KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Tuhan yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan

makalah ini dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan Dia mungkin penyusun
tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik.
Makalah ini disusun agar pembaca dapat mengetahui Komunikasi Melalui Surat
beserta permasalahannya serta ulasannya yang saya sajikan berdasarkan pengamatan dari
berbagai sumber. Makalah ini di susun oleh kelompok sebagai penyusun dengan
berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari
luar. Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Tuhan akhirnya
makalah ini dapat terselesaikan.
Makalah ini memuat tentang Komunikasi Melalui Surat, dimana makalah tersebut
merupakan tugas kelompok untuk memenuhi mata kuliah Komunikasi Bisnis.
Penyusun juga mengucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing yang
telah banyak membantu penyusun agar dapat menyelesaikan makalah ini.
Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada
pembaca. Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun mohon
untuk saran dan kritiknya. Terima kasih.

Penyusun

Komunikasi Melalui Surat 1

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .... 1

DAFTAR ISI.... 2
KOMUNIKASI MELALUI SURAT ... 3
BAB 8 PENULISAN DIRECT REQUEST . 4
A. Pengorganisasian Direct Request ...... 3
B. Permintaan Informasi Rutin
C. Menulis Direct Request untuk Pengaduan
D. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi
E. Permintaan Kredit .
BAB 9 PENULISAN PERMINTAAN PESAN PESAN RUTIN & POSITIF 10
A. Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan Rutin dan Pesan Positif ..
B. Pesan-pesan Good News dan Goodwiil ..
C. Menulis Jawaban Positif .
D. Menanggapi Permintaan Kredit Rutin
E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

BAB 10 PENULISAN BAD NEWS ... 11

A. Perencanaan Pesan-pesan Persuasif ..
B. Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif ..
BAB 11 PENULISAN PESAN-PESAN PERSUASIF .. 29
BAB 12 DASAR-DASAR KORESPONDENSI .
A. Pengertian Surat dan Surat Bisnis ..
B. Fungsi Surat Bisnis .
C. Pengelompokan Surat
D. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya ..
E. Bagian Surat dan Bentuk Surat ..
F. Bahasa Surat ..
G. Format Lipatan Surat Dan Amplop .
H. Contoh-contoh Surat Bisnis ..

Komunikasi Melalui Surat 2

 KOMUNIKASI MELALUI SURAT
BAB 8
PENULISAN DIRECT REQUEST

A. Pengorganisasian Direct Request

Direct request atau permintaan langsung yang diartikan kurang tepat sebagai bentuk
permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face).
Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang
dilakukan seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (
seseorang/individu atau organisasi) untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera
dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.
Pengorganisasian direct request :
1. Bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan
fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan
keramahan dari tindakan yang diinginkan. Pendekatan ini akan berjalan dengan baik
jika permintaan yang disampaikan tidak memerlukan taktik khusus atau persuasi.
Cara yang baik untuk menyususn direct request adalah menyatakan apa yang
diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya.
2. Bagian pertengahan, surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang
sebenarnya.
3. Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya
dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan
sebagainya. Kemudian diakhiri dengan suatu pernyataan yang ramah (baik) yang
mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya jika buku-
buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita
Bookstore.
Penjelasan lebih rincinya :
1. Pembukaan
Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang
tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Oleh karena
itu,pada kalimat permulaan anda harus menyatakan permintaan secara lebih khusus
yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat
tersebut.

Komunikasi Melalui Surat 3

 2. Penjelasan rinci
Agar penjelasan terhadap hasil terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih
lancar, anda perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang anda
buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca.
Pendekatan lain yang mungkin dapat diterapkan untuk bagian pertengahan adalah
membuat serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan anda menyangkut
perlengakapan yang sangat kompleks.
Jika permintaan anda lebih dari satu jenis, anda sebaiknya membuat daftar dan
member nomor secara berurutan atau berdasarkan tingkat pentingnya. Oleh karena itu,
agar permintaan anda dapat ditangani dengan segera, perlu diingat dua hal :
- Buatlah pertanyaan langsung mengenai inti permintaannya
- Hindari meminta informasi yang sebenarnya anda bisa memperolehnya
sendiri.
Jika anda bertanya kepada beberapa orang dengan pertanyaan yang sama, usahakan
jawabannya adalah antara ya atau tidak, sehingga memudahkan perhitungannya.
Anda dapat menyediakan kolom kotak kecil sebelah kiri untuk kolom jawabannya.
3. Penutup
Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan
khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apreasiasi ataupun
pemberian goodwill. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi
penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

B. Permintaan Informasi Rutin

Surat permintaan rutin mempunyai potensi untuk membentuk suatu kesan positif atau
citra yang baik suatu organisasi perusahaan. Oleh karena itu, ketika menulis suatu surat
permintaan rutin, anda harus menjaga maksud / tujuan menulis suatu pesan dalam ingatan
anda. Anda harus bertanya pada diri sendiri apa yang anda inginkan terhadap pembaca
setelah mereka memahami pesan yang anda sampaikan.
Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini :
1. Apa yang ingin diketahui,
2. Mengapa hal tersebut perlu diketahui,
3. Mengapa hal ini dapat membantu
Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari :

Komunikasi Melalui Surat 4

 Permintaan di dalam organisasi
Meskipun suatu permintaan dapat saja dilakukan secara lisan, beberapa pesan
permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo
dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens
mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan
antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara
pimpinan dengan supervisor, atau antara supervisor dengan karyawan.
Surat permintaan dalam bentuk memo mengikuti suatu standar perencanaan langsung.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan,
kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan suatu
tindakan yang dikehendaki. Bentuk surat permintaan ini dilakukan di dalam
organisasi perusahaan.
Permintaan ke Luar Organisasi
Sebagai seorang pelaku bisnis professional tentunya anda berkomunikasi dengan
pelanggan, pemasok (supplier), dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis.
Selain itu, banyak surat yang harus dikirim ke luar organisasi (perusahaan) untuk
memperoleh berbagai informasi penting, seperti informasi, produk baru, catalog buku-
buku terbaru, keinginan untuk menjalin kerja sama bisnis, keinginan untuk
berlangganan Koran, tabloid, atau majalah.
Disamping itu, anda dapat juga member respon terhadap iklan yang dipasang di suatu
surat kabar. Dalam hal ini perlu diperhatikan tiga hal, yaitu :
1. Dimana anda membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal,
hari, bulan, tahun),
2. Jelaskan apa yang anda inginkan / maksud,
3. Cantumkan alamat anda yang jelas dan lengkap untuk balasan surat anda
tersebut.

