitan dengan apa pesan-pesan poositif yang akan disampaikan kepada
pembaca. Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai 2 tujuan yang
mendasar yaitu :
1. Menyampaikan informasi dan
2. Mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang yang
menyenangkan pembaca atau paling tidak membuat mereka mau
menerima yang disampaikan.
Sebelum memulai suatu pesan coba tanyakan pada diri sendiri : pesan-
pesan apa yang paling penting dan menarik perhatian pada pembaca ?
Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tesebut akan memberikan petunjuk dalam
menyampaikan pesan-pesan yang bernada positif bagi pembaca.
b. Penjelasan rinci

[14]
 Bagian pertengahan dari Kemukakan ide poko dibagian awal penulisan pesan-
pesan positif suatu permintaan pesan-pesan rutin, good news dan goodwill
merupakan bagian yang penting dan memiliki porsi bahasan terbesar serta
perlu penjelasan yang rinci. Komunikasi yang dilakukan dapat diekspresikan
dengan sebuah atau dua buah kalimat, tetapi perlu dijelaskan poin-poin secara
lengkap, sehingga pembaca tidak merasa bingung atau ragu-ragu terhadap isi
atau substansi pesan. Disamping memberikan penjelasan yang rinci pada
bagian pertengahan, anda juga harus dapat menjaga pokok bahasan yang telah
ditetapkan pada bagian-bagian awal.
c. Penutup Surat
Pesan-pesan yang telah disampaikan akan berhasil jikaa pembaca memperoleh
kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka yang dapat
menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik. Yakinkan kepada
pembaca bahwa mereka tau apa yang harus dilakukan suatu organisasi bisnis,
dan mereka tau bahwa tindakan tersebut memberi manfaat bagi mereka. Lagi
pula yang tak boleh dilupakan adalah akhiri bagian penutup surat dengan
suatu pernyataan sikap keramahan dan kesopanan sebagai sebuah bentuk
apresiasi (penghargaan dan penghormatan)yang diberikan kepada orang lain.
Kalau anda merasa senang ketika orang lain menghargai ide atau gagasan
anda, maka berlatihah untuk menghargai orang lain !

C. PESAN-PESAN GOOD NEWS DAN GOODWILL

Pesan-pesan yang telah disampaikan kemungkinan akan berhasil jika pembaca

memperoleh kesan-kesan yang menyenangkan, atau paling tidak mereka dapat
menerima pesan-pesan yang disampaikan dengan baik

1. Good will tentang pekerjaan

Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok dan memilih orang-orang yang
tepat untuk pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Oleh
karena itu, suatu organisaisi yang membutuhkan karyawan baru harus betul-betul
melakukan proses seleksi dan rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang
dikehendaki.

2. Good news tentang produk

Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan dapat mengembangkan strategi
bisnisnya dengan penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas,
pemilihan metode promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat

[15]
pula.

3. Pesan-pesan Goodwill
Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat mendorong orang untuk menjaga
hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat mendorong hubungan baik dengan berbagai
pihak, seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya dengan penyampaian
pesan-pesa secara bersahabat yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan
bisnis.

D. MENULIS JAWABAN POSITIF

Banyak memo dan surat-surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas
suatu pesan maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas
berbagai permintaan informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan
langsung yang dimulai dengan pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan
diakhiri dengan pernyataan hormat atau penghargaan pada orang lain.
1. Surat Konfirmasi Pesanan
Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi
(confirmation letter), yang menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya
telah diterima.
2. Menjawab Permintaan Informasi
Setiap permintaan itu penting, baik dari dalam maupun luar organisasi. Pendapat
orang lain terhadap suatu organisasi bisnis, produk, maupun departemen, akan
dipengaruhi oleh bagaimana kesigapan anda dalam menangani permintaan tersebut.
Akan tetapi, memenuhi setiap permintaan pelanggan bukanlah pekerjaan yang
mudah.
a. menjawab permintaan dengan penjualan potensial
b. menjawab permintaan tanpa penjualan

E. MENANGANI PERMINTAAN KREDIT RUTIN

Suatu negara yang sedang berkembang seperti negara kita tidak dapat dilepaskan
dari dana pinjaman alias kredit dari berbagai lembaga donor internasional, seperti
IMF, World Bank, ADB, mapun Islamic Development Bank untuk melakukan
pembangunan di berbagai bidang. Kredit pada dasarnya adalah bentuk kepercayaan
yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun nonbank kepada nasabah
untuk berbagai kepentingan.

1. Persetujuan Kredit

[16]
 Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada
pihak lain. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan
dengan persetujuan pemberian kredit kepada nasabah tersebut.

2. Memberikan Referensi Kredit

Di negara-negara maju seperti Amerika Serikat, sebagian besar permohonan
kredit diperiksa secara elektronik atau umumnya menggunakan program komputer
secara online. Terminal komputer dihubungkan secara langsung ke beberapa kantor
cabang yang mereka miliki.

F. SURAT REKOMENDASI DAN PEMBERITAHUAN

Surat rekomendasi (reconedaion letters) bagi kalangan tertentu bukanlah hal yang
baru, apalagi dalam dunia bisnis. Bagi dunia bisnis, pemberian surat rekomendasi
dilakukan oleh mereka yang memiliki posisi penting suatu perusahaan.

Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan
erat dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain:
1. Nama lengkap (untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja)
2. Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon
3. Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatif sendiri
4. Hakikat hubungan anatara penulis dan pemohon
5. Fakta-fakta yang relevan dengan posisi/kedudukan yang dicari.

Surat rekomendasi biasanya bersifat rahasia sehingga pemohon tidak

diperkenankan melihat isi surat rekomendasi tersebut.

BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat

komunikasi tulis yang paling efesien,efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan
dengan komunikasi lisan. direct request dapat diartikan sebagai “ Suatu kegiatan yang
dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai

[17]
informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media
komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.

Oganisasi direct request mencakup: pembukaan, penjelasan rinci dan

penutup. Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news, dan goodwill diminati oleh
pembaca karena pesan-pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk
melakukan kegiatan bisnis setiap hari. Ketika memberikan tanggapan atas keluhan
pelanggan mengomunikasikan permasalahan tentang pesanan, atau  memberitahukan
perubahan kebijakan perusahaan yang dapat memperngaruhi citra organisasi bisnis
secara negatif, ada tiga yang perlu diperhatikan yaitu; (1) Penyampaian bad-news, (2)
Penerimaan pesan tersebut, (3) Menjaga good will sebaik mungkin dengan audiens.

B. SARAN

Saran yang dapat diambil dari makalah yang sudah disususun yaitu apabila
komunikasi melalui surat harus memperhatikan tatanan bahasa yang digunakan dan
kepada siapa surat tersebut dituju agar tidak menimbulakan kesalahpahaman antara
kedua komunikator.

DAFTAR PUSTAKA

Purwanto, Djoko.(2002). Komunika Bisnis (edisi kedua). Jakarta:Penerbit Erlangga.

file:///D:/KULIAH/SEMESTER%206/kunang%20kunang%20senja
%20%20PENULISAN%20PERMINTAAN%20PESAN-PESAN%20RUTIN
%20DAN%20POSITIF.htm
file:///D:/KULIAH/SEMESTER%206/kunang%20kunang%20senja
%20%20PENULISAN%20DIRECT%20REQUEST.htm

[18]
file:///D:/KULIAH/SEMESTER%206/kunang%20kunang%20senja
%20%20PENULISAN%20BAD%20NEWS.htm
https://mentarids.wordpress.com/2016/05/05/penulisan-permintaan-pesan-pesan-
rutin-dan-positif/

[19]