C. Menulis Direct Request untuk Pengaduan

Surat pengaduan (claim letter) dan surat penyesuaian (adjustment letter) yang
berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan
orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Hal ini berkaitan erat dengan masalah
kepuasan pelanggan (customer satisfaction). Dalam surat direct request, anda mungkin dapat
meminta salah satu dari berikut ini :

Komunikasi Melalui Surat 5

 - Pengembalian barang yang sudah dibelli dan meminta uang kembali seharga barang
tersebut (refund)
- Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan
- Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak
- Perbaikan gratis.
- Pengurangan harga karena produknya ada yang cacat atau rusak
- Pembatalan atas suatu pesanan produk
- Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran
- Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur
Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah anda
merasa puas (satisfied) atau tidak puas (dissatisfied) terhadap produk atau jasa (pelayanan)
yang mereka berikan. Konsumen yang puas akan memberikan dampak positif bagi suatu
organisasi, sedangkan konsumen yang tidak puas atau marah akan berdampak negative
terhadap organisasi tersebut. konsumen yang merasa tidak puas terhadap suatu produk atau
jasa dari suatu atau jasa dari suatu organisasi secara langsung atau tidak langsung akan
memberitahukan kepada orang lain, yang pada akhirnya akan membentuk opini yang kurang
baik terhadap organisasi bersangkutan.
Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal :
1. Jelaskan masalah yang anda hadapi secara rinci
Apa yang menjadi masalah atau keluhan anda dalam kaitannya dengan pembelian
suatu produk dan jasa. Uraikan dengan jelas dan rinci, sehingga pembaca dengan
mudah dapat memahami apa masalah yang sebenarnya.
2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian
Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, anda harus memberikan bukti-bukti atau
dokumen-dokumen pendukung. Hal ini tentu saja akan sangat membantu memperkuat
surat pengaduan yang anda buat.
3. Usahakan nada surat anda tidak marah atau emosional
Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak
bersifat emosional (marah-marah, menggunakan kata-kata yang kasar, menyakitkan,
dan tidak sopan).
4. Permintaan tindakan khusus
Dalam surat pengaduan yang anda buat, perlu dikemukakan apa harapan/keinginan
anda di kemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. di sampan itu, jangan

Komunikasi Melalui Surat 6

 lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap. Hal ini akan
mempermudah bagi manajer perusahaan dalam menanggapi pengaduan anda.

D. Surat Undangan, Pesanan, dan Reservasi

Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan,
pesanan, dan reservasi adalah pendekatan langsung (direct approach).
Surat Undangan
Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal
ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu ide pokok (main idea), penjelasan
rinci (explanations), dan penutup (close courtesy).
Ide pokok dalam paragraph pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan
yang lebih rinci tentang ide poko di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup
yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih.
Surat Pesanan dan Reservasi
Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu pernyataan rinci
apa yang anda pesan, metode pengirimannya, dan cara pembayarannya. Kemukakan secara
jelas kuantitas/jumlah produk yang anda pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga
pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman, dan petunjuk khusus lainnya.

E. Permintaan Kredit
Dalam dunia perkreditan, kemampuan anda melunasi kredit sesuai dengan aturan
main yang ada seperti tepat waktu, tidak pernah menunggak, dan lancar, akan memperbesar
kemungkinan untuk memperoleh kredit periode-periode berikutnya. Kepercayaan lembaga
perkreditan bergantung pada bagaimana prestasi anda dalam melunasi kredit anda
sebelumnya.
Tahap memperoleh kredit :
1. Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada
2. Mengirimkan / melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam
proses memperoleh kredit tersebut.
Data pendukungnya mencakup antara lain katanda pengenal, laporan keuangan terakhir, data
pendukung lainnya, serta surat permohonan kartu kredit (credit request). Dalam surat
permohonan kartu kredit, disamping data pribadi anda, jenis usahanya, dan jumlah (besarnya)
kredit yang diminta, juga harus didukung dengan berbagai dokumentasi penting dan prospek
bisnis anda dimasa depan. Hal ini penting bagi lembaga perkreditan untuk menilai kelayakan
Komunikasi Melalui Surat 7
anda dalam memperoleh kredit, baik dilihat dari sisi besarnya kredit maupun jangka waktu
pembeliannya.

BAB 9
PENULISAN PERMINTAAN PESAN PESAN RUTIN DAN POSITIF

Menulis pesan-pesan bisnis baik yang berupa surat-surat, laporan, dan proposal untuk
kalangan intern maupun ektern organisasi perusahaan dan memo merupakan hal yang rutin
dalam dunia bisnis . Terlebih penulisan surat bisnis yang memberikan kesan positif atau citra
yang baik bagi para pembaca merupakan hal yang perlu memperoleh perhatian bagi
organisasi perusahaan.

A. Strategi Penulisan Untuk Permintaan Pesan Rutin dan Pesan Positif

Pemesanan produk baru terhadap suatu perusahaan, pengiriman produk kepada

pelanggan, pemberitahuan kebijakan intensif pada semua karyawan, pemberian penghargaan
bagi karyawan yang loyal kepada perusahaan, atau ucapan selamat kepada karyawan yang
berprestasi, merupakan kegiatan-kegiatan rutin dalam dunia bisnis.
Kebanyakan pesan-pesan rutin, good news dan goodwill diminati oleh pembaca
karena pesan tersebut berisi informasi yang diperlukan untuk melakukan kegiatan bisnis
setiap hari. Jika pesan itu tidak memerlukan suatu hal yang khusus, ditujukan kepada audiens
dengan perbedaan budaya minimal, atau audiens yang cenderung tertarik pada apa yang
ingin disampaikan atau bersikap netral, gunakan pendekatan langsung ( direct approach ) atau
deduktif ( deductive approach ) untuk mengorganisasi pesan-pesan bisnis.
Mulailah dengan pernyataan ide pokok ( main idea ) yang jelas, ikuti dengan
penjelasan secara rinci, dan akhiri dengan pernyataan keramahan ( courtesy ) dan harapan
tindakan ( action ) yang diinginkan.
Routine Message Good News
Pembuka : Pernyataan ide pokok ( main ) Pembuka : Pernyataan good news
Pertengahan / isi : Penjelasan rinci Pertengahan / isi : Penjelasan rinci
Penutup : Mengingatkan kembali ide pokok Penutup : Mengingatkan kembali good news
atau mencakup pemikiran penutup yang atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi ke depan. berorientasi ke depan.

Komunikasi Melalui Surat 8

 Keunggulan Pendekatan Langsung
Meningkatkan pemahaman secara komprehensif ( menyeluruh ) ketika
pertama kali membaca suatu pesan.
Menekankan pada hasil suatu analisa yang telah anda lakukan.
Menghemat waktu bagi pembaca karena mereka dapat segera mengetahui apa
maksud pesan tersebut dan juga dapat memutuskan segera pada bagian mana
yang perlu memperoleh perhatian dan yang tidak perlu perhatian seksama.

Kelemahan Pendekatan Langsung

Orang cenderung menyampaikan suatu pesan berdasarkan cara berpikirnya.
Kesulitan untuk mengubah pola pikir yang cenderung to the point hal ini
terkait dengan pola pendidikan sebelumnya yang telah diajarkan sebelumnya.

Strategi Permintaan Pesan-pesan Rutin

Untuk menulis pesan-pesan rutin mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan yang lebih spesifik agar mudah dipahami
oleh pembaca. Selanjutnya pd bagian pertengahan, penjelasan yang lebih rinci tentang
bagaimana dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Perlu disampaikan
pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum penjelasan yang lebih rinci
disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan lain untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah dengan
pendekatan rutin tanya-jawab ( askquestions approach ), seperti meminta informasi tentang
spesifikasi produk, harga , sistem pengiriman, cara pembayaran, pemberian garansi, ukuran,
warna dan apa manfaat serta kegunaan produk.
Pada bagian akhir dari permintaan pesan-pesan rutin kemukakan pernyataan
keramahan, apresisai atau penghargaan, dan tindakan khusus yang diinginkan. Untuk
memudahkan respon pembaca, cantumkan informasi penting sepertialamat kantor, no
telepon, alamat e-mail, jam dan hari kerja serta kontak informasi penting lainnya.

Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif

Dalam menyampaikan pesan bisnis yang positif melalui lisan maupun tertulis, bentuk
pesan yang disampaikan akan mengikuti suatu formula yang sederhana yaitu mulai dengan

Komunikasi Melalui Surat 9

ide pokok yang jelas , penjelasan rutin dan penutup surat ( sama seperti penulisan permintaan
pesan rutin ).
Hampir semua komunikasi bisnis mempunyai dua tujuan mendasar yaitu :
1. Menyampaikan informasi.
2. Mendapatkan tanggapan atau memunculkan sikap yang menyenangkan pembaca
atau paling tidak membuat mereka mau menerima pesan yang disampaikan.

B. Pesan-pesan Good News dan Goodwiil

Pesan Good News dan Goodwill adalah pesan-pesan bisnis yang memberikan kesan
positif dan menyenangkan kepada pihak lain. Melalui pesan good news dan goodwill, para
pelaku bisnis dapat melakukan berbagai upaya untuk mengembangkan dan manjaga
hubungan yang baik dengan para pelanggan, klien, karyawan, dan masyarakat publik pada
umumnya.

Good News Tentang Pekerjaan.

Dalam dunia bisnis, terdapat beberapa contoh good news yang berkaitan dengan
masalah pekerjaan baik yang berbentuk financial maupun nonfinancial.
Aneka Contoh Good News
Finansial Nonfinansial
Kenaikan gaji Promosi Jabatan

Bonus lembur kerja Tanda penghargaan

Insentif Fasilitas kendaraan dan perumahan

Tunjangan hari raya Proposal suatu proyek diterima

Kredit dengan bunga ringan

Asuransi kesehatan dan jiwa

Good News Tentang Produk

Untuk menjaga para pelanggan, perusahaan dapat mengembangkan strategi bisnisnya
dalam penetapan harga produk yang kompetitif, produk yang berkualitas, pemilihan metode
promosi yang tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat pula.
Dalam dunia bisnis yang real dilapangan, dapat dijumpai bermacam-macam good news
yang berkaitan dengan produk, antara lain :

Komunikasi Melalui Surat 10

 Pemberian diskon harga produk hingga 50 persen.
Sistem beli 3 produk gratis 1 produk.
Pemberian kupon diskon harga produk.
Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh hadiah langsung maupun diundi.
Produk rusak uang kembali atau ditukar dengan produk yang baik.
Jaminan layanan ( garansi ) produk hingga tiga tahun.

C. Menulis Jawaban Positif

Banyak memo dan surat bisnis ditulis untuk memberikan tanggapan atas suatu pesan
maupun adanya permintaan tertentu. Untuk memberikan jawaban atas berbagai permintaan
informasi yang positif tersebut, dapat digunakan pendekatan langsung yang dimulai dengan
pernyataan yang positif dan menyenangkan, dan diakhiri dengan pernyataan hormat atau
penghargaan pada orang lain.
Surat Konfirmasi Pesanan

Salah satu surat bisnis yang paling sederhana adalah membuat surat konfirmasi yang
menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan produknya telah diterima.

Dengan menggunakan pendekatan langsung, palagraf pertama berisi tentang

pernyataan tentang kabar atau berita baik. Pelanggan ditempatkan dalam suatu urutan penting
dan sangat diharapkan dapat menerima produk. Dan harus disampaikan bahwa produk yang
dipesan sedang dalam proses pengecekan dan segera dikirimkan kepada pelanggan secara
tepat dan cepat sesuai dengan yang mereka kehendaki.

Pada bagian pertengahan, harus dinyatakan secara jelas dan tegas sikap
profesionalisme dari suatu perusahaan yang mencakup rangkuman semua transaksi secara
akurat dan jelas : berapa jumlah produk yang dipesan, harga produk, kapan pengiriman
produk dilakukan, bagaimana cara pengirimannya, sistem pembayarannya, biaya pengiriman,
berapa biaya pajak yang harus ditanggung pelanggan dan kemungkinan muncul masalah
terhadap produk pesanan tersebut.
Pada bagian terakhir , Anda meyakinkan pemesan apa yang kan dilakukan berikutnya
dan manfaat apa yang akan diperoleh. Disamping itu jangan lupa ucapkan terima kasih atas
kerja sama yang baik yang ditunjukkan dengan adanya pesanan produk tersebut. Jadikanlah
setiap pelanggan sebagai mitra bisnis yang baik sehingga mereka layak untuk mendapatkan
pelayanan yang baik pula, jangan kecewakan pelanggan.

Komunikasi Melalui Surat 11

 Menjawab Permintaan Informasi
a. Menjawab Permintaan dengan Penjualan Potensial
Pelanggan prospektif sering meminta laporan tahunan, katalog atau brosur untuk
membantu mereka mengambil keputusan tentang suatu produk melalui periklanan. Suatu
tanggapan yang responsif, sopan dan bersedia membantu dapat menggugah mereka untuk
membeli. Jika pelanggan tidak meminta informasi dan tidak mengharapkan suatu tanggapan,
Anda dapat menggunakan teknik persuasif.
Ketika menjawab permintaan informasi yang mencakup penjualan potensial, terdapat
tiga tujuan utama yaitu :
1. Memberi tanggapan terhadap semua permintaan atau menjawab semua pertanyaan.
2. Mendorong penjualan yang akan datang.
3. Memberikan kesan yang baik terhadap pelanggan dengan memberikan tanggapan
yang baik dan tambahan informasi produk terbaru.
b. Menjawab Permintaan Tanpa Penjualan.
Bentuk lain atas permintaan informasi yang berasal dari luar organisasi dapat dilakukan
dengan :
1. Menjawab semua pertanyaan dengan jujur dan lengkap.
2. Memberikan kesan yang baik dan menyenangkanterhadap pelanggan.
Dalam hal ini, jawaban atas permintaan informasi tidak dilengkapi dengan informasi
terbaru, seperti produk baru atau bentuk layanan yang baru.

D. Menanggapi Permintaan Kredit Rutin

Seorang pebisnis sering membawa dompet yang berisikan kartu-kartu kredit ( credit
card ) dari berbagai lembaga perbankan yang sangat bermanfaat bagi operasional bisnisnya.
Melalui kartu kredit ini para pebisnis akan memperoleh kemudahan layanan seperti
pembelian aneka macam produk dengan kredit ( angsuran ), mengambil uang tunai melalui
ATM, membayar tagihan listrik atau isi ulang pulsa secara elektronik. Kredit pada dasarnya
adalah bentuk kepercayaan yang diberikan oleh suatu lembaga keuangan bank maupun
nonbank kepada nasabah untuk berbagai kepentingan.
Persetujuan Kredit
Surat persetujuan kredit merupakan surat yang memberikan good news kepada pihak
pemohon. Pembuka surat persetujuan kredit berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan
persetujuan pemberian kredit kepada nsabah tersebut. Bagian pertengahan surat tujuan kredit
mencakup beberapa hal, antara lain batas maksimal jumlah kredit yang diberikan, lama dan
Komunikasi Melalui Surat 12
jumlah angsuran per bulan, tanggal rekening dikirim, biaya administrasi dan bunga, tanggal
jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan masalah kredit tersebut. Dalam
kaitannya dengan persetujuan kredut dengan jumlah plafon tertentu, adakalanya dilibatkan
pihak notaris yang ada di suatu wilayah tertentu. Oleh karena dokumen resmi, surat
perjanjian persetujuan kredit harus benar-benar dicek baik dari penulisan kata, penggunaan
tanda baca secara tepat, tingkat akurasi, kelengkapan isi pesan maupun kejelasnnya.
Memberikan Referensi Kredit
Kadang kala, permohonan kredit kepada suatu lembaga perbankan tidak memerlukan
surat rekomendasi dari pihak lain. Akan tetapi untuk jenis-jenis tertentu yang memiliki nilai
kredit yang tinggi, umumnya pemberian kredit memerlukan surat rekomendasi dari pihak
lain. Ada dua hal yang perlu diperhatikan dalam surat rekomendasi, antara lain :
1. Permohonan surat rekomendasi harus resmi atau disahkan.
2. Nyatakan sesuai fakta yang ada, jangan dibuat-buat.

E. Surat Rekomendasi dan Pemberitahuan

Bagi dunia bisnis, pembarian surat rekomendasi dilakukan oleh mereka yang
memiliki posisi penting suatu perusahaan. Dalam surat rekomendasi pada umumnya
dijelaskan berbagai hal yang berkaitan dengan masalah kemampuan, kedisiplinan,
kemandirian dan sikap positif lainnya yang dapat dipakai sebagai dukungan untuk
melanjutkan kariernya.
Surat rekomendasi merupakan salah satu bentuk informasi positif yang berkaitan erat
dengan orang. Surat rekomendasi memiliki beberapa karakteristik, antara lain :
Nama lengkap pemohon ( untuk keperluan melanjutkan studi atau mencari kerja )
Pekerjaan atau manfaat yang diharapkan pemohon.
Penulis sedang menjawab suatu permohonan atau atas inisiatifnya sendiri.
Hakikat hubungan antara penulis dengan pemohon.
Fakta-fakta yang relevan dengan posisi atau kedudukan yang dicari.

Pada umumnya surat rekomendasi dikirimkan secara langsung ke tempat tujuan yang
dikehandaki oleh para pemohon. Penulis surat rekomendasi sering menggambarkan
penilaiannya yang bersifat umum, tetapi kadang kala juga dicantumkan beberapa poin
penting atau kemampuan yang paling menonjol yang dimiliki oleh pemohon.

Komunikasi Melalui Surat 13

 Bentuk informasi positif lainnya adalah surat pemberitahuan tentang diterimanya
sebagai pegawai baru. Setiap orang tentu akan senang sekali bila lamaran kerjanya
membuahkan hasil, dengan diterimanya ia sebagai karyawan disuatu organisasi ( bisnis
maupun nonbisnis ).
BAB 10
PENULISAN BAD NEWS

A. Perencanaan Pesan-pesan Persuasif

Persuasi merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens
untuk mencapai suatu tujuan. Dan persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk
menyampaikan suatu pesan dengan cara yang membuat audiens merasa mempunyai pilihan
dan membuatnya setuju.
Di dalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual
ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien,
mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan tertentu dan untuk meminta bantuan dana
bagi pembiayaan suatu proyek tertentu.
Analisis Audiens
Untuk siap melakukan persuasi mungkin diperlukan waktu ukup lama, bukan saja
mingguan bahkan bulanan. Penyampaian pesan-pesan persuasif yang terbaik adalah dengan
menghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam
memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka memandang.
Hal ini mengingatkan bahwa cara memberikan persuasi untuk budaya yang berbeda akan
berbeda pula. Sebagai contoh, di Swedia audiens memiliki kecenderungan memfokuskan
pertanyaan-pertanyaan teoritis dan implikasi strategis, sedangkan di Amerika Serikat dan
Jerman para audiens cenderung memperhatikan hal-hal yang lebih bersifat teknis dan praktis.
Memilih Pendekatan Organisasional
Perlunya memiilih pendekatan organisasional yang tepat berdasarkan kemungkinan
reaksi audiens terhadap pesan yang disampaikan. Hakikat persuasi adalah untuk meyakinkan
audiens atau mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan mereka.
Dalam hal ini dapat menggunakan pendekatan tak langsung ( indirect approach ) dalam
menyampaikan pesan-pesan persuasif. Akan tetapi, jika audiens objektif, mereka lebih suka

Komunikasi Melalui Surat 14

mendengar pesan-pesan disampaikan segera, pendekatan yang tepat adalah pendekatan
langsung ( direct approach ).

B. Mengembangkan Pesan-pesan Persuasif

Menggunakan pendekatan langsung atau tak langsung, yang penting adalah harus
mampu meyakinkan audiens bahwa ide tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan beralasan.
Persuasif yang efektif mencakup empat komponen penting, yaitu menetapkan kredibilitas,
membuat kerangka argumentasi audiens, menghubungkan audiens dengan hal-hal yang logis,
dan memperkuat posisi dengan penggunaan bahasa yang baik dan tepat.
Menetapkan Kredibilitas
Kredibilitas ditentukan oleh sejauh mana tingkat kepercayaan dan keandalan. Kalau
kredibilitas dihadapan audiens diragukan, mereka akan cenderung skeptis dan tidak akan
menerima begitu saja setiap apa yang disampaikan. Oleh karena itu, harus dapat mengatasi
audiens yang memiliki sikap skeptis tersebut.
Kredibilitas adalah kapabilitas untuk dapat dipercaya oleh orang lain. Tanpa
kredibilitas, upaya untuk melakukan persuasi akan tampak sebagai bentuk tipuan.
Salah satu cara untuk menumbuhkan kredibilitas seseorang adalah melalui fakta. Semua
bentuk dokumen, statistik, jaminan dan hasil riset merupakan bukti bjektif yang dapat
mendukung kredibilitas.
Cara-cara untuk menambah kredibilitas antara lain : jadilah seorang yang ahli ( pakar
) dalam bidang tertentu; antusias terhadap materi yang disampaikan; objektif dalam
melakukan penilaian sesuatu; sikap hormat dapat membantu memfokuskan kebutuhan
audiens; kejujuran dapat menumbuhkan rspek audiens; intensitas yang baik akan membantu
minat audiens; dan pengalaman latar belakang, baik sikap maupun kepercayaan sebelumnya
yan dapat membantu mengidentifikasi audiens.
Kerangka Argumentasi
Ketika telah cukup mengumpulkan berbagai fakta, bukti dan temuan lainnya telah
siap untuk membuat kerangka argumentasi. Kebanyakan pesan-pesan persuasif mengikuti
rencana organisasional AIDA ( Attention, Interest, Desire dan Action ).
a. Attention ( Perhatian )
Pada fase ini, harus dapat meyakinkan audiens segera di bagian permulaan
mempunyai sesuatu yang berguna untuk disampaikan. Misalnya memperkenalkan

Komunikasi Melalui Surat 15

 kepada audiens dengan suatu masalah atau ide yang membuat mereka mau mendengar
pesan-pesan yang akan disampaikan.
b. Interest ( minat )
Pada fase ini, menjelaskan relevansi pesan-pesan dengan audiens. Kembangkan
pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dengan agak rinci.
c. Desire ( Hasrat )
Pada fase ini, membuat audiens untuk mengubah keinginannya dengan menjelaskan
bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan manfaat yang lebih bagi
audiens.
Jika gagasan/ide sangat kompleks, cobalah untuk mengimplementasikan. Yang lebih
penting pastikan apapun bukti yang digunakan untuk membuktikan gagasan secara
langsung relevan dengan pokok bahasan.
d. Action ( Tindakan )
Pada fase ini, menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan terhadap audiens.
Selanjutnya perlu diingatkan bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari
tindakan yang akan dilakukan tersebut. Yang lebih penting adalah bagaimana
mempermudah audiens untuk tindakan tersebut.

BAB 11

BAB 12
DASAR-DASAR KORESPONDENSI BISNIS

Korespondensi merupakan salah salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis maupun nonbisnis kepada pihak lain. Pada
umumnya kegiatan korespondensi berkaitan dengan suatu proses penyampaian pesan-pesan
bisnis maupun nonbisnis baik dalam bentuk surat, memo, proposal, agenda, maupun dalam
bentuk laporan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga kepada orang atau lembaga lain
untuk mencapai tujuan tertentu. Oleh karena itu, korespondensi bisnis merupakan bentuk
korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga / organisasi bisnis dengan harapan untuk
mencapai yujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah memperoleh keuntungan atau profit.

Komunikasi Melalui Surat 16

 A. Pengertian Surat dan Surat Bisnis
Menurut pusat pembinaan dan pengembangan bahasa department pendidikan
nasional, surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Dalam menulis surat yang baik, perlu diperhatikan beberapa hal : bahasa yang digunakan
mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas, tegas, dan tidak
bertele-tele.
Surat bisnis adalah surat yang digunakan seseorang, lembaga organisasi atau institusi
untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis secara tertulis kepada pihak lain dengan
menggunakan media tertentu, misalnya : pengiriman lewat pos, faksimile, telepon seluler
(HP), atau lewat jalur dunia maya (Internet).
Selanjutnya, hubungan yang terjadi antara pihak-pihak yang terkait dalam surat-
menyurat tersebut sering disebut dengan istilah korespondensi. Pendek kata, korespondense
atau surat menyurat merupakan salahsatu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam
komunikasi tertulis. Oleh karena itu, berdasarkan pengertian tersebut, yang dimaksud dengan
korespondense bisnis adalah suatu kegiatan korespondensi antara satu pihak dengan oihak
lain baik secara perorangan maupun lembaga yang berkaitan dengan dunia bisnis. Salah satu
ciri kegiatan bisnis adalah berorientasi pada motif keuntungan, meskipun di dalam praktiknya
sulit menemukan suatu kegiatan bisnis yang semata-mata mencari keuntungan.

B. Fungsi Surat Bisnis

Fungsi umumnya surat bisnis sebagai sarana komunikasi yang sangat penting bagi
seseorang, kelompok, maupun organisasi pemerintah dan bisnis. Selain sebagai sarana
komunikasi, surat bisnis juga memiliki berbagai fungsi :
1. Surat bisnis berfungsi sebagai wakil atau duta bagi pengirim surat.
2. Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah
pikiran atau gagasan yang berkaitan dengan masalah-masalah bisnis.
3. Alat bukti tertulis (dokumen tertulis)
4. Alat untuk mengingat
5. Bukti sejarah
6. Pedoman kerja
7. Media promosi bagi pengirim surat. Dalam perkembangan, surat bisnis dapat juga
digunakan oleh si pengirim surat untuk mempromosikan perusahaan termasuk

Komunikasi Melalui Surat 17

 produk-produk yang dihasilkan kepada pihak lain baik perseorangan maupun
lembaga/organisasi.
Beberapa kelebihan surat dibandingkan dengan alat komunikasi lisan, antara lain :
dapat menghindari kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena pengiriman pesan dapat
dapat mempersiapkannya denga sebaik-baiknya dan sejelas-jelasnya.

C. Pengelompokan Surat
Pengelompokan surat menurut wujudnya :
1. Surat bersampul
Surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang yang terdiri atas kertas surat
dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.
2. Kartu pos
Bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan
singkat/pendek dan praktis, yang berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15
cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia.
3. Warkat Pos
Surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop.
4. Telegram dan Teleks
Berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.
5. Memorandum dan Nota
Surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan suatu pesan-pesan
singkat yang berupa pemberitahuan permintaan atau hal-hal lain dalam suatu
organisasi. Sedangkan nota adalah suatu pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan
suatu lembaga / organisasi untuk meminta data atau informasi penting di dalam
organisasi.
6. Surat tanda bukti
Surat yang memiliki fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu
pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain.

D. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Menurut pemakaiannya, surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis yaitu surat
pribadi (personal), surat bisnis (niaga) dan surat sosial.
1. Surat pribadi

Komunikasi Melalui Surat 18

 Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-
hal yang sifatnya personal atau pribadi.
2. Surat dinas
Surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi
pemerintah.
3. Surat bisnis
Surat yang digunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha
bisnis, seperti bidang usaha produksi, perdagangan, dan usaha jasa.
4. Surat sosial
Surat yang digunakan oleh organisasi atau lembaga-lembaga sosial
kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada
umumnya.
Pengelompokan Surat menurut Banyaknya (Jumlah) Sasaran yang Dituju
1. Surat biasa
Surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang
atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan
bersifat pribadi/privasi.
2. Surat edaran
Surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang/suatu lembaga
yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak.
3. Surat pengumuman
Surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui oleh
pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyrakat luas (bila disebarluaskan
melalui media massa).
Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya
1. Surat biasa
Surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa
amplop.
2. Surat konfidensial (terbatas)
Surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu.
3. Surat rahasia
Surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu
dalam suatu organisasi.

Komunikasi Melalui Surat 19

Pengelompokan Surat Menurut Urgensi Penyelesaiannya
1. Surat biasa
Surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada suatu perlakuan
khusus atas surat tersebut.
2. Surat segera
Surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan
dengan segera, meskipun tingkat penanganan tidak secepat surat kilat.
3. Surat kilat
Surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera, harus didahulukan, dan
memperoleh perlakuan khusus daripada surat-surat yang lainnya.
Pengelompokan Surat Menurut Isi dan Maksudnya
Penggolongan surat menurut isi dan maksudnya sangat bergantung dari maksud dan tujuan
pengiriman surat. Oleh karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan
yang lain berbeda, jenis suratnya pun sangat bervariasi.

E. Bagian Surat dan Bentuk Surat

Secara umum, bagian surat baik untuk surat dinas maupun surat bisnis mencakup beberapa
komponen penting, antara lain :
1. Kepala/kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor, lampiran, dan
perihal/hal
4. Alamat tujuan
5. Salam pembuka
6. Paragraph pembuka
7. Paragraf isi
8. Paragraf penutup
9. Salam penutup
10. Tanda tangan
11. Nama jelas penanda tangan
12. Tembusan
13. inisial

Komunikasi Melalui Surat 20

a. Kepala Surat (Kop Surat)
Kepala surat atau kop surat surat merupakan cirri khas suatu lembaga, organisasi
bisnis, badan, instansi yang mencakup antara lain : nama instansi (organisasi), alamat
lengkap, nomor telepon, nomor facsimile, nomor kotak pos, alamat kawas, alamat
situs Web dan e-mail, dan logo atau lambing instansi tersebut.
b. Tanggal Surat
Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan surat itu
ditulis.
c. Nomor, Lampiran, dan Hal atau Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf capital dan diikuti dengan
titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran hanya
diperlukan apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut. namun, apabila
memang tidak ada yang perlu dilampirkan, kata lampiran tidak perlu ditulis.
Penulisan kata Hal/Perihal dapt dilakukan dengan tiga cara, yaitu :
1. Sebelum penulisan alamat yang dituju
2. Setelah penulisan alamat yang dituju
3. Setelah penulisan salam pembuka
d. Nama dan Alamat Surat
Tulislah nama dan alamat yang dituju serta kata sapaan dan gelar akademis maupun
nonakademis secara benar ejaannya. Penulisan nama diri penerima surat diawali
dengan huruf capital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf capital
seluruhnya.
e. Salam pembuka
Sapaan penghormatan yang dilakukan oleh pengirim pesan kepada pihak lain sebelum
menyampaikan maksud atau tujuan penulisan surat.
f. Isi Surat
Isi surat merupakan inti surat yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima
surat. Dalam paragraf pembuka, pengirim surat berkeinginan untuk mengantarkan isi
surat yang ingin disampaikan kepada pihak lain baik yang berisi pemebritahuan,
pernyataan, atau permintaan. Dalam paragraf isi perlu dikemukakan apa yang
sebenarnya ingin disampaikan kepada si penerima surat. Selanjutnya dalam paragraf
penutup merupakan kesimpulan dan kunci isi surat dan harapan pengirim surat
maupun ucapan terimakasih kepada penerima surat.
g. Salam penutup
Komunikasi Melalui Surat 21
 Surat yang baik memerlukan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap respek
(hormat), sopan, atau etika berkirim surat. Salam penutup yang lazim digunakan
dalam surat menyurat antara lain :
- Hormat kami
- Hormat saya
- Salam takzim
- Salam kami
- Wassalam
h. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan
Dengan penandatanganan surat berarti mengesahkan isi surat tersebut dan akibat yang
akan ditimbulkan oleh isi surat tersebut. Setelah surat ditandatangani, nama pengirim
dan jabatan perlu juga dicantumkan dalam surat tersebut.
Dalam kaitannya dengan penulisan nama pengirim surat, perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut.
- Penulisan nama pengirim tidak perlu menggunakan huruf capital seluruhnya,
tetapi menggunakan huruf capital pada setiap unsure.
- Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak
perlu diakhiri dengan tanda titik.
- Nama jabatan dapat dicantumkan dibawah nama pengirim.
i. Tembusan
Kata tembusan yang ditulis huruf awal capital diletakkan di sebelah kiri pada bagian
kaki surat lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim
surat. Kata tembusan diikuti tanda titik dua tanpa digarisbawahi. Bagian ini hanya
dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak
lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut.
j. Inisial
Inisial, yang disebut juga sandi, merupakan tanda pengenal bagi petugas yang
membuat konsep dan yang mengetik surat tersebut.

F. Bahasa Surat
Agar pesan yang disampaikan tersebut komunikatif dan mudah dipahami oleh
penerima surat, sebaiknya menggunakan bahasa yang baik dan benar sesuai dengan kaidah-

Komunikasi Melalui Surat 22

kaidah yang berlaku dalam dunia surat-menyurat, seperti bagaimana memilih kata,
pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan paragraf, dan penyusunan kalimat.
Melalui penggunaan bahasa tulis yang dituangkan dalam sebuah surat, bagaimana alur
pemikiran seseorang secara tidak langsung dapat dipahami, termasuk sejauh mana respek
pengirim surat pada pihak lain. Untuk surat-surat resmi maupu surat-surat bisnis, pilihan kata
hendaknya memenuhi syarat yang baik atau baku, lazim (umum, biasa) dan cermat. Perlu
dihindari penggunaan kata-kata yang belum diakui kebakuannya.

G. Format Lipatan Surat Dan Amplop

Format lipatan surat yang baik merupakan bagian dari etika berkorespondensi dalam
dunia bisnis. Bentuk lipatan surat yang terkenal asal-asalan akan memberikan kesan atau citra
yang kurang baik bagi pengirimnya. Oleh karena itu, meskipun masalah melipat-lipat surat-
surat bisnis Nampak sepele, ternyata hal ini dapat memberikan image atau citra baik positif
maupun negative bagi suatu organisasi perusahaan yang mengirimkan surat tersebut.
Format Lipatan Surat
Ada beberapa bentuk lipatan surat yang lazim digunakan dalam dunia korespondensi bisnis,
antara lain :
- Lipatan baku (standard fold)
- Lipatan setengah baku (semi standard fold)
- Lipatan akordeon (accordion fold)
- Lipatan setengah akordeon (semi accordion fold)
- Lipatan tunggal (single fold)
- Lipatan ganda / parallel (parallel/double fold)
- Lipatan model Prancis (French fold)
- Lipatan model Baron (Baronian fold)
Aneka Bentuk Amplop
Amplop berfungsi sebagai salah satu cara menjaga kerahasiaan isi surat. Pengiriman
surat beramplop yang baik, bersih, dan rapi akan memberikan kesan dan citra positif bagi
penerima surat (pembaca).
Amplop dapat dikelompokan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaanya.
a. Berdarkan wujudnya, amplop dapat dibedakan menjadi :
1. Amplop biasa
2. Amplop berjendela

Komunikasi Melalui Surat 23

 b. Berdasarkan ukurannya, amplop dapat dibedakan menjadi :
1. Amplop resmi
2. Amplop kartu
3. Amplop bisnis
4. Amplop pendek
5. Amplop panjang
6. Amplop besar
i. Amplop catalog
ii. Amplop berkait
iii. Amplop kancing bertali
c. Berdasarkan penggunaanya, amplop dapt dibedakan menjadi :
1. Amplop catalog
2. Amplop mata berkait
3. Amplop kancing bertali

H. Contoh-contoh Surat Bisnis

Berikut ini adalah beberapa contoh surat-surat bisnis yang lazim kita jumpai dalam
kehidupan bisnis sehari-hari, diantaranya :
1. Surat pemesanan
Surat yang dibuat oleh seseorang oleh seseorang, sekelompok orang, atau organisasi
untuk melakukan pemesanan barang atau jasa kepada pihak lain guna memenuhi
berbagai kebutuhan mereka. Dalam penulisan surat pemesanan perlu dicamtumkan
nama barang yang dipesan, dan spesifikasi barang yang dipesan. Disamping itu, kapan
pemesanan dan pengirimannya, cara pembayaran dan cara pengiriman barang yang
dipesan juga perlu dijelaskan secara rinci.
2. Surat konfirmasi
Confirmation letters adalah surat yang berisi tentang penjelasan tertentu yang lebih
berfungsi sebagai pemberitahuan, penegasan atau meyakinkan atas sesuatu. Dalam
menulis surat konfirmasi, pada paragraph awal perlu dijelaskan tentang latar belakang
perlunya membuat surat konfirmasi. Paragraf isi perlu dijelaskan secara rinci tentang
apa yang harus dikonfirmasikan. Sedangkan paragraf penutup perlu dikemukakan
tentang suatu penghargaan positif, seperti ucapan terimakasih, dan harapan atas
sesuatu kepada pembaca.
3. Surat pengaduan
Komunikasi Melalui Surat 24
 Surat yang berisi pengaduan pelanggan kepada pihak lain (manajemen perusahaan)
dengan cara-cara yang baik (sopan, ramah, dan tidak emosional) karena pelanggan
merasa dirugikan atau dikecewakan, agar segera memperoleh solusi (jawaban) terbaik
bagi kedua belah pihak.
4. Surat permintaan informasi
Surat yang dikirim mkan oleh seseorang, kelompok, atau lembaga untuk meminta
berbagai informasi penting kepada pihak lain baik perseorangan maupun lembaga.
5. Surat ucapan selamat
Surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok, maupun lembaga (institusi) yang
berisi pemberian ucapan selamat atas keberhasilan seseorang, kelompok maupun
lembaga dalam melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan.
6. Surat pemberitahuan
Surat yang dibuat oleh perorangan atau organisasi yang berisi pemberitahuan kepada
pihak lain baik perorangan maupun organisasi.
7. Surat penagihan
Surat yang digunakan untuk menagih hutang pihak lain yang telah melampaui waktu
yang telah ditentukan. Tata cara penulisan yang baik dalam menulis surat penagihan,
yaitu menggunakan bahasa yang sederhana dan tidak berbelit-belit, memilih kata yang
sudah familier (sudah dikenal), dan bahasa yang sopan (tidak emosional).
8. Surat peringatan
Surat yang ditulis oleh seseorang tau organisasi yang ditujukan kepada pihak lain baik
seseorang maupun organisasi yang berisi peringatan atas sesuatu hal. Misalnya, surat
peringatan kepada debitur untuk segera melunasi utangnya atau surat peringatan untuk
pelanggan agar tidak tertipu dengan produk tiruan atau bajakan.
9. Surat perintah kerja
SPK adalah surat yang ditulis oleh pimpinan suatu perusahaan kepada pihak lain
(seseorang atau organisasi), yang berisi perintah untuk mengerjakan suatu pekerjaan
dalam kurun waktu tertentu sesuai dengan prosedur dan persyaratan yang telah
disepakati.
10. Surat pengumuman
Surat yang digunakan oleh seseorang atau organisasi untuk mengumumkan sesuatu
kepada pihak lain baik seseorang maupun organisasi, yang dilakukan dengan cara-
cara tertentu, seperti pengumuman dipasang di papan pengumuman atau media massa.
11. Surat undangan RUPS
Komunikasi Melalui Surat 25
 Rapat Umum Pemegang Saham merupakan salah satu forum tertinggi dalam suatu
organisasi bisnis yang sangat strategis bagi pengambilan keputusan strategis, seperti
keputusan yang berkaitan dengan bagaimana pengembangan bisnis ke depan, dan
bagaimana menentukan para manajer puncak yang benar-benar professional di
bidangnya.
12. Surat kuasa
Surat pelimpahan kekuasaan yang dilakukan oleh kedua belah pihak, yaitu pihak
pertama sebagai orang yang memberikan kuasa kepada pihak lain sebagai orang yang
menerima kuasa untuk melakukan dan bertindak sesuatu atas nama pemebri kuasa.
Dalam membuat surat kuasa, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain
surat kuasa dibuat di atas surat bersegel atau surat bermeterai secukupnya, surat kuasa
dibuat tanpa paksaan serta dalam keadaan sehat jasmani dan rohani, dan surat kuasa
harus jelas menyangkut tugas masing-masing pihak baik pemberi kuasa maupun
penerima kuasa.
Surat kuasa berisi antara lain nama, tempat dan tanggal lahir (usia), alamat tempat
tinggal, pekerjaan / jabatan, tanda tangan, masalah yang dikuasakan, tanggal
pembuatan, dan masa berlaku surat kuasa tersebut.
13. Surat perjanjian
Surat yang berisi suatu perjanjian yang dilakukan antara pihak yang satu dengan pihak
yang lain tentang suatu hal.yang digunakan untuk membuat surat perjanjian adalah
surat bersegel ataupun surat yang dilengkapi dengan nilai materai tertentu. Ada
berbagai macam jenis surat perjanjian yang berkaitan dalam dunia bisnis, misalnya :
surat perjanjian jual beli, surat perjanjian sewa-menyewa, surat perjanjian kontrak
rumah,dll.

Komunikasi Melalui Surat 26